Mémo du responsable Année

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1 Mémo du responsable Année

2 Sommaire p.3-4 vie de la paroisse : gouvernance et conseils paroissiaux p.5-6 vie des bénévoles : pastorale, formation, communion p.7-8 le secrétariat et la réservation des lieux paroissiaux p.9 la communication p les finances p.14 la logistique et la sécurité Spécial «Année de l appel» «Soyez à l écoute des appels du Seigneur dans votre vie, soyez attentifs aux besoins de ceux qui vous entourent. Vous pensez que notre Église peut et qu elle doit faire quelque chose pour le salut des hommes et des femmes du XXIe siècle? Demandez-vous comment Dieu vous appelle à vous donner dans cette mission.» + André cardinal Vingt-Trois Après l Année de la foi, et avant l Année de la mission, le diocèse de Paris s engage dans l Année de l appel durant l année î Comprendre mon appel cycle de formation : - jeu 21 nov : Père Pascal Ide - jeu 28 nov : Laurent et Marie- Hélène de Cherisey - jeu 5 déc : Jean- Baptiste Maillard î Le dimanche de l Appel : 15 décembre à 11h et 19h. Renouvelle ton OUI à l appel de Dieu. î Retraite dans la ville Prendre le temps d approfondir personnellement ma relation à Dieu.` î Retraite pour femmes : WE du janvier Découvrir le repos et la joie en Dieu par la Parole de Dieu. î Retraite pour hommes : WE du 1-2 février Goûter combien Dieu est notre roc, notre ami. î Soirée miséricorde : mardi 18 mars î Effusion de l Esprit : 4 parcours Comment répandre le feu de l Amour de Dieu sans recevoir à nouveau le feu de l Esprit de Jésus? - janv- fév : 20h30 (église) - mars- avr : 20h (Ste- Rita) - mars- avr : 7h (église) - avri- juin : 20h (église/crypte) : spécial Jeunes î Mission d évangélisation : samedi 5 avril î Avent Si vous ne deviez choisir qu un rendez- vous ce serait celui là!

3 Cher responsable d activité pastorale, Voici un livret d informations rassemblées pour vous et votre équipe. Il devrait vous faciliter la tâche en vous présentant vos principaux interlocuteurs, vos responsabilités ainsi que les moyens dont vous pourrez disposer et les procédures à suivre. Merci d avoir répondu à l appel. Sans vous, pas de vie paroissiale! Merci pour votre engagement, pour tous les efforts consentis, pour votre motivation et pour votre enthousiasme à faire connaître la Bonne Nouvelle du salut pour tous les hommes. Père Emmanuel Dumont, curé Prière du Serviteur Seigneur Jésus, Apprenez nous à être généreux, à vous servir comme vous le méritez, à donner sans compter, à combattre sans souci des blessures, à travailler sans chercher le repos, à nous dépenser sans attendre d autre récompense que celle de savoir que nous faisons votre Sainte Volonté. Amen. (Prière attribuée à Saint Ignace de Loyola) 3

4 Parlons vie de la paroisse La gouvernance Notre paroisse est confiée depuis plus de 20 ans aux prêtres de la Communauté de l Emmanuel. Elle fait partie du diocèse de Paris. Ci-contre, un schéma qui indique un peu qui fait quoi dans la paroisse! P. Pierre-Benoît Duveau, P. Pierre-Oliviers Picard, P. Emmanuel Dumont, P. Nathanaël Garric, P. Louis-Pierre Dupont et Rémi Guérin, diacre permanent. Père Emmanuel Dumont, curé : cure@latriniteparis.com Père Pierre-Benoît Duveau : pere.pbd@gmail.com Père Pierre-Oliviers Picard : pierre-olivierspicard@laposte.net Père Nathanaël Garric : nathanael.garric@gmail.com Père Louis-Pierre Dupont : pere.lpdupont@gmail.com 4 ED PBD NG LPD

