Suivi administratif : Catherine GREMILLET, Directrice de l AFEPTB ; /

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1 Développement, hébergement et maintenance d une base de données documentaires en ligne pour le Pôle relais «Mares, zones humides intérieures et vallées alluviales» Cahier des charges 20 novembre 2014 REFERENCE DU DOSSIER AFEPTB_2014-I1_BASE DOCUMENTAIRE PRMZHIVA PERSONNES REFERENTES Suivi administratif : Catherine GREMILLET, Directrice de l AFEPTB ; / Suivi technique : Florence THINZILAL, Chargée de mission ; / Denis BERLEMONT, Assistant aux projets ; PERSONNE PUBLIQUE CONTRACTANTE AFEPTB Association Française des Etablissements Publics Territoriaux de Bassin 44 rue Crozatier PARIS L AFEPTB est une association de groupements de collectivités territoriales composée à ce jour de 29 collectivités de bassin (dont 27 labellisées EPTB). Comme le précisent ses statuts, l Association Française des Etablissements Publics Territoriaux a pour but : de favoriser l aménagement intégré et le développement durable des bassins hydrographiques, d assurer les échanges d informations entre les élus responsables d EPTB, d ouvrir le dialogue avec tous les acteurs intéressés au présent et à l avenir des EPTB, en particulier en France et en Europe, d être l interprète des EPTB auprès des pouvoirs publics, d accompagner les EPTB dans l exercice de leurs missions en leur apportant un soutien technique et une expertise et en favorisant les échanges d expériences. L AFEPTB anime le Pôle relais «mares, zones humides intérieures, vallées alluviales» (PRMZHIVA). Ce Pôle relais est l un des 5 Pôles-relais mis en place pour accompagner les initiatives locales en faveur de la gestion durable des zones humides. Les 4 autres Pôles relais : - Le Pôle-relais Lagunes Méditerranéennes (http://www.pole-lagunes.org/ ); - Le Pôle-relais Tourbières (http://www.pole-tourbieres.org/ ); - Le Pôle-relais des zones humides de l Atlantique, de la Manche et de la mer du Nord (http://www.forum-maraisatl.com/zones-humides-pole-relais.html ). - Le Pôle relais Mangroves et Outre-mer (site internet en construction)

2 Leurs objectifs principaux sont de constituer un réseau d échanges entre les acteurs concernés par la conservation des zones humides et de mutualiser les connaissances, les bonnes pratiques et le savoir-faire pour agir plus efficacement pour la préservation et la restauration des zones humides. Pour atteindre ces objectifs, les Pôles-relais articulent leurs activités autour de trois axes de travail: - La diffusion de connaissances fiables sur les zones humides au niveau national ; - La promotion des bonnes pratiques de gestion et de restauration au sein du réseau ; - La mise en avant de la Journée Mondiale des Zones Humides. Leurs actions respectives sont coordonnées au niveau national par l Onema (http://www.onema.fr/ ). ANNEXES - Guide méthodologique DC qualifié v2.1 - Powerpoint Documentation de l eau - Excel Modele BDD compatible OAI (disponible sur demande auprès des personnes référentes) PROCEDURE La procédure se déroule en plusieurs temps : remise des offres initiales, négociation puis remise des offres définitives, et signature de la prestation sur la base de l offre négociée. Calendrier prévisionnel (susceptible d évoluer en fonction des disponibilités du maître d ouvrage et du prestataire retenu) : - Consultation lancée le : 20 novembre Remise des offres initiales le : 2 décembre Présentation des offres initiales par les candidats pré-sélectionnés le : 9 décembre Remise des offres définitives le : 12 décembre Réunion de lancement de la prestation le : 17 décembre 2014 CONTEXTE ET OBJET DE LA PRESTATION Les bases de données documentaires sont des outils structurants du fonctionnement des Pôles relais. Elles doivent être structurées, et facilement accessibles notamment sur le web via les sites Internet de chaque Pôle relais. L alimentation de ces bases de données est réalisée par les pôles relais, sur la base des productions de leurs partenaires et des membres des réseaux des Pôles-relais : structures de gestion de ces milieux, associations, collectivités territoriales, universités, établissements publics, etc. Les bases documentaires alimentent également le portail documentaire sur l'eau «Les documents techniques de l eau». Riche de plus de notices documentaires à ce jour, mis en ligne en 2009 par l'onema et ses principaux partenaires publics de l eau, ce portail documentaire a pour objectif la diffusion des documents techniques sur l eau et les milieux aquatiques détenus par les centres de documentation au niveau national. Tous les Pôles relais ont mis en place leur base documentaire. Néanmoins, celle du PRMZHIVA n est pas fonctionnelle : elle n est pas consultable via internet, ni interopérable, notamment avec le portail documentaire sur l eau. Elle est actuellement sous la forme de fichiers Excel qui réunissent des éléments descriptifs des documents disponibles (environ 2500 documents). Les documents des bases de données documentaires sont de nature scientifique, technique, juridique, administrative et pédagogique, sur les thèmes suivants : environnement et patrimoine naturel, aménagement et développement durable des territoires, écologie de l eau et des zones humides, activités humaines en zones humide. Les types de documents sont les suivants : - Articles de revue - Bibliographies - Brochures - Cartes - Congrès et colloques

