Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

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1 ACTES TiPI e.listelec PES Signature électronique Télé-transmission TotEM Hélios SEPA SDFI Base Elèves COMEDEC N4DS Troisième édition L informatique 100 % collectivités locales Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

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3 Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

4 Préambule n Chaque année, les échanges du secteur public local avec les services de l Etat génèrent l édition d un milliard de pages A4 (dont plus de la moitié pour les documents comptables), soit la pâte à papier issue de l abattage de arbres. En 2004, avec la mission Hélios, la Direction Générale des Finances Publiques a donc ouvert le vaste chantier de la dématérialisation, porté également par la Direction Générale des Collectivités Locales, et qui ensuite s est étendu à d autres organismes et ministères. Les bénéfices n ont en effet pas tardé à dépasser le seul cadre de l écologie. Parce que dématérialiser, c est aussi : Cesser de transporter et de manipuler du papier ; Diminuer les budgets de reprographie, de classement, de stockage ; Améliorer la rapidité d exécution, les délais de traitement ; Sécuriser les flux ; Faciliter l archivage et l indexation ; Reconfigurer les relations de travail au sein des administrations et entre elles. Dans le même temps, la modernisation des services publics évoluait en direction des administrés, avec, là aussi, des besoins en expansion. 4

5 En tant qu éditeur de logiciels de gestion pour les mairies et groupements de communes, JVS-Mairistem se trouve au cœur de ces changements : en effet, les ministères nous consultent, nous associent, lorsqu ils élaborent les nouveaux protocoles. Et nous devons en permanence adapter nos solutions informatiques pour qu elles s inscrivent strictement dans le cadre réglementaire défini. Parallèlement, nous concevons des procédures d accompagnement pour vous rendre ces réformes plus faciles. C est en tout cas l ambition de ce guide. Nous espérons qu il sera un allié précieux pour vous familiariser avec le vocabulaire, les modalités et les conséquences de la dématérialisation. Et que, dans votre organisation interne, il vous donnera des clefs pour maîtriser le changement plutôt que le subir. L équipe de JVS-Mairistem JVS-Mairistem vous guide 5

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7 Sommaire Quels sont les protocoles remplacés par des liens dématérialisés? La différence entre télétransmission et dématérialisation Finances et marchés publics Le portail de la DGFiP Hélios et le PES SEPA ACTES Budgétaires et TotEM La dématérialisation des marchés publics Gestion du personnel La dématérialisation de la paie N4DS Administration et citoyens ACTES Réglementaires COMEDEC La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques Base Elèves 1 er degré Le portail de téléservices TiPI et le paiement en ligne Organisation interne XéMéLios Le tiers de télétransmission Le certificat électronique Le parapheur électronique L archivage électronique L éditique La GED ou GEIDE Les outils pour dématérialiser Demande d information JVS-Mairistem vous guide 7

8 Quels sont les protocoles remplacés par des liens dématérialisés? Thématique Délibérations et arrêtés Mandats et titres Documents budgétaires Bulletins de paie Données sociales Virements de paye Cotisations sociales Etat-civil Elections Recensement militaire Inscriptions scolaires Actes de décès Echanges Etat-civil ANTS Facturation Démarches administratives Prélèvements Destinataire Préfectures Trésoreries Préfectures Trésoreries CRAM Trésoreries URSSAF et Pôle Emploi INSEE INSEE, Préfectures Bureau du Service National Académies DGI Mairies, notaires, organismes de protection sociale Trésorerie Citoyens Banque de France 8

9 Anciens protocoles d échange ou méthodes Protocole dématérialisé ou plateforme d échange Papier ACTES Réglementaires Indigo, OCRE PES V2 Papier ACTES Budgétaires Papier, fichier texte Dématérialisation des états de paie DADS-U N4DS HOPAYRA HOPAYRA, avec informations SEPA Papier, saisie DUCS EDI Bulletins statistiques papier SDFI Aireppnet SDFI, e.listelec PECOTO PECOTO dématérialisé Papier, saisie Base Elèves Transfert DGI COMEDEC, portail web ADA ROLMRE, INDIGO ORMC, PES Guichet Téléservices en ligne TP GROUPE SDD (SEPA Direct Debit ou «Prélèvement SEPA») JVS-Mairistem vous guide 9

