MODELE DE SAISIE SITRA MANIFESTATIONS NEWSLETTER & SITE INTERNET

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1 PROMOTION SITRA 4 MODELE DE SAISIE SITRA MANIFESTATIONS NEWSLETTER & SITE INTERNET Création de la fiche structure si besoin NB => Lorsqu'on saisit un objet, on est obligé de le rattacher à une structure de gestion et/ou d'information déjà existante dans SITRA. 1/ Si la fiche structure n existe pas : cocher «Une structure et un objet rattaché» 2/ Si la fiche structure existe : cocher «Un objet seul» Création nouvel objet touristique : Objet touristique : Fêtes et manifestations Nom : Remplir le nom de l objet sans espace devant et en minuscules Exemples : Fête patronale Si la manifestation se rapporte à une autre manifestation importante, le préciser devant : Exemples : «Loire en Fête» - Balade autour de la Gravière «Journée du Patrimoine» - Visite guidée du Château Dans l onglet identification : Structure de gestion et d information : rattacher à la structure de gestion et préciser la structure d information Voici ce qui est préconisé pour une fiche manifestations Type objet Structure de gestion Structure d'info EVE L'organisateur Les gens qui renseignent et font la promotion de Ex : l'association des viticulteurs qui l'évènement organise la fête des vendanges Ex : l'ot qui fait la promotion de la fête de la vendange Adresse de l objet : préciser le lieu où se déroule la manifestation Dans l onglet présentation : Type de manifestation : préciser obligatoirement le type de manifestation : culturelle, distractions et loisirs, manifestations commerciales, nature et détente, sports, folklore et traditions Catégorie de manifestation : à préciser si nécessaire Se rapporte à générique : à saisir si la manifestation est rattachée à un événement national Portée : Sélectionner la portée de => nécessaire pour que la manifestation remonte sur les sites partenaires de Sitra. La portée caractérise l envergure de par rapport à la provenance de la clientèle, sa couverture médiatique et la notoriété des participants. Cela permet de sélectionner les manifestations en fonction de la demande, par exemple on exclura la portée locale pour une communication au niveau national. Nationale : Evénement de notoriété reconnue pouvant attirer un large public ou regrouper des personnalités (champions sportifs, stars ) et largement reprise par les médias, notamment télévisés => à saisir pour les manifestations type Journées du Patrimoine, Roanne Table Ouverte... Régionale : Evénement attirant une clientèle Rhône-alpine ou provenant des régions ou pays limitrophes avec une couverture médiatique conséquente=> à saisir pour les manifestations type

