New Way of Working Coworking day Mise en place du Smart Working chez GSK

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1 New Way of Working Coworking day Mise en place du Smart Working chez GSK Benoît Schmits, Director Global Real Estate & General Services 1

2 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Registered as GlaxoSmithKline Biologicals SA 2

3 GSK Vaccines aujourd hui 2011 > 30 vaccins commercialisés disponibles dans le monde 1.1 milliard de doses de vaccins > 20 vaccins en développement clinique > personnes dans le monde 3,4 milliards de ventes (+11% par rapport à 2010, hors vaccins pandémiques) Plus de personnes travaillent à la recherche et au développement de nos vaccins 3

4 Les 3 sites belges Rixensart Wavre Gembloux

5 Zoom quartier général 1000 places, adaptables en espaces paysagers & en bureaux individuels Parking 750 voitures Restaurant de 500 places Zone Odyssey (90 places comprenant 4 salles et un restaurant VIP) Centre de conférence & auditoire (350 places) 52 salles de réunion Data Center mondial Divers : Shop/laundry Agence de voyage Bancontact

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7 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 7

8 Ce que ça veut dire pour le FM

9 Organisation Service to People Real Estate Soft Services Security Building Management Hard Services Service to Buildings *

10 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 10

11 * New Way of Working Vers le bureau partagé: Pourquoi? 1 Personnel Extension des espaces Croissance très rapide! Espace bureau Changements NWOW*

12 Taux d occupation des bureaux Excepté pour 2 services, taux d occupation < 80 %

13 Vers le bureau partagé: Pourquoi? 2 Façon de travailler évolue Mobilité Taux d occupation:75% Plus d interaction Nous devons proposer des espaces de travail adaptés aux activités et à la culture de GSK Rapidité

14 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 14

15 Virtual offices

16 Smart Working Une journée type

17 A typical Smart Working day

18 Le challenge Trouver l équilibre idéal entre Avantages du Smart Working Désavantages du Smart Working Equité = même bureau pour tous Les managers perdent leur privilège Réduction de la hiérarchie visuelle Meilleure utilisation des espaces apportant des économies Coûts de fonctionnement/pers en baisse Opportunité pour tous de choisir sa place au sein de la communauté Facilite les interactions/communication + d interactions informelles, + présence sur le terrain, décision + rapide Clean desk D un environnement propriétaire vers un environnement partagé = + or -? Identification = pas aussi évidente qu avec un bureau personnel Concentration? Présence du boss au mileu des collaborateurs Clean desk: dossier à ranger chaque jour

19 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 19

20 Structure: phase 1= création du design, du concept EHS Sponsor: SVP HR Steering Project team «Smart Working» HR, EHS, Communication, FM/RE, Procurement, IT, Finnce, VP des grands départements, Project director: Office & communication: Change Mngt & communication IT, Telecom Homeworking, mobility, parking User representatives: VP des plus grands départements Infrastructure, Furniture, Move FM (Mail, printer, archiving (paperless office)) Lorsqu'un seul homme rêve, ce n'est qu'un rêve. Mais si beaucoup d'hommes rêvent ensemble, c'est le début d'une nouvelle réalité." F. Hundertwasser

21 Structure: phase 2 = implémentation par étape Sponsor: SVP HR Steering Project team «Smart Working» HR, EHS, Communication, FM/RE, Procurement, IT, Finnce, VP des grands départements, Project Coordination Move Manager A Move Manager B Move Manager Z EHS IT Community A Community B Community Z Homeworking, Key Relay A Key User A Key Relay B Key User B Key Relay Z Key User Z Infrastructure FM (mail, printer, ) Change Manager 1 Change Manager 2 Change Manager 2 Communication 21

22 Steps of preparation

23 This moment arrived

24 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 24

25 Both sides of the same coin «Your best and worse about Smart Working?» Conviviality of environment Communication Data sharing Interactions (including decisions) Best Design of the area is important (colors, social areas) Flexibility Bubbles, meeting rooms on-demand, free seating are appreciated Worse Noise Concentration Learning curve (scheduling concentration moments in bubbles) and culture (homeworking promotion) Interruptions Living principles: learning to ask for availability before asking directly

26 Agenda GSK Vaccines en quelques mots Facility Management et Real Estate Management Projet Smart Working : mise en place du bureau partagé Smart Working, pourquoi? Smart Working? Comment le mettre en place? Une expérience positive Les indicateurs de performance. Insert text here using Header and Footer 26

27 Smart working dashboard KPI measured for each community Guidelines Desk sharing rate : 80 % in average Global area/desk : +/- 11 m 2 /desk People satisfaction : 70 % Real Estate management : Budget follow-up Planning Cost of relocation 27

28 Efficience des implantations : Smart Working Economie m² Satisfaction OBJECTIF 30% 70% RÉSULTAT à ce jour 31% soit 5700 m² 84% Production de CO 2 d un Boeing 747 ayant parcouru Kms Production de CO2 par an de 170 familles (moyenne) Registered as GlaxoSmithKline Biologicals SA 28

29 Conclusion Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu il ne nous prenne par la gorge.«- Winston Churchill La réussite appartient à tout le monde. C'est au travail d'équipe qu'en revient le mérite. Franck Piccard

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