FOURNITURE ET INSTALLATION D INFRASTRUCTURES RÉSEAUTIQUES ET DE TÉLÉPHONIE DANS L ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS

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1 FOURNITURE ET INSTALLATION D INFRASTRUCTURES RÉSEAUTIQUES ET DE TÉLÉPHONIE DANS L ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS SP-12-34A La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour la fourniture et l installation d infrastructures réseautiques et de téléphonie dans l édifice des Travaux publics. Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On pourra se procurer ces formulaires à compter du 10 décembre 2012 soit par courrier électronique: ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d appel d offres (SEAO)» au Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00. Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés. Les soumissions doivent être produites en duplicata (1 original et 3 copies) et accompagnées d un chèque visé ou d une traite bancaire au montant de $, libellé à l ordre de «Ville de Châteauguay» ou d un bon de cautionnement de soumission établi au même montant et valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours de la date d ouverture des soumissions Les soumissions seront reçues jusqu à 11 heures le 10 janvier 2013 dans une enveloppe scellée à l adresse suivante: et y seront ouvertes le même jour, à 11 h 05. VILLE DE CHÂTEAUGUAY BUREAU DU GREFFIER DÉPÔT DES SOUMISSIONS 2 IÈME ÉTAGE ÉDIFICE DE LA MAIRIE 5, BOULEVARD D YOUVILLE CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 2P8 Le Conseil municipal n ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s engage à accepter aucune des soumissions reçues. Donné à Châteauguay, ce 8 décembre Isabelle Lazure Chef de la Division approvisionnements

2 VILLE DE CHÂTEAUGUAY DIVISION APPROVISIONNEMENTS APPEL D OFFRES PUBLIC SP-12-34A FOURNITURE ET INSTALLATION D INFRASTRUCTURES RÉSEAUTIQUES ET DE TÉLÉPHONIE DANS L ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS

3 1. INTRODUCTION 1.1. Présentation de la Ville La Ville de Châteauguay emploie environ 350 employés. Sa population s'établit aujourd'hui à plus de habitants. En 2010, le Conseil municipal a réalisé une consultation publique auprès des citoyens. Ce processus se nomme «Sommet Châteauguay 2020» et a pour objectif d établir les grandes orientations municipales à partir d ateliers tenus à l'automne Le bilan fut présenté le 9 novembre 2010 dont voici la répartition selon les grands thèmes : Le développement durable et concret axé sur l urbain (34%); Le développement durable et concret axé sur l environnement (33%); La famille (18%); Administration compétente et intègre (10%); Les jeunes (10%). Dans les cinq premières catégories viennent dans l ordre : l aménagement urbain; l île Saint-Bernard et la protection de l environnement à égalité; les loisirs et la culture; le transport; le développement économique. C est-à-partir de ce constat qu une planification stratégique a été élaborée durant l année 2011 et une vision, sous forme de vidéo, présentée en février 2012 afin de paver la voie à la réalisation d actions concrètes en accord avec les idées exprimées par les citoyens. 2. SERVICES REQUIS La ville de Châteauguay (ci-après également nommée «la ville») procède actuellement à un transfert du service pour les travaux publics à un nouvel édifice en construction. Ce changement crée un besoin de révision et d ajout d infrastructure en réseautique et en téléphonie. L édifice, dans sa version finale, aura une vocation conventionnelle des travaux publics (garage, entrepôt, etc.) et aussi une vocation d espace de bureaux. La ville désire également profiter de ce projet pour réviser son positionnement technologique à moyen et long terme. La ville souhaite alors profiter des nouvelles technologies et des nouvelles façons de faire qui sauront la positionner adéquatement pour l avenir. Le comité de direction de la ville reconnait que l intégration de tous les services dans un réseau fédérateur unique constitue la meilleure solution à mettre en place. L utilisation de normes et de protocoles ouverts est aussi largement favorisée par les administrateurs des services visés. Finalement, la ville souhaite que les solutions retenues dans le cadre de ce projet puissent être évolutives et prendre en charge graduellement l ensemble de ses activités. 3. DESCRIPTION GÉNÉRALE DU PROJET À noter que le nouvel édifice visé par ce mandat est présentement en construction. Le calendrier de réalisation de la construction prévoit, en date du 15 octobre, que la prise de possession des installations par la Ville est toujours pour le 31 mars Le soumissionnaire doit présenter un calendrier de réalisation qui s intègrera à celui de la construction pour cibler ce jalon. Il sera important de considérer l effort de réalisation nécessaire et les requis pour établir une date de démarrage selon les scénarios («meilleur et le pire») en fonction de trois PAGE 1 DE 20

