Guide du Vice-Président

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1 District 103 Normandie Guide du Vice-Président Édition Jean-Marc Mathieu / EMF 1

2 Seul on pense aller plus vite, En équipe on va plus loin!!!! Table des matières 1- Rôle du Vice-Président. 2- Les missions du Vice-Président. 3- Préparation de l année de Président. 4- Étapes de la préparation : - Établir un planning des tâches à accomplir - Choix de son équipe 5- Préparation de la passation des pouvoirs. 2

3 1- Le Rôle du Vice-Président Il a été nommé lors de la dernière AG de printemps du Club. Il est souhaitable que le V.P choisisse librement les membres de son bureau. Certains Clubs dans leur R.I élisent les membres du bureau lors de l AG de printemps qui précède leur prise de fonction. Cette méthode ne me semble pas la meilleure, si elle se trouve dans le Règlement Intérieur du Club il serait bon qu elle soit modifiée, en effet il est tout à fait logique que le Président s entoure d une équipe choisie et nommée par lui et par lui seul. Un bon Président a préparé avec soin son année lors de sa Vice-présidence. Il doit travailler en concertation avec son Président afin d assurer une continuité nécessaire au bon fonctionnement du Club. Il est membre du C.A. du Club et doit aussi participer aux réunions de bureau. Il doit être en phase avec le Président, mais ne doit surtout pas oublier qu il n est pas encore le Président. 2- Les missions du Vice-Président Se préparer : Documentation, relationnel, technique, organisation technique. C est le moment de maîtriser les Statuts et le Règlement Intérieur du Club, d approfondir ses connaissances sur le fonctionnement du Lions Clubs International et de commencer à rencontrer les autres Vice-Présidents de sa Zone. Préparer sa future équipe : il est indispensable de consulter, d écouter, de réfléchir aux missions à venir et des responsabilités à confier ainsi que d identifier les futurs membres de son équipe. Il faut s assurer que les Lions choisis rempliront bien leur mission en leur précisant leur rôle par une feuille de mission par exemple. Préparer le projet de Club : A ne pas confondre avec le projet du Président. Un projet de Club est souvent pluriannuel, il faut en établir le diagnostic, les orientations, les priorités, les innovations, les actions etc. Participer en tant que contributeur dans le bureau actuel : Donner son sentiment, mais ne pas imposer ses idées. 3

4 Le Lionisme comment ça marche? Une idée encore trop répandue : Un Club Lions est souverain FAUX Un Club Lions est régi par la loi de 1901, donc autonome, mais Un Club Lions a reçu sa charte du Lions Clubs International, donc Un Club Lions a des droits mais aussi des obligations. La nécessité de faire évoluer nos Clubs ne veut pas dire faire n importe quoi!!! Un Club Lions est régi par : 1. Des Statuts (qui sont les mêmes pour tous les Clubs du DM 103 France, l individualité de certains Clubs à ce sujet doit être proscrite). 2. Un Règlement Intérieur qui ne doit pas être en contradiction avec nos Statuts (nationaux et internationaux). Ces documents constituent les règles de fonctionnement d un Club Lions ; ils doivent être respectés, sinon il ne s agit pas d un Club Lions mais d une association de copains qui n a rien à voir avec notre Association. N oublions jamais cette phrase connue de tous : «Nul n oblige d être Lion, mais être Lion oblige» Des amis qui ne voudraient pas mettre en pratique ces fondamentaux n ont rien à faire dans nos Clubs. 4

