Rapport annuel

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1 Rapport annuel e Assemblée générale annuelle 24 novembre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES L équipe de Sercovie....3 Mot du président Mot du directeur général Mot de la directrice adjointe aux services alimentaires et administratifs...6 Service d entraide bénévole de Bromptonville. 7 Mot de la coordonnatrice à la vie communautaire..8 Mot de la coordonnatrice du Centre d'activités..9 Viactive...10 Groupe d artisanat «Les Mains Agiles»...11 La chorale «Les Mélodies d Antan»...11 Les états financiers Collaborateurs et partenaires...14 Page 2

3 En arrière à partir de la gauche : Marc Latendresse, Louise Donahue, Céline Nappert, Rémi Demers, Suzanne Blache, André Brien, Conrad Filteau, Gilles Carreau, André Fréchette Directeur général Directrice adjointe services alimentaires et administratifs Adjointe administrative à la direction Technicienne en comptabilité Coordonnatrice à la vie communautaire Coordonnatrice du Centre d'activités Adjointe /Service à la clientèle /Popote roulante Adjointe /Service à la clientèle /Centre d'activités Commis de bureau Commis de bureau Chef cuisinière Sous-chef Cuisinier Aide-cuisinière Aide-cuisinière( responsable des congelés) Cuisinière Aide en cafétéria Kinésiologue Responsable de l entretien Préposé à l entretien Préposé à l entretien et location de salles Responsable des bénévoles Adjointe au bénévolat Plongeur Kinésiologue (Viactive) Kinésiologue Kinésiologue Rémi Demers Lorraine Lauzier Jocelyne Choquette Bérengère Maurel Guylaine Dubé Caroline Beauregard Louise Duquette Line Gaudreau Maryse Gaulin Lise Bussières Diane Lafond Amélie Couture Roch Pothier Alma Miranda Annie Caron Catherine Gagné Annick Drouin Annick Beaulé Jocelyn Dupont René Audet Mathieu Dussault Anne Marmen Francine Choinière Robert Éthier Marie-Noëlle Fontaine Sandrine l Écuyer Céline Lajeunesse Page 3

4 Mot du président Gilles Carreau Bienvenue à la 41 e assemblée générale annuelle de Sercovie inc. Le début de l année fut marqué par le parachèvement des travaux du Carrefour des aînés, son inauguration officielle qui a eu lieu le 18 novembre 2013 et les «Portes ouvertes» qui ont eu lieu le 1 er décembre. L agrandissement de nos locaux nous a permis de mieux répondre à la croissance de la demande de services tant au niveau de la Popote roulante que du Centre d activités. Cependant, nous avons dû nous ajuster sur le plan financier, organisationnel et les ressources humaines. Les efforts de la direction et du conseil d administration ont porté principalement : 1.- Nous avons procédé à la réclamation auprès du Ministère des affaires municipales et de l occupation du territoire (MAMROT) de la subvention promise. Il en a été de même pour les autres contributeurs institutionnels ou corporatifs. 2.- De plus, une demande d exemption a été adressée à La Commission des Affaires municipales pour ne pas être soumis à la taxation foncière comme organisme sans but lucratif. 3.- Pour faire face à l augmentation très importante de la demande de repas dans le cadre de la popote, nous avons travaillé à préciser nos critères d admissibilité et à resserrer certaines conditions pour régulariser et contrôler cette demande. Et, dans le but de prévenir les intoxications alimentaires et assurer ainsi l innocuité des aliments, nos façons de procéder pour la livraison des repas ont été précisées. 4.-Sur le plan des ressources humaines, nous avons modifié certains postes dans l organisation et en avons ajouté d autres, pour être en mesure de répondre à la demande croissante de nos membres et de notre clientèle pour qu ainsi, nos ressources humaines puissent continuer à assurer une qualité de service reconnue à Sercovie. 5.-Pour répondre à l augmentation de la demande de services, nous avons dû intensifier le recrutement de bénévoles, ceux-ci jouant un rôle essentiel dont on ne peut se passer et sans lesquels Sercovie ne serait pas ce qu il est. 6.-Nous avons aussi investi en informatique pour que nos outils de travail soient plus performants. 7.-Enfin, nous avons travaillé de concert avec les autres organismes logés au Carrefour, de même qu avec nos partenaires, à faire du Carrefour un milieu de vie où les initiatives qui font la promotion du vieillissement actif. Les prochaines années vont nous apporter des défis encore plus importants pour continuer à répondre à une demande toujours plus grande avec des moyens financiers qui risquent d être plus difficiles à obtenir et des ressources bénévoles qui, elles aussi, risquent de se faire plus rares. En terminant, je remercie mes collègues du conseil d administration pour leur engagement et leur enthousiasme à travailler au sein de notre équipe, ainsi que l équipe de direction, et spécialement, le directeur général Rémi Demers. Enfin, également je tiens à remercier notre personnel qui a été constamment appelé à s ajuster à de nombreux changements avec patience et ardeur au travail. Page 4

