Avis de vacance de poste. Responsable des opérations (Budget et Finances, Ressources humaines et Passation de marchés)

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1 Avis de vacance de poste Responsable des opérations (Budget et Finances, Ressources humaines et Passation de marchés) Centre régional de conservation ICCROM-ATHAR Sharjah (Émirats arabes unis) Date limite de dépôt des candidatures : (minuit, heure de Rome) : 17 juin 2016 N. de référence : INT/ /02 Introduction : Centre régional de conservation ICCROM-ATHAR, ICCROM L ICCROM (Centre international d études pour la conservation et la restauration des biens culturels) est une organisation intergouvernementale siègeant est à Rome (Italie). Fondée par l UNESCO en 1956, c est la seule institution du genre dont le mandat est de promouvoir la conservation du patrimoine culturel sous toutes ses formes et dans le monde entier et d en améliorer les pratiques par la formation, l information, la recherche, la coopération et la sensibilisation. Par le biais de son Centre régional (le Centre de conservation ICCROM- ATHAR, à Sharjah) l ICCROM est très engagé dans la formation et la sensibilisation dans les pays arabes. Le Centre régional de conservation ICCROM-ATHAR est un bureau régional de l ICCROM. Mis en place par l ICCROM et le gouvernement des Émirats arabes unis (EAU) suite aux décisions prises lors de la 27 ème Assemblée générale de l ICCROM en novembre 2011, il représente l ICCROM au service de ses États arabes membres. Son statut juridique aux Émirats arabes unis a été établi à la suite d une décision prise par le Conseil des ministres des Émirats arabes unis du 29 mars 2015 et d un accord de siège conclu le 27 octobre 2015 entre l ICCROM et le gouvernement des Émirats arabes unis (ministère des Affaires étrangères). Depuis sa mise en place, l ICCROM-ATHAR se consacre à la protection du patrimoine culturel des pays arabes et s engage à mieux faire connaître, apprécier et comprendre la richesse de leur histoire. Fondant sa philosophie, ses objectifs et son action sur ses vastes connaissances et son expérience du monde arabe, il a aujourd hui pour

2 mission de conseiller et soutenir les institutions patrimoniales officielles pour la gestion de leurs sites patrimoniaux, leurs monuments historiques et les collections de leurs musées de manière durable en mettant en œuvre aux niveaux régional et national des activités dans les domaines suivants : (1) renforcement des capacités et formation continue ; (2) sensibilisation et communication ; (3) diffusion des connaissances ; (4) élaboration de politiques et d orientations en matière de patrimoine culturel. Le Centre travaille en outre sur des projets pilotes de terrain à la demande des États arabes membres de l ICCROM. Pour en savoir plus sur les programmes de l ICCROM et de l ICCROM-ATHAR, les candidats sont invités àn consulter : et APERÇU DES FONCTIONS LIÉES AU POSTE Sous l autorité et la supervision directe du Représentant régional de l ICCROM dans les pays arabes et Directeur du Centre régional de conservation ICCROM-ATHAR basé à Sharjah (EAU), le titulaire du poste aura en charge l ensemble des questions administratives et opérationnelles, notamment la gestion des ressources humaines et la gestion financière et administrative du Centre, ainsi que la passation de marchés, avec pour but de contribuer à la réalisation des objectifs du programme de l ICCROM-ATHAR en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM. À cette fin, le titulaire du poste devra : 1. Assister le représentant régional de l ICCROM dans les pays arabes et Directeur du Centre régional de conservation ICCROM-ATHAR à Sharjah et la Directrice administrative et financière au siège central à Rome (Italie), en veillant à la gestion opérationnelle efficace du Centre ICCROM-ATHAR pour ce qui touche aux finances, aux ressources humaines, à la passation des marchés et aux services logistiques et TIC en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM. 2. Garantir un flux continu d informations à jour entre le bureau régional et le siège central. Sous la supervision de la Directrice administrative et financière à Rome, garantir une interaction et une coordination constantes lors de la mise en œuvre des procédures administratives et de gestion au sein du bureau régional. 3. Superviser la planification et le suivi des dépenses ainsi que le contrôle des ressources financières en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM ainsi qu avec ses politiques et stratégies : Fournir une expertise professionnelle et un appui technique pour la gestion des ressources financières du bureau et du programme, tout en exerçant les contrôles financiers appropriés ;

