Système d aide à la gestion des Coopératives Scolaires COOPWeb Version 3.0

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1 Système d aide à la gestion des Coopératives Scolaires COOPWeb Version 3.0 Page 1

2 Table des matières 1. Présentation et principes généraux... 3 Rappels... 3 Quelques notions préalables... 3 Avertissements Accès à Coop Web Principes de navigation... 7 Les listes... 7 Les onglets... 8 Le calendrier... 8 Les informations de bas de page Fiche signalétique... 9 L'onglet Fiche d'identité de la coopérative... 9 L'onglet Classes L'onglet Mandataires L'onglet Inventaire L'onglet Communication Saisie du CRA / CRF de l année précédente Saisie des écritures Les recettes Les dépenses Les virements Les régies d avance La recherche d écritures Gestion des projets Saisie du CRA / CRF pour l exercice en cours Rapprochement bancaire Editions Page 2

3 1. Présentation et principes généraux CoopWeb est un logiciel unique pour toutes les coopératives du département, disponible par un simple accès Internet. Il permet un double accès : Un accès à chaque coopérative pour enregistrer ses opérations financières et comptables, gérer ses projets, traiter les régies d avance, faire ses comptes rendus d activités, suivre son inventaire matériel et effectuer ses rapprochements bancaires. Un accès pour l AD 1 (au niveau départemental) afin de consolider l ensemble des comptes des coopératives du département. Ce document d'aide à l'utilisation du logiciel expose les grands principes d'une comptabilité adaptée aux coopératives scolaires, décrit les fonctionnalités du logiciel, et vous permet de visualiser de courtes vidéos illustrant le principe en cours de description (par exemple "Comment saisir une écriture de recette"). Rappels CoopWeb a été écrit avec le souci de proposer une ergonomie adaptée à la plupart des navigateurs et pour une résolution d'écran "courante". Cependant, en fonction de votre matériel, ou de la version de votre navigateur, ou bien sûr d'une déficience visuelle, vous avez la possibilité de jouer sur la résolution en zoomant (+ ou -), ou en basculant en plein écran. Quelques notions préalables Dans cette documentation, vous trouverez des termes utilisés généralement en comptabilité. Ce ne sont pas des termes que tout un chacun peut comprendre intuitivement! Nous vous présentons donc quelques définitions simples, qui devraient faciliter votre lecture de ce document : Ecriture : Compte : Exercice : Rapprochement : C'est l'enregistrement d'une opération comptable. On parlera par exemple d'une écriture de recette, ou de dépense. L'écriture est justifiée par une pièce (par exemple une facture). Une écriture est un mouvement financier d'un compte vers un autre compte, par exemple pour une dépense, du compte banque vers un compte "Achats". On dit qu'un compte est crédité et l'autre débité. Chaque compte est numéroté de manière unique. C'est la période d'activité. Pour les coopératives scolaires, l'exercice commence un 1 er Septembre et se termine le 31 Août de l'année suivante. C'est le "pointage" des écritures sur le relevé bancaire ou postal fourni chaque mois. Une recette ou une dépense ne peut donc être validée que si son existence est vérifiée sur le relevé bancaire. Si des écritures n'ont pas pu être rapprochées (vous n'avez pas reçu votre relevé bancaire ou postal, ou un chèque n'a jamais été encaissé, par 1 AD signifie Association Départementale de l'occe. Page 3