5 Mot du directeur général Rémi Demers Déjà une année complète réalisée à l intérieur d un Sercovie rénové et agrandi. Ce milieu de vie «tout beau, tout neuf!» et rêvé depuis tant d années, fait le bonheur de plus de membres, de 330 bénévoles et d une quarantaine d employés. Véritable Carrefour des aînés, il est le lieu d accueil de 5 autres organismes aussi très actifs dans l amélioration de la qualité de vie des aînés et retraités. Plus de détails en page 8. Il fallait s y attendre : l année fut l année de tous les records : record du plus grand nombre de repas préparés et livrés par la Popote roulante, record du plus grand nombre d heures de bénévolat réalisées, record du plus grand nombre de membres, record du plus grand nombre d inscriptions et d activités. Pour en savoir plus sur cette année record, je vous invite d ailleurs à prendre connaissance des pages qui suivent. En plus d avoir composé avec une année record, l ensemble du personnel a dû être confronté à des changements importants : nouveaux locaux, nouveaux équipements et outils de travail, nouvelles tâches, nouveaux collègues de travail, nouvelles procédures, nouveau logiciel informatique, nouvelles activités, clientèle plus lourde qui reçoit la Popote roulante, etc. Merci aux employés pour votre «Cœur à l ouvrage» et votre ouverture aux changements, que ce soit au bureau, à la cuisine, au Centre d activités, au secteur bénévolat, à l entretien ou à l administration. Un merci particulier à mon équipe de direction (Lorraine, Guylaine, Caroline et mon adjointe administrative Jocelyne) pour sa ténacité à relever les défis et constamment chercher à innover. Merci à notre président, Gilles Carreau, et à chacun des membres du Conseil d administration pour votre appui, votre compréhension et votre audace à vouloir relever ce beau défi de faire croître Sercovie, en gardant en mémoire son caractère unique et profondément humain. Surtout merci à chacun(e) des bénévoles! Vous êtes essentiels à la réussite de notre mission. C était prévu, l agrandissement de à pc apporte son lot de dépenses supplémentaires, principalement en énergie et en frais d entretien. Notre objectif de retrouver, (conformément à notre plan d affaires) une pleine rentabilité financière d ici 2 ans est audacieux mais essentiel. Comme les 2/3 de nos revenus sont de sources non-gouvernementales, des ajustements à notre tarification et de nouvelles sources de revenus sont à prévoir afin d assurer la pérennité d une ressource aussi appréciée que Sercovie. Page 5

