Cours de SIE 2 Licence L3 IUP GMI d Avignon. TD Document de travail. Année Patrick Nasarre, Thierry Valet

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1 Cours de SIE 2 Licence L3 IUP GMI d Avignon TD Document de travail Année

2 Extraits du rapport de stage de Jacques Laricheyre. Remis par la secrétaire de M. Crespin. Il ne constitue qu une partie de son travail. 1 La représentation du fonctionnement d une agence immobilière : 1.1 La vision des macro-processus : PROCESSUS MANAGEMENT COMMERCIAL CONTACT SUIVIS C L GESTION Copropriété C L I E Besoins Commandes Location Services Satisfaire I E N T Transaction N T S S RESSOURCES ADMINISTRATION COMPTABILITE PROCESSUS SUPPORTS

3 2 GESTION DE COPROPRIETES - Assurer la gestion comptable - Travailler avec le conseil syndical - Réaliser les appels d'offres pour les prestations techniques et les interventions, - Gérer les relations avec les entreprises - Renseigner et informer les copropriétaires (Convocations aux assemblés, CR,...) - Gérer les droits et obligations des copropriétaires - Assurer la gestion technique et financière Entretien gros travaux - Gérer le règlement des charges - Elaborer les plans annuels de travaux Entretien courant GRH (Processus support) -Fiche de poste Gardien -. Gestion des Charges Honoraires de syndic Gardiens Eau Electricité Chauffage Ascenseurs Contrats d'entretien Travaux d'entretien Assurance Fournitures Impôts locaux ( Parties communes ) Espaces verts Parkings ( lots de copropriétés ) Procédures

4 Gestion Financière Gérer l aspect financier d une copropriété, c est : présenter une information claire et précise de la situation financière aux copropriétaires; avoir une vision complète de la gestion du projet; maintenir un contrôle sur les actifs de la copropriété; faciliter une prise de décision éclairée; assurer la protection des intérêts des copropriétaires. L atteinte de ces objectifs se fait par les moyens suivants : Le rapport financier mensuel établir un état des résultats cumulatif et mensuel avec comparatif au budget correspondant; établir un bilan; établir un rapport des comptes à recevoir. 1 Les registres comptables tenir à jour les registres comptables de façon à assurer un contrôle sur la situation financière Les registres comptables comprennent l information suivante : le fichier d information du copropriétaire permet d avoir toutes les informations pertinentes sur chacun des copropriétaires; le fichier des comptes à recevoir permet de contrôler la perception des frais communs et d obtenir facilement une liste de toutes les sommes à recouvrer; le fichier de la caisse recettes et déboursés permet d enregistrer toutes les transactions de caisse; le grand-livre général permet d avoir une vue globale de toutes les transactions effectuées. 2 La gestion de l encaisse administrer et assurer l encaisse par un contrôle adéquat; préparer les paiements des comptes fournisseurs et des services publics mensuellement; vérifier la procédure de perception des frais de copropriété. Les copropriétaires qui n ont pas acquitté leurs frais reçoivent automatiquement un état de compte détaillé. Après trois mois de retard, le copropriétaire reçoit une mise en demeure l avisant des procédures qui seront prises en cas de non-paiement. 3 Les budgets présenter un budget annuel à l assemblée générale annuelle.

5 Gestion des biens Gérer l aspect physique d une copropriété, c est : assurer la conservation des immeubles et en accroître la qualité; implanter une politique d achat permettant un meilleur rapport prix/service; maintenir la qualité de vie des copropriétaires et résidants; assurer la sécurité. L atteinte de ces objectifs se fait par les moyens suivants : La sécurité assurer la sécurité, la sauvegarde et la conservation des immeubles en évaluant la situation courante et en préparant des mesures de sécurité qui devront être appliquées par le personnel. L entretien et les réparations accroître la valeur du projet en assurant le maintien des immeubles et des dépendances, par : la mise en place d un programme d entretien préventif afin d éviter les réparations majeures; l obtention de permis et d approbations; la planification des travaux d entretien réguliers, la préparation de devis et de soumissions; l inspection des travaux d entretien réguliers; l évaluation et le contrôle des contrats accordés; la planification et la gestion du travail quotidien du personnel permanent; la supervision du travail des fournisseurs et des sous-traitants choisis; l embauche du personnel permanent, des professionnels, des fournisseurs et des sous-traitants pour maintenir les immeubles et les équipements en parfaite condition. répondre à tous les appels d urgence 24 heures par jour.