4 échéanciers potentiels soit le 31 mars, le 30 avril ou le 31 mai À la convenance du chargé de projet de la Ville et de l adjudicataire, l échéancier à respecter sera confirmé à la rencontre de démarrage. Durant la préparation de la soumission, tous les changements apportés aux plans de construction de l édifice seront confirmés pour ajuster la soumission en fonction des nouveaux besoins. L actuel devis technique, incluant les plans de construction, couvre les aspects réseautiques (réseau TCP/IP) et les aspects téléphoniques relatifs au nouvel édifice des travaux publics et au positionnement global pour l ensemble des besoins de la ville. Plus spécifiquement, ce projet couvre : A. Les besoins réseautiques A.1 Équipement dans les salles de distribution; A.2 Câblage vertical (cat 6 et fibre optique multimode entre deux salles de distribution); A.3 Câblage horizontal (cat 6) pour relier les positions de travails au réseau local (LAN); A.4 Équipement de commutation TCP/IP; A.5 Configuration des équipements de niveau 2 et 3 (commutateur, routeur) incluant les besoins relatifs à l introduction de la VoIP dans le réseau local (nouveaux Vlan, QoS); A.6 Documentation des installations et des modifications apportées à l infrastructure générale; A.7 Le soumissionnaire doit fournir et installer les plaques, de couleur blanche, pour toutes les prises réseau. B. Les besoins téléphoniques B.1 Mise-à-niveau minimale de la plateforme téléphonique actuelle; B.2 Mise en marche de la fonctionnalité VoIP (déjà présente mains non-utilisée); B.3 Fourniture, configuration et installation d appareil téléphonique IP; B.4 Formation des techniciens et des usagers; B.5 Documentation des installations et des modifications apportées à l infrastructure du système téléphonique; B.6 Le soumissionnaire doit fournir et installer les plaques, de couleur blanche, pour toutes les prises téléphonique. 4. DESCRIPTION DE L INFRASTRUCTURE RÉSEAUTIQUE DE LA VILLE La ville exploite un réseau de transmission de données qui dessert tous ses usagers localement (LAN) et qui relie tous ces établissements entre-eux (WAN privé) tel que représenté sur le diagramme suivant : PAGE 2 DE 20

5 Figure 1 - Schéma réseau informatique (abrégé) Ville de Chateauguay La ville vient tout juste de procéder à la mise à niveau de ces commutateurs d interconnexions périphériques («edge»). La majeure partie des commutateurs ont été remplacées par des commutateurs de niveau 2 «Hp Procurve» modèle 5120 de 48 ports avec PoE (Power over Ethernet norme 802.3af). Quoique la ville est d avis que les équipements qu elle utilise offrent toutes les fonctionnalités requises pour satisfaire aux besoins de transmission de données, de voix et de vidéo qu elle entend exploiter dans ces installations, le soumissionnaire a la responsabilité de consulter les fiches techniques des équipements sur les sites web des manufacturiers pour s assurer de la compatibilité du réseau avec la solution qu il propose. 5. DÉTAILS DES TRAVAUX DEMANDÉS VIS-À-VIS DE L INFRASTRUCTURE RÉSEAUTIQUE Le soumissionnaire doit répondre à toutes les exigences énumérées dans la présente section. Il doit fournir une description détaillée de sa solution, dont la liste des équipements fournis, la liste des logiciels et micrologiciels fournis, le détail des actions qu il entend prendre (particulièrement les actions susceptibles d affecter les opérations normale de la ville) et un échéancier pour la réalisation des travaux, à partir d une date de début flottante. PAGE 3 DE 20

6 5.1. Besoins au niveau des salles de distribution Le soumissionnaire devra fournir et installer les équipements suivants : 1- Un (1) râtelier ouvert, d une largeur de 19 et d une hauteur approximative de 84 dans la salle informatique du rez-de-chaussée ; 2- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 24 ports pour terminer les liens du câblage vertical (câblage en provenance des autres salles de distribution du bâtiment) dans la salle informatique du rez-de-chaussée ; 3- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 48 ports pour terminer le câblage horizontal des postes de travail dans la salle informatique du rez-de-chaussée ; 4- Un (1) demi-râtelier ouvert d une largeur de 19 et d une hauteur approximative de 42 dans la salle télécom section atelier ; 5- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 48 ports pour terminer le câblage horizontale des postes dans la salle télécom section atelier. Le plan de disposition des équipements dans les râteliers devra être conforme aux équipements déjà installés dans les installations de la ville ou suivre les instructions du gestionnaire responsable de la Direction des TI de la ville Besoin en câblage vertical Le soumissionnaire devra fournir et installer les câbles pour relier les différents points d interconnexion du réseau local entre eux à l intérieur du bâtiment des travaux public. Un plan du bâtiment dans sa version finale est joint. Il doit servir de référence pour le câblage. Il existe quatre (4) points d interconnexion principaux dans le bâtiment : 1- Salle informatique du rez-de-chaussée (section bureau); 2- Salle informatique du premier étage (± au dessus de celle du rez-de-chaussée) 3- Salle électrique (au centre du bâtiment, à l étage) 4- Salle télécom section atelier La salle principale (tête de réseau pour ce bâtiment) sera la salle informatique du rez-dechaussée. La salle électrique représente le point d entrée des câbles pour ce bâtiment (utilisée par les fournisseurs de services public et le réseau WAN privé). Cette salle devra alors être reliée à la salle principale pour récupérer les services et les liens extérieurs. Toute la distribution horizontale se terminera soit dans la salle informatique du rez-dechaussée ou la salle télécom de l atelier. De plus, même si aucune terminaison du câblage horizontal n est actuellement prévue dans la salle informatique du premier étage, cette salle doit tout de même être reliée à la salle informatique du rez-de-chaussée. Alors, les salles devront être reliées entre-elles selon les exigences suivantes : 1-1 lien fibre multimode fonctionnant à 1 gbit/s entre la salle informatique du rez-dechaussée et la salle télécom de l atelier. Le soumissionnaire doit fournir tous les équipements requis dont, le câble comprenant les fibres, les panneaux de raccordement des fibres (un (1) à chaque extrémité), les convertisseurs PAGE 4 DE 20

