BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL SECRÉTARIAT

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1 BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL SECRÉTARIAT SESSION 2003 Septembre - Métropole ÉPREUVE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE E1 (Unités : U11, U12, U13) ) SOUS-ÉPREUVE E1A (Unité U11) ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES DE SYNTHÈSE Durée : 3 heures Coefficient : 5 Matériel autorisé : CALCULATRICE Circulaire novembre 1999 : «Le matériel autorisé comprend toutes les calculatrices de poche y compris les calculatrices programmables, alphanumériques ou à écran graphique à condition que leur fonctionnement soit autonome et qu'il ne soit pas fait usage d'imprimante. Chaque candidat ne peut utiliser qu une seule machine sur table. En cas de défaillance, elle pourra cependant être remplacée. Les échanges de machines entre candidats, la consultation des notices fournies par les constructeurs ainsi que les échanges d'informations par l'intermédiaire des fonctions de transmission des calculatrices sont interdits.» Document autorisé : PLAN COMPTABLE Note de service du 23 février 1982 : «Le document autorisé ne doit comprendre que la liste des comptes, à l'exclusion de toute autre information sous forme de tableau, schémas, ou commentaires. Le prêt du document est interdit pendant la durée de l'épreuve.» Important Ce sujet comporte 27 pages numérotées de 1 à 27. Assurez-vous que cet exemplaire est complet. S'il est incomplet, demandez un autre exemplaire au chef de salle. 1/27

2 Activités professionnelles de synthèse SOMMAIRE Pages Barème PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE DOSSIER 1 - Rédiger une lettre et son coupon-réponse - Présenter la carte d invitation DOSSIER 2 - Organiser la tournée d un livreur DOSSIER 3 - Tracer la relation entre des tables et justifier - Compléter les grilles d analyse des requêtes DOSSIER 4 - Comptabiliser les pièces comptables - Rédiger une télécopie DOSSIER 5 - Rédiger un message électronique TOTAL 37 points 20 points 10 points 25 points 8 points 100 points Documents fournis : Annexes 1 à 16 Documents à rendre : Annexes A à E Remarque : les annexes comportent au plus une page. Important : Le prêt de documents est interdit pendant la durée de l épreuve 2/27

3 La «Table de Cana» est un réseau national regroupant des entreprises «traiteur», des organisateurs de réceptions et des restaurateurs implantés sur l ensemble de la France. «La Table de Cana» de Marseille, créée en 1992, est une SARL au capital de Euros. Elle est dirigée par Françoise FEMINIER, assistée de 6 collaborateurs : Claude IZURIETA, responsable administratif, Patrice KNETCH, responsable commercial, Didier DE GASQUET, logisticien-maître d hôtel, Fabien LERAY, chef de cuisine-traiteur, Marc EDOUARD, chef de cuisine-restauration sociale, Louis CLAVIER, accompagnateur des personnes en insertion. Avec une équipe de professionnels de 26 personnes en contrat à durée indéterminée et de 35 en situation d insertion, elle assure les services de : - traiteur, - restauration, - réception (décoration et buffets personnalisés), - mise à disposition de maître d hôtel et de personnel de service. Ses nombreux clients sont des particuliers, des entreprises, des collectivités (lycées, administrations ), des associations et des professions libérales. Son savoir-faire, ses prestations sur mesure et la qualité de ses produits lui ont permis d atteindre en 2002 un chiffre d affaires de Euros. Pour poursuivre efficacement son activité, l entreprise vient de rénover ses locaux administratifs et d'agrandir la surface de son laboratoire. L'inauguration de ces extensions doit se dérouler prochainement. 3/27

