MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANCAISE SECRETARIAT GENERAL LETTRE DE MISSION

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1 MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANCAISE SECRETARIAT GENERAL LETTRE DE MISSION (Cf. Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 1 er décembre 2006 instaurant un régime de mandats pour les fonctionnaires généraux des Services du Gouvernement de la Communauté française, du Conseil supérieur de l Audiovisuel et des organismes d intérêt public qui relèvent du Comité de Secteur XVII.) Directeur(trice) général(e) adjoint(e) du Service général de la Gestion des Ressources Humaines 1. Description de la fonction. Le mandataire est chargé d'assurer la haute direction du Service général des Ressources humaines du Ministère de la Communauté française au sein de la Direction générale du Personnel et de la Fonction publique. Le directeur général adjoint participe au Conseil de direction. Il est, à son niveau, le relais des politiques définies par le Ministre fonctionnellement compétent. Description des missions du service - Conseil et assistance du Directeur général du Personnel et de la Fonction publique dans le domaine de la gestion des ressources humaines du Ministère de la Communauté française et de la définition d une stratégie adaptée aux besoins du Ministère en cette matière. - Service d appui et de coordination pour l ensemble des administrations du Ministère de la Communauté française en matière de gestion de leurs ressources humaines (recrutement, sélection, mobilité, évaluation, transfert de savoir, etc). - Objectivation des besoins en personnel du Ministère de la Communauté française et de la sélection des membres du personnel. - Service chargé des contacts avec SELOR ou autres organismes de recrutement ou de sélection.

2 2 2. Missions générales de gestion (article 13, 2, 1 ) II lui revient : 1. de s'assurer du respect de la légalité et de garantir la continuité des missions de service public et l'égalité entre les usagers du service public ; 2. de s'assurer du respect du Code de déontologie ; 3. de prendre des initiatives ou de faire des propositions qu'il juge utiles. Le mandataire veillera à ce que les missions dévolues auxdits services soient remplies au mieux. l/ Gestion du travail Le mandataire a pour mission d'organiser et de gérer les services dont il a la responsabilité de telle manière que chacun des membres du personnel qui les composent travaille dans le souci constant de la qualité et de l'efficacité du service rendu aux usagers des services de la Communauté française. Il doit également veiller à ce que le travail soit effectué avec diligence. 2/ Gestion adéquate des membres du personnel statutaires, stagiaires ou contractuels composant les services dont il a la charge Le mandataire veille à une gestion optimale des ressources humaines mises à sa disposition. II doit avoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines en interconnectant les différents domaines de celle-ci (définition et gestion prévisionnelle des emplois, engagement du personnel, management des performances, développement des compétences, rémunération, évolution professionnelle ). A ce titre, le mandataire doit notamment : - veiller à une distribution des tâches en rapport avec les capacités et les potentialités de chacun ; - développer une gestion prévisionnelle du personnel (transmission des savoirs, anticipation des changements de personnel,...) ; - s'assurer que les membres du personnel composant les services dont il a la charge soient évalués régulièrement et de manière professionnelle ; - offrir toutes les possibilités de perfectionnement aux membres du personnel dans le cadre des missions qui leur sont confiées (formation initiale du personnel récemment engagé de manière à ce qu'il acquière rapidement une bonne connaissance de son environnement spécifique, de l'histoire et des politiques menées et formation continuée du personnel). Dans ce cadre, le mandataire agit en collaboration notamment avec l Ecole d Administration publique commune à la Wallonie et à la Fédération Wallonie- Bruxelles ; - s'attacher à mettre en place une politique de gestion des prestations et de lutte contre l'absentéisme.

