Règlement financier de la Fédération Française de Badminton

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1 GdB Règlement financier de la Fédération Française de Badminton Règlement adoption : AG 23/04/16 entrée en vigueur : 24/04/2016 validité : permanente secteur : GES remplace : Chapitre /1 nombre de pages : 5 5 grammes de plumes, des tonnes d émotion SOMMAIRE Objet Le règlement financier L organisation comptable Les modalités Les responsabilités L'élaboration du budget Le budget prévisionnel Les phases de l établissement du budget L agencement du budget Les règles d engagement des dépenses L ordonnancement des dépenses Les comptes bancaires Les procédures de paiement la constatation des recettes Les licences Les subventions Les autres recettes La tenue de la comptabilité La saisie comptable La clôture de l exercice La passation des contrats La mise en concurrence La gestion du matériel Les immobilisations Le stock La mise à disposition L information et le contrôle Contrôle interne Contrôle externe... 5 FFBaD / GdB / édition 2016/1 Chapitre 1.3. Organisation de la Fédération > Règlement Financier page 1

2 OBJET 1.1. Le règlement financier En application du décret du 7 janvier 2004 relatif à l agrément des fédérations sportives, il est institué, conformément aux statuts fédéraux, un règlement financier, outil d aide à la gestion comptable et financière de la Fédération Il se présente comme un dispositif de suivi, d alerte et de contrôle destiné à contribuer à un fonctionnement rationnel du service comptable et financier de la Fédération. 2. L ORGANISATION COMPTABLE 2.1. Les modalités La comptabilité est tenue conformément aux règles en vigueur. Les procédures comptables et financières sont établies par le responsable du service financier en collaboration avec le trésorier général et le trésorier adjoint. Elles sont regroupées dans un manuel spécifique L exercice comptable correspond à l année civile Les responsabilités La responsabilité du service financier est assurée par le responsable du service financier. Il contrôle périodiquement l ensemble de la saisie comptable et valide les rapprochements bancaires et le suivi des comptes de tiers Le trésorier général ou le trésorier adjoint autorise les états de règlements Le contrôle de l ensemble des opérations, en lien avec la comptabilité, est assuré par le responsable du service financier de la fédération qui agit sur ordre du trésorier général et du trésorier adjoint Un mode opératoire est en vigueur au sein de la fédération pour valider les actions en lien avec des opérations comptables et financières Des documents d aide à la décision sont en circulation dans les différents services et utilisés par les personnes autorisées à engager des fonds dans le cadre de l exploitation quotidienne. 3. L'ELABORATION DU BUDGET 3.1. Le budget prévisionnel Il est établi par le trésorier général. Il est préparé durant le dernier trimestre de l année. Ses révisions éventuelles sont incorporées avant la tenue de l assemblée générale Les phases de l établissement du budget Débat d orientation budgétaire Envoi du réalisé et des fiches d actions prévisionnelles aux responsables des secteurs Analyse du réalisé de l année en cours et des propositions émanant des secteurs par les trésoriers et le responsable du service financier Élaboration du budget général Réunion de cadrage avec les responsables des différents secteurs de la fédération Présentation au bureau fédéral et validation du conseil d administration Validation par l assemblée générale. FFBaD / GdB / édition 2016/1 Chapitre 1.3. Organisation de la Fédération > Règlement Financier page 2

3 3.3. L agencement du budget L agencement du budget prévisionnel s appuie sur la comptabilité analytique qui tient compte de la structure de la convention d objectifs du ministère des sports et de l organisation en secteurs d activité de la fédération Les éléments budgétaires sont regroupés selon la nomenclature des secteurs en vigueur Ces éléments forment la structure du plan comptable analytique. 4. LES REGLES D ENGAGEMENT DES DEPENSES 4.1. L ordonnancement des dépenses Conformément aux statuts de la Fédération, le Président ordonnance les dépenses Le président peut déléguer l autorisation d engager des dépenses dans un cadre défini. Les personnes autorisées à engager des dépenses par délégation du Président selon des seuils fixés sont définies dans le manuel des procédures comptables et financières de la fédération au sein de documents intitulés «procédure achats» ou «procédure notes de frais». : 4.2. Les comptes bancaires Les personnes habilitées sur l ensemble des comptes bancaires de la fédération sont : - le président - le trésorier général - le trésorier général adjoint Sur le compte de la commission médicale le médecin fédéral est également signataire Les procédures de paiement Une grande partie des paiements est effectuée par virement bancaire. Les procédures de paiement sont intégrées au sein de la procédure «achats» de la fédération.. 5. LA CONSTATATION DES RECETTES 5.1. Les licences Les factures licences sont générées mensuellement par le logiciel Poona et sont comptabilisées dans le logiciel de comptabilité au fur et à mesure de leur réception Les subventions A la signature des conventions, les subventions sont comptabilisées dans le logiciel de comptabilité Les autres recettes Les autres factures sont générées via un logiciel de gestion commerciale en lien avec le logiciel de comptabilité. Elles sont établies et comptabilisées par le service financier au fur et à mesure de leur existence. 6. LA TENUE DE LA COMPTABILITE 6.1. La saisie comptable La saisie comptable s effectue au jour le jour en comptabilité générale et en comptabilité analytique selon deux axes définis : Axe 1 : budget général Axe 2 : convention d objectifs ministérielle Le processus d enregistrement est réparti en fonction du secteur comptable concerné Il existe trois comptabilités à la fédération : une comptabilité relative aux opérations comptables du secteur lucratif assujetti à la TVA et aux impôts commerciaux ; une comptabilité liée aux opérations du secteur associatif ; une comptabilité dédiée au secteur de la formation. FFBaD / GdB / édition 2016/1 Chapitre 1.3. Organisation de la Fédération > Règlement Financier page 3

