Document de stockage

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1 Document de stockage Information générale : Le demandeur doit être le créateur du document et faire partie du département AB car seuls les membres de ce département peuvent créer une demande de stockage. Ce champ n est pas modifiable. Si une personne d un autre département devait créer des demandes de stockage, il lui faudrait contacter AIS Support pour obtenir un droit d accès spécial. L option Demande de déstockage apparait si Déstockage a été choisi dans le champ nature. Ce champ est modifiable seulement par le créateur. L option Demande de stockage apparait si Stockage a été choisi dans le champ nature. Ce champ est modifiable seulement par le créateur. Transport nécessaire Champ modifiable seulement par le créateur. Demande de stockage Adresse d enlèvement : n apparait que quand nature = Stockage. Champ modifiable seulement par le créateur. Demande de déstockage Adresse de destination : n apparaît que quand nature = Déstockage.. Champ modifiable seulement par le créateur. Date désirée :. Champ modifiable seulement par le créateur.

2 Liste d Articles Code de l article Si vous connaissez le code de l article vous pouvez l entrer directement ou utiliser l écran de recherche accessible en cliquant sur l intitulé du champ. C est le moyen le plus simple d entreposer ou prélever un article. Après saisie d un code article, les informations suivantes sont affichées automatiquement : Géré par lot, Danger*, Type INB*, Propriétaire*, Fournisseur, Fragile*, Origine, Commande d achat, Unité*, Poids unitaire et Dimensions. La Quantité* doit être saisie. (A noter : les champs obligatoires marqués avec un * peuvent changer en fonction de la nature du document.) Dans le cas d une demande de déstockage, si le demandeur n entre pas le code article mais seulement la description de l article, les magasiniers devront entrer le code d un article connu. Dans le cas d un déstockage, ce champ devient obligatoire au moment de l approbation de la demande par les magasiniers. Ils devront saisir le bon code article avant de signer. Nouveau code article (Magasiniers) Ce champ est modifiable uniquement par les magasiniers lorsqu aucun code article n a été entré. Il devient ensuite visible pour tout le monde. Entrer une valeur dans ce champ implique la création d un nouvel article dans Baan. Dans le cas d une demande de stockage pour un nouvel article, les magasiniers devront créer le nouvel article dans Baan et ensuite saisir le code dans le champ Nouveau code article avant le transfert de la demande dans Baan. Description de l Article Si vous ne connaissez pas le code de l article, entrez la description de l article ainsi que tous les champs Géré par lot, Danger*, Type INB*, Propriétaire*, Fournisseur,

3 Fragile*, Origine, Numéro de commande, Unité, Poids unitaire, Dimensions et Quantité*. (A noter : les champs obligatoires marqués avec un * peuvent changer en fonction de la nature du document.) Si le code article a été entré, ce champ sera visible mais non modifiable. Il redeviendra modifiable si le code article est enlevé. Ce champ n est modifiable que par le créateur de la demande ou les magasiniers. Dans le cas de Déstockage, la signature du propriétaire est obligatoire. Si vous ne connaissez pas le code de l article, vous ne pouvez pas créer plus d une ligne d article. Géré par lot Fenêtre de sélection oui/non. Si vous sélectionnez oui, de nouveaux champs relatifs au code du lot vont apparaître. Vous devrez entrer soit un numéro de lot existant soit un nouveau numéro de lot. On ne peut sélectionner qu un lot par article et par ligne. Danger Valeurs possible : Matériel sans danger/matériel radioactif/déchets radioactifs/matériel chimique/matériel radioactif et chimique. Si un type de danger est choisi, le responsable radioprotection du bâtiment doit signer le document.. Si l article est radioactif, un nouveau champ va apparaître pour permettre d entrer la dose. Si l article est géré par lot, cette dose apparaîtra au niveau du lot. Tous les articles d une même demande doivent avoir le même niveau de danger.. Ce champ est obligatoire. Dose Le champ dose apparaît soit au niveau du lot si l article est géré par lot, soit au niveau de l article dans le cas contraire. Type INB Valeurs possibles : non applicable/lhc/lep/ps/sps/autres Ce champ est obligatoire.

4 Propriétaire C est le propriétaire de l article. Ce champ est obligatoire pour le créateur et pour les magasiniers dans le cas d un nouvel article et d une demande de stockage Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers Fragile Oui/Non Ce champ est obligatoire. Fournisseur Origine Unité Ce champ est obligatoire. Poids Dimensions Lot répertorié Ce champ est obligatoire mais apparaîtra uniquement dans le cas d une demande de déstockage pour un article géré par lot

5 Un lot existant ne peut être entré qu en accédant à l écran de recherche des lots. Une demande de déstockage ne peut concerner que des lots existants. Pour une demande de stockage et un nouveau lot, le nouveau numéro de lot doit être entré dans le champ Nouveau lot. Nouveau lot Ce champ n apparaît que dans le cas d une demande de stockage pour un article géré par lot et quand aucun code article n est rentré On ne peut entrer un lot existant qu en passant par l écran de recherche. Un nouveau numéro de lot doit être saisi dans le champ Nouveau Lot. Quantité Ce champ est obligatoire. Dans le cas d une demande de déstockage, la quantité saisie ne peut être plus grande que la quantité effectivement en stock. Dans le cas d une demande de stockage, la quantité est libre. Si l article est gère par lot, la quantité est force a un (applicable pour les entrées et les sorties) Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le créateur. Bouton Ajouter Ce bouton n apparaitra pas si le code article n est pas connu car on ne peut gérer qu un article non connu par demande de déstockage. Commentaires pour le Transport Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le créateur. Autres commentaires

6 Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le créateur.