10 La différence entre télétransmission et dématérialisation n Bien que le fait d échanger des données par voie électronique constitue en soi une dématérialisation, nous avons souhaité établir dans ce guide une distinction entre les deux termes. Car, à la différence d une simple télétransmission, la dématérialisation implique, d une part, une adhésion au processus de modernisation des services publics engagé par l Etat et, d autre part, elle se caractérise par : Des protocoles de communication au format XML, le seul retenu comme étant interopérable et évolutif ; La possibilité d intégrer des pièces justificatives numérisées au sein des flux de données ; La sécurisation des échanges par le biais d une signature électronique ; L automatisation de la chaîne de traitement entre les différents organismes impliqués. Si la plupart des collectivités locales utilisent au moins l un des outils de télétransmission mis à leur disposition, seul un petit nombre d entre elles est entré de fait dans l ère de la dématérialisation. 10

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12 Le portail de la DGFiP n Le portail de la DGFiP, qu est-ce que c est? C est un logiciel Internet sécurisé mis gratuitement à la disposition des collectivités locales par la Direction générale des Finances publiques (Ministère de l Economie et des Finances) afin qu elles puissent télétransmettre leurs données. Actuellement, la plupart des collectivités transmettent leurs fichiers au format INDIGO, protocole remplacé peu à peu par le PES qui sera obligatoire pour toutes le 1er janvier

13 Le portail de la DGFiP n Est-ce obligatoire? Non, pas encore. Mais un nombre croissant de collectivités utilise ce portail pour envoyer ce qu elles transmettaient auparavant sur disquettes. Afin de simplifier le processus d envoi des données dématérialisées, les collectivités peuvent passer directement par la plateforme Internet de leur tiers de télétransmission. n Comment procéder? Les informations concernant les modalités de mise en œuvre du portail ainsi que la liste des documents nécessaires à l enregistrement d une demande sont disponibles auprès de votre comptable. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les applications comptables «On-Line» de JVS-Mairistem proposent l intégration et l automatisation de la connexion au portail de la DGFiP, évitant ainsi la ressaisie systématique de vos identifiant et mot de passe en vous amenant directement à la page de télétransmission. JVS-Mairistem vous guide Finances et marchés publics 13

14 Hélios et le PES n Hélios, qu est-ce que c est? C est le nouveau logiciel de gestion des comptes des collectivités locales au sein de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Il remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestion comptable et financière installées dans les trésoreries. n Le PES, qu est-ce que c est? Hélios met en œuvre un nouveau protocole entre les collectivités locales et les trésoreries : le Protocole d Echange Standard qui détermine la liste et le format des données qu elles doivent échanger. Sa particularité est de pouvoir «embarquer» des pièces justificatives. Le PES recouvre plusieurs métiers de la collectivité puisqu il vise à remplacer les protocoles INDIGO, RCT (comptabilité pour les mandats et titres), ROLMRE (facturation) et EAU/DDPAC. 14 n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nous proposons un module JVSPES qui est multi-métiers et multi-gammes afin de ne pas imposer à nos clients de s équiper de logiciels nouvelle génération uniquement pour mettre en œuvre le PES. Il intègre la toute dernière version du protocole, conforme aux obligations de la nouvelle interface de contrôle DGFiP, nommée Guichet XML. En parallèle, la Gestion Electronique de Documents de JVS-Mairistem permet de simplifier la numérisation, l archivage, la recherche et l indexation des pièces justificatives numérisées depuis une interface unique.

15 Hélios et le PES n Est-ce obligatoire? OUI. Comme précisé dans l arrêté du 3 août 2011, le PES sera le seul protocole pouvant être utilisé par l ordonnateur pour la transmission dématérialisée des pièces comptables à compter du 1er janvier n Comment procéder? Une convention tripartite doit être passée entre votre collectivité, le trésorier et la Chambre régionale des Comptes. Il faut que votre logiciel de gestion financière soit en mesure de renseigner l intégralité des informations imposées par le PES. La version 2 du PES autorise l envoi aux trésoreries de flux comportant des pièces justificatives (par exemple, les factures numérisées), ce qui impliquera de posséder un scanner et idéalement un logiciel de GED (gestion électronique de documents). La généralisation de l envoi du PES Version 2 par les collectivités est prévu pour Finances et marchés publics JVS-Mairistem vous guide 15

