Manuel Utilisateur Smiley. Réception de la marchandise

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Benjamin Leclerc
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1 Manuel Utilisateur Smiley Réception de la marchandise

2 1 Table des matières 1 Table des matières Introduction Vue processus Procédure de réception de la marchandise Introduction Etapes de réception de la marchandise Réception de marchandise : articles au complet Réception de marchandise : articles manquants...6 2/8

1 Introduction...5 4.2 Etapes de réception de la marchandise...5 4.2.1 Réception de marchandise : articles au complet.

3 2 Introduction Le présent manuel a pour objectif de décrire la procédure de réception de la marchandise à travers le portail SAP. Vous seront présentées dans les chapitres suivants une vue générale du processus d achats modélisé ainsi qu une présentation des différentes possibilités qu offre cette nouvelle procédure. Afin de pouvoir vous accompagner et vous aider à réaliser au mieux la réception des marchandises commandées, une procédure décrivant étape par étape la marche à suivre vous sera présentée, illustrée par une série de captures d écrans. 3/8

différentes possibilités qu offre cette nouvelle procédure.

4 3 Vue processus Dans la gestion des commandes, l étape relative à la réception de la marchandise en ligne s effectue à cet endroit du processus : Figure 1 : Méga Processus Logistique, Diagramme de Gestion des Achats, sous-processus «Gestion des Commandes» Figure 2 : Sous-processus «Gestion des Commandes», Activité «Composition panier achat en ligne» Voir le «Référentiel des processus ULB» pour plus d informations : 4/8

Commandes» Figure 2 : Sous-processus «Gestion des Commandes», Activité «Composition panier achat en ligne» Voir le «Référentiel

5 4 Procédure de réception de la marchandise 4.1 Introduction Le portail SAP introduit une nouvelle procédure dans le processus achats appelée «Réception de la marchandise». Celle-ci permet aux agents de réceptionner la marchandise provenant de paniers d achats qu ils ont commandés au préalable et dont le contenu a été approuvé par la suite. Lors de la livraison de la marchandise, un contrôle des quantités reçues est effectué afin de s assurer que celles-ci soient bien identiques aux unités précisées sur le bon de commande (pas de procédure de réception aux niveaux des magasins généraux). La plus value apportée par la procédure de réception est le paiement aux fournisseurs des quantités de marchandises effectivement livrées. En effet, cela évite au Service Achats d honorer des factures dont les unités mentionnées ne seraient pas celles réellement reçues par le service. Le système permet néanmoins après un delai de 30 jours de payer la facture du fournisseur même si aucune réception n a été encodée dans le portail SAP. 4.2 Etapes de réception de la marchandise Réception de marchandise : articles au complet 1. Se connecter au portail SAP via l adresse suivante : 2. Entrer le «nom d utilisateur» et le «mot de passe» permettant au système d identifier l utilisateur. 3. Sélectionner l onglet Paniers d achats dans la barre d outils du portail. 5/8

Lors de la livraison de la marchandise, un contrôle des quantités reçues est effectué afin de s assurer que celles-ci soient bien identiques aux unités précisées sur le bon de commande (pas de

6 4. Sélectionner la ligne reprenant le panier d achats dont la marchandise vient d être réceptionnée afin de rendre activable le bouton. 5. Appuyer sur le bouton Confimer la réception en lien avec le panier d achats dont on souhaite effectuer la réception de marchandise. 6. Sélectionner le bouton Copier toutes les quantités en suspens. Cette action permet de recopier l entièreté des unités commandées présentes dans la colonne quantité en suspens dans la colonne Confirmer quantité. De la même manière qu il est possible de renommer vos paniers d achats, il vous est possible de renommer vos réceptions. En effet, le tableau récapitulatif des commandes clôturées ne contiendra plus la liste des paniers d achats tels qu ils ont été identifiés. Il est donc important de garder une cohérence entre le nom du panier d achats et le nom de la réception. Cependant, lors d une recherche avancée, le paramètre «nom du panier» sera disponible. 7. Confirmer la réception effectuée en appuyant sur le bouton de la barre de commande. De la même manière que pour les paniers d achats, un numéro est attribué à la réception de marchandise effectuée afin de pouvoir la tracer dans le système. 8. Clôturer la procédure en appuyant sur le bouton de la barre de commande. 9. Actualiser la page d accueil contenant le tableau récapitulatif des paniers en attente de réception de marchandises. Le panier d achats présent dans l onglet Panier disparaît. Les paniers en attente de réception de marchandises sont ceux dont le statut est «approuvé». Dans le cas où la commande a été effectuée via les magasins généraux, lorsque l on sélectionne le panier d achats approuvé, le bouton «confirmer la réception» reste inactif puisqu il n y a pas de procédure de réception de ces paniers. Celle-ci sera prise en charge par les magasins généraux eux-mêmes. 10. Sélectionner l onglet Confirmations et actualiser la page afin de faire apparaître la confirmation dans le tableau récapitulatif des commandes clôturées Réception de marchandise : articles manquants 1. Se connecter au portail SAP via l adresse suivante : 6/8

Cette action permet de recopier l entièreté des unités commandées présentes dans la colonne quantité en suspens dans la colonne Confirmer quantité.