5 L équipe d animation pastorale L équipe d animation pastorale (EAP) est un organe au service de la vie pastorale de la paroisse. N hésitez pas à lui transmettre des informations, suggestions! Père Emmanuel Dumont Père Louis-Pierre Dupont Père Pierre-Benoît Duveau Anne Faure Philippe Faure Père Nathanaël Garric Carole de Gaulle Laurent de Gaulle Laetitia Grenet Rémi Guérin, diacre permanent Anne de Guigné Stanislas de Guigné Georges Meyer Marie-Thérèse Meyer Père Pierre-Oliviers Picard Luise Staggl Le conseil pastoral Père Emmanuel Dumont, président Eric Arnoult Patrice Birkett Valentin Bonnefoy Marie Colson Bénédicte Demange Marie Deurbergue Père Louis-Pierre Dupont Père Pierre-Benoît Duveau Anne Faure Philippe Faure Père Nathanaël Garric Carole de Gaule Laurent de Gaule Marie-Aude de Gaulejac Laetitia Grenet Martine Guérin Rémi Guérin Anne de Guigné Stanislas de Guigné Rose-Marie Lacaze M.-Christine de Laforcade Anne Jaubert Pierre Jaubert Jérôme Lamiot Sophie Lamiot Camille Mader George Meyer Marie-Thérèse Meyer Bernard Michat Père Pierre-Oliviers Picard Yohann Richard Gaëlle-Anne Roquefeuil Pierre Roquefeuil Luise Staggl Le conseil économique Père Emmanuel Dumont, président Louis Pesquidous, vice-président François Aspe Denis Branche Luc Courtel Jean-François Demaris Antoine Genuyt Hervé-Michel Gobilliard Jean Kutschenritter Olivier Laureau Hugues De Lavernette Cyril Maistre Vincent Maurin Olivier Motte Geoffroy Pignal Benoît Tardy Nous accueillons aussi : Père André et Père Jean-Bosco, coréens ; Père Jean-Elysée, malgache qui viennent étudier le français et la théologie et qui logent au presbytère. 5

6 Parlons vie des bénévoles Votre responsabilité de service inclut le soin des membres de votre équipe : les appeler ou les confirmer à leur place, puis les accompagner en maintenant une communication adaptée, en favorisant une bonne ambiance spirituelle et en veillant à leur formation. L accueil Le nouveau bénévole en entrant dans l équipe se doit d accepter et de respecter les buts et les consignes de chaque service. Il aura aussi à trouver sa place dans la communauté chrétienne et à servir dans un «lieu» compatible avec ses capacités. Ainsi, une rencontre préalable avec le responsable du service est effectuée afin que le bénévole comprenne à quoi il s engage ainsi que les divers aspects de la paroisse et de ses activités (il est bon de lui remettre un exemplaire du Guide paroissial). Le dialogue Un échange régulier entre les bénévoles garantit la fluidité des informations et améliore le fonctionnement du service. Le responsable veille à cette communication. Il porte aussi le souci pastoral du groupe. Il le «garde». Chaque bénévole est ainsi suivi par lui, ou par le prêtre, et accompagné au long de son parcours de service. La confiance mutuelle, la recherche du bien commun et de la volonté de Dieu sont les clés de la réussite du groupe. La prière Chaque activité selon son objectif, son histoire, les membres qui la composent trouve son rythme et son ancrage de vie de prière. Un des prêtres de la paroisse en est le référent. A l occasion de grands événements liturgiques notamment, les activités paroissiales peuvent se voir proposer de participer à l adoration eucharistique continue. C est une façon tangible d accomplir le précepte du Christ : Là où deux ou trois sont réunis, je suis là au milieu d eux. Rien n empêche qu une activité paroissiale s inscrive de façon hebdomadaire pour assurer un créneau d adoration au sein de la paroisse. Equipe de coordination de l adoration continue : adoration@latriniteparis.com 6