6 Mot de la directrice adjointe aux services alimentaires et administratifs Lorraine Lauzier Rapport annuel de la Popote roulante Nous sommes déjà à la fin d une première année complète dans des locaux rénovés ou entièrement neufs. Si je vous demande de fermer les yeux, êtes vous capables de me dire à quoi ressemblait l ancienne cuisine? Pas facile, on oublie vite. Moi, je peux vous dire que nous avions grand besoin d espace et de rangement. L ancienne cuisine était désuète et encombrée et une mise à niveau était plus que nécessaire. Aujourd'hui, notre cuisine est digne d une page de magazine. Des zones de travail bien délimitées, des espaces adéquats pour nos bénévoles, de grands congélateurs et que dire de la chambre froide. Nous avons même un garde-manger. Le coin service pour la cafétéria nous offre une vue d ensemble sur cette belle cuisine. À plus d une reprise, j ai fait faire des visites et toujours nous avons l effet WOW! WOW pour sa fonctionnalité, mais surtout WOW pour le travail qui y est accompli! Cette année, en cuisine, 159,461 repas ont été préparés. À domicile, nos bénévoles ont livré 125,409 repas chauds pour le mieux-être de nos aînés, donc 13,000 de plus que l an dernier. Une demande accrue La demande à domicile et la demande pour les plats surgelés a augmenté de façon significative. Nous avons été appelé à revoir certains de nos critères d adhésion dont mettre l éligibilité à partir de 70 ans ou sur référence d un professionnel de la santé. Même si nous avons maintenant une cuisine très fonctionnelle, nous n avons pas les ressources pour faire face à un développement aussi rapide. Un nombre plus élevé de repas demande plus de personnel en cuisine, plus de bénévoles sur la route et plus de coordination. Une roue pas toujours facile à faire tourner. Cela nous a demandé beaucoup de flexibilité, de disponibilité et d adaptation. Un équipe à l entretien très occupée Un nouveau bâtiment demande aussi beaucoup d ajustements et d entretien. Mettre en place de nouveaux horaires de travail. Définir un calendrier pour l entretien des nouveaux équipements. Et, finalement le va- et vient dans ce beau milieu de vie apporte son lot de gadoue et de saleté. Il aura fallu, non pas un Jocelyn, mais trois pour venir à bout de l entretien. Mais l effet est WOW! Nos nouvelles salles d activités sont très bien équipées, en sonorisation et en matériel divers. En faisant visiter nos salles, je peux vous dire que nous avons toujours l effet WOW! Elles sont de plus en plus en demande pour la location. Une année WOW! Finalement, il aura fallu s ajuster au quotidien. Manque de ressources en cuisine, manque de ressources dans les bureaux, manque de ressources sur la route, manque de ressources financière. Je suis en manque de mots pour vous dire que malgré le temps passé à accompagner, à écouter et à essayer de trouver des solutions, l année demeure une année WOW. WOW pour le travail d équipe, WOW pour le merveilleux service donné à nos aînés et WOW pour la réalisation du Carrefour des aînés! Nombre de repas à domicile Nombre de jours de service Moyenne de repas livrés /jour Âge moyen de nos clients repas 245 jours 512 repas 78 ans Page 6

7 Le service d entraide de Bromptonville Bilan de l année Cette année, 13 personnes ont œuvré au sein du S.E.B.B. durant cette période soit en cuisinant, soit en faisant des visites à domicile ou en effectuant des raccompagnements transports. Une variante entre 20 à 30 clients ont reçu la popote roulante pour un total de repas distribués et 180 raccompagnements /transports ont été effectués Nous avons eu heures/présences de cuisinières pour la préparation des repas. 5 baladeurs ont complété 132 heures de bénévolat. Durant l année, les responsables du S.E.B.B. ont pris part au congrès de la PRASAB au mois de juin. En juillet 2014, nous avons reçu nos bénéficiaires pour un pique-nique qui fût très apprécié de nos gens. Le jour de l anniversaire de nos bénéficiaires, nous leur offrons leur repas gratuit. Lors de la Journée nationale des popotes, le repas est offert gratuitement à tous les bénéficiaires. Lors de la Fête des pères et des mères un gâteau spécial est offert aux bénéficiaires. Lyne Bergeron Lacharité, responsable Service d entraide bénévole de Brompton 21, rue Dionne Sherbrooke (Québec) J1C 0G2 Conformément à une entente établie avec l Agence de santé et de services sociaux de l'estrie, le rôle de fiduciaire assumé par Sercovie auprès du service d Entraide Bénévole de Bromptonville implique le versement des salaires et contributions ainsi que la compilation des informations au rapport annuel. Sercovie reçoit de l'agence une subvention d'environ $ à cet effet. Page 7

