COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 3 JUIN 2010 POUR L'ORGANISATION DE LA KERMESSE DU 12 JUIN 2010 REPAS

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1 COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 3 JUIN 2010 POUR L'ORGANISATION DE LA KERMESSE DU 12 JUIN 2010 Etaient présents : Steven RAIMBAULT Dany LIEVRE Christine HERVE Olivier CROCHET Sophie OSOUF Fabrice LEROUX Excusé : Laurent BEAUTOUR REPAS Le tarif du repas est fixé à 5,00 pour les enfants et les adultes Apéritif Galette saucisse ou Jambon-fromage + Frites Crêpe sucre ou confiture ou Nutella Boissons : cidre : 5 la bouteille, 1 le verre ; vin rouge (6 la bouteille) : vin de Norbert mis en bouteille comme pour le repas de l amicale (Olivier se charge d imprimer les étiquettes avec imprimante Laser et Célia lui envoie le fichier) => OK Rosé en pichet ; Dany voit avec Laurent s il a la possibilité d avoir le même vin blanc que l année dernière =>OK ; Sophie demande au copain de Norbert s il peut aussi en fournir et à quel prix (muscadet) MATERIELS RESTAURATION Il est prévu l'achat d'une friteuse gaz ou électrique Steven doit se renseigner : prix à voir à la Bovida et chez Métro Métro trop cher par rapport à la Bovida (pour 1.5 à 2 kg de frites : environ 120 HT) => friteuse électrique car les gaz sont beaucoup trop chères (10 fois plus!) Olivier peut fournir une consigne de bouteille de gaz Steven a acheté deux friteuses électriques, Dany en apporte une autre. Sophie et Steven apporteront les Billigs ; Armelle, Steven, Sophie, Kiki (à partir de midi) et éventuellement Catherine seront au stand galettes et crêpes (pour tourner et garnir) Faire les réservations auprès de la Mairie pour les chapiteaux, les ganivelles, les tables et les bancs ainsi que la sono Steven se charge d'aller à la Mairie : OK Voir au local ce qu'il reste de couverts, gobelets, assiettes carton, barquettes, sopalin, verres plastique, papier alu : Dany a fait l inventaire Dany s'est proposé de s'en occuper et d'aller faire les courses pour ce qui manque Sophie prendra chez Métro les barquettes pour les frites (750 cc), les gobelets pour le vin, le cidre, le coca et les jus de fruits (15 cl), les assiettes en carton pour les galettes et les crêpes Il faut demander au Comité d'animation le percolateur

2 Sophie a été désignée pour s'en occuper : OK c est bon Prévoir le barbecue avec du bois (il reste du charbon de bois au local) Laurent a été désigné pour le faire ; Sophie a demandé à Pierre-Vincent MEUNIER ses barbecues à roulettes : il regarde s ils sont dispos ; Laurent garde le sien en réserve. Sophie et Fabrice se mettent d'accord pour le barbecue. (Il reste suffisamment de charbon de bois). Christophe s'occupe des accessoires pour cuire. Dany voit pour récupérer des grandes gamelles pour les frites. Prévoir couteaux pour couper les galettes jambon-fromage des petits Prospecter pour un bar réfrigéré Christophe ou Steven devront aller voir le bar «Le Turquoise» s'il est possible d'en avoir un. Prévoir une ou deux grandes bassines + bouteilles d'eau congelées ou bloc glacière ; il faudra aller chercher la glace samedi matin chez Intermarché (3 sacs poubelle commandés) en même temps que la boisson Les boissons seront achetées à Intermarché (vin, soda, etc ) Sophie passe la commande Steven et Dany s'occupent du frigo : Steven et Sophie ont deux petits frigos Dany, Steven et Sophie apportent les frigos vendredi soir Prévoir des rallonges électriques et des multiprises Olivier a proposé de s'en occuper Dany, Olivier et Christine apportent des rallonges électriques. Il faut voir le tableau électrique de l'école et essayer de résoudre les problèmes de surcharge électriques Vendredi soir : Christophe et Olivier devront chercher une solution (Christophe et Olivier vont voir vendredi 30 avril => RDV à l école) OK, Olivier et Christophe s'en sont chargés. Olivier prévoit une multiprise. PREPARATIFS ET DEROULEMENT Dany s'occupe des tarifs buvette et Sophie ceux de la restauration Boissons : 2 la bière ; breizh cola, jus d orange, perrier : 1 le verre ; eau : gratuite ; vin : la bouteille 6 (mettre en bouteilles le cubis de Norbert) et 1 le verre ; cidre : 5 la bouteille et 1 le verre. Restauration : galette saucisse : 2,50 ; la barquette de frite : 1,50 ; la part de gâteau : 0,50 ; crêpes : tarifs identiques à l année dernière Sophie fait les courses chez Métro et Inter pour les galettes, les crêpes et les frites (mayo, ketchup, moutarde, gruyère, beurre, nutella, confiture d abricot) ; le jambon est commandé chez Cuisines et gourmandises à St Jean ; les galettes pour les saucisses et les crêpes des menus commandés seront faîtes la veille Idée d une seule caisse centrale où les gens prendraient des tickets pour les boissons, la restauration, les jeux

