Informatisation du dossier de soins des paramédicaux : une opportunité pour redonner du sens au soin

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Tristan Lanthier
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1 Informatisation du dossier de soins des paramédicaux : une opportunité pour redonner du sens au soin Catherine Cunat, Sophie Nicod-Franc Cadres Supérieurs de Santé Hospices Civils de Lyon

2 Plan Les HCL Genèse du projet Les différentes étapes du projet Préparation Développement Formation Déploiement L évaluation

3 Les Hospices Civils de Lyon 54 lits 6 groupements hospitaliers 1 paramédicaux

4 État des lieux de 211 Le dossier médical, la prescription et l administration des médicaments et des actes techniques sont informatisés depuis 25 = première expérience d informatisation Le dossier paramédical est sur un support papier => Éclatement du dossier patient, difficultés à retrouver les informations!

première expérience d informatisation Le dossier paramédical est sur un

5 Le projet : Né de constats et d opportunité Des constats : Le recueil de données à l arrivée est insuffisamment complété Le diagramme de soins de bases n existe plus dans certaines unités Les transmissions sont toujours d aussi mauvaise qualité! (fond et forme) Une opportunité : Développer un dossier paramédical informatisé en partenariat avec la du Système d Information et de l Informatique

transmissions sont toujours d aussi mauvaise qualité!

6 Le projet : améliorer l utilisation du dossier de soins papier.pour préparer l informatisation Redonner à chaque support du dossier de soins sa fonction recueil de données = identification des capacités et des habitudes de vie du patient Diagrammes = traçabilité des actes réalisés Transmissions ciblées = transmissions structurées des problèmes de santé du patient (DAR) ou évènement lors de son hospitalisation Þ Restructuration du recueil de données à l arrivée Þ Définition d un référentiel d acte de soins de base

capacités et des habitudes de vie du patient Diagrammes = traçabilité des actes réalisés Transmissions ciblées = transmissions

7 Le projet : améliorer l utilisation du dossier de soins papier.pour préparer l informatisation Rendre le concept des transmissions ciblées accessible Définition d un référentiel pour les transmissions ciblées (liste cibles et macrocibles institutionnelles) Aides à la saisie pour rédiger les données/actions/résultats

accessible Définition d un référentiel pour les transmissions ciblées (liste

8 Développement des premiers écrans Développement des 3 briques fondamentales du dossier de soins : le recueil de donnée à l arrivée le diagramme de soins de bases les transmissions ciblées Travail en partenariat avec des professionnel de terrain Le développement a intégré plusieurs exigences : Facilité d utilisation et intuitivité de l outil Structuration méthodologique des transmissions ciblées Exploitation des données

partenariat avec des professionnel de terrain Le développement a intégré plusieurs exigences : Facilité d

9 15 unités pilotes testent les 3 premiers écrans Test des écrans Observation des équipes Appropriation des supports par les professionnels? Difficultés et facilités rencontrées par les utilisateurs? Rôle du cadre de santé? Construction du projet de déploiement généralisé

10 Méthodologie des tests Pré-requis : avoir intégré la liste de cibles et macrocibles disponible sur papier 1ère rencontre : Présentation des écrans lors d une relève orale Puis rencontre tous les 15 jours : q Observation des relèves orales et de l utilisation des supports q Échanges sur le sens du soin à travers les écrits q Rappel de la bonne pratique de traçabilité et de la méthodologie des transmissions ciblées q Débriefing après le temps de relève: identification des bugs, demandes d évolutions

utilisation des supports q Échanges sur le sens du soin à travers les écrits q Rappel de la bonne pratique de traçabilité et

11 Ce que nous ont appris ces tests.. L outil informatique ne pose aucun problème d appropriation = intuitivité réussie Il est indispensable de recentrer (reformer) les professionnels sur : l utilisation du dossier de soins les bonnes pratiques au regard des concepts, des méthodes afin d assurer la continuité des soins L informatisation doit s accompagner d une réappropriation du dossier de soins = FORMATION METIER

indispensable de recentrer (reformer) les professionnels sur : l utilisation du dossier de soins les

