Mode d'emploi Domaine URI CFDT Aquitaine

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1 Mode d'emploi Domaine URI CFDT Aquitaine

2 Avant propos Voici déroulé ci après le mode d'emploi de l'outil de partage de fichiers et d'adresses mail communes des responsables politiques et mandatés de l'uri CFDT Aquitaine. Dans ses orientations de congrès, l'uri s'est engagée à réformer sa politique de communication pour favoriser le partage de l'information, le suivi politique de nos mandatés, et contribuer à l'alimentation d'une expertise syndicale mise au service des salariés. Cette «boîte» d'information est la nôtre. Nous allons l'alimenter au fur et à mesure des formations de chacun des utilisateurs mais son utilisation est simple. Simple comme la plupart des google group qui se créent tous les jours sur internet, signe d'une nouvelle façon de travailler et d'échanger dans laquelle nous voulons inscrire nos pratiques syndicales. Catherine DUBOSCQ secrétaire générale URI CFDT Aquitaine Page 2

3 Avis Page 3

4 Table des matières Avant propos (Catherine)...2 Avis...3 Introduction...6 Le choix de Google-Apps...7 L'administrateur...8 Profils des utilisateurs...9 L'inscription...10 Initiation...11 L'entête...12 Le moteur de recherche Google...13 La page dite de gadget...13 Le pied de page...13 Consolidation...14 Expertise...15 Ajouter le courriel URI comme gestionnaire de courriel sous Firefox...15 Ajouter rapidement un compte Google-Apps sur iphone / ipod Touch...15 Le courriel...16 Initiation...17 Consolidation...18 Recevoir les courriels du domaine dans sa boite courriel...18 Recevoir tous ses courriels sur le portail...19 Expertise...21 Information par «popup» des messages reçus...21 Gestion des contacts...22 Initiation...23 Les groupes...23 Consolidation...24 Synchronisation des contacts :...24 L'agenda...25 Initiation...26 Consolidation...28 Création et utilisation d'autres agendas :...28 Expertise...29 Synchronisations des agendas...29 Sous Sunbird...29 Synchronisation avec Outlook...29 Synchronisation avec ActiveSync (PDA, téléphone )...29 Documents...30 Initiation...31 Importer un fichier (texte diaporama tableau..)...31 Consolidation...33 Création et utilisation des formulaires...33 Expertise...35 Les «gadgets» du tableur exemple : diagramme de Gannt...35 Page 4

5 Sites...37 Initiation...38 Un site par mandat...39 Consolidation...40 Expertise...41 Commande...41 Suivre l'impact des sites...41 Page 5

6 Introduction Suite au congrès de l'uri priorisant le suivi des mandatés, l'union régionale CFDT a mis en place un portail pour tous les mandatés et responsables de l'uri : le domaine des mandatés URI Aquitaine Ce portail a plusieurs objectifs : Donner à tous les mandatés une adresse CFDT leur permettant d'affirmer leur identité CFDT dans leur contact avec les partenaires (institutionnelles ou syndicaux). Toutes les adresses sont du type prenom.nom@cfdt-aquitaine.net Avoir un fichier contenant des adresses courriel nécessairement à jour (il arrive que certains oublient d'informer des changements) : c'est au mandaté qu'il appartient de paramétrer son mode de réception des courriels Une boite à outils commune comprenant Des agendas Le sien Celui ou ceux du mandat : par exemple l'agenda des mandatés au conseil d'une CPAM sera partagé par tous les désignés et comprendra les dates des réunions, l'agenda personnel sera dédié notamment aux réunions où le mandaté sera effectivement présent (on y reviendra). Des documents (textes, feuilles de calcul ou diaporama) Pour les avoir en réserve partout à disposition. Partagés pour les mettre à disposition des autres ou pour les travailler en groupe. Création (simple) de formulaires pour, par exemple, gérer une réunion : réservation de repas, d'hôtel. Création de sites : espace de compte rendu de mandat. Une transversalité : Chaque compte rendu de mandat peut-être lu par tous les utilisateurs du domaine (et par eux seuls). Recherche par mots clefs des thèmes abordés : exemple l'amiante peut être abordée dans tous les mandats santé au travail, mais aussi dans les ceux liés au juridique ou de la protection sociale, Le moteur de recherche trouvera toutes les sites du domaine URI Aquitaine ayant utilisé ce mot. L'utilisation du contenu des sites pour la politique de communication de l'uri. Un contrôle par les élus en congrès des mandats. Pour chacun des outils ce mode d'emploi sera composé de trois parties : 1. Initiation. 2. Confirmation. 3. Expertise. Page 6

