GUIDE GUIDE RESEAUX SOCIAUX DU BON USAGE DES

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1 GUIDE GUIDE DU BON USAGE DES RESEAUX SOCIAUX

2 SOMMAIRE Édito Je connais les comptes de l UCL Je parle de l UCL sur les réseaux sociaux Je gère un compte d entité UCL Je constate un abus ou un danger pour la sûreté de l UCL Un guide pour Renforcer l image de l institution et accroître sa visibilité sur Internet Mieux connaître les comptes institutionnels de l UCL Découvrir et appliquer quelques règles d or lors de la gestion d un compte Devenir, à titre individuel, des ambassadeurs de l UCL sur les réseaux sociaux.

3 EDITO L UCL est un catalyseur d interactions sociales, d échanges d informations et de co-production de savoirs. Toutes ces activités caractérisent également les réseaux sociaux. S intéresser à ces outils de communication dont l usage se répand chaque jour davantage est devenu indispensable. L objectif est de renforcer l image de notre institution et d accroître sa visibilité sur Internet. Mais pas n importe comment. Ce guide reprend quelques règles d or en la matière. Il est effectivement important que la présence de l UCL sur les réseaux sociaux - laquelle résulte de multiples initiatives au sein de l institution - puisse se faire selon une ligne directrice commune. CE GUIDE VOUS PERMETTRA de mieux connaître les comptes institutionnels de l UCL : Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, Instagram et Snapchat ainsi que d autres comptes ; de découvrir et d appliquer les recommandations liées à la gestion et l animation d un compte : règles de «savoir-vivre» (respect de l institution, des collègues, de la confidentialité des données), bonnes pratiques (comment mentionner l UCL correctement? Comment parler de l UCL à des fins professionnelles sur votre compte privé ou sur un compte dédié), etc. Nous sommes chacun, à titre individuel, des ambassadeurs de l UCL sur les réseaux sociaux. Nous comptons sur vous pour assurer une présence forte et judicieuse de l institution sur ces réseaux, utilisant ainsi pleinement les différents canaux de communication disponibles à ce jour. Le service de communication interne (AREC). 03

4 1. JE CONNAIS LES COMPTES DE L UCL 1.1. COMPTES INSTITUTIONNELS L UCL est officiellement présente sur plusieurs réseaux sociaux via des comptes généraux dits «institutionnels» gérés au sein de l Administration des relations extérieures et de la communication (AREC). FACEBOOK La page Facebook? C est une vitrine de l université. Y sont généralement communiqués des faits majeurs ainsi que des événements officiels. C est aussi une manière de relayer le contenu publié en page d accueil du portail. >> Elle s adresse majoritairement au grand public. TWITTER Les informations partagées via le compte Twitter UCL sont à la fois générales mais aussi plus pointues. Elles sont issues de la presse ou d autres utilisateurs de Twitter. Lors de séances de «live-tweet», des couvertures d événements ou de grandes conférences UCL y sont réalisées en direct. >> Cet outil s adresse principalement aux spécialistes, aux journalistes ainsi qu aux acteurs du monde politique et académique. YOUTUBE La chaîne Youtube de l université est la porte d entrée vers toutes les vidéos produites au sein de notre université. Que ces vidéos soient réalisées par l administration centrale ou par les entités, elles se retrouveront classées dans l une de nos playlists. >> Le public visé est naturellement le grand public et vous bien sûr! (Abonnez-vous à la chaîne sur universitedelouvain/). 04

5 LINKEDIN LinkedIn accueille deux pages pour l UCL. L une concerne l université en tant qu entreprise, elle est donc destinée au recrutement (cogérée par RHUM). L autre page permet de réunir nos alumni inscrits sur LinkedIn. >> LinkedIn peut être utilisé pour tout ce qui concerne la vie professionnelle. INSTAGRAM ET SNAPCHAT Il s agit de deux réseaux de partage de photos et de vidéos courtes, les comptes Instagram et Snapchat ont donc une vocation plus légère et parfois décalée. >> Ces deux comptes sont destinés à notre communauté étudiante mais sont accessibles à qui le souhaite AUTRES COMPTES De plus en plus d entités décident d investir l un ou l autre réseau en créant et gérant leurs propres comptes et contenus. Elles participent ainsi à la présence sans cesse grandissante de l UCL sur les médias sociaux. Retrouvez tous les comptes sur la page uclouvain.be/followus! Ces listes sont en constante évolution. Si votre entité est bien présente sur les réseaux sociaux mais ne se trouve pas dans la liste > contactez l AREC à l adresse : [email protected] 05

