CAHIER DES CHARGES POUR LA REALISATION DE BILANS DE COMPETENCES

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1 CAHIER DES CHARGES POUR LA REALISATION DE BILANS DE COMPETENCES I - Définition et contenu de la prestation Rappel : Le bilan de compétences doit permettre à une personne de faire l analyse puis la synthèse, notamment au regard des expériences personnelles et professionnelles, de ses ressources mobilisables dans un projet professionnel (le cas échéant un projet de formation) cohérent, finalisé et adapté. Par la confrontation entre son environnement professionnel (contexte de l entreprise ou examen global du marché de l emploi) et ses caractéristiques personnelles, l intéressé(e) doit, dans ces circonstances, être en situation d organiser ses priorités professionnelles, de mieux utiliser ses atouts dans ses choix de carrière, donc de gérer au mieux ses ressources personnelles. A l issue du bilan, le salarié doit donc avoir clairement identifié ses aptitudes et compétences professionnelles susceptibles d être investies dans des situations professionnelles déterminées et se trouver en mesure de définir ou de confirmer son projet professionnel. Respect des 3 phases réglementaires Le bilan de compétences comporte 3 phases, chacune d elles donnant lieu à au moins un entretien individuel : Phase 1 dite préliminaire : elle s effectue sous forme d un entretien individuel permettant de mieux appréhender le contexte professionnel propre à sa situation. Pour cet entretien le prestataire s'engage à une écoute individuelle des attentes du salarié. Il fournit à celui-ci des repères concrets sur le déroulement prévisible du bilan. Phase 2 dite d investigation : elle s effectue sous forme d entretiens personnalisés au cours desquels le prestataire doit offrir au salarié un accompagnement individualisé dans sa réflexion. Elle est conduite en fonction des objectifs initialement convenus dans la phase précédente. Le projet doit également être confronté à la réalité et le prestataire doit amener le salarié à prendre des contacts ou à procéder à des enquêtes auprès de professionnels des secteurs et métiers envisagés. La méthodologie utilisée par le prestataire doit être orientée vers l élaboration d un projet professionnel réaliste et réalisable comportant des scénarios alternatifs. La nature et teneur des investigations menées par le prestataire, doivent avoir un objet direct avec l objet du bilan, 1

2 Phase 3 dite de Conclusion et de Synthèse : réalisée sous forme d entretien individualisé, elle permet au bénéficiaire de prendre connaissance et de s approprier les résultats détaillés de la phase précédente et d en tirer les conséquences en termes de projet professionnel. Outre le document de synthèse, l organisme prestataire est tenu de communiquer au bénéficiaire les conclusions détaillées du bilan de compétences au terme de ce dernier. Cette restitution doit se faire oralement et par l intermédiaire d un document de restitution à son usage exclusif. La synthèse écrite remise au bénéficiaire est distincte des autres traces écrites (résultats des tests, portefeuille de compétences ). Le vocabulaire utilisé dans le document de synthèse doit être compréhensible pour le bénéficiaire et pour le lecteur à qui il souhaite le communiquer pour faciliter la mise en œuvre de son projet (conseiller Pôle emploi, APEC, Mission Locale, Point Relais Conseil VAE, FONGECIF, Employeur ). Ce document sera soumis au bénéficiaire pour d éventuelles observations. Le document est destiné entre autres à un usage social, le salarié peut décider de le remettre à un tiers. Il est donc élaboré en tenant compte de cette possibilité. C est pourquoi seules les mentions prévues dans l article R du Code du Travail doivent y figurer. Il est remis au salarié au cours d un entretien spécifique de conclusion du bilan. Déroulement du bilan : La durée, le contenu et l organisation du bilan sont individualisés pour tenir compte de la situation et des besoins du salarié. Le bilan doit être organisé selon un rythme qui doit permettre au salarié de s approprier les éléments issus des différentes phases du bilan et de conduire dans le temps du bilan toutes les investigations nécessaires à la finalisation de son projet. Un minimum de 12 heures d entretiens en face à face sera effectué pendant le bilan de compétences (hormis la phase d accueil et l entretien de suivi). Ces 3 phases sont précédées d une phase d accueil et d information. Cette dernière ne peut en aucun cas être confondue avec la phase d analyse de la demande qui ne peut avoir lieu qu après acceptation du dossier par le FONGECIF Midi-Pyrénées. Suivi effectué à l issue du bilan L organisme s engage à proposer une rencontre au salarié située dans une fourchette de 6 à 9 mois après la fin du bilan en vue d assurer une aide à la mise en œuvre du projet. Un état nominatif sur le suivi sera communiqué au FONGECIF MIDI-PYRENEES avec la demande de reconduction de l habilitation. Fiabilité des outils utilisés (validation par des organismes spécialisés) Les outils, méthodes et techniques utilisés doivent être fiables, validés et mis en œuvre par des consultants qualifiés pour leur usage. Respect de la confidentialité et destruction des documents Les intervenants sont tenus au secret professionnel et les documents élaborés durant le bilan doivent soit être intégralement restitués au salarié, soit détruits dés la fin du bilan. Une conservation de ces documents limitée à un an leur est proposée. Elle doit faire l objet d une demande écrite du salarié. 2