12 Les formations «métier» (1/2) Structuration et organisation de 2 formations L observation a validé le rôle primordial du cadre de santé dans l accompagnement du changement et l amélioration des pratiques Pour les cadres de santé : 2 jours de formations «action» : informatisation du dossier de soins paramédical : accompagner le changement

changement et l amélioration des pratiques Pour les cadres de santé : 2 jours de

13 Les formations «métier» (2/2) Pour les infirmières/aides-soignants/rééducateurs : 1 jour de formation : informatisation du dossier de soins paramédical : utilisation du dossier de soins - revue de pratiques - apports Rassembler dans méthodologiques une même formation les différents métiers collaborant à la prise en charge du patient (enrichir les échanges) Redonner du sens au soin Former et reformer aux transmissions ciblées!

apports Rassembler dans méthodologiques une même formation les différents métiers collaborant à la prise en

14 Construction de la formation Travail en partenariat avec l organisme de formation choisie (fond et forme) Les apports méthodologiques et l utilisation du dossier de soins ont été enseignés en utilisant le support informatique => cette stratégie permet de conjuguer appropriation de la méthode et application informatique Mise à disposition a postériori de la formation d un environnement de simulation pour entrainement à l utilisation

informatique => cette stratégie permet de conjuguer appropriation de la méthode et application informatique

15 Organisation de la formation (1/2) Former 1% des cadres de santé (22 personnes - unité d hospitalisation conventionnelle, de semaine, de jour) 2 infirmières 2 aides soignants formés dans chaque unité 1 infirmière de nuit Au total 13 professionnels formés en 6 vagues de formation successives

jour) 2 infirmières 2 aides soignants formés dans chaque unité 1

16 Organisation de la formation (2/2) Mise en place d un groupe de cadres supérieurs référents pour faciliter la planification des 6 vagues de formation Générale

17 Le matériel : des ordinateurs, des chariots et des bras articulés! Evaluation des besoins supplémentaires lors d un entretien téléphonique avec chaque cadre de santé Ø Identification du parc existant Ø Échange sur les organisations (charge en nursing, géographie des locaux ) = décision sur le type et le nombre de matériel pour l unité Au total : 23 chariots mobiles à hauteur variable achetés 2 bras articulés 242 ordinateurs portables Objectifs : traçabilité en temps réel!!!!

parc existant Ø Échange sur les organisations (charge en nursing, géographie des locaux ) = décision sur le type et le

18 Le déploiement Débute 1 mois après le 2ième jour de formation du cadre de santé Partenariat avec la des services informatiques 2 demi journées d accompagnement par l équipe déploiement

19 Organisation formation - Déploiement Collaboration - DiCS - Cadres sup référents - Cadre DSII DEPLOIEMENT Formation J1 CDS Formation IDE /ASD 1 jour Formation IDE /ASD 1 jour Formation J2 CDS évaluation Septembre 213 à avril

J1 CDS Formation IDE /ASD 1 jour Formation IDE /ASD 1

20 Évaluation du dossier de soins Création de tableaux de bord structurés à partir des données extraites de l anamnèse, des transmissions ciblées et du diagramme de soins de base pilotage par le cadre de santé Audit prévu en 216 pour évaluer la connaissance et l utilisation du dossier de soins et la satisfaction des utilisateurs

soins de base pilotage par le cadre de santé Audit prévu en 216 pour évaluer la

21 Transmissions ciblées Exemple de tableaux de bord Recueil de données Diagramme de soins de base

22 Conclusion La complémentarité entre la direction du SI et de l informatique, la direction centrale des soins et les équipes de terrain a permis de relever le challenge de concevoir un outil simple et de réaliser une formation centrée sur les compétences métier Le développement d un nouvel environnement informatique a été une opportunité pour : retrouver de la cohérence dans l utilisation du dossier de soins, redéfinir des consensus d utilisation (référentiels institutionnels) questionner et revoir les organisations de pratiques

23 Conclusion Un dossier de soins paramédical UNIQUE et partagé par tous les professionnels tout au long du parcours patient!

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