Le point sur le certificat de travail

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1 Page 1 Source : Liaisons Sociales Quotidien 27 août 2014 Le point sur le certificat de travail Depuis le 1er juin 2014, dans le certificat de travail délivré en cas de rupture du contrat de travail, l employeur a l obligation de signaler au salarié qu il bénéficie, à titre gratuit, du maintien des garanties frais de santé applicables dans l entreprise. L entrée en vigueur de cette disposition nous donne l occasion de faire un point sur le certificat de travail. Dans quels cas faut-il remettre au salarié ce document? Comment le rédiger? Que risque l employeur qui ne se soumet pas à cette formalité? Réponses dans ce dossier pratique. Dans quels cas faut-il délivrer un certificat de travail? OBLIGATION DE L EMPLOYEURLORS DE LA RUPTURE DU CONTRAT À l expiration du contrat de travail, l employeur doit remettre au salarié un certificat de travail qui témoigne de son activité au sein de l entreprise. Cette obligation s impose quels que soient les motifs de la rupture (licenciement, y compris pour faute grave ou faute lourde, démission, fin de CDD, départ en retraite, etc.) et quelle que soit la durée du contrat (C. trav., art. L ). L employeur est tenu de délivrer ce document même en cas de nullité du contrat (Cass.soc., 26 janvier 1983, n au sujet d un travailleur étranger embauché sans titre de séjour). Peu importe que le contrat n ait duré que quelques heures. En effet, la remise d un certificat de travail est obligatoire dès lors qu une tâche salariée a été accomplie (Cass. soc., 13 mars 1996, n concernant un contrat de travail dont la durée se limitait à une représentation de spectacle).

2 Page 2 CAS PARTICULIERS Si plusieurs employeurs se sont succédé à la tête de l entreprise ou en cas de modification de la situation juridique de l employeur, seul le dernier est tenu de certifier des services du salarié depuis l entrée de celui-ci dans l établissement jusqu à l expiration du contrat de travail (Cass. soc., 24 novembre 1993, n ; Cass. soc., 2 février 2006, n ). En cas de liquidation ou de redressement judiciaires, la remise du certificat incombe au liquidateur (Cass. soc., 24 janvier 1989, n ). L obligation de délivrer ce document subsiste même après le décès du salarié. En effet, ses ayants droit peuvent demander la remise du certificat de travail pour leur permettre de justifier de la durée du travail que le salarié avait accompli dans l entreprise (Cass. soc., 5 décembre 1989, n ). Que doit contenir le certificat de travail? CLAUSES OBLIGATOIRES Au terme de l article D du Code du travail, le certificat de travail contient exclusivement les mentions suivantes : la date d entrée du salarié et celle de sa sortie ; la nature de l emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ; le solde du nombre d heures acquises, et non utilisées, au titre du droit individuel à la formation (DIF), la somme correspondant à ce solde et l organisme collecteur paritaire agréé (Opca) compétent pour financer les actions de formation réalisées dans le cadre de la portabilité du DIF. Bien que l article D du Code du travail ne le mentionne pas, le certificat de travail doit bien évidemment comporter les éléments permettant d identifier le salarié et l entreprise, d authentifier et de dater le document, à savoir : le nom et l adresse du salarié ; le nom, l adresse et la raison sociale de l employeur ; le lieu et la date de la délivrance ; la signature de l employeur. Par ailleurs, en vertu de l article L du Code de la sécurité sociale, l employeur doit informer le salarié dans le certificat de travail qu il bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et prévoyance.

3 Page 3 Date d'entrée et date de sortie La date d entrée correspond au jour où le salarié a effectivement pris ses fonctions dans l entreprise. La période d essai doit donc être incluse. De même, lorsqu un salarié a été recruté en qualité de stagiaire avant son embauche définitive dans l entreprise, sa date d entrée correspond à la date d entrée en stage (Cass. soc., 26 mars 1996, n ). Pour un salarié étranger, c est bien la date de l entrée dans l entreprise qui doit figurer sur le certificat, et non celle du visa du contrat de travail par la direction départementale (Cass. soc., 18 octobre 1990, n ). En cas de modification dans la situation juridique de l employeur, entraînant l application de l article L du Code du travail, le certificat de travail délivré par le dernier employeur doit indiquer la totalité de l ancienneté du salarié et la date d entrée en fonction chez le premier employeur (Cass. soc., 24 novembre 1993, n ; Cass. soc., 24 juin 2009, n ). Concernant la date de sortie, il s agit de celle où le contrat prend fin, c està-dire à la fin du préavis, exécuté ou non (Cass. soc., 14 janvier 1998, n ). Seule exception : si le salarié n exécute pas son préavis alors qu il n en a pas été dispensé, le certificat peut indiquer comme date de sortie la date du dernier jour de travail effectif (Cass. soc., 14 octobre 1993, n ). Nature de l emploi occupé Le certificat de travail doit faire mention des fonctions réellement exercées par le salarié (Cass. soc., 2 juin 2004, n ). Lorsque le salarié a occupé successivement plusieurs postes au sein de l entreprise, ils doivent tous apparaître sur le certificat de travail avec la mention des périodes correspondantes (C. trav., art. D ). Si ce document n a pas à retranscrire dans le détail les tâches effectuées par le salarié, l employeur ne doit pas se contenter de mentionner sa catégorie professionnelle (Cass. soc., 8 octobre 1992, n ; Cass. soc., 24 janvier 2007, n ) ou son classement hiérarchique (Cass. soc., 1er décembre 1971, n ). La mention de l emploi à porter sur le certificat correspond, dans la plupart des cas, à l indication figurant sur le bulletin de paie ou mentionnée dans le contrat de travail. Le certificat ne doit pas signaler le nouveau statut proposé au salarié dès lors qu il ne l a pas accepté et que ce refus a entraîné son licenciement (Cass. soc., 4 novembre 2003, n ).