4 Votre situation : Vous venez d être embauché(e) pour remplacer la secrétaire en congé de maternité. Vous travaillez sous la direction de Patrice KNETCH, responsable commercial et de Claude IZURIETA, responsable administratif. Aujourd hui, 2 juin DOSSIER 1 L entreprise souhaite inviter ses principaux clients à l inauguration des nouveaux locaux. Une réunion, qui s'est tenue le 30 mai 2003, a permis de mettre au point l organisation de cette manifestation. Claude IZURIETA, vous remet le compte rendu de cette réunion afin que vous l aidiez à préparer la soirée du 7 juillet Vous disposez en : Annexe 1 : du compte rendu de la réunion du 30 mai 2003 Annexe 3 : de l extrait du fichier clients TRAVAIL À FAIRE : Sur votre copie 1. Rédiger et présenter le projet de la lettre d invitation avec le coupon-réponse 2. Concevoir et présenter la carte d invitation 4/27

5 DOSSIER 2 L entreprise possède 4 véhicules réfrigérés pour assurer la livraison des repas. Dans Marseille et hors Marseille, les livraisons sont journalières, du lundi au samedi. Lorsque les clients passent leur commande par téléphone, par télécopie ou par mél, ils précisent s il s agit d une livraison attendue pour le midi ou pour le soir. Toutes les demandes sont centralisées au service commercial et récapitulées au fur et à mesure sur un imprimé «commandes à livrer». Tous les matins, le responsable commercial remet aux 4 chauffeurs-livreurs le planigramme des tournées de la journée. Aujourd hui, Patrice KNECHT vous demande d organiser la tournée du livreur Michel JEAN pour le 3 juin Vous disposez en : Annexe 2 : de la carte de la région marseillaise Annexe 3 : de l extrait du fichier clients Annexe 4 : du tableau des temps Annexe 5 : de l imprimé «commandes à livrer le 3 juin 2003» Sur l annexe A Organiser la tournée de Michel JEAN TRAVAIL À FAIRE : 5/27

6 DOSSIER 3 L'entreprise a décidé d'améliorer la gestion informatique de sa clientèle en utilisant un système de gestion de bases de données relationnelles. Cet outil permettra de gérer principalement les clients et les commandes. Patrice KNETCH connaît vos compétences sur ce type de logiciel et sollicite votre aide. Il a préparé des tables à partir des fichiers tenus auparavant sur tableur. Il souhaite que la base de données mémorise également la composition détaillée de chaque menu (liste des différents plats). La clientèle de la Table de Cana est diversifiée : particuliers, entreprises, collectivités, Monsieur KNETCH souhaite que l'appartenance du client à l'une de ces catégories soit mémorisée (il prévoit au moins 12 catégories distinctes). Il a constaté que le menu à 19,05 (le plus cher) était peu commandé par les clients. Une action promotionnelle sur ce type de repas «Gastronomique» lui paraît nécessaire. Il envisage donc d identifier la clientèle dont les commandes régulières atteignent 300 au minimum. Il vous demande de lui indiquer comment il pourra extraire directement de la base de données le nom et l adresse des clients concernés, afin de leur adresser une offre particulière. Vous disposez en : Annexe 6 : de la structure de la base TRAVAIL À FAIRE : Sur votre copie Proposer les aménagements de la base de données qui permettront de satisfaire aux demandes de Monsieur KNETCH : - composition des menus, - catégorie du client. Sur l annexe B Écrire la requête permettant l'édition de la liste des bons clients 6/27

7 DOSSIER 4 COMPTABILITÉ Vous travaillez désormais au Service Comptable. Françoise FEMINIER vous transmet les factures reçues ou émises au cours du mois de juin Vous disposez des documents suivants : Annexes 7 à 11 : Annexe 13 : Annexe 14 : Pièces comptables Organisation comptable Extrait du plan de comptes TRAVAIL À FAIRE Sur l'annexe C Pré-comptabiliser les pièces comptables Le 24 juin 2003 la directrice reçoit un appel téléphonique de M. ROUSSEAU au sujet de notre facture N F /A. Vous disposez des documents suivants : Annexe 11 : Annexe 12 : Annexe 15 : Facture Rousseau Note de la directrice Documentation fiscale TRAVAIL À FAIRE Sur l'annexe D Rédiger la télécopie adressée à M. ROUSSEAU 7/27

