L avancée de la dématérialisation dans le chaîne comptable et financière

Transcription

1 Date >> modifier en mode masque L avancée de la dématérialisation dans le chaîne comptable et financière Françoise AMBAL-BODIN, Responsable du pôle de la dématérialisation des pièces justificatives Hervé BREYTON, Responsable du pôle PES et de la dématérialisation des pièces comptables Partenaires institutionnels

2 Les enjeux de la dématérialisation des échanges Des échanges croissants entre Les organismes publics locaux et les services de l État. Les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière des organismes locaux. La recherche d une plus grande qualité des comptes des organismes locaux, d une meilleure sécurité et rapidité d exécution de leurs opérations la dématérialisation répond à ces enjeux majeurs Des avantages renforcés par une dématérialisation de bout en bout (pas de rupture de la chaîne dématérialisée entre tous les acteurs). Des avantages renforcés par une dématérialisation globale, à la fois des pièces comptables et des pièces justificatives grâce à un éventail complet de solutions techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux. 2

3 Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques pour l ensemble des partenaires du secteur public local Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 630 millions PEC 280 millions PJ 350 millions Factures de recette collectivités et établissements publics locaux Factures de dépense Potentiel de dématérialisation par type de pièce en volume de feuilles A4 Mandats et bordereaux Marchés Délibérations et arrêtés Paye Aides sociales Autres PJ Titres et bordereaux 3

4 L intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une cible d échanges dématérialisée sur toute la chaîne comptable 4

5 L intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une cible d échanges dématérialisée Simplifier et accélérer les échanges d informations comptables entre chaque organisme local et son comptable public Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et comptables par l organisme public local (supports, traitements, transport, ) Dégager des synergies pour simplifier les échanges avec d autres services de l État (approche globale de la dématérialisation de la gestion) La dématérialisation, pour produire tous ses effets nécessite une réingénierie de l organisation et des procédures de l organisme, même si cette dernière n est pas un préalable (la démarche peut être progressive). 5

6 L accès à la dématérialisation globale est facilité par la mise à disposition de solutions techniques élaborées avec les associations nationales d élus locaux dans un cadre juridique sécurisé 6

7 Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC Charte nationale Partenariale Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres 13 associations nationales d ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Une convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant l ensemble des préconisations techniques consensuelles Accessible sur internet (site Bercy Colloc) : dema_chai/conv_cadr_2.html Fondée sur l arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l arrêté du 27 juin 2007 (BCFR A) 7

8 L arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux Au 1er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des : Flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d Échange Standard dit PES V2 (Indigo, Hmandat, ). Fichiers de virements et de prélèvements (Cf. Circulaire DGFiP-DGCL NOR BCRE C du 4 novembre 2011 diffusant des préconisations pour le chantier SEPA). Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur support CDROM jusqu à l adoption du PES (aller recette et dépense) par l organisme local. Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d échanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget). Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant). Dématérialiser les pièces justificatives (à l appui des mandats et des titres). 8

9 La démarche progressive conseillée pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière Préconisations de la convention cadre nationale (partenaires nationaux) Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement PJ Dématérialiser le plus de PJ avant l engagement des travaux de déploiement du PES Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions PJ de passation de marché PJ d exécution de marché PES V2 La dématérialisation des PJ est conseillée avant l engagement des travaux du PES Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible des PJ dématérialisées Titres, mandats dématériali sés bordereaux dématérialisés (Signature électronique du flux PES) Transmission des PJ dématérialisées Concentrer les efforts sur le déploiement du PES 9

10 La réussite du chantier de dématérialisation des pièces comptables et justificatives est conditionnée par la mobilisation de tous les acteurs concernés 10

11 Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et établissements dans ce chantier de dématérialisation Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) Le comptable de la collectivité ou de l établissement public local. La direction départementale de la DGFiP (DDFiP/DRFiP) qui dispose d un correspondant dématérialisation. Les acteurs du réseau des ordonnateurs Les associations locales d ordonnateurs. Les structures locales d appui (conseil général, intercommunalités ayant une compétence informatique au profit de leurs membres, ). des relais de l information des actions et des offres de la DGFiP auprès des associations et représentants au niveau local. Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local 11

12 Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux divers outils 12

13 Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP Le Portail «gestion publique» de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des dépenses et des recettes, niveau de trésorerie, ). Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios. Échanger, dans les deux sens, d autres données dématérialisées avec le comptable. L offre d outil pour la signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier La délivrance d un certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et recette). L outil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES. L outil XéMéLios Conçu par la DGFiP avec ses partenaires et mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs. Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées. Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceuxci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation (évolution réglementaire en principe non facturée) 13

14 La direction départementale/régionale des finances publiques planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux volontaires Un recensement des organismes volontaires Via les comptables publics. Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation. Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014 La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques antérieurs), le 1er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels). Les préparatifs (tests préalables, ) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au même moment pour bénéficier d un accompagnement optimal. Le comptable public demeure l interlocuteur privilégié de chaque ordonnateur Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser, ) Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux) Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional voire national. 14