4 exemple), il existera donc une différence entre votre solde bancaire ou postal, et le solde des écritures rapprochées. Ces deux montants sont indiqués en bas de la fenêtre. Solde : C'est la différence entre le total du crédit et le total du débit d'un compte. Un solde peut être positif ou négatif. Avertissements CoopWeb est une "application Web", et ses performances sont donc liées à l'état de votre connexion Internet, ainsi qu'à la configuration de votre navigateur, notamment au niveau de la gestion des cookies, qui ne doivent pas être bloqués. D'autre part, le délai autorisé entre 2 actions (clavier ou souris) peut être plus ou moins limité selon la configuration de votre navigateur. Lorsque ce délai est dépassé, un message du type "votre session a expiré..." doit s'afficher, et vous devrez vous reconnecter à CoopWeb. 2. Accès à Coop Web L'accès à CoopWeb se fait par saisie de l'adresse dans votre navigateur internet. Vous pouvez également le placer dans vos favoris ou vos marque-pages. L'écran d'accueil de l'application s'affiche alors : En cliquant sur le bouton Accéder à votre comptabilité, une zone de saisie s'affiche, vous permettant de saisir votre identifiant et votre mot de passe (fourni initialement par l AD) : Page 4

5 Après avoir cliqué sur le bouton Connexion, la fenêtre principale de CoopWeb apparaît, rappelant l'identité de la coopérative, et affichant une barre d'outils permettant d'accéder aux différentes fonctions du logiciel CoopWeb: Page 5

6 Signification des différentes icônes de cette barre d'outils (dans l'ordre) : pour gérer les caractéristiques propres à la coopérative : identification de la coopérative, changement de mot de passe, initialisation du solde banque et caisse en début d exercice, liste des classes, liste des mandataires, inventaire matériel, lecture des messages et communication avec l'ad. pour saisir le Compte Rendu Financier (CRF) et le Compte Rendu d Activité (CRA) de l année scolaire précédente, sans saisir en détail les écritures. (principale icône, activée par défaut) : pour saisir les écritures comptables de l exercice en cours : recettes, dépenses, virements, régies d avance. pour gérer les projets (et suivre les écritures de recettes et de dépenses liées). pour saisir le Compte Rendu d Activité et générer le CRF de l année en cours ; et clôturer l exercice. pour afficher la liste des écritures non rapprochées et effectuer le rapprochement bancaire si nécessaire. pour réaliser des éditions et des impressions : solde des comptes, CRF en cours d année, ou pour tout exercice précédent pour obtenir de l'aide sur le fonctionnement de COOPWEB. Ce document, au format PDF, s affiche à l écran. pour envoyer une demande d assistance ou une suggestion à l équipe de COOPXXI. Merci de bien indiquer votre adresse mail dans les paramètres de votre coopérative (voir 1ère icône) pour la réponse! Page 6

7 3. Principes de navigation Les listes Chaque écran est composé de liste : liste d écritures, liste de classes, liste de projets, Sur chacun de ces écrans le principe d utilisation ne change pas : Cliquez sur une ligne pour la sélectionner : elle change de couleur. Sur l exemple, la classe du CE1 est sélectionnée. Le bouton Accéder donne accès en modification à l ensemble des informations de la ligne sélectionnée. Ensuite, il est possible : De valider pour enregistrer les informations saisies par le bouton Valider De quitter la saisie sans enregistrer par le bouton Annuler Il est également possible de modifier les informations d'une ligne en effectuant un double-clic sur la ligne. Le bouton Supprimer permet d accéder aux informations détaillées de la ligne, puis soit : De valider la suppression par le bouton Valider De ne pas supprimer et de revenir à la liste par le bouton Annuler Le bouton Nouveau ouvre une page de saisie des informations, pour un nouvel élément (par exemple pour créer une nouvelle classe). Page 7

8 Les onglets Les onglets permettent d accéder aux différentes sections de la fonctionnalité sur laquelle on se trouve : Pour les informations de la coopérative : Pour la saisie d écriture : écritures de recette, de dépenses, de virements, de régies d avance. Le calendrier Cette icône permet d ouvrir ou de fermer le calendrier utilisé pour la saisie de dates. Le calendrier ouvert se présente comme suit : Il suffit de cliquer sur une date pour alimenter la zone de date. Pour changer de mois (puis d'année), cliquer sur ou. Les informations de bas de page En bas de la page, seront toujours présentés en temps réel : Le solde de votre compte bancaire (ou postal) et de votre caisse en fonction des écritures de recettes, de dépenses... que vous avez saisies. Le solde des écritures qui ont été rapprochées ("pointées" sur vos relevés bancaires ou postaux). L exercice comptable ouvert. Page 8