8 DOSSIER 5 Pour répondre aux demandes urgentes de sa clientèle, la Table de Cana communique par messagerie électronique. Aujourd hui, 24 juin 2003, vous recevez de M. BERNARD une demande d informations sur nos menus, par courrier électronique. Monsieur KNETCH vous charge de lui répondre. Vous disposez en : Annexe 16 : du courrier électronique de M. BERNARD TRAVAIL À FAIRE : Sur l annexe E Rédiger le message électronique à adresser à M. BERNARD 8/27

9 ANNEXE 1 Service administratif Le 2 juin 2003 COMPTE RENDU DE RÉUNION Du 30 mai 2003 Membres présents : Françoise FEMINIER Claude IZURIETA Patrice KNETCH Didier DE GASQUET Fabien LERAY Marc EDOUARD Absents : aucun Ordre du jour : Inauguration des nouveaux locaux date retenue : le 7 juillet 2003 Déroulement de la soirée 17 h 00 : accueil des invités dans le salon de réception 17 h 15 : discours de bienvenue de Françoise FEMINIER 17 h 30 : présentation de l activité de l entreprise, illustrations sur quelques activités de prestige à partir d'un diaporama 18 h 00 : visite des nouvelles installations 19 h 00 : apéritif-buffet en salle de réception Préparation des invitations : Il a été décidé de convier 600 personnes auxquelles il faudra envoyer une lettre d invitation avec un coupon-réponse. Il faut que cette manifestation soit un succès, le courrier devra susciter l intérêt des clients et les inciter à se déplacer. Le coupon-réponse sera à retourner avant le 23 juin. Il permettra de prévoir le nombre de participants afin d évaluer les besoins pour le buffet (chaque invité peut être accompagné d une ou deux personnes). Le jour de la manifestation, les invités devront présenter une carte d invitation. Celle-ci, jointe au courrier, constituera notre support de communication et regroupera les renseignements indispensables (lieu, date ). Sa présentation devra être soignée, le format 11/22 semble adapté. Patrice KNETCH prendra en charge l impression de la lettre et de la carte d invitation. La grande majorité de nos clients ne connaît pas notre site : prévoir d inclure à l envoi un plan d accès exemplaires ont été imprimés la semaine dernière. Une prochaine réunion est prévue le 25 juin Claude IZURIETA 9/27

10 Carte de la région marseillaise Michelin 10/27

11 Extrait du fichier clients Nom Adresse Code Postal Ville Tel Contact A - A.I.P.I 56 rue d'alsace LA CIOTAT Mme CASTINO Anne AMICALE BOULISTE 4 bd Baudelaire AIX EN PROVENCE Mr DESCLOS Georges B - BRINKS CONTROL 915 chemin de la Pierre de feu AIX EN PROVENCE Mr AUBRY Alain BURNAUD Charlotte 12 impasse du Belvédère CARRY LE ROUET C - CORPUS GAELIS 63 avenue de Suez CASSIS Melle SAMUEL Manon D - E - ESPACE GALAXY 6 impasse de Verdun AUBAGNE Mme DUTEUIL Sophie. M - MAURICE François 3 avenue de la République MARSEILLE N - NABIL Omar 124 rue des Oliviers GARDANNE P - PALFRAY Claude 86 traverse du Puits MARTIGUES PARTNERS ASSOCIES Rue de la Fosse LA CIOTAT Mr GOLIATH Henri T - TEMPS LIBRE 14 rue Roumanisme CASSIS Mr BESOMBE Michel 11/27