3 - Documents de communication - Documents pédagogiques - Etudes et rapports internes (Pôles-relais) - Extraits de monographie & livres - Guides Manuels - Images - Photos - Rapports - Revues/périodiques - Textes officiels - Thèses et mémoires - Vidéos Liste des bases de données documentaires des autres Pôles relais : Pôle-relais Lagunes : Pôle-relais Tourbières : Pôle-relais des zones humides de l Atlantique, de la Manche et de la mer du Nord : Il s agit donc aujourd hui de développer une nouvelle base de données documentaire pour le PRMZHIVA, accessible via son site internet, et interopérable et avec le portail documentaire sur l eau. Les caractéristiques techniques du site internet (http://www.pole-zhi.org) du PRMZHIVA seront fournies ultérieurement. NATURE DE LA PRESTATION La prestation comprend 3 lots : - La conception et la construction de la base de données documentaire du PRMZHIVA ; - L hébergement de la base de données documentaire du PRMZHIVA ; - La maintenance corrective et évolutive de la base de données documentaire du PRMZHIVA.

4 LOT 1 : CONCEPTION ET CONSTRUCTION DE LA BASE DE DONNEES DOCUMENTAIRE 1. Description et fonctionnalités de la base de données documentaire. La base doit permettre de stocker tous les documents centralisés par le PRMZHIVA de façon structurée, afin de permettre aux utilisateurs de les consulter via le site internet du pôle, et d être interopérable avec l outil utilisé pour le portail documentaire sur l eau. La consultation est libre (pas d accès sécurisé) à partir du site internet. La base de données proposée doit être immédiatement compatible avec les caractéristiques techniques de ce site. Une interface de recherche front-office sera développée et intégrée dans le site internet du pôle-relais MZHIVA pour permettre un accès en consultation de la base depuis le site internet La base de données alimentera le portail national des documents techniques sur l eau (http://www.documentation.eaufrance.fr/), via un protocole OAI détaillé plus loin. Notice bibliographique Chaque document sera décrit par une notice bibliographique, qui comporte plusieurs champs. Ces champs sont renseignés en suivant les prescriptions de normes nationales ou internationales. La notice de chaque document sera renseignée avec les champs du format Dublin Core qualifié pour les portails de la sphère eau (oai_pse) (http://www.documentation.eaufrance.fr/img/guides/guide_methodo_dc_qualifie_v2-1.pdf ). L image suivante (capture d écran de l interface de saisie précédemment développée) contient l ensemble des champs à renseigner. (Également en Annexe 1) Il sera précisé pour chaque champ si le contenu sera libre ou sous forme de menus déroulants (éventuellement les deux). Une saisie semi-automatique doit également être prévue pour certains champs. Il doit être possible d appliquer une ou plusieurs modifications à un ensemble de notices préalablement sélectionnées. Lors de l enregistrement après création ou modification d une notice, un contrôle devra être opéré pour les champs obligatoires afin de s assurer qu ils soient correctement renseignés. Certains champs devront être obligatoirement

