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1 19 /0 9 /20 16 Pag e 1 / 5 BLOC OPÉRAT OIRE Partag er les s olutions org anis ationnelles pour la performance des blocs opératoires Méthode Kit de productions Optimiser les relations avec les services médicotechniques L organisation d interventions chirurgicales est un processus complexe, qui nécessite la mobilisation de toutes les compétences nécessaires, sur un créneau horaire donné. Dans ce cadre, la structuration des relations du bloc avec les services médico-techniques (Laboratoire, Imagerie, Biomédical) est essentielle pour éviter par exemple, des reports d intervention pour défaut de matériel chirurgical ou de résultats de laboratoire ou d imagerie. En e et, ces reports peuvent induire une perte de chance pour le patient et un gaspillage du temps opératoire pour les équipes chirurgicales. L organisation des relations entre les services médico-techniques et le bloc opératoire passe par la mise en application des bonnes pratiques organisationnelles de chaque métier médico-technique, et la formalisation, par des procédures et/ou des contrats internes, des modalités d échange et de travail avec le bloc opératoire. Cible Cadres de santé du bloc Biologistes Cadres du Laboratoire Radiologues Cadres de radiologie Responsable du Service Biomédical Enjeux Limiter les évènements indésirables relatifs aux prestations médico-techniques (exemple : absence de résultats de laboratoire ou d imagerie, non disponibilité du laboratoire d anatomopathologie pour un prélèvement extemporané, etc.) Contractualiser les relations entre le bloc et les services médico-techniques a n que chaque service médico-technique connaisse et mette en œuvre ses obligations fonctionnelles vis-à-vis du bloc et inversement

2 19 /0 9 /20 16 Pag e 2 / 5 Indicateurs de suivi Taux de reports/annulations d interventions pour problème organisationnel avec les services médico-techniques Pour les laboratoires (biologie et anatomopathologie) : Délai de restitution d un résultat d examen demandé en urgence par le bloc Nombre d évènements indésirables identi és, en lien avec les services médicotechniques concernés Kit Outil / Rex Trame d un contrat-type entre bloc et services médico-techniques Pré-requis Existence de démarches qualité et de procédures internes dans les services médicotechniques Clés de la réussite Organisation de l anticipation des demandes de prestations médico-techniques dans le processus de programmation opératoire Appui de la Direction des Soins pour homogénéiser les pratiques de prise en charge paramédicale Complétude des échanges d informations cliniques entre chirurgiens/anesthésistes et praticiens des services médico-techniques T hèmes et f iches associés Fiche : Optimiser les interfaces avec la pharmacie Fiche : Optimiser l'interface avec les services de soins Actions pour la mise en oeuvre

3 19 /0 9 /20 16 Pag e 3 / 5 1. Optimiser l interf ace du bloc opératoire avec le laboratoire Les di cultés les plus fréquentes sur les prélèvements de laboratoire peuvent être de différentes natures : Arrivée au bloc opératoire de patients sans bilan préopératoire Rupture de stock au bloc opératoire en matériel de prélèvement Retard d acheminement d un prélèvement du bloc au laboratoire Non disponibilité de techniciens spécialisés de laboratoire (exemple : technicien d anatomopathologie) sur des créneaux où les interventions requièrent des prélèvements extemporanés Délai important de validation biologique et/ou de restitution des résultats par le laboratoire Les dispositions suivantes permettent de abiliser l interface entre le bloc opératoire et le laboratoire : Dès le processus de programmation : S assurer de la disponibilité des résultats de laboratoire pour les patients programmés. A défaut, relancer le patient pour l inciter à réaliser ses examens de façon anticipée Croiser avec le laboratoire, la cohérence entre d une part, les plages d interventions requérant des prélèvements extemporanés ou avec retour rapide des résultats, et d autre part les créneaux de disponibilité des techniciens de laboratoire spécialisés. C est dans cet esprit, que certains établissements ont pu formaliser des délais de prévenance du bloc par le laboratoire, sur les périodes de non disponibilité de certaines ressources-clés au laboratoire Dé nir avec le laboratoire les conditions de réalisation des prélèvements et de leur acheminement Organiser un acheminement rapide des prélèvements entre le bloc et le laboratoire Au laboratoire, mettre en place : Un circuit court de traitement des prélèvements urgents ou extemporanés en provenance du Bloc Un moyen de communication sécurisé entre le laboratoire et le bloc pour retour rapide des résultats (messagerie cryptée si le laboratoire est extérieur à l établissement) Une gestion des stocks du matériel de prélèvement (inventaire, stocks minima, commandes) 2. Optimiser l interf ace du bloc opératoire avec l imag erie Les problématiques au bloc opératoire, qui reviennent le plus souvent, en lien avec l imagerie médicale, sont : La non disponibilité d un manipulateur en radiologie pour les interventions qui nécessitent la réalisation d un examen d imagerie La non mise à disposition et le manque d entretien des dispositifs de protection (tabliers de plomb, etc.) Le suivi parfois irrégulier de la maintenance des équipements d imagerie au bloc (appareil de radiologie mobile, amplificateur de brillance, etc.) Le suivi parfois irrégulier de la radioprotection du personnel