7 optonumériques (un (1) à chaque extrémité, plus une (1) unité de rechange) et tous les câbles d interconnexion («patch cord») ; 2-12 liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre entre la salle électrique et la salle informatique du rez-de-chaussée. Ces liens devront être terminés au panneau de raccordement du câblage vertical dans la salle informatique du rez-de-chaussée d une part, et se terminer sur un connecteur RJ- 45 dans la salle électrique d autre part Ces câbles devront être clairement identifié sur le panneau d interconnexion ; 3-12 liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre entre la salle informatique du premier étage et la salle informatique du rez-de-chaussée. Ces liens devront être terminés au panneau de raccordement du câblage vertical dans la salle informatique du rez-de-chaussée d une part, et se terminer sur un connecteur RJ-45 dans la salle électrique d autre part Ces câbles devront être clairement identifiés sur le panneau d interconnexion.; 5.3. Besoins en câblage horizontal Le soumissionnaire devra fournir et installer les câbles pour relier tous les postes de travail à la salle d interconnexion la plus près (selon les plans joints) entre la salle informatique du rez-de-chaussée, et la salle télécom de l atelier. Chaque poste de travail doit être câblée avec deux (2) liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre et doit être prêt à fonctionner à la vitesse de 1Gbit/s. Le point de terminaison de chaque câble doit être clairement identifié aux panneaux de raccordement Besoins en commutateur La mise en place d un deuxième point de distribution du câblage horizontal implique l ajout d un commutateur de distribution périphérique. Comme mentionné précédemment, la ville vient tout juste de mettre à niveau ces commutateurs de distribution périphérique. La ville ne souhaite pas introduire de produit différent dans son infrastructure. Le soumissionnaire devra alors fournir un commutateur de marque HP modèle Procurve 5120 EI de 48 ports, avec PoE (# de produit HP : jg237a#aba). Ce commutateur devra être installé dans la salle télécom de l atelier Besoins en configuration des équipements de l infrastructure réseautique L adjudicataire devra configurer le nouveau commutateur en respectant le plan d adressage IP et le plan de routage déjà en place à la ville. L adjudicataire obtiendra toutes les informations requises à la suite de la signature du contrat. Comme mentionné à l article 3 du devis technique intitulé («description générales du projet») et comme il sera spécifié plus loin dans ce devis, le présent projet comprend également la mise en marche des premiers appareils téléphoniques sous le mode de fonctionnement VoIP. Cela implique que les signaux de voix seront transportés sur le réseau de données, conjointement avec les communications de données ou toutes autres communications utilisant le réseau de données. Comme il est d usage selon les bonnes pratiques, il est requis de conditionner le réseau à recevoir et traiter adéquatement le nouveau service de VoIP. Le soumissionnaire sera responsable de cette étape cruciale dans le déploiement du service. Il devra concevoir et proposer une solution qui respecte les bonnes pratiques de l industrie et procéder PAGE 5 DE 20

8 lui-même (avec la collaboration de la ville) à la configuration de tous les équipements du réseau (nouveaux et existants) qui requièrent des ajustements afin de : Mettre en marche les nouveaux réseaux locaux virtuels (VLAN) appropriés ; Mettre en marche la qualité de service (QoS) sur la totalité du réseau selon les recommandations d usage du manufacturier d équipement de téléphonie (Avaya) et des manufacturiers d équipement de réseautique (Cisco et HP). Mettre en marche les nouveaux services connexes (DHCP, DNS, TFTP, etc.). Le soumissionnaire devra soumettre un plan détaillé des actions qu il entend prendre pour atteindre cet objectif. Il doit tenir compte de l obligation, s il devient l adjudicataire, de faire valider et accepter son design par les représentants de la ville avant de procéder à une modification de configuration dans quelque pièce d équipements que ce soit. 6. DESCRIPTION DU SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE À LA VILLE La ville possède un système téléphonique privée (PBX) utilisant les plateformes d Avaya «Call Manager et Intuity». La ville est consciente que plusieurs éléments constituant son système téléphonique ont déjà fait l objet d avis de fin de vente ou de fin de support du manufacturier. L actuel appel de propositions ne comprend pas la mise-à-niveau complète du système sachant qu il est encore possible d utiliser les éléments dans leur état et version actuel. Figure 2 - Schéma réseau téléphonique (abrégé) Ville de Chateauguay. PAGE 6 DE 20