5 renseignés. Une alerte sera émise si certains de ces champs de sont pas renseignés, empêchant l implémentation de la base en l état. Avant de supprimer toute notice une confirmation de suppression doit être demandée. Une fonction de signalement des liens rompus devra être mise en place. Le prestataire proposera une solution permettant aux utilisateurs de signaler les liens qui ne fonctionnent pas. Le prestataire proposera une solution de détection automatique des liens rompus. A défaut, l ajout d un champ «Date du lien» sera effectué. Ce champ sera obligatoire si un lien hypertexte est affiché par la notice. Il contiendra la date d ajout du lien hypertexte. Ce champ sera rempli automatiquement à la date du jour lors de l ajout ou la modification du lien hypertexte de la notice. Chaque notice doit pouvoir être visualisé au sein d un portail d impression, simplement composé d un entête, des champs descriptifs (tout ou partie, au choix de l utilisateur), et d un pied de page. Indexation Pour faciliter les recherches de documents, ceux-ci seront indexés par mots-clés et en texte intégral. - Indexation par mots-clés Les documents seront indexés thématiquement et géographiquement. Le prestataire utilisera la liste des mots clés fournie par le PR MZHIVA et intégrera de base un thésaurus géographique qui sera fourni au prestataire par le Pôlerelais. Après une durée de mise en ligne de 12 mois. Le prestataire fera une proposition pour développer un thésaurus sur la base des mots clés utilisés / rajoutés pendant cette période. Ce thésaurus s appuiera sur le modèle du thésaurus «Ecoplanète». - Gestion du thésaurus : l administrateur pourra ajouter/modifier/supprimer des mots-clés dans chacun des thésaurus. - Indexation en texte intégral Le contenu intégral des documents numériques pourra être indexé. Le contenu ainsi indexé sera utilisable pour les recherches de l administrateur mais occultable des résultats de recherche des utilisateurs en cas de problème de droits d auteur. Cet état sera indiqué par une case à cocher ajoutée au formulaire de saisie. Le prestataire retenu proposera une solution pour l indexation du contenu des documents scannés (module OCR). Cote des documents Un système automatisé devra permettre de générer automatiquement la cote du document enregistré. Un système de cotation sera proposé par le prestataire. Moteurs de recherche Deux modes de recherche sont attendus : recherche simple et recherche avancée. Dans ces deux modes de recherche l utilisateur pourra formuler une recherche en majuscule ou minuscule, avec ou sans accents indifféremment. Les caractères spéciaux comme par exemple «oe» devront être considérés comme «oe» afin de ne pas perdre d information. Le moteur de recherche devra pouvoir proposer des suggestions de corrections orthographiques. La recherche simple consiste à indiquer dans un champ unique un ou plusieurs mots qui seront cherchés dans les titres, les auteurs, les résumés, et les mots clés thématiques et géographiques. La recherche avancée est multi-critères (sur la base de plusieurs champs de la notice bibliographique, proposition de champs ci-dessous qui pourront être modifiés dans la proposition du prestataire).

6 Exemple de contenu de la recherche avancée : - Titre champ de saisie - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Auteur(s) champ de saisie bouton ajouter un auteur (3 maximum) menu déroulant index des auteurs - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Organisation(s) champ de saisie bouton ajouter une organisation (3 maximum) menu déroulant index des organisations - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Date (dd/mm/yyyy) menu déroulant (supérieur ou égal, inférieur ou égal, exactement) - champ de saisie - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Identifiant documentaire (ISBN) champ de saisie - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Résumé menu déroulant (contient l expression, ne contient pas l expression, contient les mots, ne contient pas les mots) champ de saisie - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Mots-clés - champ de saisie bouton ajouter un mot-clé (5 maximum) menu déroulant thésaurus thématique - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Couverture géographique - champ de saisie bouton ajouter un mot-clé (5 maximum) menu déroulant thésaurus géographique - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Thématique liste de choix à cocher - Menu déroulant (Et/ou/sauf) Type de documents liste de choix à cocher - Menu (Et/ou/sauf) Texte intégral - menu déroulant (contient l expression, ne contient pas l expression, contient les mots, ne contient pas les mots) champ de saisie Affichage des résultats de la recherche Les termes de la requête seront affichés en haut de la liste des résultats. Les résultats des requêtes seront affichés sous la forme d une liste de références. Par défaut, la liste s affichera en ordre décroissant de pertinence selon la recherche effectuée. Le tri de la liste des résultats sera également paramétrable par l utilisateur (date de publication, type de document, nombre de références par page, par ordre alphabétique du premier auteur). Par défaut, chaque page contiendra 10 références, avec pour chacune d entre elles la possibilité de visualiser directement la notice complète (tous les champs renseignés lors de l indexation). Chaque référence sur la page des résultats comportera un résumé de la notice. Les champs présents sur ces résumés de notice seront proposés par le Pôle-relais et validés avec le prestataire. Après visualisation des résultats d une requête, il sera possible de revenir à l interface de recherche grâce à une option «Modifier la requête». L utilisateur aura la possibilité d effacer ses critères de recherche grâce à une fonction «Effacer la recherche» ou de la modifier. Les résultats d une recherche doivent pouvoir également être imprimés sous forme de listing précisant les champs prioritaires que l AFEPTB précisera (titre, auteur ). Sélection et export de références La liste des réponses pourra permettre de sélectionner certaines références à intégrer au «panier» dont le contenu pourra ensuite être exporté (format word et pdf) et/ou envoyé par . La sélection, en vue d un export ou d un envoi de référence, de tous les résultats d une requête doit être possible avec un clic unique. Les documents non publiques (confidentiels, ou nécessitant une demande de diffusion à l auteur) devront faire l objet d une demande écrite ( ) auprès du Pôle-relais. Cette information apparaitra sur la notice et son résumé. Création de produits documentaires La solution proposée intègrera une fonctionnalité permettant de créer facilement les produits documentaires suivants : - Catalogues de la base documentaire (actualisation régulière) ; - Des bibliographies ou dossiers sur une/des thématique(s) particulière(s) ; Ces exports devront pouvoir se faire au format.doc et.pdf.