7 Le choix de Google-Apps Il s'agit d'une extension de Gmail, un logiciel de messagerie en ligne mais avec un nom de domaine spécifique ; pour nous cfdt-aquitaine.net. En plus de Gmail, Google-Apps propose le logiciel de messagerie instantanée Google-Talk, un calendrier et un générateur de pages Web. En définitive, les applications ne sont plus hébergées directement sur le poste de travail mais sur les serveurs de Google. Pour frimer, dites SaaS Cloud (service as a software Cloud pour indiquer qu'il existe plusieurs serveurs régularisant les flux). L'ensemble de ces outils est orienté vers du travail collaboratif et donc particulièrement adapté à l'activité syndicale. Historiquement Google avait lancé Gmail et lui a adjoint des applications. La firme a d'abord proposé un service gratuit plus personnalisé avec le nom de domaine, limité à 200 puis à 500 utilisateurs. L'URI a profité de cette courte période et bénéficie donc d'un potentiel de 500 utilisateurs définitivement gratuitement, Aujourd'hui la gratuité pour les nouveaux utilisateurs de ce service est limité à 50. Au delà il en coûte 40 par an et par utilisateur y compris les 50 premiers. Google est une société cotée en bourse, la phase de «gratuité» a non seulement servie de publicité pour le service payant mais, grâce à sa spécialité, l'indexation, se finance avec des bandeaux publicitaires ciblées en marge du courriel. Dans les pages qui suivent nous ferons donc l'inventaire des services connues à ce jour, puisque des nouveautés apparaissent fréquemment. Ce qui conduit à l'observation suivante : les indications et modes opératoires qui seront proposées peuvent parfaitement devenir obsolètes. Page 7

8 L'administrateur C'est lui qui gère les utilisateurs, c'est à dire : Attribuer un compte. Le suspendre. Le supprimer. Organiser les listes de diffusions (devenues groupes de travail), Surveiller l'activité de chacun c'est à dire : La date d''inscription. La date de la dernière connexion Modifier les mots de passe pour ceux et celles qui les ont oubliés. Il a accès à tous les sites même ceux qui ne sont pas partagés. Il n'a pas accès d'emblée aux ni aux documents ni aux courriels. Page 8

9 Profils des utilisateurs1 Connaissance Informatique Je n'y connais rien 0 Je ne m'aventure que sur les logiciels installés (et encore) 1 Je maitrise les logiciels installés 2 Plus 3 Comportement informatique Je n'utilise que les logiciels Microsoft 1 J'utilise des logiciels libres 2 Windaube pouah!! 3 Environnement Je n'ai pas d'ordinateur et n'en utilise jamais? J'ai une : un/une secrétaire mais je ne touche à rien 0 Un ordinateur personnel uniquement 1 Pas d'ordinateur personnel mais un ordinateur à disposition 2 Je travaille sur plusieurs ordinateurs et je me déplace, 3 J'ai un ordinateur et un ou des adolescents2 à la maison 9 Profils particuliers : 0x? rareté à protéger, mais essayez de passer en 0x0. 0x0 refaire le profil en fonction de l'utilisateur. xx9 Faites le test suivant au cours d'un repas «J'envisage d'installer linux». Réponse A «: Je continuerai à avoir MSN?» Tout va bien mais installez un utilisateur avec un mot de passe. Réponse B :«Une mandriva ou Ubuntu?» La situation est grave mais pas désespérée : installez ou faites vous installer une version linux avec des mots de passe longs et compliqués. 113 si les autres ordinateurs sont partagés, il faudra passer en 123 avec l'utilisation de clés USB 11x, 0xx : la lecture du niveau expertise est fortement déconseillée pour votre santé mentale. 1 Attention, le profil peut varier dans le temps. 2 Dans certains cas,on pourra considérer le conjoint ou la conjointe comme adolescent. Page 9

10 L'inscription Page 10

11 Initiation Chaque utilisateur a reçu, soit par courriel, soit par document papier ce document : URI CFDT Aquitaine Informations sur le compte de l'utilisateur nom.prenom : Votre nom d'utilisateur est nom.prenom et votre mot de passe temporaire est XXXXX. Votre nouvelle adresse est nom.prenon@cfdt-aquitaine.net Inscrivez-vous aux services pour les domaines : Votre page d'accueil - Dans le cas où se document est arrivé par courriel il suffit de cliquer sur le lien (en bleu souligné). En document papier : Ouvrir l'explorateur (internet explorer3, firefox chrome...) effacer la zone d'adresse (ici Remplacer l'adresse par « ne pas oublier les : et les //) pour faire afficher cette page : Cliquer sur connexion 3 Non conseillé : les dernières versions exigent de télécharger des «plug in» en permanence pour les outils du domaine : lui préférer Chrome ou Firefox Page 11

12 Le nom d'utilisateur est tel qu'il apparaît dans le document ou le courriel c'est à dire, votre prénom et votre nom en minuscule séparés par un point sans cédille ni accent. Les prénoms et noms composés sont séparés par un trait d'union (celui sous le 6 du clavier). Le mot de passe qui a été communiqué. Après avoir cliqué sur «Connexion», cette fenêtre s'affiche : Ça ne marche pas : après avoir vérifié la bonne orthographe (Attention aux Couper-Coller qui introduisent des points), il est possible que le mot de passe provisoire refuse l'enregistrement c'est notamment le cas lorsqu'un utilisateur tarde à s'inscrire (ou ultérieurement par l'oubli des identifiants). Dans ce cas demander à l'administrateur de modifier le mot de passe. Il se peut aussi que l'on ne demande pas de choisir un nouveau mot de passe : l'administrateur ne l'a pas déclaré «provisoire» (notamment pour éviter les rejets liés à l'enregistrement tardif) tout utilisateur peut malgré tout changer son mot de passe à tout moment (c'est même conseillé). Lire et accepter les conditions d'utilisations, il faut bien noter que : L'administrateur doit suspendre un utilisateur qui ne les respecte pas au risque de voir le domaine détruit. L'administrateur peut avoir communication modifier voire supprimer tout site créé. Cette procédure n'est à faire qu'une fois, même dans le cas des utilisateurs multi-postes. Certains explorateurs «exotiques» comme Konqueror ne permettent pas la connexion avec le domaine. La page d'accueil du domaine se décompose en trois parties : L'entête N'est modifiable que par l'administrateur comprend le logo du domaine et un lien sur les sites du domaine. Un lien sur ce mode d'emploi, sur des FAQ et la possibilité d'écrire à l'administrateur sans connexion au domaine Page 12