9 Les sections qui suivent décrivent le système avec un niveau de détails jugé suffisant pour permettre aux soumissionnaires de concevoir leur proposition. L adjudicataire aura accès à toutes les informations détaillées et pertinentes selon certaines conditions de confidentialité. Si le soumissionnaire juge qu il lui manque de l information pour préparer sa proposition, il devra faire une demande détaillée par écrit en suivant les conditions générales du présent appel d offres. A) Le cœur du système téléphonique actuel est constitué de : Au poste de police Un Call Manager d Avaya a. Version CM3.1.3 b. Serveur S8700 c. G650 Media Gateway d. 293 rtu Un service voic d Avaya a. Intuity LX b. Version 3 c. 8 ports À l hôtel de ville : Serveur d autonomie S8300B 2 G700 Media Gateway Au poste de pompiers 1 G700 Media Gateway Aux travaux publics. 1 G700 Media Gateway À la bibliothèque 1 G700 Media Gateway Le tableau suivant liste les principaux composants du système actuel dans son ensemble. PAGE 7 DE 20

10 B) Les postes téléphoniques existants sont desservis par des appareils numériques ou analogiques. C) Le système actuel est prêt à fonctionner en mode VoIP. Par contre, aucun téléphone IP ni licence ne sont actuellement présent dans le système. Selon les vérifications menées par la ville, une mise à jour du «Call Manager» à la version permettrait l ajout de licences IP et la mise en fonction d appareils téléphoniques IP. La ville comprend également que la mise-à-jour à la version 6.2 serait minimalement requise pour profiter d un support logiciel d Avaya, mais elle ne requiert pas cette mise-à-jour 7. DÉTAILS DES TRAVAUX DEMANDÉS VIS-À-VIS DU SYSTÈME DE TÉLÉPHONIE Le soumissionnaire devra répondre à toutes les exigences énumérées dans la présente section. Il devra fournir une description détaillée de sa solution dont notamment la liste des équipements fournis, la liste des logiciels et micrologiciels fournis, le détail des actions qu il entend prendre (particulièrement les actions susceptibles d affecter les opérations normales de la ville) et un échéancier pour la réalisation des travaux, relatif à une date de début flottante Modification au système existant Mise-à-jour du «Call Manager» à la version minimale requise pour l ajout de licence VoIP dans le système. Selon les vérifications faites à ce jour, la version est toujours disponible et permettrait l ajout des licences souhaitées; PAGE 8 DE 20

11 Modifier toutes les données de configurations requises pour faire fonctionner la VoIP dans les équipements de téléphonie existants (CM, serveurs d autonomie, etc.) Ajout de nouveaux équipements Ajouter 35 licences pour des postes téléphonique IP utilisant le protocole H.323 ; Fournir 5 appareils téléphoniques d Avaya modèle 9621G fonctionnant sous le protocole H.323, mais pouvant être convertis sous le protocole SIP lors d une éventuelle migration; Fournir 30 appareils téléphoniques d Avaya modèle 9611G fonctionnant sous le protocole H.323, mais pouvant être convertis sous le protocole SIP lors d une éventuelle migration; Faire l installation des appareils téléphoniques dans l édifice des travaux publics, poste par poste. Cela inclus notamment : - Configuration des appareils avec le profil de l usager approprié pour chaque position de travail. Cela peut nécessiter la modification ou l enlèvement de configurations existantes puisque la majorité des usagers visés sont actuellement existants et desservit en mode numérique ou analogique par le système; - Branchement de chaque appareil à l une des deux prises réseau à la position de travail de chaque usager ; - Si l ordinateur est présent au poste de travail lors de l installation des postes téléphonique, l adjudicataire devra procéder au branchement de l ordinateur au port commuté du téléphone ; - Si l ordinateur n est pas présent à l emplacement prévu lors de l installation des postes téléphoniques, l adjudicataire devra procéder au branchement du câble cat6 pour l ordinateur dans la prise de téléphone et laisser le câble nonbranché à l autre extrémité, Note : La deuxième prise réseau de la position de travail doit demeurer inutilisée Formation et documentation Préparer et dispenser une session de formation d administrateur à trois représentants de la ville (en français). Cette session devra permettre aux administrateurs désignés de faire l ajout, la modification, le déménagement, la gestion de la sécurité (mots de passe) ou la suppression d un poste IP dans le système tant au niveau téléphonie, messagerie vocale et configuration TCP/IP des postes. Elle devra également couvrir les nouveaux aspects de gestions des postes IP tels que la mise-à-jour des micrologiciels. La formation doit être accompagnée d un support (en français) papier ou électronique sous forme d aide mémoire et de procédure («How To») Préparer et dispenser une session de formation d une heure pour les utilisateurs des nouveaux appareils pour 5 à 10 représentants (en français) incluant un PAGE 9 DE 20

