Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée?

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1 regionpaca.fr Fiche 7 Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée? Les dispositions détaillées ci-après sont communes à toutes les subventions régionales après leur vote. Vous pouvez retrouver les règles spécifiques à chaque type de subvention sur les fiches correspondantes : Pour la subvention d investissement : fiche 4 ; Pour la subvention pour action spécifique de fonctionnement : fiche 5 ; Pour la subvention d exploitation : fiche 6. La subvention est notifiée par écrit Après le vote d une subvention par les élus régionaux, vous êtes informés de la décision d attribution par la notification de l arrêté ou de la convention signée par toutes les parties. Les subventions d un montant supérieur à attribuées aux organismes de droit privé font l objet d une convention entre le bénéficiaire et la Région, conformément à l article 10 de la loi du 12 avril 2000.

2 La subvention est versée En fonction du type de subvention (de fonctionnement ou d investissement) et du montant voté, la subvention peut être versée : soit automatiquement (versement d une avance puis du solde) ; soit de manière échelonnée (versement d acomptes puis du solde) sur présentation de justificatifs. Nota bene : Seuls les avances et les acomptes supérieurs à peuvent être versés. Si le montant de la subvention attribuée est supérieur à , l avance ne sera versée qu après notification de la convention, c est-à-dire une fois celle-ci signée par le bénéficiaire puis par le Président de la Région. Vous adressez les pièces justificatives Vous devez présenter dans le délai de validité de votre subvention, les pièces justifiant la réalisation de votre projet. Ces pièces doivent respecter certaines règles de présentation : Toutes les pièces justificatives de paiement doivent être datées et signées par le responsable légal de la structure ou par la personne dûment habilitée à engager l organisme. Elles doivent également mentionner le nom, le prénom et la qualité du signataire. Les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes pour les organismes de droit privé qui en sont règlementairement dotés, notamment pour les associations bénéficiant de plus de de subventions publiques sur un même exercice comptable. Pour les associations, les documents comptables doivent être élaborés selon le Plan comptable général et être soumis à l approbation de l assemblée générale. Le format du compte-rendu financier est réglementaire (cf. formulaire CERFA N 15059*01) et constitué de trois volets : Un tableau récapitulant les dépenses et les recettes affectées à la réalisation du projet subventionné. Ce tableau fait apparaître les écarts éventuels, exprimés en pourcentage, constatés entre les budgets prévisionnels et réalisés du projet.

3 La première annexe : décrit la répartition des charges indirectes affectées au projet subventionné ; explique les écarts entre les budgets prévisionnel et réalisé ; mentionne les contributions volontaires en nature (bénévolat, mises à disposition gratuite de personnes ou de biens). La seconde annexe est un bilan qualitatif du projet subventionné (rapport de réalisation). Pour les organismes de droit public, seuls le compte-rendu financier (hors annexes) et les états des dépenses doivent être signés par le comptable public. L état des factures acquittées reprend les informations concernant les différentes factures et leurs modes de paiement (nom de l émetteur, objet, numéro, montant HT/TTC, date, montant et mode de paiement de la facture). Des modèles de compte-rendu financier et d état des factures acquittées sont à votre disposition sur le site internet de la Région, rubrique Pratique/Subventions associations. Après l envoi des pièces justificatives, le montant définitif de la subvention est arrêté Au vu des justificatifs présentés, le montant définitif de la subvention est calculé au prorata du montant des dépenses justifiées, rapportées au montant subventionnable* et dans la limite de la subvention votée. Montant des dépenses justifiées x Montant de la subvention votée Montant subventionnable voté Montant définitif de la subvention * Le montant subventionnable est le montant des dépenses retenues par la Région. Il n est pas toujours égal à la totalité des dépenses indiquées dans votre budget prévisionnel. = La Région vous attribue une subvention pour action spécifique de fonctionnement de pour réaliser votre projet. Le montant subventionnable retenu est de D après les pièces justificatives fournies à l issue de la réalisation du projet, le montant des dépenses justifiées par vos soins et retenu par la Région s élève à Le montant définitif de votre subvention s élève donc à : x =

4 Attention : dans le cas des versements automatiques, si le montant de la subvention déjà versée s avère supérieur au montant définitif de la subvention, le trop-perçu sera réclamé au bénéficiaire. La Région vous a attribué une subvention pour action spécifique de fonctionnement de pour un montant subventionnable de Dès notification, vous avez perçu une avance automatique de soit 60 % du montant de la subvention votée. Si vous ne justifiez que de dépenses pour la réalisation de votre projet, vous ne bénéficierez au final que de de subvention sur les votés initialement. La Région récupérera le trop perçu de en émettant un titre de recettes à votre encontre. Aucune dépense réalisée pour le projet financé avant le dépôt de la demande n est prise en compte dans le montant des dépenses justifiées. Le contrôle a posteriori Ce contrôle permet à la Région de s assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale conformément à ce qui a été voté. À cet effet, les services régionaux peuvent effectuer tout contrôle sur pièce et sur place conformément à l article L du Code général des collectivités territoriales. Le délai de validité de votre subvention peut être prorogé Si votre projet prend du retard, vous pouvez demander une prorogation de la validité de la subvention par courrier avec accusé de réception, à condition de l envoyer au moins quatre mois avant l expiration du délai initial de validité. Pour être effective, la prolongation doit avoir été votée par l assemblée régionale, avant l expiration du délai de validité initial de la subvention concernée. Attention, l assemblée régionale se réunit en moyenne tous les deux mois. Veillez à envoyer votre demande de prorogation le plus tôt possible afin que celle-ci puisse être votée pendant la durée de validité initiale de la subvention concernée. La Région vous a attribué une subvention pour une action spécifique de fonctionnement le 24 août Cette subvention est valable 2 ans à compter de son vote, soit jusqu au 24 août Au mois de février 2017, vous réalisez que votre action ne sera pas terminée dans les délais. Vous avez jusqu au 24 avril 2017 au plus tard pour envoyer à la Région votre demande de prolongation de la subvention concernée. Attention : pour être validée, votre demande de prorogation doit être votée par l assemblée régionale avant le 24 août Nota bene : Une subvention caduque ne peut plus faire l objet d aucun versement de la part de la Région.

5 regionpaca.fr Fiche 7 (suite) Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée? Vote de la subvention par l'assemblée régionale Notification par la Région de la convention signée de toutes les parties ou de l'arrêté attributif d'une avance (uniquement pour les subventions de fonctionnement) par la Région du montant total de la subvention par la Région subventions de fonctionnement supérieures à ou subvention d'investissement envoi(s) de justificatifs d'avancement du projet par le bénéficiaire (renouvelable) (s) par la Région d'un acompte calculé au vu des justificatifs fournis (renouvelable dans la limite de 80% du montant de la subvention) envoi des justificatifs définitifs de réalisation du projet par le bénéficiaire dans le délai de validité de la subvention envoi des justificatifs définitifs de réalisation du projet par le bénéficiaire dans le délai de validité de la subvention Proratisation subventions de fonctionnement inférieures ou égales à du solde de la subvention (proratisation si le montant subventionnable n'est pas atteint) de la subvention si le montant subventionnable n'est pas atteint et émission d'un titre de recettes Clôture du dossier une fois les titres de recettes payés le cas échéant