4 19 /0 9 /20 16 Pag e 4 / 5 L organisation de l activité de radiologie interventionnelle qui peut utiliser parfois des moyens humains a ectés en même temps au bloc opératoire (IADE, anesthésiste) et donc désorganiser la journée opératoire L interface entre le bloc opératoire et les services d imagerie pourra être abilisée au travers des mesures suivantes : Mettre en adéquation la programmation des interventions nécessitant de l imagerie avec le planning du manipulateur en radiologie : dans ce cadre il est souhaitable, pour organiser la programmation, de : Connaître à l avance le planning des manipulateurs en radiologie a ectés au bloc opératoire pour apprécier leur disponibilité Regrouper, si possible, les interventions nécessitant de l imagerie Rédiger et faire valider une procédure de réalisation de clichés d imagerie au bloc opératoire et une procédure d entretien des matériels de radio-protection Dé nir le planning de maintenance des équipements d imagerie et organiser un suivi régulier de ce planning par le responsable maintenance du service d imagerie Dé nir le planning des contrôles et le matériel de radio protection du personnel et organiser un suivi régulier par la personne compétente en radioprotection (PCR) Organiser l activité de radiologie interventionnelle pour limiter les interférences avec l activité opératoire conventionnelle du bloc. Certains établissements, de taille importante, ont pu résoudre partiellement cette di culté en organisant un plateau technique séparé dédié à la radiologie interventionnelle avec un personnel d anesthésie dédié. Néanmoins, cette solution n est pas toujours possible, notamment dans des établissements de petite ou moyenne taille, avec des ressources anesthésiques contraintes et limitées. Un travail sur le regroupement et la densi cation de l activité de radiologie interventionnelle sur des vacations dédiées peut-être souhaité, a n de pouvoir organiser le planning des ressources mutualisées, comme les IADE et les anesthésistes, en conséquence. Une ré exion sur des organisations mixtes (chirurgie et imagerie interventionnelle) peut également être envisagée 3. Optimiser l interf ace du bloc avec le service biomédical Les di cultés de maintenance biomédicale des équipements du bloc se traduisent souvent par les problématiques suivantes : Pas de planning ou pas de suivi régulier du planning de maintenance et des interventions notamment des intervenants extérieurs Pas de suivi des demandes de maintenance biomédicale par le bloc opératoire Délais d intervention parfois longs du service biomédical ou des fabricants sur les équipements : ces délais sont souvent liés à la disponibilité d un technicien ayant les compétences nécessaires pour les équipements spécialisés du bloc Parfois détérioration des équipements par non-respect des consignes d intervention et de transport des équipements La maintenance des équipements du bloc peut être abilisée au travers des dispositions suivantes : Elaboration d un plan de maintenance préventive des équipements et de ches de maintenance par équipement (avec consignes d intervention et de transport du matériel)

5 19 /0 9 /20 16 Pag e 5 / 5 Au sein du service biomédical, identi cation d un binôme de techniciens biomédicaux spécialisés et formés à la maintenance des équipements des plateaux techniques. Ce binôme assurera la continuité de présence d un agent spécialisé toute l année Rédiger une procédure de maintenance biomédicale avec information systématique du demandeur sur le délai prévisible de réparation Pour le transport d équipements biomédicaux vers les fabricants, recourir au transporteur du fabricant ou à un transporteur spécialisé 4. Contractualiser ces org anisations avec les services médico- techniques concernés De façon générale, il est souhaitable de contractualiser avec les services médico-techniques. Cette contractualisation aura des effets bénéfiques pour toutes les parties : Au niveau du bloc : en permettant de programmer sereinement les interventions en connaissant la disponibilité des ressources médico-techniques Au niveau du service médico-technique : en inscrivant sa relation client-fournisseur avec le bloc dans une démarche d assurance qualité Ce contrat spéci era et détaillera les types de prestations attendues, les modalités d échanges d informations ou de matériels, et la mise à disposition des ressources humaines nécessaires sur les di érents créneaux horaires. Nous vous proposons une trame d un contrat-type entre bloc et services médico-techniques. Dat e de parut ion : Mars 2016