12 support papier ou électronique (en français) sous forme d aide mémoire pour les principales fonctionnalités L adjudicataire devra fournir la liste de tous les manuels d installation, guides d utilisation et les spécifications techniques des équipements proposés tel que fournis avec les équipements par le manufacturier, en français si disponible Considérations diverses La solution finale devra maintenir le niveau de service actuel en assurant notamment un taux de disponibilité équivalent ou supérieur à celui existant dans le système; Toute l information sur les besoins de programmation des équipements tels que les plans de routage, les VLANs, le plan d adressage IP, etc. sera remise à l adjudicataire par les représentants de la ville suite à la signature du contrat ; L aménagement électrique des locaux où seront installés les équipements est déjà en place et jugé satisfaisant; L alimentation électrique des postes IP sera assurée par les commutateurs de distribution périphérique à l aide de la norme PoE, protocole 802.3af. 8. GESTION ET ORGANISATION Le soumissionnaire doit se conformer aux directives nécessaires à la gestion et à l organisation du projet présentées dans cette section. Si des changements sont demandés par le soumissionnaire, la Ville se réserve le droit d accepter ou de refuser lesdits changements. Le soumissionnaire pourra proposer l utilisation de ses propres gabarits si ceux-ci, après une évaluation du Comité Directeur, sont conformes aux normes établies par la Ville. Voici la structure fonctionnelle proposée pour la réalisation : PAGE 10 DE 20

13 8.1. Rôles et responsabilités Rôles et responsabilités de la Ville La Direction générale désignera un directeur de projet provenant de la Direction des Technologies de l Information. Il sera responsable de la livraison de la téléphonie et du réseau informatique. Un comité directeur sera composé de différents intervenants de la Ville. Le rôle du comité consistera à assister le directeur de projet dans la gestion du suivi des activités et de l approbation de tous les livrables. Le directeur du projet est l unique interlocuteur officiel avec l adjudicataire. Le directeur du projet désignera un chargé de projet représentant la Ville. Le chargé de projet sera responsable de présenter tous les livrables pour approbation au comité de direction et travaillera en étroite collaboration avec le chargé de projet de l adjudicataire pour assurer le succès du projet. Les responsabilités du comité directeur, du directeur de projet, des chargés de projets pour les équipes de réalisation seront détaillées au démarrage du mandat. Le comité de direction et le directeur du projet participeront au suivi de la réalisation du projet et à l approbation des livrables déposés Rôles et responsabilités de l adjudicataire L adjudicataire devra fournir les services nécessaires de gestion de projet, en conformité avec le modèle proposé par la Ville. Il doit en conséquence respecter les critères spécifiés dans le document de l appel d offres. Le chargé de projet de l adjudicataire assume les responsabilités suivantes : planifier, organiser, diriger et contrôler l ensemble des activités du projet auprès de l équipe de l adjudicataire; s assurer que la communication entre les équipes de réalisation et les autres intervenants du projet soit efficace; préparer les livrables de gestion (manuel d organisation de projet, plan d assurance qualité, plan de travail, revues de gestion, demandes de changement et points en suspens) et de les déposer pour obtenir les approbations nécessaires; aviser le chargé de projet Ville des écarts à la planification et soumettre les recommandations pour y remédier; assurer l application des mécanismes d assurance qualité pour l ensemble des biens livrables avant leur remise; consigner les résultats de la vérification des biens livrables et prendre des mesures dans le cas d écart de conformité; assurer le suivi des efforts, des coûts et de l échéancier; assurer le suivi des points en suspens et demandes de changement; assurer le suivi et l approbation des biens livrables; PAGE 11 DE 20