8 Mot de la coordonnatrice à la vie communautaire Guylaine Dubé Un agrandissement ne va pas sans un développement. Depuis seulement un an, nous vivons dans nos nouveaux espaces agrandis et déjà Sercovie connaît une croissance significative tant au niveau de la Popote roulante, du Centre d activités que du secteur bénévolat. Ce développement a aussi eu une importante répercussion sur les besoins en ressources humaines. C est dans ce contexte que s est développé un nouveau poste en coordination à la vie communautaire. Ce poste se définit principalement en lien avec le secteur du bénévolat. Sercovie a une culture de bénévolat, depuis sa fondation en 1973, l organisation mettait de l'avant l implication de bénévoles et depuis, ce secteur n a cessé de croître. On compte aujourd hui 3 personnes permanentes qui interviennent directement en lien avec ce secteur. Le bénévolat est en pleine croissance et essentiel au maintien et à la survie de la Popote roulante. Ce sont 250 plages/horaire qui sont à combler chaque semaine ce qui équivaut à près de 50 bénévoles qui sont présents tous les jours. Je tiens à remercier particulièrement Anne Marmen, responsable des bénévoles ainsi que sa collègue, Francine Choinière, pour leur travail remarquable. Très peu d organismes communautaires ne comptent au sein de leur organisation autant de bénévoles actifs et engagés. Sercovie est un employeur de choix pour ses bénévoles. Nous nous assurons que la personne recrutée soit dirigée vers des engagements qui répondent à ses motivations et intérêts. Nous prenons soin d'accueillir, de former et de reconnaître nos bénévoles. On parle de Sercovie comme d un véritable milieu de vie. On a juste à franchir les portes de cet établissement pour découvrir ce dynamisme et cette frénésie qui s y vivent. Une véritable ruche où s activent des centaines de personnes. La plupart des gens qui entrent pour la première fois à Sercovie sont surpris d y voir tant de vie Quelques chiffres Nombre de bénévoles Nombre d heures/année Nombre de kilomètres parcourus/année chauffeurs Popote roulante 333 personnes heures km Partenariat Dans le concept d un Carrefour des aînés voulant favoriser l accueil de partenaires intervenant auprès des aînés, nous sommes heureux de compter à ce jour, 5 partenaires qui logent à Sercovie soient : L AQDR, DIRA-Estrie, la Table régionale de concertation des aînés, l association des retraités de la CSRS et dernièrement L AQRP (L Association québécoise des retraités des secteurs publics et parapublics.) En plus de faire la location de bureaux, nous entretenons avec nos partenaires, des liens d échanges, d entraide, de partage de connaissances. La clientèle, le personnel, tous gagnent à retrouver sous un même toit cette gamme de services. Pour la prochaine année, nous allons travailler à mettre en place le Carrefour d information aux aînés (CIA) une subvention que nous avons reçu de la CRÉE et qui vise à informer les aînés des programmes gouvernementaux auxquels ils ont droits. Aussi nos souhaitons consolider nos acquis et de travailler à améliorer nos outils de formation et d'encadrement de nos bénévoles. Page 8