7 Eléments graphiques Le design de la Base (organisation des pages, bandeau, couleurs, etc.) devra correspondre à la charte graphique du Pôle-relais (logo, bandeau, couleurs, etc.) et être appliqué à l ensemble des pages de la Base. Par ailleurs, le prestataire fera des propositions d agencement de l ensemble des pages (page d accueil, recherche, résultats, pages notice, etc.) en se basant sur les pages des bases de données des autres Pôles-relais zones humides (recherche de cohérence entre les bases de données des Pôles-relais). Le contenu des différents blocs de la page d accueil sera modifiable par l administrateur. Figure 1 Propositions de mise en page de la page d accueil (Annexe 2) Caractéristiques techniques La base de données sera dotée d'un entrepôt OAI respectant le protocole OAI-PMH version 2 (http://www.openarchives.org/oai/openarchivesprotocol.html), en particulier les aspects suppression de notices en mode transient, permettant de faire des moissonnages incrémentaux. Les formats de métadonnées à implémenter sont : - le DC simple (oai_dc) qui est requis par le protocole ; - le DC qualifié (oai_pse) qui lui est requis par les portails de la sphère eau. Les métadonnées de ce format sont décrites dans le guide : Le prestataire s engage à se mettre en relation avec l OIEau pour s assurer de la conformité technique de l interopérabilité de la base. Un référent assure cette conformité au sein de l OIEau (Etienne MARCHAND Il semble qu une solution en mode full web soit particulièrement adaptée au projet, aussi bien pour la partie utilisateur que pour la partie administrateur. Si la partie administrateur n est pas full web, elle devra être compatible avec Windows 7 et suivants. Auquel cas, le prestataire se chargera de l installation et du paramétrage du logiciel retenu. L outil doit être conforme aux normes SQL/92 ou plus. Le code d interrogation de la base de données doit respecter les normes SQL/92 ou plus. Les documents numériques (pdf, images, ) sont stockés sur un serveur ftp associé au site internet. Les liens proposés dans la base renverront le cas échéant vers ces fichiers. Migration des documents existants Le contenu des bases de données actuelles (sous format Excel) devra être intégré dans la nouvelle base de données. Les notices présentant des champs obligatoires vides devront être signalées pour être complétées.

8 2. Administration Le prestataire se chargera de l installation et du paramétrage de la solution sur le serveur d hébergement (LOT 2). Si la solution n est pas en «full web» le prestataire procédera à l installation et au paramétrage de la partie «non web» sur un ordinateur de l AFEPTB, (sur place ou à distance si les outils permettant de le faire sont explicités par le prestataire) et fournira au client une notice d installation. Le prestataire devra fournir tous les documents nécessaires à l administration régulière du site, et également proposer des outils permettant une acquisition des compétences nécessaires pour l ensemble du personnel de l AFEPTB (tutoriels, formation ). Pour le bon fonctionnement et le développement de la base de données documentaire, il est nécessaire qu elle soit munie d une interface d administration pratique et intuitive. Plusieurs administrateurs doivent pouvoir être désignés. L accès à l interface d administration se fera par un module de connexion, avec login et mot de passe. Les administrateurs devront pouvoir : - Ajouter, modifier ou supprimer des documents - Paramétrer les champs descriptifs (listes déroulantes) - Personnaliser l interface d accueil - Gérer les logins et mot de passe Un profil de gestionnaire doit être proposé, qui pourra ajouter ou modifier des documents. Un masque de saisie devra être proposé pour l ajout ou la modification de documents. 3. Situation de contenu de la base de données et statistiques de connexion Il est indispensable de pouvoir connaitre l état de la base de données ainsi que les statistiques liées à son utilisation. Concernant l état, il est utile de connaitre le nombre et le volume des références (global, par thématique et par type de document). Un accès en ligne aux statistiques de fréquentation du site doit être prévu pour les administrateurs. Elles doivent comprendre : - Le nombre d accès visiteurs - Le nombre de documents consultés et le taux de rebond - Le nombre de documents téléchargés - Les mots clés tapés par les internautes - Les types de documents consultés - Les thématiques des documents consultés Cette liste n est pas exhaustive et le prestataire pourra proposer d autres paramètres à intégrer au suivi statistique.