7 La formation Ø Le Centre Trinité, centre de formation de la paroisse, propose des formations très variées. N hésitez pas à encourager vos bénévoles à s y former dans leur vie chrétienne, dans leur développement personnel. Madeleine de Lannoy et Bénédicte Auvigne : centretrinite@latriniteparis.com Ø En cette année de l Appel, la paroisse vous invite à 3 grandes conférences sur l appel et à un parcours de préparation à l Effusion de l Esprit (p.2) Ø Par ailleurs, le diocèse de Paris propose un certain nombre de formations pratiques (informatique, écoute, management, sécurité, CPAE, employé d église-sacristain, etc.). D autres organisations catholiques offrent des modules spécialisés (Secours Catholique, Communauté de l Emmanuel ). Pour en connaître le programme détaillé, il suffit de demander au secrétariat ou à la comptabilité, de consulter l organisme et d avoir l autorisation du curé. Les temps forts de la communion paroissiale Chaque année, outre les grandes fêtes liturgiques, quelques dates paroissiales incontournables sont à retenir. La participation des activités y est vivement souhaitée. Pourquoi ne pas les intégrer directement à vos agendas? Ø le dimanche de rentrée : 15 septembre 2013 Ø les fêtes paroissiales : novembre 2013 Ø le déjeuner paroissial solidaire avec la Soupe : 26 janvier 2014 Ø les retraites : (p.2) Ø le banquet du centenaire : samedi 8 février 2014 Ø le pèlerinage à Rome : 29 mai-1 er juin 2014 Ø la fête liturgique de la Trinité : dimanche 15 juin 2014 Les tâches à accomplir soi-même ou à déléguer Dans la mesure où votre service s inscrit dans le périmètre paroissial, son bon fonctionnement implique quatre grands types de tâches, pour lesquelles vous pourrez déléguer un «correspondant» particulier, qui prendra contact avec les salariés de la paroisse affectés à chaque poste : Ø Secrétariat (information, réservation de lieux, clés, reprographie ) Ø Communication (promotion, tracts, affichage, site internet ) Ø Comptabilité (budget, comptabilité, notes de frais ) Ø Logistique (aménagements, entretien, achats, sécurité ) 7

8 Parlons secrétariat Des outils à votre service Ø photocopieurs Noir & blanc et Couleurs Ø massicot et cisaille à papier Ø plieuse à papier électrique Ø plastifieuse de documents Nous sommes très nombreux dans la paroisse, pour pouvoir utiliser ces divers outils, il est important que chacun ne débarque pas à l improviste. Un planning de réservation en cas de tirages importants de documents est à établir avec le secrétariat. Des informations à jour Le secrétariat s assure d avoir les coordonnées des responsables d activités à jour. Merci de signaler vos éventuels changements d adresse, de téléphone, de mail. Le listing des coordonnées des membres de votre activité est attendu au secrétariat dans le courant du 1 er trimestre de l année scolaire. Ce que nous ne pouvons pas faire La masse de travail que le quotidien paroissial représente ne nous permet pas de faire vos mises sous pli, vos tirages et envois postaux, vos mises en page de documents, ni d assurer votre standard En cas de besoin, contactez la paroisse pour que nous essayions de trouver des bénévoles qui puissent vous rendre ce service. Yseult Desmedt : contact@latriniteparis.com

9 Parlons réservation des lieux Pour réserver une salle ou un des lieux de la paroisse, il faut faire une demande le plus tôt possible : église, crypte, salle des mariages, salle Morlot, oratoire du presbytère : contactez Yseult Desmedt locaux de Sainte-Rita (65 bd de Clichy) : contactez Yseult Desmedt chapelle Sainte-Rita : contactez le père Pierre- Oliviers Picard et Yseult Desmedt salles du presbytère, DCT* : contactez Elizabeth Chatelin Les frais d entretien des salles sont supportés par les activités dans la mesure du possible. Les lieux et salles doivent être rendus en état de propreté parfaite. Il est nécessaire de demander l autorisation avant d organiser un repas ou un apéritif dans un lieu. Hormis les salles de DCT où l on vous demandera parfois de les ranger selon une configuration particulière à l issue de votre réunion, tous les autres lieux sont à remettre dans la configuration exacte où il est prévu qu ils soient toujours installés. Merci. * Pour information, les principales salles du presbytère sont louées dans le cadre de la SARL Du côté de la Trinité (DCT). Il s agit donc d une comptabilité spécifique et la location est régie selon des contrats particuliers. DCT fait des tarifs préférentiels pour les activités paroissiales. Yseult Desmedt : contact@latriniteparis.com Elizabeth Chatelin : espacetrinite@wanadoo.fr