13 Le moteur de recherche Google N'est modifiable par personne : comprend le nom d'utilisateur les options «connexion déconnexion» Une ligne de saisie pour le moteur de recherche La page dite de gadget Totalement modifiable par les utilisateurs, l'administrateur a proposé par défaut les «PRE» confédéraux et régionaux des flux d'informations sur la Sécurité sociale, l'inrs, la météo, l'évolution de la pandémie de la grippe H1N1.. Chaque utilisateur peut donc supprimer tout ou partie des gadgets ou au contraire en rajouter. Une fois l'inscription faite, l'administrateur ne peut plus modifier cette partie. Le pied de page Trois onglets par Google (les premiers) et cinq paramétrés par l'administrateur (Mon courrier, Sites des Mandatés, Mes Documents, Mon Agenda, clef USB) pour un accès rapide aux différents outils. Page 13

14 Consolidation À chaque connexion il faut taper l'adresse du domaine et les identifiants. A) utilisateur «mono-poste» ou multi-postes mais «mono-utilisateur» On peut soit Enregistrer la page d'accueil dans les favoris de l'explorateur et mettre en mémoire les identifiants. Mettre cette page en tant que page d'accueil de l'explorateur (conseillé) et même enregistrer les mots de passe. B) Pluri- utilisateurs sous Windows : Les identifiants restent dans la mémoire de l'ordinateur, le minimum est de se déconnecter après chaque utilisation et de pas enregistrer son mot de passe. Si on dispose des droits administrateurs (sous Windows ou Linux) créer un utilisateur avec un mot de passe Le mieux est d'utiliser une clé USB : cliquer sur l'onglet clé USB en bas de page et suivre les indications. Le petit programme «courrieluri.exe) lance Firefox portable et se connecte directement au portail, sans rien laisser sur l'ordinateur hôte : une clé de 500MO suffit. Cette clé est en fait utile pour tous, elle permet de de déplacer «léger» et de se connecter de partout pourvu qu'il y ait un ordinateur sous Windows connecté à internet en haut débit. Pour des raisons la sécurité, le contenu des courriel n'est pas visible sur cette page. Pour supprimer un gadget, cliquer sur la croix à droite. Pour en ajouter, cliquer sur «ajouter des gadgets» et choisir dans la multitude de propositions, il est même possible de s'en fabriquer. Page 14

15 Expertise Ajouter le courriel URI comme gestionnaire de courriel sous Firefox Firefox 3 permet d'être configuré pour utiliser des sites Web lorsque l'on clique sur des liens contenant la balise "mailto:" (pour les liens du site carte des mandatés par exemple). Il est assez facile d'ajouter le courriel URI comme gestionnaire de courrier, Entrer «about:config» dans la barre d'adresse, lire attentivement le message apparu et valider. Entrer : gecko.handlerservice.allowregisterfromdifferenthost dans le champ de recherche about:config et changer sa valeur en true en double cliquant sur la ligne correspondante. Après avoir terminer ce tutoriel, remettre la valeur false (avec un double clic ). Taper la ligne suivante dans la barre d'adresse : javascript:window.navigator.registerprotocolhandler("mailto"," Aquitaine"). Rajouter URI Aquitaine comme application mailto, La page «clé USB» permet de copier coller ces commandes plus facilement. Page 15

16 Le courriel Page 16

17 Initiation Rappel, le courrier n'est pas stocké initialement sur un disque dur ou sur une clé USB, il est donc consultable de n'importe où mais avec une connexion haut débit ou une liaison 3G (Blackberry, Iphone...) On accède au courriel : Soit en cliquant sur le gadget « » ou sur l'onglet «Mon Courriel» Soit en ouvrant à partir d'une clé, le programme courrieluri.exe (cf plus haut) Soit en tapant « dans la barre d'adresse Pour afficher cette fenêtre. En haut, à gauche, une barre commande permettant de se déplacer dans les différentes rubriques du domaine. À droite les rubriques paramètres, aide et déconnexion. La possibilité de personnaliser cette page. À coté du sigle : une fenêtre de saisie permettant la recherche par mots clef dans tous les courriers reçus et envoyés, plus efficace et rapide que celui d'outlook. Deux barres latérales à gauche, l'une permettant l'accès aux différents outils pour le courrier, La liste des contacts, elle est a priori vide, mais en tapant les premières lettre d'un utilisateur du domaine, son adresse devrait apparaître. Le «chat» c'est à dire la discussion écrite en direct avec d'autres utilisateurs. La liste des messages reçus. Lire les courriers envoyés par Google. Leur gestion. Page 17