2 Festival des Monts de la Madeleine...l information remontera sur le site du CRT ou peut servir pour des envois presse par exemple. Départementale : Evénement attirant une clientèle départementale ou provenant des départements ou pays limitrophes => à saisir pour des manifestations type expositions, festival... Locale : Evénement attirant une clientèle de proximité, de passage ou spécifique au type d événement => à saisir pour des manifestations type brocantes, thés dansants, bourses d échange, marché de Noel, pot d accueil Pour les habitants : Evènement concernant principalement les adhérents d une association => à saisir pour des manifestations type Repas du 3ème âge, Loto des parents d élèves, vie associative locale (Don du sang, vente de jonquilles pour financer l association ) Plus d infos en suivant ce lien : Descriptif court : saisir ici un texte d accroche de maximum 255 caractères. Faire en sorte de finir la phrase afin qu elle ne chevauche pas sur le descriptif détaillé. Ce texte doit être le plus vendeur possible. Descriptif détaillé : à remplir si vous avez plus d informations sur le programme. Attention au copier-coller, parfois on se retrouve avec le même texte dans le descriptif court et le descriptif commercial Dans l onglet ouverture : Périodes d ouverture : Saisir les dates et les horaires dans. Au besoin se servir de la partie complément horaires pour les heures d ouverture. Rappel : Si une manifestation a lieu sur plusieurs jours avec des horaires différents, on ne créé qu une période d ouverture et on met les horaires dans compléments horaires Périodes en clair : Cliquer sur pour avoir les périodes d ouverture en clair. Expiration de l objet : Demander de supprimer ou de masquer l objet une fois la date passée. Dans l onglet tarifs : Gratuit : Cocher gratuit si la manifestation est gratuite pour tout le monde Périodes tarifaires : Compléter les tarifs Adulte et Enfant Rappel : ne pas mettre de sigle dans la cellule ; si le tarif est unique mettre le même tarif dans la cellule mini et la cellule maxi ; si c est payant pour les adultes et gratuit pour les enfants, ne pas cocher gratuit : mettre le tarif dans les cellules Adulte et mettre 0 en mini et 0 en maxi pour les cellules Enfant. Quand on génèrera les tarifs, les enfants ressortiront comme gratuits. Si vous avez besoin de préciser l âge des enfants, indiquer ces informations dans complément Tarifs. Dans l onglet liens : Liens avec d autres objets : s il s agit d une grande manifestation, lier cette fiche à la fiche générique crée spécifiquement pour (voir explicatif à la fin du document) Multimédia : Mettre une photo en image principale de l objet. Si vous n avez pas de photo ou d affiche de la manifestation, ne pas hésiter à en faire la demande auprès de la structure organisatrice. Vous pouvez le cas échéant, essayer de trouver l affiche sur internet. Mettre le programme en PDF si on vous en a fourni un.

3 Copyright : Attention, bien penser à saisir le Crédit photo dans la mention Copyright => tout support visuel ajouté dans SITRA doit faire mention d un copyright (affiche, photos... car il est susceptible d être utilisé par l ensemble du réseau SITRA à l échelle de la région Rhône Alpes. Pour les photos : Si les photos ont été fournies par un prestataire ou par une association organisatrice et qu aucun crédit photo n a été mentionné par ces derniers, il faut cependant mettre le nom du prestataire ou de l association en copyright. En aucun cas, il ne faut récupérer des photos directement sur internet car celles-ci appartiennent déjà à des tiers et nous ne disposons pas de l autorisation pour les utiliser. Pour les affiches : C est différent, puisque en règle générale, une affiche fait la promotion d une manifestation. Si elle n a pas été fournie par l organisateur, il est conseillé de voir si on peut la récupérer sur Internet et dans ce cas mettre le nom de la manifestation et de l organisateur en copyright : Exemple : Une cure de jeunesse Communauté de Communes de l Ouest Roannais. Si vous disposez de l affiche, mettre en copyright le nom de l association organisatrice qui vous a fourni le visuel. Généralement les organisateurs de manifestations les fournissent aisément, conscients de l intérêt de promouvoir leur événement. S il n existe pas d affiche, ne pas hésiter à mettre une photo de la commune ou en lien avec la manifestation et de noter le crédit photo en copyright. Dans l onglet Gestion : Pour chaque manifestation, vous devez saisir 1 critère pour le choix de la rubrique et 1 critère pour le choix de l affichage sur le site internet. Les critères de rubriques (pour la newsletter et le site Internet) Le choix de la rubrique sert : Pour la newsletter (rubriques théâtre, concerts, randonnées, manifestations...) Pour le moteur de recherche présent dans la page manifestations sur le site interne