9 LOT 2 : Hébergement La base de données devra être accessible 24h/24 sans durée de vie limitée. La bande passante, le processeur et la mémoire devront être dimensionnés afin de supporter au minimum 10 consultations instantanées et une moyenne journalière de 50. La capacité de stockage sera d au minimum 100Go/5000 documents. Le prestataire fera une proposition de sécurisation et sauvegarde de la base de données documentaire qui sera validée par l AFEPTB. La procédure de sauvegarde depuis le serveur où seront hébergés les fichiers sources du site fera partie de la formation. LOT 3 : Maintenance 1. Maintenance corrective Le titulaire assurera la maintenance corrective du site à partir de la Vérification de service régulier et fera l objet d un bon de commande (un pour les mois restant jusqu au 31 décembre de l année en cours et un à chaque début d année pour les trois années suivantes). Au cours de cette période, le prestataire s engage à prendre en charge immédiatement toute anomalie bloquante signalée par le Pôle-relais (site inaccessible, contenu absent, mises à jour impossibles, etc.), et à la résoudre sous 24 heures ouvrées. Le prestataire s engage à prendre en charge sous 48 heures ouvrées et à résoudre sous 96 heures ouvrées toute anomalie non bloquante. 2. Maintenance évolutive Cette maintenance concerne les demandes d évolutions de la base documentaire. Il est demandé de chiffrer l intervention en coût horaire. Dans le cadre de ce contrat de maintenance, le prestataire s engagera à prendre en charge et évaluer sous heures ouvrées les demandes d intervention formulées par le Pôle-relais. Il émettra un devis d intervention basé sur le nombre d heures à y consacrer. Le contrat de maintenance sera révisé tous les deux ans pour être réadapté aux besoins identifiés. DUREE ET CALENDRIER DE LA PRESTATION La prestation est prévue du 17 décembre 2014 au 31 mars 2015 pour le lot 1. Une première version de l outil doit être produite et installée pour le 31 janvier 2015 afin de pouvoir le tester. Le titulaire s astreint à corriger sous 3 jours ouvrés toutes les anomalies détectées par le Pôle-relais au cours de la période de recette. Cette période s achève par la mise en production des développements, que sanctionne un procès-verbal de recette. Le Pôlerelais doit accepter cette livraison des développements sans réserve pour que commence la période de maintenance corrective des développements. L hébergement et la maintenance (lots 2 et 3) sont des prestations annuelles. PIECES CONSTITUTIVES DE L OFFRE Le prestataire proposera un projet présentant : - L entreprise, son organisation et l équipe en charge du projet (en précisant les rôles de chacun, les compétences et le chef de projet) ; - La méthode de réalisation des actions ; - Un planning prévisionnel ; - Un schéma organisationnel informatique (solutions techniques proposées) ou plusieurs scénarios présentant avantages et inconvénients ; - Une première maquette papier de la base de données ; - Les modalités de transfert d information et de compétences pour l administration de la base de données

10 Le développement des fonctionnalités pourra être divisé en sous-lots, mais sans interruption de fonctionnement, et avec des modifications n entrainant pas des changements majeurs d exploitation et d utilisation par les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs. Certaines fonctionnalités pourront ne pas être conservées, au regard des possibilités techniques et/ou financières. Le choix sera fait par l AFEPTB sur la base de l offre complète présentée par le prestataire. Le prestataire proposera un devis structuré autour des missions listées ci-dessus. L offre pourra être faite par un prestataire, ou plusieurs en groupement. Dans ce dernier cas, un des prestataires sera désigné coordinateur de la mission, et le chef de projet devra être salarié de ce prestataire. Le(s) prestataire(s) peut(peuvent) sous-traiter l exécution des prestations prévues dans la mission sous réserve du respect des dispositions de la loi du 31 janvier 1975 modifiée relative à la sous-traitance. Le titulaire s engage notamment à présenter à l AFEPTB les entreprises auxquelles il(s) envisage(nt) de confier la réalisation de certaines prestations. L AFEPTB devra accepter le sous-traitant proposé et agréer ses conditions de paiement, qui pourront bénéficier de paiement direct de la part de l AFEPTB. PAIEMENT DES PRESTATIONS Le paiement de la rémunération se fera selon les modalités suivantes : - 20% au lancement de la prestation - 30% à la livraison de la version 1 de la base de données (fin janvier 2015) - Le solde en mars 2015 après validation de la recette de l outil. La validation par l AFEPTB conditionne le paiement du prestataire. Les factures afférentes à la mission sont établies, en un original et une copie, à l attention de : AFEPTB 44 rue Crozatier PARIS UTILISATION DES RESULTATS L AFEPTB peut librement utiliser les résultats, même partiels, de la prestation, sans toutefois nommer les noms des intervenants sans leur autorisation préalable donnée de manière expresse et écrite. L AFEPTB est propriétaire de l outil développé dans le cadre de la prestation. L AFEPTB possède les droits d utilisation secondaire suivants : Droit de publication (droit d éditer et de publier, ou de faire éditer et publier, par tout moyens et notamment de livres, de catalogues, ainsi qu au moyen de vidéos, CD ROM, Internet ou tout support connu ou inconnu à ce jour, y compris ceux à caractère publicitaire ou promotionnel, des éléments constitutifs de la prestation, objet de la présente prestation). Droit de diffusion (droit de représenter sous forme d exposition, communiquer ou faire communiquer des éléments constitutifs de la prestation au public, sur tout support et ce quel que soit le mode de diffusion, connu ou inconnu à ce jour, par télécommunication ou télédiffusion par voie hertzienne, par câble, vers un satellite, Internet, et dans tout lieu accessible au public.)