10 Parlons communication La paroisse suit la tendance! Ø un site Internet : Ø des pages et groupes Facebook : La Trinité Paroisse Paris (page institutionnelle), Trinité-Jeunes, la messe des jeunes, Alpha-Campus, l ECM et Rhemata y ont aussi des entrées. Ø 2 newsletters mensuelles (celle de la paroisse et celle du Centre Trinité) Si vous souhaitez mettre une information en ligne (sur le site Internet), il faut s y prendre deux ou trois mois avant c est le temps minimal pour obtenir une bonne diffusion et un large réseau d internautes ayant reçu l information. Une église bien informée : Ø des tableaux d affichages aux entrées (aucun affichage ne se fait sans l accord préalable de Laetitia Grenet / et surtout, on ne scotche rien sur les plexiglass existant) Ø des présentoirs pour les tracts, flyers, brochure, et guide paroissial Ø Le Trinité Liaison. Pour y publier une annonce, envoyez un mail à Yseult Desmedt au minimum 15 jours avant parution Une communication en interne : Ø De temps en temps, vous recevez des s d information interne. Nous attendons de vous que vous le transmettiez aux membres de votre équipe, et aux participants de votre activité. Ex : le couple responsable de la préparation au mariage est prié de diffuser l info des fêtes paroissiales reçues par mail aux autres couples animateurs de la prépa mariage ainsi qu à tous les couples de fiancés qui suivent la prépa Il est bon de favoriser la circulation d information afin que les membres de votre activité aient les moyens suffisants pour faire connaître la vie de la paroisse et diocésaine. Notre coup de cœur est pour les responsables qui n hésitent pas : Ø à organiser la distribution d affiches dans le quartier lors des grands événements ou pour leur activité. Ø à nous fournir de bonnes photos de leur activité (qui sont une belle représentation de l expérience vécue) Ø à nous faire parvenir le listing des membres de leur activité (nom, adresse, tél, mail) Laetitia Grenet : communication@latriniteparis.com

11 Parlons finances Avant toute procédure, je suis là pour rendre possible le déploiement des activités paroissiales et mon travail est d abord au service de la Mission! Une comptabilité complexe! La paroisse de la Trinité est une entité comptable assez complexe. Elle regroupe plusieurs associations dont les statuts juridiques et comptables peuvent varier. Il est important de ne pas mélanger les comptes. Merci de regarder à quelle association (au nom duquel doivent être établis les chèques, factures, notes de frais ) appartient votre activité. voir p.14 : la liste des activités assorties de l association à laquelle elles appartiennent Etablir un budget Avant toute dépense importante, il faut établir un budget à faire valider par le curé. Merci de me prévenir en amont, de vos dépenses importantes. Si vous avez besoin d aide, n hésitez pas à en demander. Le Conseil économique et moi, nous pouvons vous aider. Dépenses et notes de frais : Le document pour les notes de frais voir p.13 est à fournir à la comptabilité avec les factures établies au nom de l association voir p.14 dont dépend votre activité. Aucune note de frais ne peut donner droit à un reçu fiscal. Une année comptable s étend de janvier à décembre. Il est nécessaire que toute facture, toute note de frais soit donnée au plus tard le 15 du mois suivant la dépense. Ex : les dépenses engagées en 2013 doivent être adressées pour le 15 janvier 2014 dernier délai. Vous avez fait une dépense pour la paroisse dont vous attendez le remboursement ou le paiement Ø Vous me transmettez le formulaire de note de frais renseigné Ø Le justificatif original, (et non une photocopie) doit être impérativement joint. Ø La date et le montant TTC doivent être lisibles Ø Le responsable doit signer le document (à défaut le curé) Ø N oubliez pas non plus d indiquer vos noms et coordonnées que je puisse vous adresser le remboursement. Me transmettre le tout, au plus tard, le lundi soir dans mon casier (au presbytère). L enregistrement des documents se fait le mardi, les chèques sont établis le mercredi après-midi et mis ensuite à la signature. 11

12 Vous avez besoin d espèces à titre exceptionnel (ex : monnaie pour une manifestation) Ø Me transmettre votre demande par écrit avec votre nom vos coordonnées et votre signature lisible Ø M indiquer le motif et surtout s engager à me transmettre le justificatif après la manifestation ou l achat. Après accord du curé, les espèces seront disponibles le mardi matin. Comptabilité : Ø Après un évènement : (week-end, voyage ou autre), le responsable transmet à la comptabilité les dépenses et recettes en même temps avec son récapitulatif. (ne pas me transmettre un paiement isolé ou un ticket de caisse) Ø Pour la remise d espèces : DEPOSER les espèces dans une enveloppe ou sac, LE FERMER, et le déposer dans le tronc sécurisé de la sacristie après y avoir indiqué la date et le motif du don. Merci de ne rien déposer dans les boîtes aux lettres ou casier. Ø Pour la remise de chèques : Adresser l ensemble des chèques ou les remises concernées par l évènement au presbytère à la comptabilité. Et m avertir par mail de ce dépôt. Attention, toutefois à ne pas tarder à m envoyer vos documents. Au-delà d un délai d un mois, cela pose problème. Vous cherchez à me joindre? Le courrier électronique est là pour cela! Christine Delmas : comptabilite@latriniteparis.com 12