14 maintenir un contact permanent avec le chargé de projet de la Ville afin de bien coordonner les activités qui sont sous la responsabilité des ressources Phases d implantation A) L adjudicataire doit proposer une méthodologie pour assurer une implantation ordonnée de la solution proposée et qui est propre aux réalités et contraintes des opérations courantes de la ville. B) Activités sous la responsabilité de l adjudicataire : 1. Prise d'informations complémentaires aux tableaux fournis par la ville, si requis; 2. Configuration des systèmes; 3. Installation des systèmes; 4. Formation des administrateurs, techniciens et agents multiplicateurs (usagers); 5. Installation dans chaque site où des travaux seront requis; 6. Entrée en vigueur des garanties; C) Activités pouvant être exécutées en régie : La responsabilité des activités suivantes pourra être partagée entre l adjudicataire et les représentants de la ville. Nécessairement, ce départage devra recevoir l'aval des deux parties : i. Ajustement des documents de procédures administratives et opérationnelles des systèmes; ii. Modifications aux configurations d équipements existants tels que les routeurs, les coupe-feu, les sondes, les éléments de gestions et de surveillance des infrastructures, etc. 9. EXIGENCES FACE À L INTÉGRATION L adjudicataire devra assumer l intégration complète de la solution proposée. Les soussections qui suivent présentent les principales exigences de la ville à cet égard Rencontre de démarrage L adjudicataire devra organiser une rencontre de démarrage dans les 5 jours ouvrables suivant l adjudication. Cette rencontre devra être tenue avant la commande des équipements. Elle servira plus précisément à : - Présenter les membres de l équipe de l adjudicataire qui seront impliqués dans le projet ; - Compléter les négociations gré à gré, si requis ; - Confirmer le calendrier des travaux en tenant compte du projet de construction du nouvel édifice pour le service des Travaux Publics ; - Présenter la façon dont l adjudicataire entend procéder pour réaliser l ensemble des travaux. PAGE 12 DE 20

15 9.2. Conception L adjudicataire sera responsable de la conception détaillée des modifications requises aux systèmes et aux infrastructures. Il devra s assurer d obtenir les accords auprès de la ville avant de procéder à la mise en place de sa solution, particulièrement pour les activités qui requièrent un arrêt de service d un système Plans et devis L adjudicataire devra fournir à la ville la mise à jour de tous les plans et devis en fonction des modifications apportées aux systèmes et aux infrastructures. Ces plans et devis devront être révisés conjointement avec les représentants de la ville et devront être approuvés par ces derniers. Cela inclut notamment : Un échéancier de réalisation détaillé; Un nouveau schéma logique du réseau représentant tous les éléments de la solution en plus des éléments existants (commutateurs, etc.); Un document synthèse sur les normes et standards supportés par le système (profils d usagers, profils de boîtes vocales, etc.); Un plan de tests et d acceptation de la solution; Un plan de migration. Un plan de contingence pour les activités prévues sur les systèmes actifs Fourniture des équipements L adjudicataire devra fournir tous les équipements mentionnés dans cet appel de propositions. Il devra assurer le suivi de la livraison et s entendre avec le représentant de la ville sur le lieu de livraison des composantes Configuration et Installation des composantes du nouveau système L adjudicataire sera responsable de reconfigurer et d installer toutes les composantes incluant les postes téléphoniques. La mise-à-jour des plateformes ne doit entraîner aucune perte de fonctionnalité dans le système. L adjudicataire est seul responsable de l intégrité des données et des systèmes. Il doit alors s assurer de prendre toutes les précautions d usages tels la prise d images de secours, la préparation d un plan de contingence («Fall Back») et ainsi de suite Tests et acceptation Les tests du système devront être réalisés conjointement avec les représentants de la ville. L acceptation du système sera faite par les représentants qui auront participé aux tests Migration et mise en service L adjudicataire sera responsable de coordonner et exécuter la migration et la mise en service des nouveaux éléments du système. Les mises en service devront se faire en minimisant les interruptions de service. Le soumissionnaire devra soumettre un plan qui devra être approuvé par les responsables de la ville. La date et l heure de la mise en service devront être négociées afin de PAGE 13 DE 20

16 minimiser les perturbations. Il est probable que la ville demande que les mises en service nécessitant une interruption de service se fassent en dehors des heures normales d opération. Une attention particulière devra être portée au service de police et au centre d appels d urgence 911. L adjudicataire s assurera du maintien de ces services après la migration vers le nouveau système. 10. PERIODE DE GARANTIE La période de garantie couvre le nouvel environnement téléphonique et réseau informatique implantés. Cette période de garantie démarrera suite à l acceptation officielle de l environnement par la Ville de Châteauguay et aura une durée de douze (12) mois L adjudicataire devra être en mesure de fournir le plus rapidement possible les correctifs nécessaires et ce, incluant le matériel de rechange identique ou avec approbation de la Ville minimalement équivalant aux pièces d origine pour au moins la période de garantie. L application de la garantie s effectue sans frais par l adjudicataire. 11. DÉFAUT D EXÉCUTION ET PÉNALITÉS Tous les frais encourus par la Ville et/ou pénalités qui font suite au défaut de l adjudicataire d exécuter l une quelconque des clauses du présent contrat, devront être payés ou remboursés par l adjudicataire Les dommages découlant d infraction(s) aux différents articles de cet appel d offres seront remboursés à même les paiements dus à l adjudicataire après rapport du responsable du Service concerné, dont une copie sera transmise à l adjudicataire Si l adjudicataire est en défaut de respecter l un des engagements souscrits, et sans limiter la généralité de ce qui précède, le responsable du Service concerné pourra mettre à l œuvre le personnel et les équipements nécessaires pour suppléer au défaut de l adjudicataire, après l en avoir avisé verbalement ou par téléphone, si possible. Les dépenses ainsi encourues par la Ville devront être payées ou remboursées par l adjudicataire De plus, en dépit de toutes les autres clauses de pénalités exigées aux présentes, des montants de pénalité décrits ci-après devront être payés par l adjudicataire à titre de dommages intérêts liquidés, sans préjudice aux autres recours que la Ville pourra juger bon d intenter. À cette fin, la Ville déduira le(s) dit(s) montants des paiements dus à l adjudicataire, ou à défaut de quoi, la Ville pourra requérir le paiement de la caution. 1) 1 er manquement ; 500 $ 2) 2ème manquement; $ 3) 3ème manquement; $ L adjudicataire reconnaît expressément qu après trois (3) manquements, la Ville pourra résilier de plein droit, ledit contrat et ce, sans avis et pénalité à la Ville. En lieu et place de cette résiliation, la Ville pourra requérir de la caution, la poursuite de l exécution dudit contrat. Dans un cas comme dans l autre, l adjudicataire demeurera responsable des dépenses et des frais encourus par suite de son défaut. PAGE 14 DE 20