4 Attention choix unique : ne cocher qu une seule de ces rubriques! - Manifestations > Rubrique Brocantes - Manifestations > Rubrique Concerts - Manifestations > Rubrique Expositions - Manifestations > Rubrique Littéraire - Manifestations > Rubrique Manifestations (d intérêt Roannais) = Manifestations dans le newsletter - Manifestations > Rubrique Manifestations diverses (loto, concours pétanque ) [Ce critère ne remonte pas dans les exports pour la newsletter, seulement pour le site Internet] - Manifestations > Rubrique Pour les enfants - Manifestations > Rubrique Randonnées - Manifestations > Rubrique Sport - Manifestations > Rubrique Théâtre - Manifestations > Rubrique Visites guidées - Manifestations > Rubrique Stages et Ateliers Si votre manifestation peut entrer dans le cadre de 2 rubriques ; exemple une fête patronale avec une brocante : il faut créer deux fiches Sitra l une pour la fête et l autre pour la brocante. Les critères d affichage (pour le site Internet uniquement) Le choix du critère d affichage sert : Pour l affichage sur le site internet Attention choix unique : ne cocher qu un seul de ces types d affichage! Manifestations > Affichage en ligne Cocher ce critère pour les manifestations diverses d intérêt local : loto, repas dansant, concours de pétanque, de belote Manifestations > Affichage normal Cocher ce critère pour les manifestations d intérêt roannais : manifestations que l on retrouve sur la newsletter ou qui sont de moyenne importance

5 Manifestations > Affichage sur fond coloré Cocher ce critère pour les grandes manifestations que l on retrouve à la une du site et de la newsletter. Ce choix des manifestations est acté grâce au planning établi en début d année. Procédure de saisie pour les manifestations : Cas 1 : Grandes manifestations qui se déroulent sur plusieurs jours ou sur différents territoires En règle générale, lors d une grande manifestation (journées du patrimoine, Festival des Monts de la Madeleine, Roanne Table Ouverte...) qui se déroule sur plusieurs jours ou concerne différents territoires, il faut créer : - 1/ Une fiche générique explicitant la manifestation ainsi que les dates et noms des manifestations s y rapportant à saisir dans le descriptif détaillé. Vous pouvez mettre également le PDF du programme en téléchargement. - 2/ Une fiche spécifique par manifestation se rattachant à cet événement : => Bien penser à lier la manifestation à la fiche générique car nous étudions la possibilité avec Médianet de faire remonter ça sur le site internet => Dans le nom de l objet, rappeler la manif s y rattachant «Journées du patrimoine» Visite... MANIFESTATION FICHE GENERIQUE DE L EVENEMENT FICHES MANIFESTATIONS LIÉES A L EVENEMENT Fête de la musique Les Musicales de Vence Tour Cycliste en Pays Roannais Grand Roanne précisant qu il y aura des manifestations dans tout le Roannais. Grand Roanne en précisant les dates et noms des manifestations s y rapportant dans le descriptif détaillé Grand Roanne en précisant les dates et noms des manifestations s y rapportant dans le descriptif détaillé manifestations organisées sur leur territoire : => Festival des A saisir par le Syndicat d Initiative de la Saisir une fiche par concert

6 Monts de la Madeleine Journées du Patrimoine Roanne Table Ouverte Côte Roannaise et du Pays de la Pacaudière en précisant les dates et noms des manifestations s y rapportant dans le descriptif détaillé Grand Roanne précisant qu il y aura des manifestations dans tout le Roannais. Grand Roanne en précisant les dates et noms des manifestations s y rapportant dans le descriptif détaillé Cas 2 : Manifestations qui se déroulent sur plusieurs jours ou à plusieurs dates mais sur un seul territoire Dans ce cas, deux possibilités : - Créer une seule fiche pour l intégralité de la manifestation en saisissant le programme complet dans le descriptif détaillé - Créer une fiche générique et une fiche pour chaque manifestation que vous souhaitez mettre en avant sur nos différents supports. Exemples de cas concrets : Une fête patronale qui organise également une brocante que vous souhaitez voir apparaître dans la newsletter ou sur le site internet => créer une fiche avec le programme détaillé de la fête que vous enregistrerez en manifestations d intérêt Roannais et une fiche spécifique pour la brocante que vous enregistrerez en brocantes. Les apéros concerts au Château de la Roche => créer une fiche par date car le concert est différent chaque semaine. Un festival organisé sur le même territoire mais avec plusieurs dates de concerts différents => créer une fiche générique et ensuite une fiche par dates de concerts.