13 XXXXXXXXXXX voir p.14 3 rue de la Trinité PARIS Nom Prénom Adresse Code postal Ville NOTE DE FRAIS Date Fournisseur Objet / Motif Montant - Le è è è Modèle téléchargeable sur ç ç ç 13

14 Tableau des diverses associations paroissiales et des activités qui en dépendent. En cas de doute, n hésitez pas à me demander à quel ordre établir les factures et les chèques. Les activités non mentionnées ici sont sans doute simplement hébergées dans les locaux de la paroisse. Activité paroissiale Comptabilité Référent Accueil église paroisse ED Accueil et liturgie paroisse LPD dimanche 11h Adoration paroisse ED Alpha Campus paroisse PBD ALSL ALSL Baptême des toutpetits paroisse NG Baptême enfants paroisse scolarisés Braderies paroisse ED Café du dimanche et paroisse messe des familles Catéchisme-Messes paroisse kt Catéchuménat paroisse PBD Centenaire paroissial paroisse RG Centenaire paroissial paroisse ED - banquet Centre Trinite Centre Trinité Chapelet paroisse Chapelle Ste-Rita paroisse (accueil, GP, ) Chœur grégorien de paroisse LPD la messe de 9h Chorale des jeunes paroisse LPD Chorale Ste Rita paroisse LPD Chorale trinité paroisse LPD Concerts du jeudi paroisse ED Concerts du soir paroisse ED Confirmands paroisse NG DCT DCT ED ECM paroisse Equipe mission paroisse LPD Fêtes paroissiales paroisse ED Fleurs paroisse LPD Fraternités Jeunes paroisse LPD couples Groupe délivrance paroisse ED/ Grand-orgue, orgue paroisse ED de chœur Grand Orgue GOTM ED Trinité Messiaen Gp Coeur de Jésus paroisse J.Elysée Gp Monde du travail paroisse ED Groupe de prière de paroisse Ste-Rita Hiver solidaire Trinité PBD Solidarité Liturgie enfants à la paroisse LPD messe de 11h Macadam café Trinité NG Solidarité Messes des jeunes paroisse PBD/NG Nocturnes Ste Rita paroisse Parcours Effusion de paroisse LPD l'esprit Parcours Zachée Centre Trinité Préparation mariage Centre Trinité ED Rhemata paroisse NG/PBD Samarie paroisse Samuel Trinité ED Solidarité SEM Trinité Solidarité Servants de messe paroisse LPD Soirée pour paroisse ED/NG l'espérance Soupe Trinité Solidarité Trinité-Jeunes Trinité Jeunes LPD Les initiales de la colonne de droite désignent le prêtre référent de l activité. (p.4) 14

15 Parlons logistique et sécurité Intendance Olivier Prestat, l intendant, est responsable des aménagements, des achats, des équipements et de la sécurité de la paroisse. Il est aidé pour toutes les tâches pratiques de suivi des travaux, réparations, aménagements de Génya Pichugyn. Si votre activité est en charge de la manutention (tables, chaises, paquets, livraisons éventuelles de boissons, matériel, colis ), Olivier est à disposition pour vous conseiller (éclairage, décoration, achats de vaisselle jetable, etc.) N attendez pas la veille pour lui adresser vos demandes. Il est important de bien établir la fiche de vos besoins et de voir ensuite avec lui qui prend en charge quoi. Pour cela, un mail suivi d un coup de fil pour prendre RDV est indispensable, avec un délai minimum d une semaine (commandes à passer etc.) Olivier Prestat : intendance@latriniteparis.com Sacristie Si votre activité prévoit un temps de prière dans l église, il est important aussi d anticiper auprès des sacristains pour voir avec eux les besoins en éclairage, éléments de sacristie, sonorisation, etc. Marie-Louise Mengoumou (matinées), Arlès Moralès (après-midi et soirées), Joseph Hai Dinh (dimanche) : venir les voir à la sacristie directement. è è è Attention : le samedi, il n y a pas habituellement de sacristain en poste. Adressezvous au secrétariat plusieurs jours avant pour fixer la procédure! 15