7 Circuit d approbation Stockage Principes généraux pour le routage du Stockage Pour tout type d unité organisationnelle impliquée, les principes suivants s appliquent: Si le propriétaire contacté pour approbation est absent, le document de Stockage sera adressé à son adjoint comme il est spécifié dans la base de données Foundation AIS. Personne ne sera contacté deux fois pour approuver le document. Dés qu une personne a donné son accord, si son approbation est nécessaire pour un autre rôle, elle sera accordée d office. Le délai d absence est 1 jour Le demandeur est informé quand le document est rejeté ou approuvé en totalité. Aperçu du routage pour le Stockage

8 Fig 1Aperçu du routage pour le stockage

9 Comme vous pouvez le constater dans la fig. 1, en function du contenu du document le routage suivra les étapes suivantes : Signature du demandeur Approbation par le propriétaire dans le cas d un déstockage o Si le demandeur approuve le document et la nature du document est déstockage, nous devons vérifier si le code article a été saisi. Dans le cas contraire, la demande est adressée aux magasiniers qui sont censés remplacer la description par le code article approprié. o Toutes les demandes de déstockage doivent être approuvées par le propriétaire des articles. Dans le cas d un article connu, seule la signature du propriétaire est requise. Approbation du responsable radioprotection: o Dans le cas d un article radioactif, le responsable radioprotection du bâtiment concerné doit approuver le document. Il peut aussi modifiée la dose liée à l article (ou au lot si géré par lot) Validation des magasiniers avant transfert dans BAAN o Les magasiniers doivent valider la demande avant son transfert dans Baan. Ils peuvent modifier toutes les informations liées à l article, supprimer ou ajouter de nouveaux articles. Si le document est approuvé en totalité, un courrier électronique doit être envoyé au demandeur pour l aviser du succès de sa demande. Dans le cas d un rejet du document, il faudrait aviser le demandeur par courrier électronique. Il faudrait également afficher dans les lignes de statut du document le nom de la personne ayant rejeté le document et son rôle. Stockage : Exercices Vous devez vous connecter à EDH (AIS login) Allez dans l url (Environnement test,) Exercice 1 Déstockage article connu Option Nature = déstockage

10 Pensez vous que vous aurez besoin des services de transport? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l adresse de destination Et la date souhaitée Si vous connaissez le code article, entrez le directement et cliquez il va apparaître automatiquement avec tous ses attributs définis dans Baan. Si vous ne vous rappelez plus du code, vous pouvez le retrouver en cliquant sur Code de l article : Par exemple : Plaque blindage.

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12 Seuls les articles en stock seront ramenés par la recherche. Sélectionnez l article et vérifiez s il est radioactif et s il est géré par lot. Circuit de routage pour déstockage d articles connus : o Le propriétaire est impliqué pour toutes les demandes de déstockage o Le RPO (seulement pour les articles radioactifs) o Les magasiniers (qui doivent vérifier et approuver chaque demande avant son transfert dans Baan)

13 Intégration dans Baan Règle à retenir: Les demandes concernant du matériel radioactive sont validées par le RPO (Responsable Radioprotection) du bâtiment concerné. Le RPO peut modifier la dose des articles. Règle à retenir: Une demande de déstockage ne peut concerner que des articles en stock.

14 Exercice 2 Déstockage d un article inconnu Le demandeur souhaite recupérer un article mais ne peut se souvenir du code article Option Nature = déstockage Pensez vous que vous aurez besoin des services de transport? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l adresse de destination Et la date souhaitée Même après avoir lancé la recherche Aucun résultat Saisir la description de l article La requête est envoyée aux magasiniers qui remplacent la description par le code article correct L approbation du propriétaire est nécessaire pour les demandes de déstockage Règle à retenir: Les demandes de déstockage sont toujours validées par le propriétaire. Si la demande a plus d un article, tous les articles doivent avoir le même propriétaire.

15 Exercice 3 Enlogement de nouveaux articles Option Nature = stockage Pensez vous que vous aurez besoin des services de transport? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l adresse d enlèvement Et la date souhaitée Nouvel article: Recherchez le lot en cliquant sur Lot répertorié ou entrez le nouveau code de lot :

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17 Veuillez noter que si la demande porte sur plusieurs articles, leur niveau de danger doit être identique Si le type de danger est radioactif, la signature du RPO est requise :

18 Quand le RPO reçoit le document, il peut changer la dose estimation et la quantité,

19 Et supprimer des articles de la liste s il n est pas d accord. Les magasiniers valident toujours la demande avant transfert dans Baan. Ils peuvent modifier, ajouter et supprimer des articles (en tant que Super Utilisateur). Une fois l approbation effectuée, le document est transféré dans Baan. Le demandeur sera avisé que sa demande est approuvée et transférée dans Baan

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