18 Consolidation Recevoir les courriels du domaine dans sa boite courriel Pour les personnes souffrant d'addiction à Microsoft ou à leur boite de courrier habituelle et qui ne veulent pas se soigner, il est possible d'avoir une redirection des courriers sur la boite Outlook ou Thunderbird à l'adresse personnelle. Dans paramètres, on sélectionne «transfert et pop/imap» et on sélectionne «transférer une copie des messages reçus» à et on indique l'adresse de transfert. Pour les cas les plus graves on peut activer soit le protocole POP ou mieux l'accès IMAP. Le protocole POP peut être comparé à une lettre qui une fois arrivée à destination n'est plus dans le circuit de la poste. Le protocole IMAP permet de conserver cette lettre dans le circuit de la poste et «délivre» une photocopie de ce courrier. Une fois sélectionné l'un ou l'autre cas (POP ou IMAP), il faut paramétrer sa boite aux lettres «Outlook ou Thunderbird» en suivant scrupuleusement les indications fournies dans les instructions de configuration. Le seul avantage de ce dernier paramétrage est qu'il permet d'avoir accès aux courriels hors connexion. Page 18

19 Recevoir tous ses courriels sur le portail4 À l'inverse, il est possible de recevoir tous ses courriers dans cette boite. On peut même envoyer du courrier à partir d'une autre adresse. Exemple : jojos.lafreu a une boite orange : jlafreu@orange.fr, il a aussi une adresse de responsable fédéral : jlafreu@structure.cfdt.fr Dans paramètres, on sélectionne l'onglet comptes «Ajouter un autre compte de messagerie» affiche la boite suivante On renseigne les items : saisir le mot de passe et cocher les cases «conserver une copie» et «appliquer un libellé». Dans cette configuration, le seul risque est d'avoir les courriers en double. 4 Il est même possible de transférer en POP ou IMAP ET de recevoir tous ses courriels dans le domaine. Doublons assurés Page 19

20 Particularités pour le compte CFDT : réglage spécifiques Deux modifications à la fenêtre : 1. Le nom d'utilisateur est souvent associé à la structure donc dans l'exemple de Jojos il faudra ajouter la structure (aquitaine, FDST...) au nom ; exemple jlafreu.structure. 2. Le serveur POP n'est pas celui indiqué. Il faut remplacer mail.structure.cfdt.fr par «globalmail.cfdt.fr» 3. Cocher la case «Conserver une copie...» 4. Cocher la case «libellé» et éventuellement changer son intitulé. Le reste sans changement. Dans tous les cas accepter de recevoir les courriels et suivre les instructions à l'écran. Cette option permet d'envoyer des courriers de n'importe quelle adresse de courriel, à partir d'un ordinateur portable, d'un PDA ou de la clef USB de n'importe quel lieu avec une connexion internet (Bierville, hotspot...) Page 20

21 Expertise Ajouter rapidement un compte Google-Apps sur iphone / ipod Touch Pour ajouter un compte de courriels Google-Apps sur un IPhone, plutôt que de rentrer les informations manuellement comme on doit le faire sur Mail.app, sélectionner dans Réglages>Mails, contacts et calendriers>ajouter un compte, l élément GMail : Ensuite, entrer l'adresse Google-Apps complète, de la forme prenom.nom@cfdt-aquitaine.net, et le mot de passe, l iphone comprend que c est un Google-Apps, et automatise la création du compte, Page 21

22 Gestion des contacts Page 22

23 Initiation Les groupes Deux notions importantes : Les groupes de travail définis par l'administrateur.ils permettent une diffusion rapide sans avoir à connaître le listing complet des noms. L'administrateur détermine : La liste. Le nom sous la forme d'une adresse exemple : sante.travail@cfdt-aquitaine.net. Les membres. Les autorisations d'accès par exemple : Autoriser tout public à adresser un courrier à ce groupe. Limiter seulement aux utilisateurs de domaine. Seulement au groupe. La décision de création de groupe est une décision politique, donc des instances politiques de l'uri. Celui de groupe défini par l'utilisateur, Chaque utilisateur a la possibilité de créer un groupe de travail. Cette fonctionnalité est plus souple, mais chacun va utiliser des noms différents et une liste dans le groupe pas nécessairement identique, Lors d'envoi de courrier, le nom du groupe est transformé en liste de noms qui apparaissent ainsi aux destinataires Ce type de groupe peur contenir des noms extérieurs au domaine. L'importation et exportation des contacts, se font au format CSV reconnu par tout les logiciels d'adresse ou de base de données. Annonces Courriel L'envoi de courriel est limité Aux propriétaires à partir de leur adresse du domaine Groupes Public Aux membres du Uniquement à Pas de limitation groupe de travail partir des adresses à partir de leur du domaine adresse du domaine *5 Documents Visibles uniquement par Sans intérêt Les membres du groupe de travail Les utilisateurs du domaine Site Visible uniquement par Sans intérêt Membres du groupe de travail Les utilisateurs du domaine Interdit Le propriétaire aux utilisateurs du domaine Les Membres du groupe de travail Les utilisateurs du domaine Sans intérêt Agenda Partagé Reçoivent un courriel leur proposant de partager agenda R. Vous Ne pas utiliser 6 5Le propriétaire d'un document peut le partager en dehors du domaine en indiquant une (ou des) adresse courriel. 6 Il faut ajouter les participants un à un. On peut aussi se créer des groupes dans ses contacts (du domaine ou non) Page 23

