Programme de parrainage (extraits)

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1 Programme de parrainage (extraits) Développé pour Cavalier Textiles - Sherbrooke Page 1 sur 11

2 Table des matières 1. LE CONTEXTE DU PROGRAMME L'INSTANCE RESPONSABLE DU PROGRAMME LES OBJECTIFS DU PROGRAMME LES PARTICULARITÉS DU PROGRAMME LA PHASE PRÉPARATOIRE LES CRITÈRES D ÉVALUATION DU PROGRAMME LA MISE EN APPLICATION... 8 Page 1 sur 11

3 1. LE CONTEXTE DU PROGRAMME Dans le cadre du programme de «Maintien en emploi des travailleurs d'expérience âgés de 55 à 64 ans», l entreprise est disposée à implanter un programme de parrainage. Un comité de travail a alors été créé pour assurer la responsabilité de ce mandat. Le but initial visait à assurer que la richesse d'expertise des travailleurs de cette catégorie d'âges pourra avoir une voie privilégiée pour se transmettre vers des travailleurs de catégories d'âges comptant beaucoup moins d'expertise. 2. L'INSTANCE RESPONSABLE DU PROGRAMME Le comité mis en place est formé de quatre personnes de l'entreprise représentant de façon paritaire les employés et l'employeur. Le comité mis en place est l'instance responsable de la gestion et de la coordination du programme. 3. LES OBJECTIFS DU PROGRAMME L'objectif principal du programme de parrainage : offrir un meilleur support aux nouveaux employés dans l'entreprise. Plusieurs sous-objectifs sont également visés : Soutenir la transition entre la période de formation qualifiante et l'affectation sur une autre équipe de travail; Consolider le processus d'accueil; Améliorer la rétention de la main-d'œuvre; Faciliter l'intégration des nouveaux employés; Responsabiliser davantage les employés en leur permettant de connaître dès leur arrivée et tout au cours de leur lien d'emploi les attentes, les valeurs et principes de l'entreprise; Favoriser les relations intergénérationnelles. Page 2 sur 11

4 4. LES PARTICULARITÉS DU PROGRAMME La notion d'intérêt et de volonté à investir dans la relation est essentielle à la réussite de celle-ci et ce, peu importe les objectifs du programme. But Caractéristiques Responsabilités du parrain Encadrer les nouveaux employés pour assurer une meilleure intégration et les épauler dans leur nouveau milieu de travail. Relation parrain <=> protégé. Tous les nouveaux employés y sont soumis, donc une forme de participation obligatoire. Durée prévue : maximum 6 mois. Jouer le rôle de personne ressource pour le protégé et le guider dans son nouveau milieu de travail : expliquer la philosophie, les valeurs de l'entreprise Expliquer les modes de fonctionnement (contexte physique, administratif ); Coacher le nouvel employé quant au savoir-être valorisé dans l'entreprise; Assister le nouvel employé lorsque celui-ci vit des situations difficiles (démotivation, intégration dans l'équipe ); Transmettre une appréciation/évaluation du savoirêtre du nouvel employé à son supérieur immédiat; Participer au développement et à l évaluation du programme. Page 3 sur 11

5 5. LA PHASE PRÉPARATOIRE Les objectifs et caractéristiques étant clairs, le programme requiert quelques étapes préparatoires. Il importe de déterminer les exigences en termes de temps, d'implication et de coût pour l'organisation. Cette estimation exige de préciser quelles sont les activités de formation à dispenser aux gens qui agiront comme parrains, de déterminer le nombre d'heures allouées à chacune des activités de jumelages (parrain protégé) pendant la durée du programme. Le tableau suivant donne des précisions quant aux thèmes des activités de formation. Priorité Thèmes de formation Durée estimée 1 Explication des modalités du programme 2 Attentes quant aux rôles et responsabilités 3 Limites des responsabilités et champs d'action (structures existantes) 4 Mission, valeurs et objectifs de l entreprise 5 Fonctionnement de la structure hiérarchique, organigramme 6 Procédés de fabrication généraux, caractéristiques des ateliers 8 à 12 heures 7 Visite de l'usine à la suite de la présentation visuelle 8 Habileté de communication 9 Attentes face au programme (attitudes et mentalités) 10 Ressources externes d aide (ex. : CSST Emploi Québec RRQ ) Page 4 sur 11