2. Entrer le «Nom d utilisateur» et le «mot de passe» permettant au système d identifier l utilisateur. 3. Sélectionner l onglet Paniers d achats dans la barre d outils du portail. 4.

Appuyer sur le bouton Confimer la réception en lien avec le panier d achats dont on souhaite effectuer la réception de marchandise. 6. Sélectionner le bouton Copier toutes les quantités en suspens.

7 2. Entrer le «Nom d utilisateur» et le «mot de passe» permettant au système d identifier l utilisateur. 3. Sélectionner l onglet Paniers d achats dans la barre d outils du portail. 4. Sélectionner la ligne reprenant le panier d achats dont la marchandise vient d être réceptionnée afin de rendre activable le bouton. 5. Appuyer sur le bouton Confimer la réception en lien avec le panier d achats dont on souhaite effectuer la réception de marchandise. 6. Sélectionner le bouton Copier toutes les quantités en suspens. Cette action permet de recopier l entièreté des unités commandées présentes dans la colonne quantité en suspens dans la colonne Confirmer quantité. Il est plus simple de copier toute la commande et de modifier uniquement les unités qui n ont pas été livrées que de recopier manuellement une à une l ensemble des quantités effectivement livrées ou pas. De la même manière qu il est possible de renommer vos paniers d achats, il vous est possible de renommer vos réceptions. En effet, le tableau récapitulatif des commandes clôturées ne contiendra plus la liste des paniers d achats tels qu ils ont été identifiés. Il est donc important de garder une cohérence entre le nom du panier d achats et le nom de la réception. Cependant, lors d une recherche avancée, le paramètre «nom du panier» sera disponible. 7. Modifier les quantités pour les articles qui n auraient pas été livrés. 7/8

8 Le paiement ne portera donc plus sur la quantité en suspens, celle indiquée sur le bon de commande et la facture du fournisseur, mais bien sur la quantité confirmée dans le portail SAP, c est-à-dire celle effectivement reçue. Pour refuser des marchandises défectueuses, indiquer «0» en quantité confirmée contacter le Service Achats. 8. Cocher, si nécessaire, l option «dernière livraison» qui vous permet de ne pas poursuivre la commande concernant les articles manquants (case cochée) ou au contraire, de laisser la commande ouverte (case décochée). Cette fonction est à utiliser lorsque vous choisissez de clôturer votre commande même si la totalité des articles n a pas été livrée, afin de libérer l engagement. Par exemple, vous avez commandé 100 imprimés mais le fournisseur ne vous en a livré que 98. Vous avez décidé de commun accord qu il n était pas nécessaire de livrer les 2 exemplaires manquants : vous validez donc la case «dernière livraison», ce qui clôture la commande et libère le solde de l engagement. Le système valide automatiquement cette fonction lorsque la totalité des articles de la commande sont réceptionnés dans le portail. 9. Confirmer la réception effectuée en appuyant sur le bouton de la barre de commande. De la même manière que pour les paniers d achats, un numéro est attribué à la réception de marchandise effectuée afin de pouvoir la tracer dans le système. 10. Clôturer la procédure en appuyant sur le bouton de la barre de commande. 11. Actualiser la page d accueil contenant le tableau récapitulatif des paniers en attente de réception de marchandises. Le panier d achats présent dans l onglet Panier disparaît. Les paniers en attente de réception de marchandises sont ceux dont le statut est «approuvé». Dans le cas où la commande a été effectuée via les magasins généraux, lorsque l on sélectionne le panier d achats approuvé, le bouton «confirmer la réception» reste inactif puisqu il n y a pas de procédure de réception de ces paniers. Celle-ci sera pris en charge par les magasins généraux eux-mêmes. 12. Sélectionner l onglet Confirmations et actualiser la page afin de faire apparaître la confirmation dans le tableau récapitulatif des commandes clôturées. 8/8

Cocher, si nécessaire, l option «dernière livraison» qui vous permet de ne pas poursuivre la commande concernant les articles manquants (case cochée) ou au contraire, de laisser la commande ouverte

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