24 Administrateurs Assesseurs TASS Assesseurs TASS Comité Directeur Régional Comité technique Régional 1 Comité Technique Régional 2 Comité Tecnnique Régional 3 Commission executive Délégues regionaux Délégués Régionaux Ensemble des mandatés protection.sociale Ensemble des mandatés santé au travail formation.syndicale Juridique Mandaté Conference de la santé Mandaté SST Oloron Mandatés AHI Mandatés AMT Orthez Mandatés ARACT Mandatés CAF 64 Mandatés CESR Mandatés Comités techniques régionaux Mandatés Commission de controle AHIRP Mandatés CRAM Aquitaine Mandatés CRPRP mandatés Emploi Mandatés formation professionnelle Mandatés Logement Mandatés MSA sud Aquitaine Mandatés Mutualité sociale Agricole Mandatés Observatoire de la Santé au travail Mandatés Service santé travail Villeneuve Mandatés Services de santé au travail Mandatés Services santé au travail landes mandatés SST du Lot-et-Garonne mandates SST Pau Mandatés TASS 64 Mandatés Tass lot&garonne Mandatés URSSAF PA Politique et DR Secretaires UD UIS TASS Pau Tous les Mandatés Tous les utilisateurs administrateurs@cfdt-aquitaine.net tass@cfdt-aquitaine.net tass@cfdt-aquitaine.net cdr@cfdt-aquitaine.net ctr1@cfdt-aquitaine.net ctr2@cfdt-aquitaine.net ctr3@cfdt-aquitaine.net ce.uri@cfdt-aquitaine.net delegues@cfdt-aquitaine.net delegues.regionaux@cfdt-aquitaine.net protection.sociale@cfdt-aquitaine.net sante.travail@cfdt-aquitaine.net formation.syndicale@cfdt-aquitaine.net juridique@cfdt-aquitaine.net crs@cfdt-aquitaine.net ahi.oloron@cfdt-aquitaine.net mandates.ahi@cfdt-aquitaine.net amt.orthez@cfdt-aquitaine.net aract@cfdt-aquitaine.net caf.64@cfdt-aquitaine.net cesr@cfdt-aquitaine.net ctr@cfdt-aquitaine.net ahirp.pau@cfdt-aquitaine.net crama@cfdt-aquitaine.net crprp@cfdt-aquitaine.net emploi@cfdt-aquitaine.net formation.pro@cfdt-aquitaine.net logement@cfdt-aquitaine.net msa.sud@cfdt-aquitaine.net msa@cfdt-aquitaine.net orst@cfdt-aquitaine.net sst.villeneuve@cfdt-aquitaine.net sst@cfdt-aquitaine.net mandates.smil@cfdt-aquitaine.net mandates.cist47@cfdt-aquitaine.net mandate.hirp@cfdt-aquitaine.net tass.64@cfdt-aquitaine.net tass.47@cfdt-aquitaine.net urssaf.64@cfdt-aquitaine.net cdr-dr@cfdt-aquitaine.net ud-uis@cfdt-aquitaine.net tass.pau@cfdt-aquitaine.net mandates@cfdt-aquitaine.net tous@cfdt-aquitaine.net Page 24 Public Groupe Groupe Public Public Public Public Public Public Public Public Public Public Groupe Annonce Public Annonce Annonce

25 Consolidation Synchronisation des contacts : 1. Il n'existe aucune solution satisfaisante de synchronisation entre Outlook et le gestionnaire de contact du domaine avec en prime le risque de tout effacer. Avec Thunderbird Charger le module complémentaire Zindus une fois chargé il faut simplement donner l'adresse en y incluant le nom de domaine et mettre le mot de passe. La synchronisation ne dure que quelques secondes Page 25

26 L'agenda Page 26

27 Initiation Avec l'outil agenda on commence la vraie partie consistante du travail collaboratif. L'agenda est maintenant dans notre langue de Molière, d'autres langues comme le basque ou le chinois peuvent être aussi choisies mais la communication des rendez vous se fera dans l'une de ces langues. Il est possible de changer l'intitulé de l'agenda et la couleur dans laquelle les rendez-vous seront visibles, Les paramètres à sélectionner sont : Général : à votre choix certains sont anecdotiques comme la météo, conseil laisser les paramètres par défaut Configuration du mobile : cette option permet de recevoir un SMS sur son portable rappelant des rendez vous. Ce service est gratuit, Pour l'utiliser : Indiquer le numéro de téléphone. Un SMS sera envoyé contenant un code qu'il faudra saisir. Agenda Notifications : permet d'indiquer le ou les modes de notification par défaut, par exemple l'envoi de SMS 10 mn avant le rendez vous. Partage : sélectionner «Partager cet agenda avec tous les utilisateurs du domaine URI CFDT Aquitaine» Réserver cet agenda aux rendez vous qui vous concerne. Pour saisir un rendez vous, cliquer sur la date et l'heure, remplir les données demandées. Important : saisir le lieu cela permettra d'avoir le plan. S'il s'agit d'un rendez vous avec invitation sélectionner «modifier les détails de l'événement» Sélectionner: «Ajouter des invités» Ceux ci peuvent être : Page 27