16 SEPA n SEPA, qu est-ce que c est? Après le passage à l euro et au porte-monnaie unique en janvier 2002, l harmonisation européenne se poursuit maintenant avec les règlements scripturaux : carte bancaire, virements et prélèvements. SEPA signifie Single Euro Payment Area (Espace Unique de Paiement en Euros) et vise à doter tous les Européens de moyens de paiement communs répondant à une norme unique. Les conséquences : - Tous les Relevés d Identité Bancaire vont devoir adopter la norme SEPA comprenant les codes BIC (identifiant banque) et IBAN (numéro de compte bancaire international). - De nouveaux formats de fichiers informatiques vont être imposés pour les différents prélèvements et virements SEPA. n Est-ce obligatoire? OUI, la norme SEPA devra être complétement opérationnelle dans les collectivités locales aux dates suivantes selon les cas : - Le 1er février 2014 pour celles qui proposent le règlement par prélèvement à leurs administrés. Le rôle de facturation ROLMRE va disparaître pour être remplacé par la nouvelle norme ORMC. 16

17 SEPA Mais il s agira d une opération complétement transparente pour l utilisateur si la collectivité a effectué le passage au PES dans le cadre de ses échanges avec la Trésorerie. - Le 1er janvier 2015 si la collectivité ne propose pas le prélèvement. n Comment procéder? Dans les deux cas, pour intégrer la norme SEPA, il sera impératif d être passé au PES. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le logiciel de facturation On-Line de JVS-Mairistem intègre un lien automatisé vers la Comptabilité pour la génération des titres individuels ou collectifs et/ou la génération du nouveau format de rôle ORMC. Nos logiciels On-Line sont tous dotés d un outil de conversion automatique des RIB au format IBAN pour l ensemble des tiers et des agents. De plus, nous proposons des assistants d aide à la mise à jour des tiers dans le cadre du passage au PES : nature et type de pièce, code Civilité, codification des modes de règlement, nature juridique des tiers, mise à jour des libellés de virement, etc. JVS-Mairistem vous guide Finances et marchés publics 17

18 ACTES Budgétaires et TotEM n ACTES Budgétaires, qu est-ce que c est? Le projet ACTES Budgétaires (AB) permet aux collectivités locales de transmettre au contrôle des préfectures leurs documents budgétaires de façon dématérialisée. La première vague de déploiement est entrée en vigueur avec le cycle budgétaire 2012 (BP, BS, DM et CA 2011) dans des communes volontaires. Mais à ce jour, seulement en M14, M4x, M52 et M71. n TotEM, qu est-ce que c est? TotEM signifie : Totalisation et Enrichissement des Maquettes (budgétaires). C est le logiciel fourni par la DGCL aux collectivités pour visualiser, enrichir puis valider les flux prêts à être transmis et les sceller avant l envoi en préfecture. L envoi est ensuite effectué via le tiers de télétransmission. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nos logiciels de gestion financière «On-Line» sont totalement compatibles avec ACTES Budgétaires, le lien avec TotEM y est automatisé, et l envoi des ACTES Budgétaires se fait dans la même interface que celui des ACTES Réglementaires. De plus, JVS-Mairistem propose à ses clients des sessions d accompagnement à la mise en œuvre d ACTES Budgétaires. Au programme : configuration du logiciel de gestion financière, formation et prise en main, installation du logiciel TotEM, explications sur son fonctionnement. 18

19 ACTES Budgétaires et TotEM n Est-ce obligatoire? Non, pas encore. ACTES Budgétaires est néanmoins utilisé dès maintenant par les collectivités qui se sont portées volontaires auprès des préfectures. n Comment procéder? Vous devez déclarer votre collectivité auprès de la préfecture pour pouvoir lui envoyer un budget dématérialisé. Il faut que votre logiciel de gestion financière soit capable de générer des budgets dématérialisés. Vous avez besoin de l application gratuite TotEM pour visualiser et éventuellement enrichir les flux. Enfin, il faut que votre collectivité ait passé une convention avec un tiers de télétransmission agréé ACTES Budgétaires. Finances et marchés publics JVS-Mairistem vous guide 19

20 La dématérialisation des marchés publics n La dématérialisation des marchés, qu est-ce que c est? C est le recours aux moyens électroniques lors des procédures d achat public entrant dans l application de l article 56 du Code des marchés publics Dans une optique de simplification et de modernisation des marchés, on veut inciter les entreprises à transmettre par voie numérique leurs candidatures et leurs offres, et obliger les administrations publiques à les accepter. n Est-ce obligatoire? OUI, depuis le 1er janvier 2012, tous les marchés de plus euros doivent être mis en ligne et téléchargeables. Pour ces marchés, les acheteurs publics ne peuvent refuser une réponse sous forme dématérialisée et les entreprises doivent pouvoir transmettre leur candidature et leur offre par voie électronique si elles le souhaitent. 20 n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nous avons intégré à nos logiciels une solution Marchés On-Line utilisable en ligne moyennant un paiement par marché. Vous accédez ainsi à des modules de rédaction du marché avec assistance juridique, de publication sur une plateforme web nationale (liens automatiques avec le BOAMP, le JOUE et les opérateurs de presse régionale), de gestion des réponses dématérialisées et de support à l ouverture des plis électroniques. Consultez-nous pour obtenir votre certificat électronique et gérer de façon illimitée la publicité et les réponses dématérialisées à vos appels d offres.