6 Gestion Administrative Gérer l aspect administratif d une copropriété, c est : conseiller et soutenir les administrateurs dans leurs décisions; maintenir une relation continue avec les copropriétaires; assurer une communication entre les différents intervenants; administrer le contrat d assurance; coordonner le règlement des litiges. L atteinte de ces objectifs se fait par les moyens suivants : La relation avec le conseil d administration assister aux réunions du conseil d administration du syndicat des copropriétaires; rédiger les procès-verbaux. L assemblée générale annuelle et l assemblée extraordinaire des copropriétaires établir le livre des signatures des copropriétaires assister à l assemblée générale annuelle de la copropriété ou à toute autre assemblée; rédiger les procès-verbaux. La Déclaration de copropriété faire respecter les règlements de la Déclaration de copropriété. Les relations avec les copropriétaires transmettre les informations pertinentes aux copropriétaires et résidants par voix de bulletins et d avis; conserver le registre des copropriétaires; résoudre avec promptitude les problèmes des copropriétaires; tenir au courant le conseil d administration de tout manquement des copropriétaires à leurs obligations; recevoir toutes les demandes des copropriétaires; transférer les dossiers au notaire lors d une vente. Les assurances voir au renouvellement ou à l appel d offre auprès d assureurs; distribuer les certificats d assurance aux copropriétaires;

7 Entrées - Liste des travaux courants - liste des grosses interventions - Liste des prestataires de services - Documents syndic à afficher ( panneau ) - Liste des copropriétaires - Demandes de renseignements - Notification de travaux - Carnet de bord à remplir 1. Gérer les résidences ( avec gardien ) - Surveillance des interventions - Remplir carnet de bord - Achat Fournitures - Affichage pour syndic - Réalisation des travaux courants - ( Quels sont les différents tableaux de bord? ) - Remise de convocation - Permanence - Entretien des bâtiments et des espaces verts ) Sorties - Carnet de bord rempli - Satisfaction du syndic - Convocation remise - Liste des copropriétés pointées pour petit travaux - factures reçues Entrées 2. Réaliser la gestion comptable Sorties - clés de répartition pour les OT - Chèques reçus - Relevés de compte ( consultation sur internet ) - Gestion de la paye ( 2.1 ) - Saisie des factures - Remise à l'encaissement des chèques - Rapprochement bancaire - Édition des documents sur la copropriété - Préparation des documents de présentation des charges - factures émises - Bordereau de remise de chèque - Appels de charges - Document présentation des charges - Copie OT - Liste des salariés Entrées 2.1 Gérer la paye Sorties - Liste des heures supplémentaires - Documents administratifs comptable - CA? Acteurs * Responsable copropriété * Directeur d'agence Activités

8 Entrées 2.1 Gérer la paye Sorties -( Accords du responsable de la copropriété ) - Convention collective - ( Accords des directeurs d'agence ) - Édition des fiches de paye - Reporting - Saisie des informations pour la paye - factures - OT Entrées 2.2 Gérer les OT Sorties - document ( clé de répartition ) - Saisie des factures dans le compte de charges - Signature chèque - Chèques émis Entrées - factures reçues, enregistrées, payés - devis - OT - clé de répartition - Soldes des comptes pour copropriétaires - Budget prévisionnel Acteurs 2.3 Pointer les documents comptables * Comptable * Membre du conseil syndical * responsables copropriétaires Sorties - Documents comptables vérifiés - Salaires - Travaux - Contrats Entrées 2.4 Gérer les déclarations fiscales Sorties - Réaliser les déclarations - Paiement TVA - Calculer TVA - URSSAF, Assedic, AGRR Entrées 2.5 Saisir chèques Sorties - chèques - saisie des comptes tiers - bordereau de remise de chèque Entrées 2.6 Saisir facture Sorties - Nom copropriété - Paiement facture - facture - ( archivage )

9 - document OT Entrées 2.6 Saisir facture Sorties - appels reçus - courriers reçus - devis reçus - chèque reçus - Trame document - Cassette - Courrier interne - appels de charges Entrées 3. Gérer la réception Sorties - Gestion des appels téléphonique - Gérer les courriers - Filtrer les appels - Tri des devis - Tri des chèques - Rédaction document - Tirage et publipostage des documents - Rédaction demande de devis - Rédaction - Satisfaction de l'appelant - ( Documents ) - Copie des factures - PV de séance - Document code garage et propriété - Appels de charges aux copropriétaires - Envoie demande devis Entrées 4. Gestion des copropriétés sans gardien - Prestataires de services - Responsable copropriété - Contrôle qualité du travail des prestataires Sorties - Satisfaction client Entrées 5. Management du quotidien Sorties - Carnet de bord - OT - Appels téléphoniques Acteurs * Gardien * employé d'immeuble - Satisfaction... - Ordres de travail signés Activités - Vérification carnet de bord - Vérification des travaux