12 ANNEXE 4 TABLEAU DES TEMPS (en minutes) VILLES Martigues Gardanne Carry le Rouet La Ciotat Cassis Aubagne Aix en Provence Marseille Aix en Provence Aubagne Cassis La Ciotat Carry le Rouet Gardanne 33 Le camion part de l Entreprise à 10 h 30 pour la tournée du matin 17 h 00 pour la tournée du soir. Le temps de déchargement pour chaque livraison est de 15 minutes. En cas de livraison dans une même ville prévoir une durée de trajet de 15 minutes. Dans certains cas, le chauffeur assure la mise en place du buffet. Il doit, par conséquent, terminer sa tournée par ce client. 12/27

13 ANNEXE 5 Commandes à livrer par Michel JEAN le Nom ou raison sociale Ville Période de livraison Observations 13/27

14 ANNEXE 6 Structure de la base Table de Cana 14/27

15 ANNEXE 7 ZI LES PALDS GEMENOS : Télécopie : RCS : MARSEILLE A TVA intracommunautaire : FR Client n 41113CANA FACTURE N Date : 15 juin 2003 Reçue le 16/06/03 N 459 LA TABLE DE CANA 467 CHEMIN DU LITTORAL MARSEILLE Référence Description Quantité PU Montant LOCATION DE VAISSELLE WN Verre vin normandie 200 0,19 38,00 VAP Verre apéritif 200 0,19 38,00 AD20 Assiette dessert 200 0,25 50,00 BUFFET Table buffet 6 7,00 42,00 CLIP Clip assiette 100 0,18 18,00 NAP5 Nappe 5 x ,60 81,60 Base HT Taux TVA TVA 267,60 19,60% 52,45 Net à payer 320,05 En votre aimable règlement par chèque au 23 juin 2003 Autorisation d acquitter la TVA sur les débits 15/27

16 G INFORMATIQUE 5 rue Coutellerie MARSEILLE France Télécopie : RCS : MARSEILLE B SARL au capital de EUR ANNEXE 8 Reçue le 16/06/03 N 460 LA TABLE DE CANA 467 CHEMIN DU LITTORAL MARSEILLE Client n FACTURE n 2501 du 15 juin 2003 Commande n du 02 juin 2003 Référence Quantité Désignation Code TVA PU Montant MIN MICRO-ORDINATEUR - Modèle 2003 "Le Minotaure" , ,00 INSTALL 1 FORFAIT MISE EN SERVICE 2 150,00 150,00 LEXM410 1 IMPRIMANTE LEXMARCK M ,00 550,00 Règlement par lettre de change à 30 jours soit le 15 juillet 2003 TOTAL HT 2 200,00 TVA 19,60 % 431,20 TOTAL TTC 2 631,20

17 DORMEX SA 28 Boulevard Gay Lussac MARSEILLE Téléphone : Télécopie : ANNEXE 9 FACTURE n du 15 juin 2003 Adresse de livraison et de facturation Reçue le 15/06/03 N 461 LA TABLE DE CANA 467 Chemin du Littoral MARSEILLE Désignation Code TVA Quantité PU brut % remise PU net Montant Chocolat cuisine ,40 0,40 4,00 Levure chimique ,05 0,05 50,00 Amandes rapées ,00 20,00 400,00 Poires au sirop ,52 1,52 Brut HT 76,00 530,00 Escompte 2 % Net financier HT 10,60 519,40 Base HT Code TVA Taux TVA TVA 519,40 1 5,50% 28,57 Net à payer 547,97 Franco de port Règlement par chèque au 23 juin 2003 libellé à l ordre de DORMEX Société anonyme au capital de EUR RCS : MARSEILLE B SIRET TVA intracommunautaire : FR