21 Finances et marchés publics La dématérialisation des marchés publics JVS-Mairistem vous guide 21

22 La dématérialisation de la paie n La dématérialisation de la paie, qu est-ce que c est? Elle est mise en œuvre sous deux aspects : - la transmission au comptable des données de paie (mandats, bulletins et journaux), - la transmission des pièces justificatives (arrêtés, ). Les bulletins de paie destinés aux bénéficiaires ne sont pas concernés. 22

23 La dématérialisation de la paie n Est-ce obligatoire? Non, pas à ce jour. n Comment procéder? Votre collectivité doit passer une convention tripartite avec sa trésorerie et son éditeur de logiciels. Il faut en effet que votre logiciel de gestion du personnel soit compatible avec celui du comptable pour produire les fichiers au format souhaité. Il vous faut aussi un accès au portail Hélios de la DGFiP pour télétransmettre vos données. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : «Gestion du Personnel On-Line» de JVS-Mairistem automatise la génération des fichiers dématérialisés de bout en bout. Simple et rapide : vous accédez au portail de la DGFiP sans sortir du logiciel! JVS-Mairistem vous guide Gestion du personnel 23

24 N4DS n La N4DS, qu est-ce que c est? C est la Norme en vigueur pour les Déclarations Dématérialisées De Données Sociales. Elle a été conçue pour rassembler les données à déclarer en un seul envoi adressé à un seul interlocuteur qui sera chargé du contrôle et de la diffusion aux organismes concernés. Cette nouvelle norme réorganise les données en ensembles fonctionnels cohérents, ce qui permet d alléger les contrôles. La N4DS concerne l ensemble des salariés des secteurs public et privé. 24

25 N4DS n Est-ce obligatoire? OUI. Le format N4DS est obligatoire pour les déclarations à destination des organismes de protection sociale réalisées sur l année N avec les données sociales de l année N-1. n Comment procéder? Vous devez vérifier que votre logiciel de gestion de la paie est bien conforme à cette nouvelle norme. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La structuration des données dans le logiciel de Gestion du Personnel «On-Line» de JVS-Mairistem permet de générer et de contrôler les flux N4DS très rapidement. Il intègre de plus la technologie LiveData qui met à jour automatiquement les lignes de paie de la fonction publique territoriale et assure leur cohérence avec les différentes rubriques de cumuls utilisées dans la déclaration dématérialisée. De cette manière, il n y a plus de risque d erreur! Gestion du personnel JVS-Mairistem vous guide 25

26 ACTES Réglementaires n ACTES Réglementaires, qu est-ce que c est? Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématerialisé) a été conçu et conduit par le Ministère de l'intérieur pour : Fournir aux préfectures un outil d'aide et de suivi du contrôle de légalité sous la forme d'une application «métier» ; Permettre aux collectivités de transmettre, par voie électronique, leurs actes au contrôle de légalité ; Réduire sensiblement le délai entre l envoi des délibérations et leur affichage légal. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La plateforme «ixbus On-Line» proposée par JVS-Mairistem contient la nomenclature réglementaire complète des actes, un système d horodatage et la gestion des droits des utilisateurs. Notre application «Gestion des registres On-Line» communique également avec cette plateforme. Il n y a plus qu un clic entre la rédaction de vos délibérations et le retour de la préfecture! 26

27 ACTES Réglementaires n Est-ce obligatoire? Non. Dans le cadre de la libre administration, les collectivités locales peuvent organiser à leur guise leur processus de télétransmission. Beaucoup de préfectures préconisent néanmoins aux collectivités de leur département de s associer au programme ACTES dès qu elles le peuvent. n Comment procéder? Votre collectivité a besoin d une plateforme de télétransmission homologuée, qui aura été soit construite par vos soins, soit proposée par un autre organisme, privé ou public, appelé tiers de télétransmission. Dans ce cas, vous devez établir une convention tripartite entre votre collectivité, la Préfecture et le tiers de télétransmission. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 27