4 Toutes les pièces comptables, comportant l'ensemble des pièces justificatives, sont classées à la Fédération par numéro de pièce dans l ordre chronologique, par référence au mois et à la nature du journal d enregistrement comptable La clôture de l exercice La date de clôture de l exercice est fixée au 31 décembre À la clôture de l exercice, les trois comptabilités sont regroupées en une seule comptabilité, soumise à la validation des instances fédérales sous la forme d un compte de résultats, d un bilan, et des différentes annexes conformément à la réglementation française en vigueur en tenant compte du règlement CRC n relatif au Plan Comptable Général et au règlement CRC n relatif aux modalités d établissement des comptes annuels dans les associations. Le budget prévisionnel est joint à ces documents. Tous sont présentés au conseil d administration, qui vote l arrêté des comptes de l exercice, puis soumis à l assemblée générale pour approbation. 7. LA PASSATION DES CONTRATS 7.1. La mise en concurrence Les marchés passés par la Fédération le sont dans le respect de l ordonnance du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics, ainsi que du décret pris en application de l ordonnance précitée la règlementation en vigueur sur les marchés publics Le conseil d administration désigne une commission des marchés à qui il délègue la charge de procéder à toutes les procédures de mise en concurrence et de passation des marchés. Cette commission comprend au moins cinq membres Une procédure de passation de marché est annexée aux procédures comptables et financières En deçà des seuils visés aux articles 7 et 10 du décret précité, les achats doivent respecter une procédure de mise en concurrence Tous les marchés (ou contrats ou conventions) sont signés par le président. Il peut en déléguer la signature de façon temporaire ou permanente. 8. LA GESTION DU MATERIEL 8.1. Les immobilisations Les matériels acquis par la Fédération, au-delà d un montant réglementaire, sont enregistrés en compte d immobilisation. Les règles appliquées en matière d amortissement sont celles de l amortissement linéaire Le stock Les matériels fédéraux peuvent être stockés chez un prestataire qui remet à la Fédération, régulièrement, un état des stocks vérifié par le service comptable au vu des factures de ventes et des consommations constatées La mise à disposition Toute mise à disposition de matériel fait l objet d une convention signée par l emprunteur Cette dernière prévoit que le matériel soit restitué en état de fonctionnement en cas de cessation de fonction à la Fédération sauf dérogation validée par le trésorier général. 9. L INFORMATION ET LE CONTROLE 9.1. Contrôle interne Les objectifs du contrôle interne, d un point de vue comptable, sont de : prévenir les erreurs et les fraudes ; FFBaD / GdB / édition 2016/1 Chapitre 1.3. Organisation de la Fédération > Règlement Financier page 4

5 protéger l intégrité des biens et des ressources de la Fédération ; gérer rationnellement les biens de la Fédération ; assurer un enregistrement correct de toutes les opérations Le rôle des procédures comptables permet de définir les missions à accomplir, de systématiser les opérations et de contrôler le travail réalisé (par exemple : l acheteur ne peut pas être le payeur) Les risques au sens du contrôle interne sont régulièrement appréciés et les procédures modifiées en conséquence Le rôle de supervision est confié aux trésoriers et au responsable du service financier ou son adjoint Une situation du réalisé budgétaire est régulièrement exposée par le trésorier aux instances fédérales Contrôle externe L assemblée générale missionne un commissaire aux comptes et son suppléant pour vérifier la régularité et la sincérité des comptes qui seront validés par l assemblée générale. La durée de sa mission est fixée à 6 années. FFBaD / GdB / édition 2016/1 Chapitre 1.3. Organisation de la Fédération > Règlement Financier page 5