18 ANNEXE 10 TRAITEUR LA TABLE DE CANA 467 Chemin du Littoral MARSEILLE Téléphone : SARL au capital de EUR RCS : MARSEILLE B FACTURE N F /A du 23 JUIN 2003 ADRESSE DE FACTURATION LES PETITS FRÈRES DES PAUVRES Campagne Manier 5 Impasse le Manier MARSEILLE Votre réception du 13 juin 2003 LES CHARTREUX Code Désignation Qté PU HT PT HT TVA Montant TVA PT TTC La nourriture : repas pour 18 convives Tian de légumes Pavé de saumon sauce ciboulette Trio de légumes Plateau de 2 formages Délices aux fruits rouges Pains pistolet 26 pièces Le repas "Le manier 18 8,38 150,84 1 8,30 159,14 Sous-total La nourriture 150,84 8,30 159,14 TOTAL GÉNÉRAL 150,84 8,30 159,14 dont TVA 1 5,50% 8,30 dont TVA 2 19,60% En votre aimable règlement au 1 er juillet 2003 par : - Chèque à l ordre de LA TABLE DE CANA - Virement à LA TABLE DE CANA sur le compte Crédit Agricole Aucun escompte pour paiement anticipé. Pénalités de retard au taux de 15,60 %

19 TRAITEUR LA TABLE DE CANA ANNEXE Chemin du Littoral MARSEILLE Téléphone : SARL au capital de EUR RCS : MARSEILLE B FACTURE N F /A du 23 JUIN 2003 ADRESSE DE FACTURATION M. ROUSSEAU Le Céry Chemin de Castillone BOUC BEL AIR Votre réception du 21 juin 2003 VIN D HONNEUR Désignation Qté PU HT PT HT TVA Montant TVA PT TTC LE COCKTAIL : Cocktail pour 80 convives Cocktail n 2-8 pièces salées - 2 pièces sucrées 80 5,34 427, ,73 510,93 Sous-total La nourriture 427,20 83,73 510,93 Le matériel procelaine : cocktail pour 80 convives Matériel porcelaine - prix forfaitaire 1 3,58 3,58 2 0,70 4,28 Formule buffet froid et repas simple 40 2,90 116, ,74 138,74 Formule cocktail n ,98 158, ,05 189,45 Sous-total Le matériel porcelaine 277,98 54,49 332,47 Le mobilier : cocktail pour 80 convives, Buffet pieds pliants L nappage blanc et jaune 4 9,91 39,64 2 7,77 47,41 Sous-total Le mobilier 39,64 7,77 47,41 La livraison : cocktail pour 80 convives Livraison zone ,43 11,43 2 2,24 13,67 Sous-total La livraison 11,43 2,24 13,67 Le service : cocktail pour 80 convives Serveur vacation de 4 heures 1 57,93 57, ,35 69,28 Maître d'hôtel vacation de 4 heures 1 79,27 79, ,54 94,81 Sous-total Le service 137,20 26,89 164,09 TOTAL GÉNÉRAL 893,45 175, ,57 dont TVA 1 5,50% dont TVA 2 19,60% 175,12 En votre aimable règlement au 1 er juillet 2003 par : - Chèque à l ordre de LA TABLE DE CANA - Virement à LA TABLE DE CANA sur le compte Crédit Agricole Acompte 0,00 Reste dû 1 068,57 Aucun escompte pour paiement anticipé. Pénalités de retard au taux de 15,60 %

20 ANNEXE juin 2003 Le client Rousseau a reçu ce jour notre facture n F /A. Il s étonne que le taux de TVA soit de 19,60 % alors que sur la facture précédente le taux était de 5,50 % (livraison de plateaux repas). Répondez-lui par télécopie en vous aidant de la documentation fiscale. Son n de télécopie est le Merci F. FEMINIER ANNEXE 13 ORGANISATION COMPTABLE L exercice comptable correspond à l année civile. La TVA est exigible sur les encaissements. L entreprise utilise les comptes d attente correspondants pour l enregistrement des factures clients. 6 journaux : AC : Journal des achats BQ : Journal de banque CA : Journal de caisse VT : Journal des ventes SA : Journal des salaires OD : Journal des opérations diverses Les documents sont enregistrés à leur date de création. La dernière facture reçue portait le numéro 458.