11 Droits du(des) titulaire(s) Le(s) titulaire(s) ne peut(vent) faire aucun usage commercial des résultats de la prestation sans l accord expresse et écrit de l AFEPTB. Il ne peut communiquer sur la prestation à titre gratuit ou onéreux qu avec l autorisation expresse et écrite de l AFEPTB. La publication des éléments de la prestation, ou des éléments qui ont été nécessaires à la prestation fournis par l AFEPTB ou les EPTB, ne peut être faite par le titulaire que sur accord préalable de l AFEPTB et des EPTB concernés donné de manière expresse et écrite. La publication devra indiquer que le(s) prestataire(s) est rémunéré par l AFEPTB au titre de la prestation. Le(s) titulaire(s) est(sont) tenu(s), ainsi que l ensemble de son(leur) personnel, des sous-traitants, au secret professionnel et à l obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations et décisions dont il aura eu connaissance à l occasion de l exécution de la présente prestation. Il(s) s interdit(sent) notamment toute communication et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de l AFEPTB.

12 Annexe 1 : Exemple d interface de saisie Cet exemple présente l ensemble des champs de la base documentaire avec, en rouge, les champs obligatoires pour la compatibilité avec le protocole d échange OAI.

13 Annexe 2 : Charte graphique de la base documentaire des Pôles relais

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16 Guide méthodologique : collecte et diffusion des documents Utilisation de Dublin Core pour les portails de la sphère eau Titre : Guide méthodologique : collecte et diffusion des documents Utilisation de Dublin Core pour les portails de la sphère eau Créateur : Système d information sur l eau Sujet : Documentation, Information, Etudes, Documents, Eau, Métadonnées Résumé : Ce guide fournit la description des métadonnées Dublin Core nécessaires à l'alimentation des portails de la sphère eau reposant sur le protocole OAI-PMH version 2. Deux formats de métadonnées sont retenus : le DC non qualifié oai_dc (format minimal requis par le protocole OAI-PMH), et le DC qualifié oai_pse permettant de mieux décrire les ressources référencées et mises en ligne. Date : Type : Texte Format : PDF Langue : fra Couverture spatiale : France métropolitaine et DOM Droits d usage : Table des matières 1.. Le contexte Procédures de collecte et de diffusion des documents Dictionnaire de métadonnées...5 Changements de la version 1.5 à la version 2.0 (ne concernent que le Dublin Core qualifié oai pse) la balise racine est maintenant <oai_pse:dc> (voir exemple en avant dernière page) tous les préfixes "pse" dans les espaces de nommage deviennent "oai_pse" le schéma XML du format Dublin Core qualifié pour les portails de la sphère eau (oai_pse) est publié sur la balise de la date de création n'est plus <dc:creation> mais devient <dc:created> la norme ISO639-1 pour la métadonnée "Langue" disparaît. Seules les normes ISO639-2 et ISO639-3 perdurent le xsi:type="uri" devient xsi:type="dct:uri" dans la métadonnée adresse URL de la ressource la balise du niveau de lecture n'est plus <dc:audience> mais devient <dct:audience> précisions sur l'arborescence des thèmes et fourniture d'un exemple Changements de la version 2.0 à la version 2.1 ajout de la liste des thèmes en annexe 2

17 Le contexte Le portail national "les documents techniques sur l eau" offre via une interface d interrogation un accès unique à l ensemble des documents déjà disponibles. Le système va permettre ainsi à un plus grand nombre d internautes, institutionnels ou non, de consulter et d accéder plus facilement aux documents numériques. Afin d optimiser cette recherche, l homogénéisation des métadonnées décrivant les documents est une étape indispensable. Le dictionnaire de données ci-dessous dresse donc la liste des attributs obligatoires à fournir, ainsi que le format normé des métadonnées. Une autre étape est également essentielle : il s agit des circuits de production et de diffusion des documents qui manquent actuellement de formalisation. Ce guide s adresse aux acteurs partenaires du portail. Il aborde les sujets suivants : 1) les procédures de collecte et de diffusion des documents et des modèles de règles internes à chaque partenaire permettant d identifier et de collecter systématiquement les documents produits, 2) le dictionnaire de métadonnées qui dresse la liste des métadonnées obligatoires et facultatives à renseigner pour les nouveaux documents. Procédures de collecte et de diffusion des documents L étude de faisabilité a mis en évidence un manque de formalisation dans le circuit de production, de collecte et de diffusion des documents. Chaque organisme doit mettre en place une procédure pour assurer une remontée systématique des documents produits, financés ou co-financés, vers leurs services de documentation. Ce chapitre propose quelques préconisations pour faciliter cette remontée systématique Identification des documents Certains organismes ont mis en place des démarches qualité assurant une traçabilité et un réflexe de dépôt des documents. Ces modes opératoires permettent aux services de documentation de suivre la réalisation puis la diffusion des documents. Cet existant a permis de rédiger les recommandations suivantes (à charge à chaque organisme de les adopter ou non) Lancement et production du document Pour tout lancement d étude, l auteur (ou le maître d œuvre) fait une demande d identifiant auprès du service de documentation, en fournissant le titre et le ou les auteur(s), et éventuellement le diffuseur des métadonnées et celui de l étude. Une information de type «Date prévue de publication» permet d assurer le suivi du document. Comment contrôler qu une étude ne commence pas avant d avoir un numéro : pourquoi ne pas pousser les partenaires à avoir des procédures dans lesquelles toute commande ou appel d offres d études doit comporter l identifiant de l étude à produire? L annexe 1 (p.11) présente un exemple de formulaire de demande d identifiant. Une fois l identifiant créé, le service de documentation pré saisit une fiche dans son outil de gestion des métadonnées Suivi du document La demande et l attribution d un identifiant permet de recenser les documents avant leur publication. Le service de documentation peut alors exercer une veille grâce à une comparaison entre la date du jour et la date prévue de publication, afin de vérifier si le document final a été bien transmis.

