NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE DES SFD

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1 REPUBLIQUE DU SENEGAL Un Peuple Un But Une Foi MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES DIRECTION DE LA REGLEMENTATION ET DE LA SUPERVISION DES SYSTEMES FINANCIERS DECENTRALISES NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE DES SFD DRS-SFD - NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE NUMERISE ET LE SGED 1

2 La présente note a pour objet la présentation de la base des données géographiques numérisées intégrant les données financières des Systèmes financiers décentralisés (Sfd). Outil d aide à la décision, destiné aux Autorités et aux utilisateurs du secteur de la microfinance, la Base de Données Cartographiques et Financières (BDCF) est, en effet, un élément du système intégré de gestion des informations financières et non financières structuré autour des bases de données de la Direction de la Réglementation et de la Supervision des Systèmes financiers décentralisés, alimentées également par la Gestion Electronique du Courrier(GEC), du Système de Gestion Electronique de Documents (SGED), les données des enquêtes, des recensements, des missions d inspection mais surtout du reporting des Sfd. Toutes ces activités ont été financées par la coopération belge à travers le Programme d Appui à la Microfinance (PAMIF1) I OBJECTIF L objectif général est la mise à disposition d informations exhaustives fiables et mises jour et les objectifs spécifiques sont : l Identification, la localisation des SFD et leurs domaines d intervention ; la disponibilité d indicateurs ; l unification des bases de données financières et non financières le renforcements des capacités d intervention de la DRS-Sfd 1.1- Cartographie La cartographie est basée sur une saisie hiérarchique prévoyant le répertoire de chaque SFD depuis sa localité avec un lien découlant des entités administratives (régions, département, arrondissement, communauté rurale ). Sa mise en œuvre a suivi les étapes : de la collecte et de l analyse des données sur les SFD ; du recensement des données sur le terrain ; de la mise en place d un logiciel web cartographique ; du recensement pour la mise à jour des données. Les serveurs ont été livrés et le logiciel cartographique déployé via une ligne spécialisée (LS)LS sur internet. Aux données géographiques, il est régulièrement associé la mise à jour pour chaque Sfd des données sur : le montant et la nature des prêts (agriculture, pêche, artisanat, commerce, etc.) l allocation des prêts par genre, classe d âge La cartographie permet ainsi, d une part de consulter, selon plusieurs critères, confectionner des états à partir des données énumérées ci-dessus et d autre part, pour DRS-SFD - NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE NUMERISE ET LE SGED 2

3 la DRS-Sfd, de consulter les données et de les compléter, au travers de fonctions de visualisation et d administration. Des statistiques liées au secteur avec une analyse multi temporelle dynamique via internet. Ces statistiques sont présentées sous forme graphique et disponible en téléchargement. Un suivi-évaluation permet de tracer l évolution entre un point de départ et un point d arrivée. Une analyse multi temporelle permet par exemple de voir l évolution du chiffre d affaire d un SFD sur un certain nombre d années. Dans la configuration actuelle les SFD utilisateurs ont la possibilité de mettre à jour une partie de leurs propres données à distance via internet et transmettre la version électronique de leur rapport annuel via l espace SFD du site WEB de la DRS-Sfd. L impression de carte est également possible grâce à l imprimante A3 mise à disposition par le PAMIF Site internet Le site internet développé la DRS-Sfd est un réceptacle de la cartographie numérisée servant en même temps de support de communication avec les Sfd via un Espace Professionnel dédié. Ce site permet de fournir des informations connexes et de communiquer avec le grand public. L Espace Professionnel du site internet est un espace privé sécurisé d échange d informations avec authentification et code d accès, consacré pour une meilleure communication avec les Sfd Base de Données Cartographique et Financière (BDCF) La consolidation de la base de données financière est l aboutissement de la gestion de l ensemble des données financières des SFD, des fichiers Excel à la base de données financière. En effet, la base de données regroupe les informations financières contenues dans les rapports annuels des Sfd. Il est prévu, très prochainement, l incorporation des données périodiques transmis à la tutelle. Ce regroupement facilite la synthèse en vue d une production de données statistiques du secteur avec une périodicité mensuelle et trimestrielle. La base permet également la production automatique des indicateurs d alertes pour un suivi plus aisé des SFD. L établissement d une liaison automatique de la base de données financière avec la cartographie numérisée est d un apport considérable, offrant la possibilité de disposer de données statistiques en temps réel sur le Web, accessibles au grand public avec des niveaux d accès différents pour la DRS-Sfd et les Sfd Système de Gestion Electronique des Documents DRS-SFD - NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE NUMERISE ET LE SGED 3

4 Le Système de Gestion Electronique des Documents (SGED) est la base des données des données développée à partir de la numérisation du passif des documents de la DRS-Sfd et des demandes d autorisation d agrément. Cette solution procure un avantage pour le partage sécurisé et rapide des documents pour les utilisateurs. En effet une fois le document scanné à l arrivée, elle devient visible pour tout acteur du système selon des niveaux d autorisations définis au préalable. Le SGED est, de ce fait, d un apport considérable dans l atteinte des objectifs de respect des délais de traitement des dossiers. II - PERSPECTIVES Dans le cadre de l intégration du système d information de la DRS-Sfd il est prévu une liaison de ce dispositif avec la cartographie et la base de données financière pour une meilleure prise en main du dossier permanent des Sfd. Une extension de l application est prévue pour le dossier d inspection et la gestion électronique du courrier. En somme, il s agit de mettre en place un système intégré de ressources matérielles et logicielles permettant, à terme, d automatiser la collecte et le traitement des données, la gestion du courrier, ainsi que la diffusion de l information. Le dossier permanent en constituera la phase initiale le e-control et le Système d Alerte Précoce (SAP) bouclent le processus Dossier permanent L objectif du dossier permanent est de réunir toutes les informations des institutions du secteur, dans un système unifié de base de données partagée et tenue à jour à partir du Système de Gestion Electronique des Documents (SGED) qui répertorie toutes les informations relatives aux dossiers d agrément, organes de gestion et dirigeants, commissaires aux comptes, partenaires techniques et financiers, Système d Information et de Gestion, produits et services, ratios de gestion et Indicateurs 2.2- Système d Alerte Précoce Le SAP permet de mesurer le niveau d exposition aux risques de chaque SFD. Suivant l acuité du risque, une alerte spécifique est déclenchée avec indication des mesures adéquates et prédéfinies à mettre en œuvre, notamment une inspection globale ou spécifique, une convocation des dirigeants et/ou de l assemblée générale, une suspension totale ou partielle des pouvoirs des dirigeants, un suivi rapproché e-control Le projet structurant de l e-control combiné au Système d Alerte Précoce s appuie sur le dispositif du plateau technique comportant le Système de Gestion Electronique des DRS-SFD - NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE NUMERISE ET LE SGED 4

5 Documents (SGED), le site web et la Cartographie numérisée des SFD. Il permettra à terme de collecter toutes les informations périodiques requises à la source (SIG des Sfd) dans le but de disposer de données fiables et dans les délais ainsi que l automatisation du SAP. Tenant compte du retrait du partenaire financier, le PAMIF en février 2012, des initiatives ont été prises en rapport avec l ADIE pour installer une LS pour abriter les serveurs afin de renforcer la sécurité. La DRS-Sfd a également mis en place un dispositif de veille, de mise à jour mais surtout d incorporation des données. Le succès dépend de la collaboration et de l usage pour en faire un outil dynamique. ANNEXES 1-Schéma fonctionnel de la cartographie DRS-SFD - NOTE SUR LA CARTOGRAPHIE NUMERISE ET LE SGED 5

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