3 3 3/ Evaluation du fonctionnement des services dont le mandataire a la charge Il procède périodiquement à une évaluation du fonctionnement des services dont il a la charge en y associant chacun des membres du personnel. Cette évaluation peut être réalisée en collaboration avec le Service général de l'audit budgétaire et financier. Il informe de l'évolution du fonctionnement et des résultats obtenus au sein desdits services le/les Ministre(s) fonctionnellement compétent(s) via la voie hiérarchique ainsi que les membres du personnel. Il est à l'écoute des suggestions des membres du personnel placé sous son autorité tant en ce qui concerne leur carrière ou leur formation qu'en ce qui concerne l'organisation des services eux-mêmes. 3. Objectifs de gestion stratégique (article 13, 2, 2 ) Outre les objectifs définis dans la Déclaration de Politique Communautaire, les dispositions légales, décrétales et réglementaires, les instructions gouvernementales et ministérielles, le mandataire a pour mission de mettre en œuvre les objectifs suivants : 1. Développer le Service GRH pour en faire un service d appui et de coordination pour l ensemble des défis de gestion des ressources humaines auxquels le Ministère et ses différents occupants doivent faire face. Dans ce cadre, le mandataire veille à collaborer notamment avec l Ecole d Administration publique commune à la Wallonie et à la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 2. Participer à l amélioration de l attractivité du Ministère en tant qu employeur ; 3. Contribuer à une utilisation/valorisation optimale des ressources humaines du Ministère ; 4. Mettre en place les outils nécessaires à une gestion des ressources humaines optimale. Par ailleurs, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, le mandataire poursuivra les objectifs suivants : - impulser une dynamique globale au fonctionnement des services dont il a la charge dans une vision citoyenne du service public ; - coordonner et superviser les services qui sont sous son autorité afin d'en assurer la cohérence dans le cadre d'une politique de qualité de services ; - avoir une vue prospective des besoins à rencontrer à court, moyen et long terme de manière à pouvoir proposer à ses supérieurs hiérarchiques les décisions à prendre pour y faire face ; - avoir un souci constant de recherche de la qualité des services dont il a la charge. Cette qualité doit s'apprécier tant à l'égard du service rendu aux usagers que par rapport au fonctionnement interne du service et de ses relations avec les autres services de la Communauté française ; - implémenter des démarches qualité au sein des services dont il a la charge (CAF); - donner au service général une pratique administrative uniformisée ;

4 4 - rechercher et promouvoir toute initiative visant à réaliser des projets de simplification administrative et de Gouvernement électronique au bénéfice tant des services dont il a la charge que des usagers dans le cadre, notamment du plan «Ensemble simplifions» ; - assurer une approche transversale à la problématique du traitement de l'information ; - assurer un pilotage diagnostic et prospectif des services dont il a la charge basé sur un système de tableaux de bord et d'indicateurs ; - assurer la validation, la cohérence et la responsabilité des propositions budgétaires, ainsi qu'assurer la gestion du budget affecté aux services dont il a la charge sur base de tableaux de bord, d'indicateurs et d'analyses diagnostiques et prospectives ; - assurer une plus grande polyvalence des agents du Service général des Ressources humaines ; - assurer un meilleur développement de l information des utilisateurs du Service général des Ressources humaines, de la lisibilité et de la cohérence de l information ; 4. Objectifs opérationnels (article 13, 2, 3 ) Le mandataire élabore son plan opérationnel suivant les modalités définies à la section V (art. 18 à 20) de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 1 er décembre 2006 instaurant un régime de mandats pour les fonctionnaires généraux des Services du Gouvernement de la Communauté française, du Conseil supérieur de l'audiovisuel et des organismes d'intérêt public qui relèvent du comité de Secteur XVII. Le plan opérationnel doit intégrer une description des prestations concrètes que le mandataire compte mettre en œuvre afin de rencontrer la présente lettre de mission. Tout au long du mandat, le mandataire poursuivra la réalisation de son plan opérationnel. Par ailleurs, le mandataire doit notamment : - veiller collégialement avec ses supérieurs hiérarchiques à organiser une concertation permanente afin que les services réalisent les objectifs définis dans des conditions optimales; - assurer auprès de ses supérieurs hiérarchiques les fonctions d'analyse, de conseil et de proposition; - assurer la direction et la coordination des travaux ; - assurer le suivi de l'exécution de toutes les décisions et s'assurer que les entités administratives exécutent les instructions ministérielles dans les délais requis ; - veiller à organiser la communication interne et externe des services dont il a la charge ;