18 Collecte du document A la parution du document, l auteur doit fournir au service de documentation : - X exemplaires papier, - un fichier numérique au format PDF du rapport définitif et ses annexes, - un fichier numérique au format texte des métadonnées correspondantes. Les fichiers numériques doivent être protégés en mode écriture. Le nom du fichier du document doit reprendre l identifiant fourni par le service de documentation (exemple : le fichier du document 156 sera nommé document156.pdf). Le service documentaire peut alors saisir les métadonnées fournies par l auteur, vérifier les documents, puis diffuser le document. Remarque : la vérification peut porter sur la présentation (structure), la lisibilité, la taille du fichier, les métadonnées, etc Diffusion du document En ce qui concerne les études cofinancées, il est nécessaire de savoir avant la réalisation de l étude qui en assurera la diffusion, ainsi que la diffusion des métadonnées. Il faut donc prévoir une clause dans les contrats précisant l organisme responsable de la diffusion des métadonnées et du document. Le maître d ouvrage doit également préciser les droits de diffusion de l étude (confidentialité, diffusion différée, diffusion immédiate, etc.) Cas des études réalisées par un prestataire Dans le cas d études financées, cofinancées, aidées ou subventionnées, les dispositions suivantes sont à inclure dans les conventions ou les cahiers des charges définissant les conditions de réalisation de l étude Cession des droits Cette clause peut comprendre les éléments suivants : description des droits cédés : droits de reproduction, de représentation, d utilisation secondaire, de diffusion, de modification, d adaptation, de traduction exploitation des droits cédés : modes de diffusion (supports existants), lieux, durée, conditions financières Proposition de texte sur la cession des droits : «Les résultats de la prestation sont cédés à titre exclusif au profit du maître d ouvrage, pour une exploitation non commerciale. Les droits cédés au maître d ouvrage incluent : - la reproduction partielle ou complète des documents remis (quelque soit leur forme), - la transmission partielle ou complète des documents remis à des tiers, - la représentation des résultats à des tiers, - les actions de communication faisant référence aux résultats, - la traduction des documents remis, - la possibilité de réaliser des traitements complémentaires sur les données recueillies, - la mise à jour et la possibilité de compléter les documents remis. La cession de ces droits est valable dans le monde entier (quelqu en soit le support, via Intranet et Internet) pour une durée de X années, à compter de la fin du marché. Les conditions financières de la cession sont comprises dans le montant forfaitaire du marché. La cession des droits définis ci avant confère au maître d ouvrage la faculté d exercer personnellement ou par l intermédiaire d un tiers, les droits patrimoniaux qui lui sont cédés.» Le site Internet Marché Public (http://www.marche-public.fr/) propose un modèle de Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de prestations intellectuelles, avec au chapitre IV un texte sur l utilisation des résultats.