3 II - Implantation et antériorité Les prestataires disposent d une structure et localisée sur la région Midi-Pyrénées depuis deux ans minimum. Elle dispose d une identité juridique ou commerciale déclarée en région et d un Compte Rendu Statistique et Financier (CRSF) propre à la région Midi-Pyrénées (ce CRSF ne concerne que les structures qui réalisent déjà des «Bilans de compétences» ou des BCA). Les consultants affectés à l activité «bilans de compétences» résident et exercent leur activité en Midi-Pyrénées de façon permanente. Dans le cas d une pluriactivité, un service ou un département dédié aux bilans et un responsable identifié en garantit l autonomie à l égard des autres activités. Le prestataire est tenu de suivre en comptabilité, de manière distincte, l activité de bilan de compétences de ses autres activités. III - Organismes disposant de plusieurs sites Pour les organismes exerçant leur activité sur plusieurs sites, l ensemble des critères sera vérifié sur chaque site. 2 cas de figure seront pris en compte : Le prestataire dispose de plusieurs sites autonomes au plan des ressources matérielles et humaines : il doit présenter autant de dossier que de site pour lesquels il demande une habilitation. Le prestataire dispose d un site principal et d une ou plusieurs antennes animées par une même équipe dans une optique de réponse de proximité : il doit dupliquer les parties du dossier concernant les ressources matérielles pour chaque site et indiquer les conditions d accueil des salariés qu il a mises en place pour répondre au cahier des charges (les modalités de cet accueil sur les antennes ou sur le site principal suivant les temps d ouverture devront faire l objet d une description). Au regard de ces éléments, l habilitation pourra être accordée soit pour l ensemble des sites soit pour la fraction qui satisfera aux attentes du présent cahier des charges sur les deux dimensions (ressources humaines et matérielles). IV - Locaux et ressources documentaires Des locaux (bureaux, salles de travail, centres de ressources documentaires) dédiés à l activité bilans de compétences sont clairement identifiés par une signalétique spécifique. Des ressources documentaires (supports papier et informatique) sur les métiers et leurs débouchés ainsi que sur les formations sont mises à disposition des salariés et actualisées. V - Organismes dont l activité principale est la formation Les organismes dont l activité principale est la formation peuvent obtenir une habilitation pour la réalisation de bilans de compétences à la condition de mettre à disposition des locaux distincts afin d éviter toute confusion entre l activité «bilan de compétences» et l activité «formation» de la structure. Un salarié ne saurait en aucun cas suivre une formation dans le cadre du congé individuel de formation au sein de l organisme auprès duquel il a réalisé son bilan de compétences et inversement. 3