4 Page 4 Mentions relatives à la formation professionnelle L employeur doit indiquer sur le certificat de travail (C. trav., art. D ) : le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF. Si le salarié a épuisé tous ses droits au DIF ou en cas de faute lourde (ce qui le prive de tous ses droits au DIF), il suffit d indiquer que le solde est à zéro ; la somme correspondant à ce solde (nombre d heures acquises et non utilisées multiplié par 9,15 ) ; le nom et les coordonnées de l Opca de l entreprise. La loi n du 5 mars 2014 a prévu la création, à compter du 1er janvier 2015, du compte personnel de formation (CPF), qui a vocation à se substituer au DIF, les droits acquis jusqu au 31 décembre 2014 étant reportés sur le CPF. À la différence du DIF, le CPF sera attaché à la personne du salarié qui le conservera indépendamment des éventuelles périodes de transition de son parcours professionnel, chaque titulaire ayant connaissance du nombre d heures créditées sur son compte via un service dématérialisé gratuit. Quelles sont les conséquences de cette réforme sur le contenu du certificat? S il paraît évident qu à compter du 1er janvier 2015, il n y aura plus lieu de mentionner les droits acquis au titre du DIF, faudra-t-il indiquer les droits au CPF? La loi est silencieuse sur le sujet, mais de nombreux décrets fixant les modalités de mise en œuvre du CPF sont encore attendus. Mentions relatives à la portabilité des garanties santé et prévoyance En application de la loi n du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l emploi, l employeur a désormais l obligation de signaler dans le certificat de travail le maintien à titre gratuit des garanties santé et prévoyance (CSS, art., L , 6º, v. le dossier pratique -Maladie, prévoy.- n 90/2014 du 16 mai 2014). Cette obligation entre en vigueur à compter du 1er juin 2014 en ce qui concerne les garanties santé (risques portant atteinte à l intégrité physique de la personne ou liés à la maternité) et à partir du 1er juin 2015 pour les garanties prévoyance (risque décès, risques d incapacité de travail ou d invalidité).

5 Page 5 L article L du Code de la sécurité sociale n apporte aucune précision sur l étendue de l obligation d information à laquelle est tenu l employeur dans le certificat. Il indique seulement que le salarié devra «justifier auprès de son organisme assureur, à l ouverture et au cours de la période de maintien des garanties, des conditions prévues» pour bénéficier de ces garanties. Faut-il en déduire qu il appartient à l employeur de fournir au salarié des informations précises sur les modalités lui permettant de justifier du maintien de ces droits? En pratique, il paraît, selon nous, difficile pour l employeur de fournir une information complète, notamment sur le niveau exact des garanties, qui oblige à calculer le montant des allocations chômage auquel le salarié aurait pu prétendre au titre de la même période (CSS, art. L , 4 ). Cependant, afin d éviter un éventuel contentieux fondé sur un défaut d information de l employeur, il est au minimum conseillé de renvoyer expressément dans le certificat de travail à l article L du Code de la sécurité sociale, lequel fixe l ensemble des conditions liées au maintien des garanties (durée, niveau des garanties, etc.). Cette clause pourrait être ainsi rédigée : «Monsieur ou Madame (nom, prénom) bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties santé et prévoyance dans les conditions fixées par l article L du Code de la sécurité sociale». CLAUSES FACULTATIVES D autres mentions peuvent être ajoutées au certificat de travail à la condition que les deux parties soient d accord. L employeur ne peut en aucun cas imposer au salarié une clause facultative (Cass. soc., 4 mars 1992, n : mention d une clause de non-concurrence). En pratique, le certificat de travail comporte souvent la mention «libre de tout engagement». Il s agit en réalité d une clause facultative. Elle ne vaut ni renonciation de l employeur à réclamer ultérieurement le paiement d une indemnité compensatrice de préavis (Cass. soc., 2 février 1978, n ) ni renonciation à l application d une clause de non-concurrence (Cass. soc., 19 juin 1991, n ) ou au bénéfice d une clause de dédit-formation (Cass. soc., 4 juillet 2001, n ).