9 4. Fiche signalétique La fonction Fiche signalétique affiche les caractéristiques propres à la coopérative. Ces informations se répartissent en 5 onglets : L'onglet Fiche d'identité de la coopérative Chaque nouveau nom de mandataire vient s'ajouter à la liste des mandataires (voir onglet Mandataires). Le bouton Initialiser le solde du compte bancaire permet de donner le solde du compte bancaire et du compte caisse en début d exercice, pour la première année où vous utilisez CoopWeb. Ce bouton n'est plus visible (et donc plus accessible) les années suivantes. Pensez à saisir votre adresse mail qui nous permettra de répondre à vos demandes d assistance. Il est important d indiquer si le compte bancaire est un CCP ou non. En comptabilité, ceci active la gestion soit du compte 512 (banque), soit du compte 514 (CCP). Page 9

10 Options En cliquant sur le bouton Options, vous pourrez définir : - Le type de numérotation des pièces : par défaut (vous pouvez numéroter vos pièces comptables factures par exemple comme bon vous semble), CoopWeb numérote de manière séquentielle et continue (d'année en année) les pièces comptables, de manière à en garantir l'unicité dans le temps. Cependant, il vous est possible de spécifier que les numéros de pièces doivent repartir à 1 au début de chaque exercice. - Le classement des écritures : par défaut, les écritures sont triées par ordre croissant de date dans les tableaux. Vous demander à ce qu'elles soient triées par défaut par ordre décroissant de date ou par ordre croissant de libellé. - Un nouveau mot de passe : saisir l'ancien, puis le nouveau (deux fois pour confirmation). Le bouton Valider vous permettra de confirmer les changements que vous avez demandés. L'onglet Classes Il vous permet de consulter la liste de vos classes, et des enseignants de chaque classe. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une ou plusieurs classes. Cette liste est nécessaire si vous devez gérer des régies d'avance. Page 10

11 L'onglet Mandataires Cet onglet permet de visualiser la liste des mandataires et l'année d'exercice où ils ont été ajoutés, et permet la suppression d'un ou plusieurs mandataires. La liste des mandataires est enrichie automatiquement par le (ou la) mandataire identifié(e) dans l onglet «Identité de la Coopérative». Si un nouveau mandataire est désigné, c'est donc dans cet onglet qu'il faut fournir son nom et son prénom. CoopWeb vérifie si le mandataire existe déjà dans la liste. Si ce n'est pas le cas, il l'ajoute à la liste. Supprimer : permet de supprimer un(e) mandataire après l avoir sélectionné(e) dans le tableau. L'onglet Inventaire Nouveau : Accéder : pour ajouter un nouveau matériel. pour modifier un matériel après l avoir sélectionné dans le tableau. Page 11

12 Supprimer : pour supprimer un matériel après l avoir sélectionné dans le tableau. L'onglet Communication Il s'agit de la liste des messages transmis par l AD. 5. Saisie du CRA / CRF de l année précédente Cette fonctionnalité n'est disponible que si vous n'avez pas commencé à saisir des écritures pour l'exercice en cours. Elle vous permet de reporter le contenu du CRF CRA de l exercice précédent, afin d éviter à l AD de longues journées de saisie et de recopie de vos CRA-CRF version papier. C est quelques minutes de saisie pour vous mais des heures de disponibilité de l AD pour les projets pédagogiques. Attention, n utilisez cette fonctionnalité que si vous n avez pas utilisé CoopWeb pour gérer votre comptabilité, sinon utilisez l icône N 5 (saisie du CRA/CRF de l'année en cours). La saisie s appuie sur un formulaire similaire au format papier fourni par l AD. Elle fonctionne en deux étapes, d abord la saisie du CRA, puis du CRF. Exemple de saisie du CRA : Page 12