28 Le groupe défini par l'utilisateur. Des invités choisis un à un. Ils peuvent ne pas appartenir au domaine, ils ne recevront alors uniquement qu'un courriel. Attention pour les invitations, si on souhaite des réponses individuelles de participations, il ne faut pas utiliser les groupes créés par l'administrateur (bogue à corriger par GApps) En fonction de la réunion, cocher ou décocher les options proposées. Par expérience décocher l'option inviter d'autres personnes et maintenir «Voir la liste des invités». Au fur et à mesure des réponses cette fenêtre indiquera la des participants, ceux ayant décliné et ceux n'ayant pas répondu, chaque invité du domaine ayant la possibilité de voir les présents. Options : «Rappel». C'est ici que l'on indique si les notifications choisies par défaut vont s'appliquer et éventuellement les modifier. «Vérifier la disponibilité des invités et des ressources». Dans l'hypothèse d'une compliance générale, cette option permettra à l'organisateur de vérifier si les invités sont disponibles au moment de la réunion pour peu que leur agenda soit correctement rempli et qu'ils aient bien choisi le partage de l'agenda. Cela évitera d'organiser une réunion lorsque un grand nombre d'invités auront indiqué être occupés à la date envisagée. C'est le moment de rappeler que répondre aux invitations fait faire un gain de temps précieux et évite une crise de nerf aux responsables (chaque utilisateur est un organisateur en puissance). Plus qu'une question de politesse, c'est une mesure de prévention du stress. Page 28

29 Consolidation Création et utilisation d'autres agendas : Il est donc possible d'ajouter d'autres agendas : Pour séparer ses différentes activités syndicales, professionnelles, privées Partager les agendas avec: Un groupe défini par l'administrateur Un groupé défini par l'utilisateur Soit appartenant au domaine Soit hors domaine mais avec un compte Gmail personnel. Exemple d'utilisation : Groupe : CPAM de Clipperton Nom du groupe cpam.clipperton@cfdt-aquitaine.net. Chef de file : Jojos LAFFREU 4 utilisateurs : CRABE, MOUETTE Rieuse, MOUETTE Criarde et Jojos Jojos crée un agenda, il le nomme CPAM Clipperton et y indique les dates de réunions de conseil et de commissions. Il partage cet agenda avec cpam.clipperton@cfdt-aquitaine.net, tous les quatre recevront un courriel les informant de cet agenda partagé. Aprés acceptation celui ci s'affichera sous la rubrique autre agenda. Les dates n'affecteront pas leur disponibilité. Jojos participera au conseil du 30 février avec MOUETTE Rieuse, il copie le rendez vous dans son agenda personnel, invite Mouette Rieuse. Par retour du courrier, elle répond OUI, c'est tout. Dans le cas où Jojos ne participe pas : il invite deux autres personnes, se déclare absent et vérifie que les deux autres mandatés ont bien confirmé leur présence. Utilisation de ressources : Cette fonction n'est actuellement pas utilisée : en donnant une adresse à des ressources comme les salles ou du matériel (ordinateur, vidéo-projecteur), en indiquant leur disponibilité dans un agenda, on pourrait gérer ainsi leur prêt et en cas d'indisponibilité le savoir rapidement pour s'adapter. L'utilisation de l'option «accepter automatiquement les demandes» est prévue pour cette utilisation. Page 29

30 Expertise Synchronisations des agendas Sous logiciel libre (sunbird : très simple ajouter l'extension «Provider for Google agenda». Ajouter un à un les agendas Google Avec le lien dans google Agenda «parametre de l'agenda» «Adresse URL privée (ICAL)» Copier le lien Sous Sunbird Fichier Nouvel Agenda Sur le Réseau Google Agenda Coller le lien Sunbird demandera le mot de passe. Choisir un nom et une couleur pour l'agenda et cocher la fonction rendre «disponible hors connexion». Il n'est pas possible d' éditer les agendas en réseau hors connexion mais on peut ainsi vérifier ses disponibilités au moment de prendre un rendez vous. Il suffit une fois connecté de migrer le rendez vous dans l'un ou l'autre des agendas. Synchronisation avec Outlook Télécharger le programme Googlesync calendar (faire une recherche sur un moteur de recherche ou taper Attention : seul l'agenda par défaut se synchronise. Des mauvaises saisies sur Outlook bloque la synchronisation. Synchronisation avec ActiveSync (PDA, téléphone ) Outils Options Serveur Dans la boite Sync avec le serveur, saisir : «m.google.com» Taper sur Options saisir nom.prenom sans le nom de domaine (exemple jojos.lafreu) Domaine : saisir cfdt-aquitaine.net Cocher «Ce serveur utilise une connexion SSL» Cocher la case en face de Calendrier., Les autres options sont soit inopérantes soit inutiles. Avantages, les données du calendrier sont modifiables directement hors connexion et seront mis à jour sur l'agenda dés la prochaine synchronisation. Seul le calendrier par défaut sera synchronisé. Page 30

31 Synchronisation avec un Iphone Configuration : 1. Ouvrir les Paramètres de l' iphone sur l'écran d'accueil. 2. Ouvrir Mail, Contacts, Calendrier. 3. Cliquer sur Ajouter un compte. 4. Selectionner Microsoft Exchange. Entrer les informations de votre compte : 5. Dans le champ , entrez le nom de votre compte (celui que vous voulez) 6..Laisser le champ Domaine vide 7. Entrer l'adresse mail complète de votre compte Google Apps ( nom.prenom@cfdtaquitaine.net) dans le champ Nom d'utilisateur 8. Entrer le mot de passe de votre compte dans le champs correspondant. 9. Appuyer sur Suivant en haut à droite de votre écran. 10. Un champ Serveur apparaît. Entrez m.google.com. 11. Appuyer sur Suivant en haut à droite de votre écran. 12. Appuyer sur Synchroniser 2 fois pour valider. 13. Se connecter à m.google.com 14. Choisir autres langues et anglais 15. Dans «Users» indiquer cfdt-aquitaine.net 16. Choisir «Sync» 17. Saisir vos identifiants (nom.prenom) 18. Selectionner les agendas (maximum 5) Des vidéos sont disponibles à Video de demonstration ou recopier Page 31