6 En plus de la formation, un suivi régulier est recommandé pour les supporter dans leurs responsabilités. Ces suivis sont prévus aux trois mois et seraient d une durée de quatre heures. On profiterait de ces moments privilégiés pour consolider les aspects de la formation et perfectionner les aspects qui le requièrent. L accessibilité au programme Toute nouvelle personne embauchée se verra assigner un parrain. Le choix des parrains Pour le choix des parrains, il est important de bien définir le profil des parrains quant aux critères de prédiction de succès afin de donner les meilleures chances au programme. Le comité a fixé les critères suivants : Participation volontaire de la part des parrains Attitude calme «sage» Hospitalier, sens de l accueil développé Perçu positivement par les cadres et les pairs Soucieux du savoir-être, aspect humain reconnu Ouverture d esprit Personne bien mobilisée Habileté à communiquer Adhésion reconnue à la philosophie et aux valeurs corporatives Les membres du comité conviennent que le mode de recrutement respectera la procédure suivante : 1. Identification des personnes aptes à jouer ce rôle, et susceptibles d être intéressées; 2. Discussion au niveau du comité sur les personnes identifiées et consensus sur les approches à réaliser; 3. Vérification des intérêts des personnes ciblées par les membres du comité ou autre personne déléguée; 4. Analyse des résultats de l opération et décision d action à venir (sondage). Page 5 sur 11

7 La communication et la diffusion du programme La communication du programme est une phase importante pour que les gens comprennent bien de quoi il s agit. Les paramètres doivent être d abord établis afin de communiquer le programme le plus clairement possible. Les temps alloués pour les activités de parrainage Toutes les activités de préparation, de formation et de diffusion étant réalisées, il reste à appliquer le programme. Les jumelages sont formés et requièrent des temps pour réaliser leurs activités. une rencontre formelle de 30 minutes par mois est établie estimation 3 heures en tout par jumelage. des rencontres selon les besoins peuvent être requises estimation 2 heures par jumelage. 6. LES CRITÈRES D ÉVALUATION DU PROGRAMME Le choix des critères pour mesurer les impacts et la performance du programme doivent être en lien direct avec les objectifs de départ. De plus, il faut considérer que d autres éléments influent sur les personnes et, par conséquent, on ne pourra pas prétendre que les effets seront uniquement attribuables au programme. On peut vérifier les impacts qualitatifs ou les impacts quantitatifs. Pour le volet qualitatif, une forme de sondage, administré à un groupe cible ayant bénéficié du programme et à un groupe de référence selon le fonctionnement avant l implantation du programme (avant-après), permettrait de comparer et identifier quelles sont les perceptions et niveau de satisfaction par rapport à l intégration et au support. Quant au volet quantitatif, le temps permettrait de colliger des données afin de comparer des mesures sur les bases avant le programme et dans les mois et années à venir. Page 6 sur 11

8 Les éléments mesurables selon les deux volets figurent dans le tableau ci-dessous. Volet qualitatif Rigueur du suivi des notions et éléments enseignés (savoir-être, détection des attitudes dites «à risque»); Responsabilisation (niveau d implication des employés dans leur travail); Connaissance des valeurs de l entreprise; Impacts positifs sur le climat de travail; Volet quantitatif Taux de rétention à long terme; Taux de rétention à court terme; Impacts sur les accidents de travail (savoir se comporter); Niveau d intégration des notions enseignées (savoirfaire). Sentiment d appartenance; Image positive et structurée de l entreprise. Page 7 sur 11

9 7. LA MISE EN APPLICATION L implantation est envisagée selon un échéancier ressemblant à ce tableau : Activités Communication et sensibilisation au programme Recrutement et parrains Formation des parrains Réalisation des activités de parrainage (1 rencontre formelle par mois) Support et suivi auprès des parrains Évaluation des retombées des activités et du programme Gestion du programme (estimation) Échéancier mois Tout au cours du programme Page 8 sur 11

10 Les années subséquentes à l année d implantation, la fréquence des activités de réalisation, de suivi, d évaluation et de gestion du programme seront sensiblement les mêmes. Il est judicieux d évaluer les implications en terme de ressources pour l entreprise. Les implications se situent particulièrement au niveau de la préparation des parrains, des temps dédiés aux activités de jumelages et aux activités de suivi. Il y a aussi des activités reliées à la gestion et à l administration d un tel programme qui seront, dans le présent cas, sous la responsabilité du comité d entreprise et/ou d une personne déléguée par ledit comité. Les estimations sont de l ordre de $ à $. Page 9 sur 11

11 ESTIMÉ DES COÛTS Activités Personnel impliqué Nombre d heures Taux horaire (moyen) Total Développement du programme Communication et recrutement des parrains Formation des parrains Comités : 4 rencontres de 2 h x 4 personnes 32 h Coût de ressources externes (au besoin) Comité : 4 personnes x 4 h 16 h Recrutement : 1 personne 8 h 6 personnes x 12 h 72 h Coût du formateur externe (estimation) Réalisation des activités de parrainage Parrainage : + 25 personnes x 8 h x 2* *parrain et protégé 400 h Support et suivi auprès des parrains 3 rencontres de 2 h x 9 personnes 54 h Évaluation des retombées des activités et du programme Comité et cadres 10 h Gestion du programme (estimation) Comité : 2 rencontres de 2 h x 4 personnes 16 h Responsable désigné 6 h Certaines étapes n ont pas à être reprises et ne font partie que du coût d implantation. D autres, telles que les activités de formation, auront besoin d être reprises afin d assurer la continuité du programme. Page 10 sur 11