13 A l issue de la saisie du CRA, cliquez sur le bouton Continuer vers le CRF. Exemple de saisie du CRF : Reportez les soldes des comptes, les totaux et le résultat de l année se calculent automatiquement. Puis saisissez le bilan : indiquez le report à nouveau en début d exercice, le solde du compte bancaire et de la caisse en fin d exercice : Page 13

14 Un peu plus bas, saisissez l état de rapprochement bancaire, en indiquant le solde du relevé bancaire au 31/08 de l'exercice précédent, et précisez si certaines écritures n'ont pas pu être rapprochées ("pointées" sur votre relevé bancaire) : Pour saisir des écritures non rapprochées : Saisissez les informations dans la ligne vide, puis cliquez sur le bouton ajouter cette nouvelle subvention. pour Le tableau des subventions se met alors à jour : Le bouton permet de modifier une subvention : Pour valider la modification, cliquer sur le bouton bouton., et pour l'annuler, cliquez sur le Le bouton permet de supprimer une subvention. Puis saisissez (facultatif) l arrêté de caisse, si vous en gérez une : Page 14

15 Puis saisissez le tableau des subventions, de la manière suivante : Saisissez les informations dans la ligne vide, puis cliquez sur le bouton ajouter cette nouvelle subvention. pour Le tableau des subventions se met alors à jour : Le bouton permet de modifier une subvention : Pour valider la modification, cliquer sur le bouton bouton., et pour l'annuler, cliquez sur le Le bouton permet de supprimer une subvention. En bas de l'écran, vous trouverez les habituels boutons Confirmer la saisie et Imprimer. Si vous confirmez la saisie, plusieurs contrôles sont effectués, et un message d alerte indiquant une incohérence peut s afficher : Page 15

16 Le bilan n est pas équilibré Le total des subventions est différent du solde du compte Le CRA CRF de l année précédente est maintenant saisi. Vous avez rendu un grand service à votre AD! 6. Saisie des écritures L'écran de Saisie des Ecritures permet de saisir : les recettes de la coopérative les dépenses de la coopérative les virements internes (banque caisse et inversement) les régies d avance. Et de faire des recherches d écritures (voir page 21). Par défaut, dans chaque tableau, les écritures sont triées par ordre croissant de date. Pour trier sur une autre information (par exemple le libellé ou le montant de l'écriture...) : survolez l'en-tête de la colonne (le pointeur de la souris se transforme en double flèche). Cliquez alors sur l'en-tête et le tableau sera trié par ordre croissant des valeurs de la colonne. Pour trier dans l'ordre décroissant, cliquez une deuxième fois sur la même colonne : une petite flèche apparaît à droite de l'en-tête de la colonne, indiquant dans quel ordre les valeurs de cette colonne sont triées. Certaines colonnes ne peuvent pas faire l'objet d'un tri : numéros de compte, pièces jointes Pour changer la colonne et l'ordre de tri par défaut, modifier l'option en passant par la Fiche Signalétique (voir page 8). Sur chacune des lignes, il faut saisir (généralement en début de mois, à la réception du relevé bancaire) les informations de rapprochement bancaire : cochez la case lorsque l écriture est rapprochée (présente sur le relevé bancaire), la zone de commentaire pour saisir le numéro du relevé bancaire (par exemple R10 : Relevé bancaire N 10). Ceci permettra de générer automatiquement les écritures non rapprochées dans le CRF en fin d exercice : Page 16

17 Vous pouvez également effectuer vos rapprochements bancaires (par exemple lorsque vous recevez un relevé bancaire ou postal) en utilisant la 6 ème icône. L'écran qui s'affiche alors présente la liste des écritures (aussi bien les recettes que les dépenses) n'ayant pas fait l'objet d'un rapprochement. Il sera alors plus facile de les retrouver et de les pointer "en série". Attention, l exercice comptable dure 12 mois, du 1 er septembre au 31 août. Si vous arrêtez votre comptabilité avec la fin de l année scolaire (fin juin début juillet) et que vous souhaitez effectuer des opérations pendant l été en prévision de l année scolaire à venir, ces écritures devront être saisies dans CoopWeb à partir du 1 er septembre avec une date comptable du 1 er septembre. Page 17