6 2. JE PARLE DE L UCL SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX 2.1. SAVOIR-VIVRE Vous faites partie de la communauté universitaire - vous vous exprimez donc en votre nom propre et non à travers le compte officiel de votre entité -, voici quelques règles indispensables de «savoir-vivre». RESPECT DE L INSTITUTION Ne publiez pas de contenu dénigrant l université d une façon ou d une autre. RESPECT DES COLLÈGUES Vos collègues ne désirent sans doute pas que vous parliez d eux sur votre compte Facebook. Veillez également à ne pas diffuser leur image sans leur consentement. RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES Il y a un devoir de réserve à observer concernant les informations que vous apprenez dans le cadre professionnel. Pensez aussi à la confidentialité de certaines données qui pourraient être portées à votre connaissance. 06

7 2.2. BONNES PRATIQUES Les informations majeures de l UCL se trouvent sur notre site internet ( ou sur un de nos comptes officiels. N hésitez pas à diffuser ces contenus! Vous voulez mentionner l UCL sur votre compte Facebook ou sur votre compte Twitter? Utilisez les bonnes techniques et les bons comptes : Sur Facebook, tapez dans votre statut. Facebook vous proposera immédiatement la bonne page dans un menu déroulant. Sur Twitter, tapez pour citer l université. Si vous utilisez les hashtags, veillez à utiliser «#UCLouvain», qui est le hashtag officiel de l université PARLER DE L UCL À DES FINS PROFESSIONNELLES SUR VOTRE COMPTE PRIVÉ Sur votre compte, vous publiez des contenus privés et partagez des informations professionnelles quand cela vous semble pertinent. C est tout à fait possible. Pensez à vérifier vos paramètres de confidentialité. Votre mur Facebook est-il ouvert à tous ou uniquement à vos amis? Votre compte Instagram est-il privé (accessible sur acceptation d une demande) ou public? Enfin, si la partie «professionnelle» devient de plus en plus importante, il est peut-être temps de créer deux comptes distincts. Sur Twitter, une personne peut gérer plusieurs comptes. Des outils comme Tweetdeck ou Hootsuite peuvent vous aider à les gérer parallèlement. 07

8 SUR UN COMPTE DÉDIÉ Vous utilisez votre compte sur un réseau social pour communiquer exclusivement à propos de votre domaine d activité professionnelle et vous vous manifestez spécifiquement comme étant membre de notre communauté universitaire? Pensez à le préciser dans la section «à propos» (ou «bio») de votre profil.! Vous n êtes pas pour autant porte-parole de l UCL. Il est donc important de préciser : «Mes tweets n engagent que moi» ou «Les propos tenus ici ne reflètent que mon opinion personnelle». Ces mentions ne protègent pas pour autant l UCL : veillez toujours à ne pas amener de confusion entre vos propos et la position officielle de l université lors de vos différentes publications. 08

9 3. JE GÈRE UN COMPTE D ENTITÉ UCL Vous avez comme projet d ouvrir un compte et vous voulez le gérer de manière cohérente et efficace? Vous vous demandez s il est opportun pour votre entité d être présent sur les réseaux sociaux? Une formation a été créée sur mesure pour vous aider! Infos : Toutes les entités doivent-elles être présentes sur les réseaux sociaux? La réponse est non. Chaque entité poursuit ses propres objectifs, a des publics différents, des moyens humains spécifiques et des compétences particulières ainsi que des éléments différents à communiquer. Les obliger à être présentes sur les réseaux sociaux serait un non-sens. 09

10 4. JE CONSTATE UN ABUS OU UN DANGER POUR LA SÛRETÉ DE L UCL Les conversations sont nombreuses sur les réseaux sociaux, l UCL y est souvent mentionnée et, malgré la veille assidue assurée par les membres de l AREC et la Sécurité du Système d Information, de nombreux contenus échappent encore à notre vigilance. Si vous êtes témoin d une «attaque» contre l UCL, n essayez pas de régler seul la situation. Ne l ignorez pas non plus, mais aidez les personnes compétentes à prendre le relais : attaque de la marque ou de la réputation, prévenez la Social Media Editor (AREC) > [email protected] attaque contre la sûreté ou la sécurité informatique, prévenez le responsable de la Sécurité du Système d Information > [email protected] 10

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12 Pour aller plus loin : Des ressources pour actifs connectés : En anglais : Editeur responsable : AREC - Juin 2016 Illustrations : Kanar Graphisme :