10 Entrées 6. Management de l'exception Sorties - Liste des litiges - Budget - Convocation Acteurs - Membre du conseil syndical - Responsable agence - Litiges réglés - Prévisions des travaux Activités - Organisation des réunions avec le conseil syndical Représentation des processus SUPPORT Entrés : - Factures reçues - Clés de répartition pour les OT - Chèques reçus - Relevés de compte (consultation sur internet) 2. Réaliser la gestion comptable - Gestion de la paye - Saisie des Factures - Rem is e à l'encaissem ent des chèques - Rapprochem ent bancaire - Edition des docum ents sur la copropriété - Préparation des docum ents de présentation des charges Sorties : - Factures émises - Bordereau de remise de chèque - Apples de charges - Document présentation des charges - Copie OT 2.1 Gérer la paye Entrées : - Listes des salariés - Listes des heures supplémentaires - Documents administratifs comptable - CA - Convention collective - (Accords des directeurs d'agence) - (Accords du res pons able de la copropriété) Acteurs : Responsable copropriété Directeur d'agence Action : Edition des fiches de paie Reporting Saisie des informations pour la paie Sorties : - Documents de paie remplis

11 2.2 Gérer les OT Entrées : - Factures - OT - Document (clé de répartition) Acteurs : Responsable copropriété Directeur d'agence Action : Saisie des factures dans le compte de charges Signature chèque Sorties : - Chèque émis 2.3 Pointer les documents comptables Entrées : - Factures reçues, enregis trées, payées - Devis - OT - Soldes des com ptes des copropriétaires - Budget prévis ionnel - Clé de répartition Acteurs : Comptable, Membre du conseil syndical, Responsables copropriétaires Action : Vérification de la présences des documents comptables Sorties : - Lis te des docum ents comptables vérifiées - Comptabilité mise à jour - Lis te des docum ents manquants à rechercher Entrés : - Appels reçus - Courriers reçus - Devis reçus - Chèque reçus - Trame document - Cassette - Courrier interne - Appels de charges 3. Gérer la réception - Gestion des appels téléphonique - Gérer les courriers - Filtrer les appels - Tri des devis - Tri des chèques - Rédaction document - Tirage et publipostage des docum ents - Rédaction demande de devis - Rédaction Sorties : - Satisfaction de l'appelant - ( Documents ) - Copie des factures - PV de séance - Document code garage et propriété - Appels de charges aux copropriétaires - Envoie demande devis Entrés : - Prestataires de services 4. Gestion des copropriétés sans gardien - Responsable copropriété - Contrôle qualité du travail des prestataires - Satisfaction client Sorties : - Satisfaction client

12 Représentation des processus de REALISATION Résidence avec gardien Ménage réalisé en intérieur ( Parties communes, hall, escalier ) Ménage réalisé en extérieur contrat de travail fiche de poste carnet de bord Travail gardien 1.1 Carnet de bord rempli vers Contrôle par syndic Carnet de bord Produit Permanences assurées Produits et matériels outils Sous processus SUPPORT Gestion des stocks et immobilisations Sous processus 1.3 Gestion des prestataires OT signé Liste des travaux Intervention syndic Suite aux demandes des copropriétaires Outil Sous processus 1.2 Gestion des petits travaux OT / Documents Petits travaux Entretien courant

13 Travail gardien 1.1 Planning Sortir poubelle Poubelles sorties Gérer les espaces verts planning outils produits Vérifier outils matériels tailler Espaces verts entretenus Gestion des stocks produit Couper Nettoyage Outils produits Nettoyage des parties communes Résidence propre

14 Tenue permanence 2.1 Convocation liste Remise des convocations 2.1 Affichage des documents 2.2 Remise des convocations en mains propres liste partiellement émargée Remise de la liste au syndic pour envoi par courrier AR Informations pour les copropriétaires Gérer les demandes des copropriétaires du syndicat Ecoute client Gérer l'urgence Coup de téléphone copropriétaire syndicat syndic Détecter les travaux urgents Mise en sécurité Permanence Réalisation des travaux gardiens ou entreprise de services Satisfaction client Travaux urgents réalisés rapidement

15 Gérer les prestataires 1.3 Journal de bord complété Fiche descriptive Planning Bâtiment emplacement Surveillances des entreprises Tableaux des tâches à réaliser Sous processus SUPPORT Lancement des AO Budget Demande de vote au conseil administratif Sous processus administratif