19 Métadonnées Les documents étant parfois référencés dans plusieurs bases documentaires, il est désormais nécessaire de savoir avant la réalisation du document qui en assurera sa diffusion, ainsi que la diffusion des métadonnées. Il faut donc ajouter dans le cahier des charges une clause précisant l organisme de référence responsable de la diffusion des métadonnées et l organisme de référence responsable de la diffusion du document. Afin d éviter les doublons, un document ne sera diffusé que par un seul organisme (voir les procédures), ainsi que les métadonnées (l organisme diffuseur des métadonnées peut être différent du diffuseur de l étude). Ces informations sont à préciser dans le cahier des charges de réalisation de l étude Charte d'édition Les contrats doivent comporter une clause sur le respect d une charte d édition qui reprend au minimum les éléments suivants qui doivent figurer sur la page de titre : - Titre du document - Date du document - Auteurs physiques - Auteurs moraux - Pagination Documents à remettre Cette clause permet de préciser le type de documents à remettre avec le nombre d exemplaires (papier), le format (PDF), la taille et la qualité. Le prestataire fournira : le document en X exemplaires papier au maître d ouvrage, un exemplaire sur support informatique au format PDF (cédérom, dvd, ou clé USB ), Dans certains cas, un fichier par document contenant les métadonnées au format texte pourra également être fourni. Dictionnaire de métadonnées 3.1. de métadonnées Les métadonnées décrivent une ressource d'information (on parle ici de ressource d'information plutôt que de document car les métadonnées peuvent décrire des ensembles plus petits qu'un document, par exemple, des images, ou des fichiers sonores, à l'intérieur d'un document). Le terme «métadonnée» renvoie aux termes «notice» ou référence bibliographique mieux connues des documentalistes. Pour en savoir plus : (http://www.bibl.ulaval.ca/dublincore/usageguide fr.htm#1.1)] Afin de standardiser le format des métadonnées, la norme du Dublin Core (http://dublincore.org/) a été choisie pour décrire les documents Format de métadonnées Dublin Core non qualifié Dublin Core non qualifié Le Dublin Core est un schéma de métadonnées générique qui permet de décrire des ressources numériques ou physiques et d établir des relations avec d'autres ressources. Créé en 1999, le format Dublin Core [DCMI1] est passé en 2003 au statut de norme ISO, sous la référence ISO 15836:2003 «Information et documentation - L'ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core» [ISO15836]. Le Dublin Core non qualifié a été conçu pour décrire de façon simple mais non ambiguë des ressources documentaires

20 disponibles sur Internet. Il se compose d un jeu de 15 éléments, chacun de ces éléments étant facultatif et répétable. Il comprend officiellement 15 éléments de description formels (titre, créateur, éditeur), intellectuels (sujet, description, langue, ) et relatifs à la propriété intellectuelle. Il s agit d un format ouvert. Son utilisation est libre et la documentation concernant son utilisation est disponible sur Internet. Il est interopérable et compatible avec les principaux standards du web tels que HTML, XML, RDF. C est l un des formats de métadonnées descriptives les plus répandus sur Internet Dublin Core non qualifié utilisé pour les portails documentaires de la sphère eau Le Dublin Core non qualifié (ou Dublin Core «simple») est utilisé par le portail "Les documents techniques sur l'eau" et les portails de la sphère eau. Son utilisation entre en effet dans le cadre du protocole OAI-PMH (exposition et collecte automatique de métadonnées), qui requiert le Dublin Core non qualifié comme format minimal de données [OAI]. Le dictionnaire des métadonnées définit les métadonnées obligatoires et facultatives à fournir pour alimenter le portail national "Les documents techniques sur l'eau". Toutes les nouveaux documents produits devront être décrits à l aide de ces métadonnées dont les règles d écriture sont ci-dessous. Correspondance entre les éléments choisis pour le portail et les éléments du Dublin Core les notices en Dublin Core (DC) ne sont pas créées manuellement, mais dérivées de notices ou de bases de données existantes. Les données ne sont donc pas nativement formatées en Dublin Core. Chaque élément DC possède - le nom officiel, en anglais - la définition en français - un statut : o o - la règle d écriture - un ou plusieurs exemples obligatoire l élément doit impérativement figurer dans la notice DC facultatif l élément peut figurer ou non dans la notice Description des éléments choisis Exemple de Titre(s) Exemple de Titre(s) en balise XML OAI Titre(s) Title Titre principal, original (dans la langue du document), ou traduit Obligatoire Alphanumérique Ex 1: Schéma d'aménagement et de gestion des eaux du bassin Vienne Ex 2: SAGE du bassin Vienne Ex 1: <dc:title>schéma d'aménagement et de gestion des eaux du bassin Vienne</dc:title> Ex 2: <dc:title>sage du bassin Vienne</dc:title> Exemple d'identifiant Exemple d'identifiant en balise XML OAI Identifiant Identifier Code unique permettant l'identification du document au sein de l'entrepôt partenaire ATTENTION : cette métadonnée identifier est la même que celle utilisée pour décrire la ou les URL(s), sauf que celle-ci n'est pas précédée de "dc:"et qu'elle apparaît dans l'entête de la réponse XML (balise header) Obligatoire Alphanumérique Ex 1: oai:archimer.ifremer.fr:46 Ex 2: oai:eau-loire-bretagne.fr:etmo1945 Ex 1: <identifier>oai:archimer.ifremer.fr:46</identifier> Ex 2: <identifier>oai:eau-loire-bretagne.fr:etmo1945</identifier>

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