17 12. ESSAIS D ACCEPTATION DE LA SOLUTION CLÉ EN MAIN Une fois la solution ou partie de la solution est installée et fonctionnelle, l adjudicataire devra effectuer des essais dans le but de valider, avec les personnes responsables de la Ville, que le nouvel environnement téléphonique et réseau informatique respecte tous les critères contenus dans l appel d offres et ceux confirmés dans le plan des essais d acceptation défini au démarrage du projet. En supplément, l adjudicataire peut suggérer des tests spécifiques pour valider la qualité de l environnement téléphonique et réseau informatique. 13. RÉCEPTION DES ÉTAPES DE RÉALISATION Dans le but de déterminer les séquences de réceptions des étapes à réaliser, l adjudicataire devra se référer aux jalons identifiés au bordereau de soumission L adjudicataire avise par écrit le représentant de la Ville lorsqu il juge qu une étape de réalisation du projet est complétée, c est-à-dire que lorsque tous les jalons associés à chacune des étapes sont complètement effectués selon les exigences de la Ville Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de cet avis, le représentant de la Ville vérifie et valide les réalisations Le représentant de la Ville rédige un rapport sur le résultat de la vérification des réalisations déposées pour approbation, contenant, entre autres, une liste des points non acceptables, à corriger ou à refaire, et de ceux non complétés, puis en remet une copie à l adjudicataire Les étapes de réalisation seront reçues provisoirement si, selon le représentant de la Ville, les critères d acceptation prévus dans l appel d offres et ceux inclus dans le manuel d organisation du projet et les livrables afférents sont rencontrés à sa satisfaction La date de la réception de chaque étape de réalisation est celle qui est mentionnée au rapport après avoir satisfait tous les critères d acceptation Le rapport indique aussi, le cas échéant, que les conditions de réception ne sont pas remplies et que, par conséquent, la réception n a pas eu lieu Après que l adjudicataire a complété les changements mentionnés au rapport et validés à la satisfaction du représentant de la Ville, l adjudicataire doit produire une facture représentant les montants acceptés selon l entente préalable entre les deux parties Aucun paiement à l adjudicataire ne sera effectué tant que ce dernier n aura pas fourni à la Ville les garanties exigées ainsi que les attestations d assurance. 14. PARTICULARITÉS RELIÉES À LA LIVRAISON FINALE DU MANDAT À la livraison finale de l environnement téléphonique et réseau informatique, l adjudicataire devra tenir compte des étapes prévues à l article 3 de la présente section, à l exception des éléments suivants : PAGE 15 DE 20