15 La dématérialisation des pièces justificatives 15

16 L enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives L adoption par les collectivités locales du protocole PES V2, seul moyen de transmission au 1er janvier 2015 : - a un enjeu immédiat : la dématérialisation «directe» des pièces comptables ; - et permet, indirectement, d ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. En nombre de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives est sensiblement différente selon les types d ordonnateurs : Etablissements Publics de Santé Offices Publics de l Habitat Collectivités Locales Pièces comptables 65 % 3% 40 % Pièces justificatives 35 % 97% 60 % 40% : impact du PES V2 dans l objectif de dématérialisation dans les collectivités locales La réussite de la mise en œuvre de la dématérialisation impose donc d aller au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2. 16

17 Des solutions à adapter à la diversité des pièces justificatives La dématérialisation des pièces justificatives est à privilégier sur la base d une analyse des PJ (nature et volume) PJ créées par la collectivité et PJ reçues des tiers PJ normalisées et non normalisées PJ signées ou non, PJ cosignées par la collectivité produites par les progiciels financier/ressources humaines et autres logiciels de la collectivité produites par des tiers pouvant être numérisées lorsqu elles ne sont pas volumineuses et dans l attente de leur émission électronique par leur émetteur (factures ) selon un schéma XML référencé dans la convention qui nécessite le développement d un logiciel (la paye, le quittancement des OPH, etc.) et une validation de la MDD. au format bureautique et qui ne nécessite pas de signature électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de marchés (hors acte d engagement, contrat) PJ nécessitant ou non une signature électronique et le cas échéant, sa vérification par le comptable et la CRC 17

18 La démarche de dématérialisation des PJ au sein de la collectivité La dématérialisation des PJ nécessite également une analyse des impacts sur les processus de la collectivité. les PJ dont la production est simple, peu coûteuse et industrialisée Travailler par type de PJ homogène en privilégiant Se référer aux solutions de dématérialisation et aux formats prévus par la convention cadre nationale Signer un accord local décrivant les solutions convenues les PJ volumineuses en fonction de la taille et du type de collectivités par domaine et par service pour les collectivités importantes Solutions définies de manière partenariale en tenant compte des contraintes des collectivités pour faciliter la dématérialisation par les collectivités Prioriser le format XML pour les PJ volumineuses créées par la CEPL et gérées dans un logiciel adapté : paye, aide sociale, frais de déplacement Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par la CEPL en bureautique : délibérations/décisions, CCAP (inutile d imprimer et puis de numériser) Utiliser le format PDF après numérisation des PJ cosignées, émises par des tiers La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement La signature engage le comptable et le CRC à recevoir les documents selon les solutions définies en remplacement des documents papier 18

19 L objet : la dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière PJ papier émises par tiers Scan PJ électroniques émises par des tiers Ordonnateur Mandat-titre Mandat-titre PES PES - Factures de dépense, pièces d exécution des MP PJ émises par des tiers PJ Ordonnateurs PJ électronique PJ électronique ou numérisée ou numérisée - Paye, délibérations et décisions, pièces de passation des MP (hors AE), intervention sociales, états de frais déplacement, factures de recette, etc. CDG-D 19

20 Les documents budgétaires L offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML est disponible Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d Hélios La mise en œuvre par la collectivité repose la mise de jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XML l outil TOTEM qui permet d enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l adresse : l outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés Le document dématérialisé est transmis à la DGCL (Actes-budgétaire) à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé Les modalités de transmission à Hélios fonctionnalité PES-PJ typé document budgétaire disponible depuis l été 2012 Modification par le comptable de la collectvité du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles d échanges pour le budget collectivité concerné A titre transitoire, l'ordonnateur continue d attester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROM 20

21 De nombreuses pièces justificatives sont aisées à dématérialiser De très nombreuses pièces justificatives sont - émises par la collectivité : paye, factures de recette - créées sous forme dématérialisée à partir de logiciels ou d outils bureautiques (délibérations et décisions, pièces de passation des MP hors AE, ) ; leur matérialisation est parfois nécessaire pour des besoins d affichage, de transmission à d autres organismes ou administrations ; - ne nécessitent pas le recours à la signature électronique. Il est aisé de dématérialiser la plupart de ces PJ sans recourir à des matériels coûteux ou à des évolutions importantes des logiciels L intérêt d une démarche globale de dématérialisation et de simplifier les différents process - moderniser et faciliter la circulation de l information - sécuriser les échanges en intégrant la traçabilité - faciliter et l archivage et la recherche d informations 21

22 Vos questions

23 Merci de votre attention Bureau CL2C Mission de Déploiement de la dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly NOISY LE GRAND cedex Pascale Nante, chef de la Mission de Déploiement de la dématérialisation bureau.cl2c-demat-pes@dgfip.finances.gouv.fr bureau.cl2c-demat-pj-cdg@dgfip.finances.gouv.fr Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc Finances locales/dématérialisation 23

24 Date >> modifier en mode masque L avancée de la dématérialisation dans le chaîne comptable et financière Françoise AMBAL-BODIN, Responsable du pôle de la dématérialisation des pièces justificatives Hervé BREYTON, Responsable du pôle PES et de la dématérialisation des pièces comptables Partenaires institutionnels