3 Émettre en temps voulu des rapports à l intention du Directeur, sur place, et de la Directrice administrative et financière, à Rome, sur les structures et processus mis en œuvre ; consulter les services administratifs et comptables du siège central à chaque fois que nécessaire ; Contrôler les ressources des projets afin de garantir les versements de fonds en temps voulu, y compris tous les paiements directs liés aux projets ; Aider au traitement des factures et des décaissements en coordination avec le siège central ; Garantir que les documents financiers et administratifs des projets sont à jour et corrects, y compris par le biais d un suivi quotidien avec le siège central ; Tenir à jour une base de données précise sur toutes les transactions financières et tous les décaissements liés aux subventions gérées par l ICCROM- ATHAR ; Aider à la préparation des rapports budgétaires à l attention du Conseil consultatif du Centre et dans la perspective d autres réunions statutaires ou de gestion ; Assister le Directeur pour la publication des rapports financiers du Centre. 4. Contribuer techniquement à la prestation de services en matière de ressources humaines en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM ainsi qu avec ses politiques et stratégies : Fournir une expertise professionnelle et un appui technique dans le cadre des procédures de recrutement et de la gestion des contrats en liaison étroite avec la Directrice administrative et financière ; se concerter avec les services administratifs du siège central lorsque nécessaire ; Tenir les registres des présences, congés et absences du personnel en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM. 5. Superviser les processus de passation de marchés en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM ainsi qu avec ses politiques et stratégies : Gérer la prestation de biens et de services pour le bureau régional et ses projets dans le respect des procédures fixées en matière de contrôle de la sous-traitance et des passations de marchés, évaluer leur rapport coûtefficacité et gérer les négociations en lien avec des accords à conclure ; Soumettre des recommandations professionnelles sur toute question relative aux passations de marchés, y compris pour la gestion des relations avec les fournisseurs ; Garantir le contrôle précis de l inventaire des actifs et des passifs du Centre (notamment des équipements, du mobilier et des ouvrages de la bibliothèque) en conformité avec les directives et règlements de l ICCROM et en étroite coordination avec le siège central. 6. Apporter son concours pour d autres tâches administratives, y compris pour l élaboration de toute sorte de support de communication (ordres du jour des réunions, présentations, documents d aide, etc.) à distribuer aux parties intéressées, ainsi que pour la coordination et l organisation d événements, la coordination de projets spéciaux et toute autre tâche attribuée. 7. Exercer toute autre fonction compatible avec la mission liée au poste à la demande du Directeur du Centre.

4 8. Autres fonctions : Représenter, si nécessaire, l ICCROM-ATHAR lors de réunions avec des bureaux des Nations Unies et des institutions gouvernementales aux Émirats arabes unis ainsi qu avec des partenaires commerciaux ou d autres partenaires du programme. Rendre compte, au moins une fois par semaine, de toutes les activités et questions administratives et opérationnelles, en signalant les éventuels problèmes et en proposant les solutions adéquates. Garantir la rédaction de documents clés et de rapports ayant trait au poste. Être disposé à participer activement à la mise en place du nouveau système d information sur la gestion financière (SAP) de l ICCROM et de tout autre projet lié aux systèmes de gestion requis. Être disposé à voyager et à travailler de longues heures si nécessaire. QUALIFICATIONS REQUISES Formation Diplôme d études universitaires supérieures (master ou équivalent) en administration des affaires ou en gestion, en particulier dans des domaines liés au poste (budget et finances). Un diplôme universitaire de premier cycle assorti d au moins cinq années ou plus d expérience peut être accepté au lieu du diplôme d études universitaires supérieures. D autres diplômes ou une formation à moyen terme dans des disciplines ayant trait au poste sont souhaitables. Expérience professionnelle Au moins cinq ans d expérience professionnelle pertinente avec prise de responsabilités progressive au niveau approprié, de préférence au sein d institutions/organisations internationales, intergouvernementales, gouvernementales ou spécialisées, sont requis. La réalisation de missions de haut niveau internationales et/ou au sein d organisations intergouvernementales est souhaitable. Une bonne connaissance du régime commun des Nations Unies serait un atout. Expérience professionnelle acquise dans des environnements multiculturels. Aptitudes / Compétences Bonne connaissance du mandat, de la vision, de l orientation stratégique et des priorités de l ICCROM et engagement à leur égard. Une capacité à faire preuve de leadership dans le domaine de spécialisation concerné est requise pour ce poste, en particulier sur les questions budgétaires et financières, notamment pour la gestion des subventions, ainsi qu une capacité à instaurer la

5 confiance et à travailler en équipe dans un environnement multiculturel en faisant preuve de sensibilité et de respect envers la diversité. Sens de l organisation très poussé, notamment pour établir des plans et des priorités et pour les mettre en œuvre efficacement. Savoir faire preuve de souplesse et pouvoir travailler sous pression pour respecter des délais serrés, et avoir une capacité avérée à travailler efficacement. Être capable de communiquer efficacement, tant à l oral qu à l écrit, en anglais comme en arabe. D excellentes capacités de rédaction seraient appréciées. Capacité à assurer la coordination de mesures relativement complexes en lien avec la planification, la recherche et la logistique en conformité avec les pratiques et les procédures d usage et dans un laps de temps limité. Compétences confirmées en matière informatique : Microsoft Office (bonne maîtrise d Excel, notamment), Access, SAP, BI/BO et/ou autres systèmes de gestion semblables. Solides capacités intellectuelles, analytiques et de jugement, haut degré d objectivité et d intégrité professionnelle, sens de la diplomatie, tact et perspicacité politique. Capacité à bâtir, entretenir et renforcer des relations de travail avec les autorités nationales/locales, les institutions culturelles et les organisations intergouvernementales, non-gouvernementales et privées pertinentes. Capacité à s adapter aux changements intervenant au niveau de la direction et bonne connaissance de l administration d une organisation intergouvernementale tenue de rendre des comptes à des instances supérieures. Capacité à bâtir des relations de collaboration institutionnelle, des partenariats financiers et des réseaux dans les Émirats arabes unis. Capacité à représenter de façon professionnelle l organisation auprès de ses partenaires financiers et de ses partenaires institutionnels. Compétences et expérience prouvées dans la gestion d initiatives multipartites complexes et exigeantes demandant du tact, de la diplomatie et une conscience des différentes sensibilités politiques. Langues Une excellente maîtrise de l arabe et de l anglais et une aptitude confirmée à rédiger dans ces langues sont un impératif absolu. La maîtrise de l autre langue de l organisation (le français) est hautement souhaitable. Les candidatures, en anglais seulement, devront être adressées au plus tard vendredi 17 juin 2016 à l adresse recruitment@iccrom.org Les documents à fournir sont les suivants : - Lettre de motivation - CV actualisé - Formulaire P11