9 Mot de la coordonnatrice du Centre d'activités Caroline Beauregard Rapport annuel du Centre d Activités Ça y est après une année à se promener d un local à l autre, du Parc Bureau, au Centre Julien-Ducharme, en passant par le Parvis, l année , marque la réalisation d un grand rêve un peu fou. Si nous avons pu vous accueillir dans nos nouveaux locaux avec tant de plaisir cette année, c est grâce à une équipe de travail solide, qui se tient les coudes et qui, par-dessus tout, aime son milieu et tout spécialement, les gens qui le fréquentent. Petit survol d une année hors de l ordinaire Une clientèle de plus en plus nombreuse Année(s) après année(s), les records sont brisés. En effet, l année a vu 2036 membres s inscrire, ce qui représente une hausse de 14% en un an seulement. Les inscriptions, quant à elles, ont augmenté de 19%, pour un total de Les femmes représentent toujours la grande majorité, mais les hommes regagnent tranquillement du terrain. Une programmation adaptée et diversifiée Santé dos et genoux, Qi-Gong, dessin et les aidants en mouvement ne sont que quelques exemples des nouveautés qui occupent désormais la programmation. Le volet des activités physiques adaptées s est particulièrement développé grâce aux partenariats mis en place avec le milieu de la santé. En effet, nous avons pu remarquer une augmentation notable des références faites par des professionnels de la santé à Sercovie. De plus en plus, notre volet activité physique est reconnu pour son expertise! Le volet plein air, quant à lui continue sa progression. Fait à noter, de plus en plus de jeunes retraités se joignent à nous pour jouer dehors! Avec les nouveaux locaux, un nouveau service d évaluation de la condition physique par nos kinésiologues a été mis en place. Déjà quelques personnes ont pu en bénéficier. Des idées (nouveautés) novatrices, du matériel qui n a rien à envier aux centres d entraînement réputés, des initiatives étonnantes (on dit même que les arbres ont été habillés...), on peut dire que les nouvelles salles de Sercovie sont bien utilisées. D ailleurs, elles sont presque déjà à pleine capacité Une équipe de travail passionnée et occupée! Passionné, compétent et impliqué, le personnel du Centre d activités assure un service hors du commun. Que ce soit les bénévoles, le personnel administratif, les professeurs ou les kinésiologues, jour après jour, on se fait une fierté d offrir un service à la hauteur de notre clientèle. Un plus grand nombre de salles et de cours veut aussi dire plus de travail. Notre équipe s est agrandie en même temps que le bâtiment. De nouveaux professeurs et kinésiologues amènent un vent de fraîcheur à une équipe pourtant déjà bien estimée. Pour la prochaine année, notre plus grand défi sera de maintenir et de consolider les changements et les nouveautés mises en place depuis l agrandissement. C est donc parti pour une autre année, gageons qu elle saura elle aussi nous étonner! Nombre de membres Nombre d inscriptions Page 9

10 Viactive RAPPORT D ACTIVITÉS Du 1 er septembre 2013 au 31 août 2014 Viactive, c est la participation de plus de 170 bénévoles et de 2900 participants à des séances d exercices physiques conçus pour eux! Ajout de mandats additionnels au rôle de la conseillère Viactive : Depuis août 2013, l Agence de la santé et des services sociaux de l Estrie (ASSSE) alloue un montant additionnel permettant l ajout d heures supplémentaires hebdomadaires dans le mandat de la conseillère Viactive, assurant ainsi un meilleur suivi des groupes et une meilleure réponse à leurs besoins en matière d activité physique. L allocation permet de faire expérimenter des activités de plein air en organisant des sorties d initiation aux activités physiques extérieures en hiver. Finalement, ce montant rend possible un encadrement plus soutenu du continuum en prévention des chutes instauré lors de la création d un groupe P.I.E.D. La conseillère peut visiter les groupes et proposer une continuité d activités physiques avec un programme Viactive approprié. Formations des animateurs de septembre et remerciements des bénévoles en avril : Une centaine (103) d animateurs se sont inscrits aux formations de septembre 2013, ce qui a permis à 64 groupes de se familiariser avec la nouvelle routine Viactive Impact. Leur implication est soulignée par l organisation d une fête par MRC au mois d avril Statistiques : En : 25 nouveaux groupes, relances d activités et 10 arrêts d activités. Années Nombre de groupes Nombre de participants Page 10