18 Les recettes Ce sont des entrées d argent comptabilisées sous les comptes commençant par le chiffre 7 selon les informations ci dessous : Comptes Informations 756 Cotisations perçues Cotisations parentales uniquement 707 Cessions de produits Fruit des ventes suite à des achats comptabilisés en Produits des activités Participation des parents destinée à des actions pédagogiques 741 Subventions Subventions reçues pour le financement des projets 742 Aides OCCE Aides OCCE pour le financement des projets 75 Produits courants Autres recettes : loto, fête, kermesse 77 Produits exceptionnels Solidarité, dons, produit sur exercice précédent Exemple de saisie d une recette : Le numéro de la pièce est proposé : il s'agit d'un n automatiquement incrémenté à chaque création de pièce (recette, dépense...). Il peut être changé lors de la saisie de l écriture. Il est possible pour chaque écriture de l associer à un projet, préalablement défini dans la liste des projets (dans ce cas, cochez la case, puis choisissez le projet). Page 18

19 La saisie de la date s effectue soit manuellement sous la forme jj/mm/aaaa, soit grâce au calendrier. Il est possible d'associer une pièce jointe à l'écriture (image, fichier pdf,... dans la limite de 1 Mo). Le bouton Valider permet d enregistrer l écriture. Le bouton Valider et Continuer permet d enregistrer l écriture et d'enchaîner avec la saisie d'une nouvelle écriture (saisie en série). Le bouton Annuler annule la saisie, l écriture n est pas enregistrée. Les dépenses Ce sont des sorties d argent comptabilisées commençant par le chiffre 6, selon les informations ci-dessous : Comptes Informations 607 Achats de produits Tous les achats qui engendrent une revente 618 Charges des activités éducatives Spectacles, sorties, livres BCD, DVD, CD-Rom, 6281 Cotisations OCCE Versement des affiliations OCCE 6282 Assurances versées Paiement de l assurance de la coopérative 65 Autres Charges courantes Autres dépenses : frais de tenue de compte, timbres, papeterie 67 Charges exceptionnelles Solidarité dans l école, événement imprévu, don, charge sur exercice précédent. 68 Budget de gros équipement Achat de matériels uniquement sur projets propres à la coopérative. Exemple d une écriture de dépense : Page 19

20 Le principe de saisie d'une dépense est identique à celle d'une recette. Le numéro de chèque est une zone facultative. Les virements Ils permettent de suivre les retraits d argent pour constituer une caisse et les versements pour solder cette caisse. Le principe de saisie d une écriture de type virement est similaire aux autres écritures (mis à part qu'il n'est pas possible d'affecter un virement à un projet, puisque le montant de l'écriture a déjà été affecté à une recette ou une dépense), mais seuls les comptes banque et caisse sont proposés. Les régies d avance Elles listent les avances et restitutions effectuées au cours de l année aux adjoints. Page 20

21 En fin d exercice (lors de l édition du CRF), les écritures de régies d avance sont automatiquement cumulées et le solde est reporté comme une dépense sur le compte 618. Exemple d une écriture de régie d avance : La recherche d écritures En cliquant sur la paire de jumelles, vous pouvez rechercher des écritures suivant différents critères. Dans l exemple ci-dessous, je recherche parmi toutes les écritures celles dont le libellé contient «photo». Les écritures répondant à la recherche (au filtrage) s affichent. La paire de jumelles barrée d une croix rouge indique que vous êtes sur l écran de résultat d une recherche. En cliquant sur les jumelles «barrées», vous quittez l écran de résultat de la recherche et retournez à la liste des écritures non filtrées. Page 21