5 5 - encourager les initiatives, notamment conjointes, des services constituant le Service général ; - améliorer et rationaliser les procédures de gestion des dossiers ; - procéder à une analyse de la pertinence des informations diffusées ; - assurer une réflexion sur la structure des services, sur l organisation de ceuxci, établir des propositions ou prendre des décisions à cette fin ; - rechercher et développer la meilleure collaboration avec l ETNIC ; - suivre plus particulièrement la gestion quotidienne des services placés directement sous son autorité ; - anticiper les différentes phases de traitement d un dossier de manière à éviter d attendre la fin d une étape pour en initier la suivante ; - rendre les membres du personnel conscients de leur interdépendance ; - organiser régulièrement des mises à niveau concernant les programmes utilisation de techniques permettant un meilleur contrôle de l effectif ; - assurer la coordination des dossiers qui concernent plusieurs services du Service général ; - déterminer avec ses supérieurs hiérarchiques les orientations stratégiques des entités administratives du Service général et fixer leurs priorités ; - assurer la mise en œuvre des recrutements au bénéfice des administrations demandeuses ; - fournir conseils et aide aux hiérarchies confrontées à des problèmes de ressources humaines ; - organiser en relation avec l organisme chargé du recrutement les concours de recrutement et les recrutements ; - gérer les réserves de recrutement ; 5. Profil de compétences Compétences transversales Le mandataire met en œuvre les compétences transversales suivantes : traduction d'objectifs politiques en objectifs stratégiques et opérationnels ; mise en place d'indicateurs de réalisation des objectifs et capacité d'évaluer sur cette base les effets de son action et de celles des personnes placées sous son autorité; prise de décisions et de responsabilités; méthodologie de suivi des décisions adoptées;

6 6 maîtrise et gestion du stress; capacité à gérer les conflits ; valorisation et motivation de son personnel, création et maintien d'un climat serein et de confiance et de disponibilité, capacité de faire adhérer le personnel aux projets; développement d'une dynamique de travail en équipe et par projet; capacité de persuasion et de négociation; capacité à déléguer; communications écrite et orale claires et précises; créativité, flexibilité, proactivité, sens de l'adaptation et de l'innovation; bonnes connaissances du système institutionnel belge et du fonctionnement des institutions, plus particulièrement au niveau de la Communauté française ; notions de droit constitutionnel et administratif ; bonnes connaissances des matières budgétaires et des modalités spécifiques à la fonction publique de la Communauté française, notamment en matière de relation avec les organisations syndicales. Compétences spécifiques Expérience(s) : Expérience dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Pratique de la négociation. Connaissance(s) spécifique(s) : Connaissance des outils de GRH Connaissance du Ministère et des structures de la Communauté française. Connaissance de la législation et de la réglementation relative à la gestion du personnel tant statutaire que contractuel. Connaissance du statut syndical et des structures de négociation et de concertation.

7 7 Compétences spécifiques à la fonction : Capacité de persuasion et pratique de la négociation. Capacité d analyse et d objectivation. Disponibilité. Faculté d établir et d entretenir des contacts professionnels harmonieux. 6. Moyens budgétaires et ressources humaines (article 13, 2, 4 ) 6.1 Les moyens budgétaires afférents aux missions confiées au mandataire figurent au Budget général du Ministère de la Communauté française. La modification des montants figurant à ces articles peut donner lieu à une révision des objectifs fixés par la présente lettre de mission en vue de les ajuster aux moyens budgétaires disponibles. 6.2 Des membres du personnel sont placés sous l'autorité du mandataire en vue de l'accomplissement de ses missions. La modification durable en nombre ou en qualification de ces membres du personnel peut donner lieu à une révision des objectifs fixés par la présente lettre de mission en vue de les ajuster aux moyens humains disponibles. 7. Autorité conférée par délégation (article 13, 2, 5 ) Le mandataire dispose des délégations de compétence et de signature fixées par et en vertu de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 9 février 1998 portant délégations de compétence et de signature aux fonctionnaires généraux et à certains agents des Services du Gouvernement de la Communauté française - Ministère de la Communauté française, tel que modifié. Des délégations spécifiques complémentaires peuvent lui être attribuées par le Gouvernement. 8. Echéance Le mandat prendra fin le 31 décembre 2014.