4 VI - Moyens humains Une équipe permanente (personnel en CDI) est affectée à la réalisation de bilans de compétences. Elle est composée au minimum de 2 consultants et une personne chargée de l accueil. Dans le cas où la démarche de bilan mise en œuvre fait appel à des outils psychotechniques ou psychométriques (tests) ceux-ci doivent obligatoirement être mis en œuvre et restitués par un consultant titulaire d un DESS ou Master Pro 2 en Psychologie obtenu depuis plus de 3 ans et qui bénéficie d une expérience professionnelle dans ce domaine. Le ou les autres consultants doivent individuellement ou collectivement être détenteurs de compétences pluridisciplinaires et portant sur les domaines suivants : Les compétences liées au conseil et à l accompagnement professionnel La connaissance des champs théoriques liés à la pratique du bilan et à ses objectifs La connaissance des évolutions en matière de qualification, d organisation des systèmes de travail et de formation. Ces compétences doivent être justifiées et attestées soit par des formations reconnues ou par une expérience professionnelle significative dans le domaine. La structure développe les moyens nécessaires à la professionnalisation des ses intervenants ainsi qu à l évolution et l actualisation des outils et démarches mises en œuvre. Les bilans de compétences au bénéfice des salariés seront réalisés par l équipe permanente en privilégiant un regard pluriel. Le FONGECIF MIDI-PYRENEES veillera à ce que la prestation ne soit pas confiée à un sous-traitant. Les organismes qui font appel à la sous-traitance pour l intégralité de la prestation n obtiendront pas l habilitation. VII - Expérience en bilans de compétences salariés Le prestataire justifie d une expérience en bilans de compétences au sens légal auprès d un public de salariés. Ce critère sera apprécié de la façon suivante : Les organismes ayant une activité bilans de compétences et bénéficiant d un agrément délivré par un OPACIF* (organisme paritaire agréé pour le congé individuel de formation), adresseront au FONGECIF le Compte-rendu Statistique et Financier établi pour la DIRECCTE Midi-Pyrénées retraçant l activité bilan de compétences au titre de l année précédente. Les organismes en création d activité «bilans de compétences» : le FONGECIF MIDI-PYRENEES veillera à ce que l un des consultants permanents de la structure ait déjà réalisé des bilans de compétences au bénéfice d un public de salariés au sein d une structure habilitée soit par un FONGECIF soit par un autre OPACIF ; cet élément sera vérifié au regard des années de pratique et du nombre de bilans réalisés (les organismes ont donc intérêt à apporter toutes les preuves de cette expérience). VIII - RESPECT DU DISPOSITIF LEGAL ET REGLEMENTAIRE Le FONGECIF MIDI-PYRENEES s assurera que la prestation décrite est bien conforme au bilan de compétences au sens légal en référence au décret du 7 mars 2008, aux articles L et R à R du Code du Travail ; 4

5 IX - CONTROLE ET EVALUATION DES PRESTATIONS Le FONGECIF MIDI-PYRENEES se réserve le droit de faire procéder à des contrôles ou des évaluations sur la qualité des prestations réalisées. Le prestataire accepte de fournir tous les éléments jugés nécessaires par le FONGECIF MIDI-PYRENEES, à ces contrôles ou ces évaluations. Le refus de fournir ces éléments peut constituer un motif de retrait de l habilitation. X - CRITERES DE RECONDUCTION DE l AGRÉMENT Les organismes ayant réalisé moins de 10 bilans par an ne seront pas reconduits. Ce critère s apprécie au vu du Compte Rendu Statistique et Financier déclaré à la DIRECCTE Midi- Pyrénées pour l année N-1. Seuls sont pris en considération les bilans de compétences au bénéfice des salariés (réalisés dans le cadre du plan de formation de l entreprise ou au titre du congé bilan). Les organismes nouvellement habilités justifieront de 10 bilans de compétences sur les deux premières années. Les organismes auprès desquels aucune demande de bilan de compétences n aurait été enregistrée pendant l année en cours verront leur habilitation non reconduite. Le conseil d administration du FONGECIF MIDI-PYRENEES se donnera les moyens d apprécier ce critère au cas par cas (au regard en particulier de la situation géographique de l organisme et des caractéristiques du bassin d emploi). L inscription sur la liste du FONGECIF MIDI-PYRENEES n est pas définitive et peut être annulée en cours d année, en cas de non respect du présent cahier des charges. 5