22 7. Gestion des projets La notion de projet est facultative Un projet permet seulement de regrouper un ensemble d écriture de recettes et de dépenses afin de suivre son bilan financier. Exemple de liste de projets : Cette coopérative a deux projets en cours. Nouveau : Accéder : pour ajouter un nouveau projet. pour modifier le projet sélectionné et voir le bilan financier du projet. Supprimer : pour supprimer un projet. Un projet est constitué d un nom, d une zone pour le décrire, d une date de début et de fin (facultative). Exemple d accès à un projet : Page 22

23 Sur cet exemple, on retrouve la liste des écritures affectées au projet et le bilan de ce projet. 8. Saisie du CRA / CRF pour l exercice en cours Cette saisie est accessible en fin d'année scolaire, puisqu'il s'agit d'établir le bilan de l'exercice. Cet écran affiche le CRA fourni par l OCCE. Il suffit de cocher les cases et d indiquer des commentaires s il y a lieu. A l issue de la saisie du CRA, il est possible de passer à la saisie du CRF. Le CRF génère automatiquement, en fonction des écritures saisies pour l'exercice en cours : Le solde des comptes 6, 7 et le résultat de l année. Page 23

24 Le bilan de l année Le tableau des écritures non rapprochées. Il suffira de saisir le solde indiqué sur le relevé bancaire fourni, l arrêté de caisse et la liste des subventions puis d éditer le document et les formalités sont terminées La saisie du solde indiqué sur le relevé bancaire fourni est obligatoire pour valider le CRF! Il vous restera à envoyer à l AD, la version papier avec tous les justificatifs (relevés bancaires de septembre N et d août N+1, les justificatifs de subventions, ) Lorsque vous validez la saisie de votre CRA-CRF de l année N, la possibilité vous est offerte de clôturer l exercice en cours. Lorsque vous cliquez sur le bouton Clôturer, et après deux confirmations, le report à nouveau est automatiquement calculé, puis est indiqué comme la première écriture de l exercice suivant (N+1). Vous serez alors déconnecté, et devrez saisir à nouveau votre identifiant et votre mot de passe. En bas de l écran, l exercice en cours avance d une année, la liste de toutes les écritures disparaît, CoopWeb est prêt pour une nouvelle année scolaire. Page 24

25 9. Rapprochement bancaire CoopWeb propose un rapprochement bancaire avec les relevés de comptes que vous envoie votre banque. Depuis cette icône, vous affichez la liste des écritures non encore rapprochées. Le rapprochement bancaire : Lorsque vous saisissez une écriture de en comptabilité (exemple : achat de bonbons), vous indiquez dans CoopWeb une écriture de dépense. Mais ce n est pas pour autant que cette écriture est enregistrée par votre banque. Elle le sera uniquement quand le fournisseur à qui vous avez fait le chèque aura remis ce chèque à sa banque. Ci-dessous l écriture n est pas rapprochée. Ainsi chaque mois sur chaque écriture, vous devez indiquer, par une coche et le numéro de relevé bancaire, que cette écriture est rapprochée. De cette manière vous avez en permanence la connaissance des écritures traitées par votre banque, et le «solde des écritures rapprochées» en bas à droite de l écran doit indiquer le même montant que le solde indiqué sur votre relevé par votre banque. Ci-dessous l écriture est rapprochée : Page 25

26 10. Editions CoopWeb propose les éditions suivantes : Fiche d identité de la coopérative Inventaire : liste du matériel Liste des projets avec les écritures et le bilan de chaque projet Soldes des comptes : présente la liste de chaque compte avec le détail des écritures de l année en cours ou des années précédentes. CRA / CRF : présente une édition du CRA/CRF de l année en cours ou des années précédentes (à sélectionner dans la liste déroulante). N hésitez pas à nous contacter pour nous indiquer vos problèmes d utilisation et nous faire part de vos suggestions pour l évolution de ce logiciel. Cet outil est surtout le vôtre! Page 26