28 COMEDEC n COMEDEC, qu est-ce que c est? La plateforme de COMmunication Electronique de Documents d Etat Civil vise à sécuriser l échange des données d état-civil lors des demandes de pièces d identité et ainsi à protéger la vie privée des citoyens. Les acteurs concernés par ces échanges sont les mairies, les préfectures, les notaires et, à terme, les organismes de protection sociale. C est la mairie de naissance qui répond à la demande de vérification de l état-civil. Pour le citoyen : Elle accélère les démarches administratives. Elle limite la transmission de données personnelles : l usager n a plus à faire de demande d un acte ou extrait d acte de naissance en mairie, les données d état-civil sont automatiquement vérifiées de manière dématérialisée. Pour les administrations : Elle participe à la lutte contre la fraude documentaire et garantit que la demande de vérification est bien fondée. Elle facilite les échanges entre les mairies. 28

29 COMEDEC n Est-ce obligatoire? Non, les communes sont libres d adhérer ou non au dispositif COMEDEC. n Comment procéder? Pour adhérer, il faut signer une convention avec l ANTS et le Ministère de la Justice et être équipé d un logiciel compatible avec les fonctions de communication de COMEDEC. Il faut également posséder une carte d authentification individuelle permettant de signer électroniquement les demandes de données d état civil. Cette carte est gratuite et remise en préfecture. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les logiciels «Etat-Civil On-Line» sont d ores et déjà compatibles avec la plateforme COMEDEC. JVS-Mairistem travaille de concert avec l ANTS, ce qui permet d accompagner au démarrage les collectivités rassemblant les critères nécessaires pour être communes-pilotes. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 29

30 La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques n INSEE La dématérialisation via AIREPPNET et SDFI version 2 L INSEE met à jour le RNIPP (Répertoire National d Identification des Personnes Physiques) à partir de l envoi par les mairies des nouveaux actes et mentions d état-civil, ainsi que des inscriptions, radiations et refus de radiations sur les listes électorales. Son portail Internet AIREPPNET leur permet de déposer et transmettre ces données. Mais l INSEE met maintenant à la disposition des éditeurs de logiciels le Système de Dépôt de Fichiers Intégré (SDFI) qui permet de faire les mêmes déclarations depuis les applications métiers. A terme, les mairies pourront ainsi importer et publier directement les données dont elles ont besoin. Pour pouvoir bénéficier de SDFI, il faut s assurer de posséder des logiciels Elections et Etat-Civil compatibles et avoir passé une convention avec la direction régionale de l INSEE. Cette convention est également nécessaire à l utilisation de AIREPPNET. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : L ensemble des procédures, protocoles et plateformes ci-dessus est géré d origine dans les applications «On-Line» de JVS-Mairistem. Face à la complexité grandissante des procédures et à la multiplicité des interlocuteurs institutionnels, nos logiciels de gestion de l état-civil, du recensement militaire ou de la population sauront vous guider. Et ce, quelle que soit la nature des échanges (papier ou dématérialisée). 30

31 La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques n e.listelec La transmission dématérialisée des listes électorales e.listelec est un site du Ministère de l Intérieur ( permettant de transmettre les listes électorales générales et complémentaires, s agissant des élections municipales et européennes, ainsi que les différents tableaux établis par les commissions administratives. Les listes peuvent également être transmises via PEC (Plateforme d Echange et de Confiance) du Secrétariat général à la modernisation de l Action publique, si la commune est raccordée à ce service. n Services des Impôts Le transfert dématérialisé des actes de décès Ce flux permet de mettre à jour différentes bases : cadastre, impôts et taxes, pensions, Selon le volume d actes, ce transfert est effectué au mois ou au trimestre. Une convention avec la DGFiP est nécessaire. Ce transfert n est pas encore obligatoire, la liste des actes de décès pouvant toujours être transmise sur papier ou support informatique. n BSN PECOTO dématérialisé PECOTO (Prise En Compte Obligatoire Traitement Opérationnel) est le transfert automatisé de la liste des jeunes recensés pour la période en cours. La mairie l adresse au BSN (Bureau du Service National) à l aide de son application métier. Au préalable, une convention doit être passée entre ces deux parties. C est obligatoire, mais le format papier est encore autorisé. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 31

