FORMATION STAGE WEB. Cette demande doit être imprimée puis transmise à l enseignant responsable de la filière, du stage.

Transcription

1 DSI/Application FORMATION STAGE WEB Le module stage web via l ENT. Le module stage_web a été mis en place en janvier Il permet la saisie via l ENT (par l étudiant et/ou le secrétariat) d une demande stage suivi de l impression de la convention de stage et de son évaluation. COTE ETUDIANT : L étudiant saisit une demande de stage en ligne via l ENT. Cette demande peut être modifiée jusqu à la validation par le service des stages. Cette demande doit être imprimée puis transmise à l enseignant responsable de la filière, du stage. COTE ENSEIGNANT : La demande est vérifiée par l enseignant (modification, refus, ). Il appose sa signature sur la demande quand il accepte le stage puis il dépose la demande au secrétariat des stages. COTE SECRETARIAT : Le secrétariat valide la demande que l enseignant lui à transmise. Les informations saisies par l étudiant sont à nouveau contrôlées, les champs obligatoires sont complétés. La demande est validée. La convention de stage est imprimée. Elle peut être accompagnée des feuillets concernant l évaluation du stage. PETIT AMENAGEMENT DANS LA PROCEDURE SI L ETUDIANT N A PAS FAIT SA SAISIE SUR L ENT Le secrétariat a la possibilité de saisir la demande de stage à la place de l étudiant. Ensuite la procédure reprend son cours. Page 1 18/10/2011

2 Informations sur el WEB Onglet étudiants puis en savoir plus sur le paragraphe stages' Page 2 18/10/2011

3 COTE ETUDIANT : Connexion à l ENT Après authentification, l étudiant va dans l onglet Scolarité/Demande de stage La saisie étudiante Choix de l année universitaire (par défaut année en cours) Page 3 18/10/2011

4 Page 1 Page 2 La langue vivante permettra d imprimer la convention dans la langue choisie. Le détail du stage doit être saisi dans la langue choisie. La traduction permettra à l enseignant tuteur de comprendre le contenu du stage, s il ne connait pas la langue choisie. Page 3 : Adresse de la Structure d accueil Page 4 18/10/2011

5 Page 4 Adresse du Lieu du stage Par défaut il y a recopie de la page structure d accueil mais l adresse peut bien sûr être modifiée. Page 5 Représentant de la structure d accueil Page 6 Maître de stage de la structure d accueil Attention, la fonction est obligatoire ainsi que le n de téléphone où ce maître de stage peut être joint. Page 5 18/10/2011

6 Page 7 Enseignant tuteur et compléments au stage Aucun élément n est obligatoire sur cette page La gratification sera à contrôler avec attention lors de la validation par le secrétariat Page 8 Assurance Responsabilité civile Pas obligatoire à ce stade de la saisie. Cela permet à l étudiant de valider sa demande même s il n a pas pour l instant ces données. Mais il devra les fournir au secrétariat avant la validation. Page 9 validation Page 6 18/10/2011

7 Document imprimé par l étudiant. Après l impression, l étudiant peut quitter Toutefois, il pourra revenir sur son dossier tant que le secrétariat n aura pas imprimé la convention définitive. Page 7 18/10/2011

8 Voici la nouvelle page qui s affichera. Un étudiant peut avoir des stages dont les dates se chevauchent (exemple : 2 mi-temps) Un étudiant peut effectuer plusieurs stages sur une même année universitaire. COTE ADMINISTRATION : Connexion à l ENT Après authentification aller dans l onglet Administration/Outils administratifs Choisir demande de stages. Choisir l année universitaire et le centre de gestion des stages Les droits d Apogée seront contrôlés dans la suite de la procédure. Page 8 18/10/2011