5 3- Préparation de l année de Président Il est impératif de ne pas attendre le mois de juin pour réfléchir au contenu de son année de Présidence. Cette année de préparation doit être l occasion de réfléchir, d observer et de bâtir la trame de son année de Présidence. Ne pas tout bouleverser, mettre sa touche personnelle dans l animation d un Club, ne pas dénigrer le travail de ses prédécesseurs. 4- Préparation de l année de Président Établir un planning. Une année passe très vite, dans quelques mois tu seras Présidente ou Président. Il est indispensable de préparer une gestion du temps. Entamer les rencontres pour : - Choisir avec soin les membres de ton bureau - Déterminer les Commissions et en nommer les Présidents. Commencer à mettre en place ton calendrier avec l aide de ton futur secrétaire. Choix de son équipe : Il est indispensable de bien choisir les membres du bureau, secrétaire, trésorier, Ce seront des Lions en qui tu pourras avoir toute confiance, qui devront assumer avec sérieux et conscience les tâches qui leurs seront confiées dans les délais impartis. Il faut éviter les Clans, les redoublants, choisir du sang neuf et si possible de nouveaux Lions (éviter à tout prix la facilité en renommant un Lion ayant déjà maintes fois exercé cette fonction). Il faut avoir déterminé les Commissions qui fonctionneront durant l année. La seule Commission statutairement obligatoire et qui n obéit pas à ces règles est la Commission Extension des Effectifs C.E.E. 5

6 Il est toutefois souhaitable que ce soit le Président de chaque Commission (sauf C.E.E) qui, en accord avec le Président, choisisse les membres de sa Commission (là encore éviter de constituer des Clans!!!). Rappel de la composition et du rôle de la C.E.E. Seule Commission statutairement obligatoire. Composée de 3 membres élus en Assemblée Générale Ordinaire. Renouvelable par tiers tous les ans. (Les membres doivent avoir au moins 60 % de présence aux réunions pour être élus à cette Commission). Le Président du Club ne peut en être membre et ne peut assister à ses délibérations. Malheureusement certains Clubs ne respectent pas ces règles essentielles qui ne doivent en aucun cas être adaptées au bon vouloir d un Président ou d un membre du Club. Préparer le calendrier Éviter le cumul «réunions statutaires et CCZ». Lorsqu une CCZ est organisée, voir la possibilité de supprimer un repas du Club afin de permettre au maximum de Lions d assister à cette CCZ et d être pris en charge par le Club pour les frais du repas. Penser aux conférences et sorties festives à organiser Penser aux manifestations et Actions à entreprendre, sans oublier les sorties festives. Se concerter avec le PZ et les autres Clubs afin d éviter le télescopage de dates pour les Actions et manifestations de Club. Favoriser la présence aux Congrès et Conventions. En prenant en charge les frais d inscriptions aux Congrès et formations En mettant en place une bourse pour les Conventions. Très souvent dans les Clubs, les comptes fonctionnement sont excédentaires, il est préférable d utiliser ces excédents pour prendre en charge ces dépenses. Le compte fonctionnement n a pas pour finalité d alimenter le compte œuvres. 6

7 5- Préparation de la passation des pouvoirs Suivant les us et coutumes des Clubs, l organisation de cette soirée incombe, soit au Président sortant, soit au Président entrant. La logique voudrait que ce soit le Président sortant qui en soit l organisateur. En tout état de cause, cette soirée se doit d être à la fois festive et empreinte d une certaine solennité. Cela peut être l occasion de remettre des récompenses aux Lions qui se sont particulièrement donnés au cours de l année. Mais lors de cette soirée, il est toutefois souhaitable de remettre à chaque Lion : Un organigramme de la nouvelle organisation Un calendrier prévisionnel des 12 prochains mois. En conclusion : Incite les membres de ton bureau et les membres de la C.E.E. à assister aux formations qui leurs sont destinées, il est à noter que la majorité des dysfonctionnements rencontrés tous les ans dans les Clubs proviennent de Clubs dont les membres de bureaux n ont pas assisté à ces formations : envoi des cotisations mal dirigé, défaut ou absence de transmission des RME, de la mise à jour de la fiche de Club, absence de photos, de dates de naissances, etc. Prochaines dates de formations : Pour toi, formation des Présidents, soit : Le mardi 26 mars 2013 à Caen Le mercredi 27 mars à Cléon Le mercredi 10 avril au Havre. Pour ton bureau + Les membres de la C.E.E : Le samedi 22 juin (matin) à Caen. Je te souhaite une bonne préparation, je reste à ta disposition si besoin et te donne rendez vous en mars ou avril prochain pour ta formation de Président. Jean-Marc Mathieu Coordinateur EMF Normandie SITE WEB 103 NORMANDIE - 7