32 Documents Page 32

33 Initiation Comme pour l'agenda, il se peut que la page soit en anglais. Même solution : «Setting» «language» «Français» er «save» Cet outils permet de s'exonérer des outils «office». Un utilisateur peut donc lire et éditer tout document, qu'il ait ou non sur son ordinateur le logiciel qui a servi à la création du document. Il peut même en faire un ad nihilo directement sur le domaine. Il s'agit de documents «texte» (word ou writer), «tableur» (excel ou calc), «diaporama» (powerpoint ou impress), Importer un fichier (texte diaporama tableau..) Cliquer sur «Importer» Saisir le nom du fichier. Le document peut maintenant être utilisé «en ligne», soit pour consultation, soit pour partage. Concernant les tableurs : les formules et certains paramétrages restent en anglais (le point décimal au lieu de la virgule par exemple). De plus les macro-commandes ne sont pas importables mais comme seulement 10% a peine des utilisateurs de tableur les utilisent ; la gêne est modérée. Le partage des documents. Une fois importé ou créé ce document peut être partagé avec : Un groupe défini par l'administrateur Un groupe défini par l'utilisateur pouvant inclure des lecteurs ou des collaborateurs extérieurs au domaine Dans ce dernier cas, les lecteurs doivent avoir le logiciel et ne peuvent pas collaborer dans les mêmes conditions à moins d'avoir un compte Gmail. Une liste. Page 33

34 Le propriétaire défini le partage : Lecteur : le groupe n'a accès qu'à la lecture du document, il ne peut pas le modifier. Collaborateur : chacun peut modifier le document, les utilisateurs voient toujours la dernière version et peuvent consulter les précédentes. Le propriétaire tranche et choisi la meilleure. Cette collaboration peut être jumelée avec le chat (Google-Talk ) : le groupe se donne un rendez vous (sur l'agenda) pour discuter (par écrit) du projet et du choix parmi les versions. Propriétaire pour un éventuel transfert. Page 34

35 Consolidation Création et utilisation des formulaires. Il s'agit d'un outil connexe au tableur : une création de formulaire entraine la création d'une feuille de calcul, et inversement, on peut créer un formulaire à partir d'une feuille de calcul. Le formulaire est une série de questions qui apparaissent dans le tableur sur la première ligne totalement libre, Les réponses sont automatiquement rangées sur les lignes suivantes. La feuille contenant les réponses au questionnaire ne doit pas contenir de formules. Si celles ci sont nécessaires ; il faut ouvrir une seconde feuille. Le questionnaire peut être simplement des informations complémentaires à l'organisation d'une réunion : réservation d'hôtel, de repas etc ou de satisfaction ou d'évaluation, la liste ne peut être limitative. Sur document ouvrir «Créer» - «Formulaire» ou «form» Les réponses aux questions peuvent être du texte (des nombres), un choix sur une liste, une échelle visuelle de niveau, des cases à cocher.. L'intitulé des questions sera l'entête de la colonne dans le tableur. L'application conservera en mémoire l'ordre établi avec le formulaire, les changements effectués sur le tableur seront sans effet sur l'ordre des réponses reçues. Une fois les questions posées, choisir un thème (par defaut : plain mais tristounet) La case «récupérer le nom d'utilisateur..» ne s'applique qu'aux utilisateurs du domaine. Elle doit donc rester décochée si le formulaire est envoyé en dehors du domaine. Elle permet d'identifier le répondeur, qui saura que ses réponses ne sont pas anonymes. Dans le cas d'une utilisation à l'extérieure du domaine suivre les conseils suivants : Une fois le questionnaire terminé : Se l'envoyer sans joindre le questionnaire. Copier le contenu. Cliquer sur nouveau message. Coller. Éditer le lien vers le questionnaire en veillant bien qu'il reste en bleu souligné. Modifier éventuellement la présentation. Envoyer (un conseil supplémentaire : mettre la liste des destinataires en Copie Conforme Invisible CCI7). Dans le cas où une liste doit être présentée par une structure, indiquer qu'il faut que la structure réponde à autant de questionnaires qu'elle a d'inscrits. 7 Je sais : CC signifie Carbon Copy mais je prends le droit de franciser. cf avis page 3 Page 35