9 Menu 1 - Les demandes de stage Recherche L ascenseur vous permet de lister toutes les demandes de stage, non encore validées, de vos étudiants (de vos composantes). Vous pouvez aussi accéder à une demande de stage non encore validée via le n de demande qui figure sur le dossier papier. C est aussi depuis cet écran que vous pouvez saisir totalement une demande stage à la place de l étudiant. Il est possible de rechercher par le nom (ou le n, ou le prénom) Saisir le nom et cliquez sur Rechercher (ou début du nom et % ex exemple bernar%) Attention, la liste des résultats correspondant est visible avec l ascenseur. Action Si on appelle une demande non encore validée, on peut modifier ou supprimer la demande effectuée ou bien en saisir une autre. Il est aussi possible de saisir une nouvelle demande Page 9 18/10/2011

10 Menu 2 - Validation demande de stage / Impression convention de stage. Recherche Dans l ascenseur ou par le n de stage (ou nom etc ) puis cliquez sur rechercher Le dossier de demande de stage défile de page en page. En rouge, pour alerter, la date de la dernière modification du dossier (si l étudiant l a modifié après l avoir fait signé par l enseignant on doit se poser des questions). Des modifications peuvent être apportées, des informations complétées. Des champs qui étaient facultatifs deviennent obligatoires. Exemple Page 7 l enseignant tuteur Page 10 18/10/2011

11 Exemple page 8 L assurance Dernière page L étudiant, comme le secrétariat, à ce stade voit cette information. Non encore validée. On pourrait quitter la saisie ici, les modifications apportées seront enregistrées mais la demande serait toujours en attente donc toujours modifiable par l étudiant. Valider Demande Convention permet de ne proposer que la validation ou d aller jusqu à l impression de la convention. Si on quitte sans imprimer (la validation est prise en compte) Voici ce que l étudiant voit sur son dossier (avant impression de la convention, après la validation) Il ne peut plus modifier sa demande car elle est validée. Page 11 18/10/2011

12 Quand le gestionnaire revient sur une demande validée mais non encore imprimée, sur la dernière il aura une nouvelle information. La convention est imprimée (cf annexe) De nouvelles possibilités d action sont permises Imprimer la convention elle est déjà imprimée en principe en 3 exemplaires. Imprimer l évaluation l évaluation du stage est obligatoire (annexe) Extraire le dossier Au format excel Ouvrir, OK Page 12 18/10/2011

13 Côté étudiant, l avancement du dossier (convention imprimée) prend en compte ce nouvel état. Il sait donc qu il peut aller retirer la convention. Coté Administration, le dossier n est plus visible dans le menu 2 Si on doit retravailler la convention, il faut passer par le menu 3 Menu 3 - Les conventions de stage. Recherche Le dossier est accessible car la convention a été imprimée. Page 13 18/10/2011

14 Actions On peut réimprimer les documents. On peut supprimer la convention si le stage n a pu avoir lieu. On peut modifier la convention. On repasse par les mêmes écrans. Il faudra ensuite choisir Imprimer la convention car l impression n est pas proposée à l issue de la modification. Menu 3 Exploitation Possibilité d extraire les dossiers selon divers critères au format excel Possible d affiner la sélection : - Sur les étapes (Ici 2 étapes sont concernées par une demande et/ou convention ) - Sur l état de la demande de stage Page 14 18/10/2011

15 On peut alors choisir les informations à extraire en cochant les cases (après avoir lancé Rechercher ) On crée le CSV qui peut ensuite être exploité (publipostage, comptages, ) Conclusion Cet outil est simple d utilisation. Les conventions à ce jour sont imprimables en Français, en Anglais, en Espagnol, en Italien, en Allemand. Les conventions sont validées par le CEVU. Elles respectent la règlementation en vigueur. A savoir : Toutes les informations sont déversées sous Apogée. Vous n avez accès qu aux étudiants de votre composante (ou vos composantes). Vous pouvez choisir le centre de gestion des stages parmi ceux qui vous sont autorisés dans apogée. Les dates de stages peuvent dépasser la fin de l année universitaire (30 septembre) à condition que l étudiant ne soit pas déjà reçu à son année d étude. Un message en rouge vous indique que le dossier doit être contrôlé. Page 15 18/10/2011

16 Page 16 18/10/2011