18 14.1. L adjudicataire avise le représentant de la Ville par écrit lorsqu il juge que l environnement téléphonique et réseau informatique est entièrement déployé. C est-àdire que le nouvel environnement est implanté, testé et fonctionnel, que le transfert de toutes les activités est complété selon les exigences de la Ville Suivant la réception de cet avis, le représentant de la Ville vérifie le bon fonctionnement de l ensemble de l environnement qui sera testé par des utilisateurs sélectionnés par la Ville. 15. DÉCOMPTE DÉFINITIF Avant que la Ville n effectue le paiement final, l adjudicataire doit fournir une déclaration conforme aux dispositions de la Loi sur la preuve au Canada attestant que tous les montants dus à la main-d œuvre et à tous les sous-traitants et fournisseurs ont été payés pour le montant qui a déjà été versé à l adjudicataire. Ce dernier doit aussi fournir un certificat de la Commission de la santé et de la sécurité du travail attestant qu il a versé toutes les contributions exigées par la Loi L acceptation par l adjudicataire du paiement du décompte définitif constitue une reconnaissance par ce dernier qu il n a aucune réclamation à l endroit de la Ville de Châteauguay, sauf celles, le cas échéant, dont avis a déjà été signifié par écrit à la Ville et qui ne sont pas encore réglées. Ce paiement se fait nonobstant ces réclamations. 16. ENTENTE DE SERVICE (Référence item 2 du bordereau de soumission, Annexe I) Le soumissionnaire devra inclure, dans la soumission, un contrat de service d entretien pour assurer le fonctionnement du système téléphonique Avaya Definity pour une durée de trentequatre (34) mois qui débutera en mars 2013 jusqu en décembre Cette entente sera complémentaire durant la période de garantie couvrant les changements demandés par ce devis Situation actuelle : Se référer à la section 6 pour une description sommaire du système Informations complémentaires Tous les sites énumérés ci-dessous sont reliés par un réseau de fibre optique : Hotel de ville : 5, boul. D Youville; Caserne d incendie : 20, boul. D Anjou; Ateliers municipaux : Ancien : 20, boul. Maple / Nouveau : 220, boul. Industriel; Centre culturel Vanier : 15, boul. Maple; Bibliothèque municipale : 25, boul. Maple; Service de police : 55, boul. Maple. Le système téléphonique contient au total environ 243 lignes DID. Un système Norstar est utilisé pour le 911. PAGE 16 DE 20

19 16.2. Musique en attente Le système de téléphonie permet le raccordement d une source musicale pour diffusion de musique en attente. Le soumissionnaire a l obligation de desservir les points de services suivants : Hotel de ville : 5, boul. D Youville Caserne d incendie : 20, boul. D Anjou Réseau Ateliers municipaux : Ancien : 20, boul. Maple / Nouveau : 220, boul. Industriel Centre culturel Vanier : 15, boul. Maple Bibliothèque municipale : 25, boul. Maple Service de police : 55, boul. Maple Voir le diagramme de la section Besoins pour le contrat de service le support technique en ligne durant les heures normales de bureau pour les personnes responsables du système; La coordination des demandes pour tout ajout, retrait ou modification pour les lignes téléphoniques régulières; La coordination et le suivi avec la compagnie de service lors de troubles ou pannes sur tous les circuits téléphoniques; Terminer des travaux de réparation en temps supplémentaire lorsque déjà entamé, selon l urgence des travaux; L assistance lors d évaluation des rapports d étude de trafic, projets spéciaux, etc La maintenance préventive : afin de conserver les équipements en bon état de fonctionnement selon les recommandations du manufacturier. Minimalement, l adjudicataire doit procéder mensuellement à : faire une copie de sauvegarde de la programmation que la Ville de Châteauguay conservera à ses bureaux et qui pourra être utilisé en cas de panne ou de sinistre; faire la vérification d usage des batteries UPS; Cette maintenance devrait être exécutée avant et après chacune des interventions sur le réseau, sinon sur une base mensuelle La surveillance à distance : tous les systèmes téléphoniques Definity, Multivantage et Communication Manager sous contrat d entretien doivent être automatiquement dans le programme de diagnostique journalier à distance de la Ville de Châteauguay. Le site est équipé d un modem qui devra être en mesure d aviser de toute irrégularité du système. Si le problème ne peut être résolu à distance, un technicien devra se présenter à nos bureaux avec les pièces de remplacement nécessaires. PAGE 17 DE 20

20 Couverture du service : 7 jours/7, 24 heures/24, incluant les jours fériés; Temps de réponse : problème mineur : en dedans de 24 heures; urgence : en dedans de 4 heures Traitement des pannes Types de pannes : Les pannes sont classées en deux catégories : les pannes majeures et les pannes mineures. Les cas de pannes majeures comprennent : Une position principale de réponse, ou plus de 5 % des circuits ou 5 % des postes et plus qui ne fonctionnent pas correctement; un faisceau de circuits ou un lien «Megalink» qui ne fonctionne pas; un mauvais fonctionnement de l équipement commun (unité centrale de traitement); un mauvais fonctionnement de postes désignés comme vitaux par le Requérant; (centre 911); une panne du système de messagerie vocale, de réceptionniste automatisée ou un mauvais fonctionnement de plus de 5 % des boîtes vocales. Les pannes qui ne répondent pas aux critères des pannes majeures sont considérées comme des pannes mineures Appels de service Le fournisseur doit mettre à la disposition du Requérant un numéro de téléphone sans frais pour tous les types d appels de service. Au numéro de service précité, le fournisseur doit maintenir un service de réponse 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine. Afin d assurer un suivi régulier, nous aimerions connaître la hiérarchie selon les niveaux de résolution de problèmes : Niveau Délai Nom de la(les) ressource(s) Fonction de la(les) ressource(s) No téléphone 1 2 heures 2 4 heures 3 6 heures 4 8 heures PAGE 18 DE 20

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