36 Expertise Les «gadgets» du tableur exemple : diagramme de Gannt Le tableur inclus des fonctions de graphiques simples voire simplistes par rapport à Excel ou Calc. Cette limitation est compensée par l'utilisation des «gadgets». Exemple d'utilisation : suivi d'un projet par diagramme de Gantt. Il ne s'agit pas ici d'une formation à la conduite de projet mais d'utiliser un outils. Créer une feuille de calcul, remplir les cellules A1à G1 comme la copie d'écran Colonne A, les identifiants doivent être non nuls, entiers et uniques La colonne B contient les noms des tâches et des sous tâches La colonne E l'état d'avancement de la tâche ou de la sous tâche (de 0 à 100) La colonne F une classification des tâches : un entier pour une tache, décimal pour une sous tâche exemple : diffusion d'un tract : c'est une tache donc 1 cette diffusion comprend impression, répartition des lieux de tractage, réapprovisionnement. Se sont des sous tâches de la diffusion donc impression : 1.1 (rappel le caractère délimitant les décimales est un point) répartition des lieux 1.2 etc Prédécesseur : indiquer quelle tâche ou sous tâche doit être nécessairement réalisée pour sa réalisation. Par exemple, il faut que l'impression soit terminée pour réapprovisionner donc prédécesseur : l'identifiant de la sous tache soit 2 Clic droit dans la feuille. Insérer un «gadget» Choisir diagramme de Gantt (en anglais Gantt Chart) Renseigner la fenêtre : plage dans notre exemple la plage est A1:G5 et saisir les colonnes correspondantes aux items du diagramme. «Appliquer Fermer», on a Page 36

37 En noir ce qui est réalisé en rouge ce qui est en retard en bleu ce qui reste à faire à la date de l'ordinateur. La flèche noire indique que le réapprovisionnement ne peut commencer que si l'impression est terminée. La barre blanche représente une tâche contenant des sous tâches. Un diagramme plus complet et réel sur le site CFDT-aquitaine à Diagramme de Gantt. Page 37

38 Sites Page 38

39 Initiation On accède aux sites de trois manières : En cliquant sur l'icône à gauche du sigle. En cliquant sur l'onglet de bas de page de la page d'accueil. À partir des autres outils, en sélectionnant «Site». Si l'utilisateur n'a créé aucun site, cette page s'affiche. La première création se fait à partir de là. Mais il est possible de consulter les sites des autres utilisateurs en sélectionnant «ou parcourez les sites de cfdt-aquitaine.net». Choisir alors le site que l'on veut consulter. Ou bien saisir un mot clef et faire une recherche dans tous les sites. Page 39

40 Un site par mandat L'objectif est que chaque mandat ait un site comprenant sa description, ses enjeux et les compte-rendus des réunions, soit trois pages. Ces sites ont pour vocation d'être lus par tous les utilisateurs du domaine, mais il est possible d'en créer pour un usage soit personnel ( non partagé mais lisible par l'administrateur) pour un groupe défini par l'administrateur, pour groupe défini par l'utilisateur mais ne comprenant que des inscrits au domaine. Il est impossible de rendre ce site public ce qui le rend inaccessible de l'extérieur et donne plus de liberté dans le contenu (limité par les conditions d'utilisation et respect des orientations politiques de l'organisation. Rappelons encore que l'administrateur peut modifier ou supprimer un site, dans certain cas il en a même l'obligation contractuelle). Le créateur d'un site détermine donc qui est propriétaire, qui est collaborateur (un nombre restreint ) et les lecteurs (apriori tous les utilisateurs du domaine). Le contenu d'un site peut être un simple texte (naturellement compréhensible) pouvant faire référence (lien) à d'autres pages, ou à des lien à des sites internet (exemple : pour éviter d'avoir à écrire ce qu'est un GIR on peut faire un lien sur un site donnant clairement la définition -voir le site CRAMA). Page 40

41 Consolidation Un site peut contenir différent type de page. Pages de textes Tableau de bord on y insère des gadgets issus du tableur (comme le diagramme de Gantt) etc Classeur : des liens vers des documents, des programmes etc Les agendas de réunions en copiant-collant sur le site l'url de l'agenda (dans les paramètres de l'agenda) Pour insérer des présentations de diapositives (Powerpoint ou Impress d'openoffice) il faut les importer dans les documents et les avoir partagés. Un document non partagé ne sera pas lisible même si le site a été partagé. Sur la page choisie cliquer sur modifier la page, cliquer sur insérer et choisir la présentation à insérer. Pour mettre des diaporamas de photos le plus simple est de créer un compte Gmail personnel ou mis à disposition (exemple les diaporamas sur le site confédéral) avec le logiciel gratuit Picasa et avoir exporté ces photos sur le site. On peut aussi «s'abonner» à un site ou une page ce qui signifie être informé des changements intervenus sur le site ou la page. Page 41

42 Expertise Commande Il est possible d'améliorer le comportement et la présentation du site grâce à des commandes html : pour modifier un tableau par exemple Mais elles ne sont pas toutes reconnues seule l'expérimentation permettra d'en faire le tri. Si celles si apparaissent indispensables au site, il faut les importer sur un site «habituel» que tous les fournisseurs d'accès proposent et faire un lien. Les sites CFDT-aquitaine et CRAMA comprennent des sites texte avec lien, des sites avec des commandes html intégrées, des sites avec l'utilisation de sites extérieurs (carte des mandatés, clé USB), des liens de présentation (CRAMA) Suivre l'impact des sites L'option gratuité ne permet pas de suivre l'impact des pages, Il faut passer par un compte personnel sur gmail (donc ouvrir une adresse personnelle) et ouvrir un compte analytic (gratuit). Plusieurs sites peuvent être suivis et avec plusieurs indicateurs on mesure le niveau de pénétration dans l'uri des informations données sur les pages. Il faut être propriétaire des sites (ou administrateur). Page 42