32 Base Elèves 1 er degré n Base Elèves 1 er degré, qu est-ce que c est? C est un logiciel Internet de l Education nationale qui permet la gestion administrative et pédagogique des élèves de la maternelle au CM 2 dans les écoles publiques ou privées : suivi du parcours des enfants, gestion des effectifs, échanges entre directeurs d écoles, mairies, inspections académiques et Inspection de l Education nationale. Base Elèves 1 er degré est le nom d une application. Ce n est pas un fichier centralisé et unique. Il existe autant de bases que d académies. Ces bases de données ne communiquent pas entre elles. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les logiciels de gestion de l Enfance JVS-Mairistem actionnent un lien automatique avec Base Elèves 1 er degré, afin de simplifier la récupération d informations et de disposer des dernières données à jour. Dans l autre sens, les modifications effectuées dans le logiciel métier sont répercutées dans Base Elèves. 32

33 Base Elèves 1 er degré n Est-ce obligatoire? OUI, pour les directeurs d écoles. Ils doivent obligatoirement renseigner et utiliser Base Elèves. Ils peuvent le faire en ligne sans avoir recours à un logiciel de gestion. Pour les mairies, Base Elèves 1 er degré n est pas obligatoire mais permet une simplification dans la gestion des inscriptions et des informations concernant les élèves. Les logiciels d éditeurs doivent respecter les spécifications d interface avec Base Elèves. n Comment procéder? Il suffit d une connexion à Internet et d un accès au site Base Elèves de l académie. Les données de Base Elèves peuvent permettre à la collectivité d alimenter ses logiciels de gestion des activités scolaires et périscolaires. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 33

34 Le portail de téléservices n Un portail de téléservices, qu est-ce que c est? C est un site Internet mis à la disposition d une collectivité locale pour lui permettre de proposer aux administrés et aux entreprises des services en ligne nécessitant un échange de données. Les téléservices sont interactifs. Ils permettent, au minimum, de remplir un formulaire en ligne puis de l'adresser via Internet au service administratif destinataire. Ce dernier envoie une réponse par la même voie sous forme d'accusé de réception. n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le portail de téléservices «On-Line» de JVS-Mairistem propose un bouquet de vingt-quatre téléservices prêts-à-l emploi sur votre site. La solution comprend aussi tous les outils nécessaires au traitement et au suivi des demandes effectuées en ligne et qui sont intégrées de façon transversale dans les logiciels «On-Line». En totale compatibilité d ailleurs avec les sites proposant des téléservices nationaux. 34

35 Le portail de téléservices n Est-ce obligatoire? Non. Chaque collectivité est libre de proposer ou non des services en ligne. Mais la demande des citoyens pour ce type d échanges est réelle et importante. n Comment procéder? Selon les solutions techniques disponibles, les collectivités peuvent avoir à investir dans la réalisation d un site Internet et à modifier leur organisation interne. Certains portails nationaux spécialisés proposent de simplifier la mise en œuvre des téléservices citoyens : pour y accéder, il est nécessaire de procéder à une inscription en ligne sur les sites acte-etat-civil.fr et mon.service-public.fr Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 35

36 TiPI et le paiement en ligne n TiPI, qu est-ce que c est? Le Titre de Paiement par Internet permet à la collectivité de proposer le paiement en ligne à ses débiteurs (administrés et entreprises) sans avoir à passer par une régie de recettes pour les factures d eau, de cantine, les activités périscolaires, etc. C est un service sécurisé et accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les usagers. TiPI a l avantage d accélérer le recouvrement des créances et de renvoyer une image moderne de la collectivité. Au niveau de la Trésorerie, TiPI permet l automatisation des émargements dans Hélios. 36

37 TiPI et le paiement en ligne n TiPI est-il le seul moyen de proposer le paiement en ligne? Non, pour les régies, il est possible d utiliser directement les systèmes de paiement en ligne proposés par les établissements bancaires ou les prestataires de services. Cette démarche implique l adhésion à un compte «VAD» chez un opérateur de paiement à distance, ainsi que la mise en place d une convention avec la trésorerie. n Comment procéder? Pour savoir si vos logiciels de comptabilité et de facturation sont prêts, vérifiez la présence d une référence «TiPI» sur vos titres et factures. Dans les paramètres de vos applications, vous devez trouver une zone où saisir l identifiant de votre collectivité (information fournie par votre référent monétique). Les éditions de titres doivent faire apparaître une mention d information sur la possibilité de payer en ligne (depuis le site ou le site spécifique de la collectivité). n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les logiciels de gestion «On-Line» intègrent l ensemble des paramètres TiPI, de même que le portail de téléservices proposé par JVS-Mairistem. JVS-Mairistem vous guide Administration et citoyens 37