6 Page 6 CLAUSES INTERDITES Outre l interdiction de clauses discriminatoires, le certificat de travail ne peut comporter des mentions susceptibles de porter préjudice au salarié ou simplement tendancieuses, même si elles sont objectivement exactes (Cass. crim., 14 octobre 1986, n ), par exemple les motifs de la rupture ou le fait que le salarié était investi d un mandat d IRP ou syndical. Quand et comment remettre le certificat de travail? DATE DE DÉLIVRANCE L employeur doit délivrer le certificat de travail à l expiration du contrat, c est-à-dire à la fin du préavis, qu il soit ou non effectué (C. trav., art. L ). Toutefois, si le salarié est dispensé d exécuter son préavis, l employeur peut lui délivrer, dans l attente de la fin du contrat, une attestation précisant cette date, ainsi que la possibilité pour le salarié d occuper un autre emploi dans ce laps de temps. La prise d acte entraîne la cessation immédiate du contrat de travail. Si le salarié prend acte de la rupture en raison de faits qu il reproche à son employeur, celui-ci doit immédiatement lui délivrer un certificat de travail (Cass. soc., 4 juin 2008, n ). LIEU DE DÉLIVRANCE À l instar du reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail est quérable. La seule obligation de l employeur est d établir ce document, de le tenir à disposition du salarié et de l en informer (Cass. soc., 5 octobre 2004, n ). Le salarié ne peut exiger que le certificat lui soit envoyé à son domicile. En revanche, le certificat devient portable lorsque l employeur est condamné sous astreinte à le délivrer (Cass. soc., 12 novembre 2002, n ; v. ci-après). Il est alors tenu de le faire parvenir au salarié et doit être en mesure de le prouver. En l absence de précision quant aux modalités d exécution de cette décision judiciaire, l employeur doit envoyer le certificat de travail au domicile du salarié (Cass. soc., 17 janvier 1995, n ).

7 Page 7 Quelles sanctions à défaut de remise du certificat? SANCTIONS CIVILES Action en délivrance du certificat de travail L employeur peut être condamné par le conseil de prud hommes à délivrer le certificat sous astreinte. La demande de remise d un certificat de travail n a pas à être motivée par le salarié dans la mesure où il s agit d une obligation légale (Cass. soc., 29 janvier 1997, n ). Action en dommages-intérêts Le défaut ou la remise tardive du certificat causent nécessairement un préjudice au salarié qui doit être réparé par les juges du fond (Cass. soc., 25 janvier 2012, n ; Cass. soc., 19 février 2014, n ). En d autres termes, le salarié est fondé à demander la condamnation de l employeur à des dommages-intérêts. Le juge doit uniquement constater l absence de certificat ou sa remise tardive, et, si tel est le cas, allouer des dommages et intérêts au salarié sans pouvoir exiger d autre élément de preuve ou d autre condition à l obtention de cette indemnisation. Le montant de la réparation sera toutefois apprécié par le juge en fonction du préjudice subi. Il en va a priori de même en cas d omission d une clause obligatoire ou en cas de refus de retirer une mention facultative. SANCTIONS PÉNALES Le fait de ne pas délivrer un certificat de travail au salarié est puni par une amende de la 4e classe, soit 750 (C. trav., art. R ).

8 Page 8 SUR QUEL SUPPORT? Si le certificat de travail doit répondre à des conditions de fond, la forme reste libre. Il est toutefois recommandé d établir le certificat sur papier à en-tête de l établissement. RECOURS AU TITRE EMPLOI-SERVICE ENTREPRISE Lorsque l employeur utilise le titre emploi-service entreprise, il est dispensé de délivrer un certificat de travail lors de la rupture du contrat (C. trav., art. L ). En effet, les entreprises utilisant le Tese sont réputées satisfaire à l ensemble des formalités liées à l embauche et à l emploi de leurs salariés. LICENCIEMENT DE FAIT PAR LA REMISE DU CERTIFICAT DE TRAVAIL Lorsque l employeur manifeste sa volonté de rompre le contrat de travail en remettant au salarié un certificat de travail indiquant la fin de leur relation contractuelle, il s agit d un licenciement de fait, qui, en l absence de mise en œuvre de la procédure de licenciement, est nécessairement sans cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 5 avril 2006, n ; Cass. soc., 19 mars 2008, n ).