11 Mot du groupe des artisanes «Les Mains Agiles» Mot de la chorale les «Mélodies d Antan» Rapport d'activités de la chorale «Les Mélodies d Antan» Rapport d'activités «Les Mains Agiles» L année fut une année de changement et d adaptation : -l installation dans nos nouveaux locaux -l entreposage de notre matériel -l organisation de notre nouveau présentoir -changement au niveau du comité Tous ces changements ont été une source de préoccupation pendant une partie de l année. Par contre, les activités de tricot, de courtepointe et de couture ont continué d occuper nos membres. Nous regrettons toujours le départ de nos anciennes, mais nous remarquons qu il y a une bonne relève. Il y a eu cette année une augmentation significative de nos membres : nous étions une quarantaine à la fin de l année. Les rencontres hebdomadaires, les repas de Noël et du mois de mai entrainent de belles discussions et permettent à nos membres de vivre une activité sociale intéressante. Une nouveauté cette année, certaines ont continué de se rencontrer tous les lundis de l été. Nous avons eu l opportunité d avoir notre exposition de concert avec les «Portes ouvertes» des nouveaux locaux de Sercovie, ce qui a amené une clientèle supplémentaire. Nos recettes en font foi. Nous avons amassé une somme de $ dont une partie est réinvestie dans l achat de matériel d artisanat et l autre partie nous permet de faire un don à Sercovie et à la Popote roulante. Nous souhaitons une bonne continuité à notre groupe. Le comité Héléna Poulin, Hélène Montour, Gabrielle Bachand Huguette Lemire et Micheline St-Pierre. Conseil d'administration : Le C.A. est réduit à cinq membres au lieu de sept. Les règlements de la chorale ont été modifiés en septembre. Il y a eu 12 rencontres et les rapports sont à la disposition des choristes dans un cartable à chaque pratique. Engagement : Un chef de pupitre a été engagé pour le pupitre des altos. Pratiques : Sous la direction du chef de chœur M. Richard Éthier accompagné au piano par Mme Céline Lalande, la chorale a tenu 35 soirées de pratique en plus de 6 intensives d un durée de 3 heures chacune. Inscriptions : Pour la session automne 2013 il y a eu 55 inscriptions de choristes. Pour la session printemps 2014, il y a eu 49 inscriptions. Les cotisations ont été fixées à 30 $ Concerts : Noël 2013 : Thème : «Nuit de Noël». Deux (2) concerts ont eu lieu à Sercovie pour le public et cinq (5) concerts dans les résidences. Printemps 2014 : Thème :«40 ans et c'est pas fini». Deux (2) concerts ont eu lieu à Sercovie pour le public et cinq (5) concerts dans les résidences. Remerciements à toutes les personnes qui se sont impliquées pour la chorale. Nicole Bélisle L Heureux, secrétaire de la Chorale Les Mélodies d Antan. Page 11

12 Sercovie inc. Résultats Sercovie en chiffres pour l exercice terminé le 31 août 2014 Des revenus de : $ Des dépenses de : $ Une insuffisance avant amortissement de $ Le déficit d opération s explique par une hausse substantielle des frais d énergie et d'entretien suite à l agrandissement de nos locaux et d une pleine taxation en impôts fonciers (demande d'exemption en cours). Autofinancement $ (69 % ) Revenus Provenance Inscriptions aux activités du Centre d activités Vente de repas Location de bureaux et de salles Membership 69% 31% Subventions Autofinancement Subventions $ (31 % ) Provenance Agence de santé et des services sociaux Emploi-Québec CSSS-IUGS Ville de Sherbrooke, Centraide Estrie etc. Salaires et charges sociales $ (56 % ) Dépenses Les frais d activités $ (27 %) Logement $ (13 % ) Entretien Taxes Énergie Assurances 27% 13% 4% 56% Salaires et charges sociales Frais d'activités Logement Frais administratifs Les frais administratifs $ (4 % ) Page 12

13 Pa Merci aux différents collaborateurs pour leur soutien au fonctionnement de Sercovie Agence de la santé et des services sociaux de l Estrie Ressources humaines et développement des compétences Canada Développement social Canada - Programme Nouveaux Horizons Ville de Sherbrooke/ Arrondissement de Fleurimont Groupe les Mains Agiles Fabrique St-Jean-Baptiste Emploi-Québec Centraide Estrie Raymond Chabot Grant Thornton Merci à nos fiers bâtisseurs Page 13

14 SERCOVIE...Un véritable milieu de vie! Plus de personnes chaque semaine bénéficient de nos services!