21 ANNEXE 14 EXTRAIT DU PLAN DE COMPTES DE L ENTREPRISE Logiciels Matériel industriel Matériel de transport Matériel de bureau et informatique Mobilier 401BUR BUROSTOCK 401DOR DORMEX SA 401HAB L HABIT PRO 401LOC LOCAMION 401MAN MANU-SUD 401PRE PROVENCE RECEPTION 404TGI TG Informatique Clients divers 411FMI Lycée Frédéric Mistral 411MIS Centre le Mistral 411MJC MJC Corderie 411PFP Les Petits Frères des Pauvres 411TIV Centre Social Tivoli État, TVA déductible sur immobilisations État, TVA déductible sur autres biens et services État, TVA collectée 5.5 % État, TVA collectée 19.6 % État, TVA sur encaissements à 5,50 % État, TVA sur encaissement à 19,60 % Crédit Mutuel Crédit Agricole Banque Martin Maurel Achats Alimentaires Produits d entretien Location matériel réception Location véhicule Primes d assurances Escomptes accordés Ventes alimentaires 5.5 % Ventes alimentaires 19.6 % Locations matériels & mobiliers réception Livraisons 5.5 % Livraisons19.6 % Services Escomptes obtenus ANNEXE 15 Extraits Mémento Pratique Francis Lefebvre 4761 : Dès lors qu'un traiteur ne se borne pas à délivrer des produits mais fournit du personnel (quelle qu'en soit l'importance) chez le client pour apprêter les repas, les servir ou effectuer des prestations d'entretien ou de nettoyage, il y a vente à consommer sur place. Cette vente relève du taux normal. Le traiteur qui ne fournit aucun service en personnel est imposable comme suit : - simples ventes de plats à emporter : taux applicable aux produits (en règle générale, taux réduit) y compris sur les frais de transport réclamés aux clients ; - ventes de plats à emporter accompagnés d'une mise à disposition de matériel : la fraction du prix afférente à la location du matériel est soumise au taux normal. 572: Biens de faible valeur Par mesure de simplification, l'administration autorise à passer directement en charges déductibles, lorsque leur valeur unitaire n'excède pas un montant fixé à 500 hors taxe le prix d'acquisition des biens suivants : matériels et outillages, matériels et mobiliers de bureau, logiciels.

22 ANNEXE 16 De : Bernard@free.fr À : marseille@table-de-cana.fr Envoyé : 24 juin : 01 Objet : Demande de menus et tarif Bonjour, Veuillez m adresser un tarif de toute urgence et des propositions de menus en vue d un repas pour 20 convives entre 12 et 18 euros HT par personne. Merci

23 TOURNÉE DE LA JOURNÉE ANNEXE A DU / / Nom du chauffeur [ ] Société Nom Adresse Ville Tel Heure passage Obs

24 ANNEXE B Requête : Liste des clients dont les commandes atteignent 300, par commune. TABLE(S) UTILISÉE(S) CHAMP(S) PROJETÉ(S) OU CALCULÉ(S) CRITÈRE(S) DE TRI CRITÈRE(S) DE SÉLECTION CHAMPS AFFICHÉS (a) (a) indiquer oui ou non

25 DOCUMENT À RENDRE AVEC LA COPIE ANNEXE C BORDEREAU DE SAISIE LA TABLE DE CANA Date N pièce Journal Débit Crédit COMPTE L Jour Mois comptable C C REPORTS TOTAL DU FOLIO TOTAL GÉNÉRAL

26 DOCUMENT À RENDRE AVEC LA COPIE ANNEXE D Télécopie À : De : Télécopie : Pages : Téléphone : Date : Objet : Cc : Urgent Pour avis Commentaires Réponse Confidentiel

27 Fichier(s) joint(s) :