3 Samedi : Préparation (tables, bancs, chapiteaux, etc. ) Voir pour le nombre de personnes nécessaire et disponibles Faire des grandes affiches pour présentation jeux...paper board de l école ou tableau blanc de Célia ou grand tableau vert (dans le couloir de la classe d Elisa) Installer les stands, les tables et les bancs Amener tout le matériel que l on peut déjà stocker à l école (frigos,billigs, bouteilles de gaz ) Le nombre de personnes est à définir Sophie fait des plannings pour la buvette, la restauration et les jeux. Barbecue Bar + Apéritif Stand de jeux Préparation des galettes JEUX ET ANIMATIONS Prévoir tickets multi-animations : 1 ticket pour 4 animations : 2 les 4 tickets => utilisation des tickets à souche ; Christine est responsable des jeux (installation, orientation des bénévoles ) Atelier maquillage : trouver personnes qui maquillent (personne sur Concoret impossible) ; Sophie essaye de voir si la jeune fille présente à la fête de l école de Marzan samedi 5 juin est disponible Enveloppes 1 enveloppe => 1,50 l enveloppe Voir pour lots de récupération ou achat => achats chez Initiatives OK (75 lots + sacs isothermes + sacs shopping) => il faut acheter les envelopes, elles ne sont pas fournies avec les lots Jeu de l enveloppe installé à côté du bar Pèche à la ligne => Dany commande les lots chez Initiatives (+ les tickets à souches) voir tarif initiative Steven et Sophie vont récupérer les différents lots au local lundi et les donnent à Christine pour emballage (pêche à la ligne) et tri des lots par jeux. Voir avec Anne pour récupérer les cannes à pêche=> Christine s'en occupe. Concours de palets sur planche avec cible : lots adultes = boissons LOTS ADULTES : 1. 1 bouteille 2. 1 bouteille LOTS ENFANTS : 1. Beach ball 2. Balles de jonglage 3. Magic Cub Course en sac : => Dany voit avec KIKI pour les sacs de la poste => Vu OK

4 1course = 4 participants = 1 gagnant Lots : Mikado, yoyo, pâte péteuse, mousqueton boussole... Chamboule-tout => au local (jeux gratuit) Autre jeu gratuit : Tir à la corde Steven voit pour une corde Bonbons (nombre à trouver) => Voir avec Jean-Louis => vu : il faut acheter 2 bocaux et des bonbons ; pour 0,50, les personnes ont le droit d évaluer le nombre de bonbons présents dans chaque bocal (prendre tickets à souche où l on indique le nom de la personne et le nombre indiqué pour les deux évaluations ; fin du jeu en fin de journée (Jean-Louis veut bien lancer le jeu => il faut donc trouver des amateurs pour la suite de la journée!) Jeux ponctuels Jeux de la roue Voir avec Robert JOYEUX => idée du jeu de la roue abandonné Concours Pour adultes : concours de gâteaux Lots : Panier garnis ou livre de cuisine => panier garni SARL RAIMBAULT / MOBIL LIG Prévoir le panier garni (OK Célia et Sophie s en chargent) Pour enfants : Concours à définir => Foot : tirs => 1 ballon à gagner (5 tirs à 10 m) Lots : à définir Jeu du tir au but pour tous avec un ticket-jeu LOTS ENFANTS : 1. Ballon 2. Badminton 3. Beach Ball LOTS ADULTES : 1. 1 bouteille 2. 1 bouteille ==> JEUX PAYANTS : Pêche à la ligne, Tir au but, jeu du palet et course en sac (Utiliser les carnets à souche restants) et bocal de bonbons à évaluer? Autres Courrier aux parents + inscription : 11 mai avant le WE de l ascension => Dany s en charge => ok fait Paper board à trouver => Olivier prévoit des grandes feuilles pour affiches (présentation des jeux et tarifs restauration et buvette) Tableau à faire pour le planning des stands par tranche horaire => Sophie s en charge Jeux fournis par Anne Racé non disponibles => voir pour autres (jeux gratuits) Lecture du livret que Célia a préparé pour synthétiser les actions de l amicale en => modifications à faire et mise en page => que penseriez vous d un nom «la gazette de l amicale»??? ; proposition également de Célia : créer une boîte mail pour indiquer cette adresse sur la «gazette»

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