NOTICE POUR LA DÉCLARATION EN LIGNE DES VOUCHERS

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1 NOTICE POUR LA DÉCLARATION EN LIGNE DES VOUCHERS

2 CONTENU N Quels sont les avantages pour moi en tant que partenaire 3 N Les différents services du notre extranet pour nos partenaires 4 N La procédure de réservation et la déclaration en ligne 5 N Réserver un Bongo ou un Cadeaubox 6 N Déclarer un Bongo pour demander le paiement de celui-ci 9 N Déclarer un Cadeaubox pour demander le paiement de celui-ci 10 N Rechercher une réservation 11 N Vous ne travaillez pas avec des réservations? 12 N Foire aux questions 13 N D autres questions? Problèmes techniques? 14 Cette notice est d application pour tous les thèmes avec lesquels le client réserve directement auprès du partenaire et lorsque le voucher est remis directement sur place. Pour les chèques-cadeaux d hôtels qui travaillent avec des réservations en ligne, la procédure reste toutefois inchangée. 2

3 DÉCLARATION EN LIGNE DES VOUCHERS POUR LES ACTIVITÉS: QUELS SONT LES AVANTAGES POUR MOI EN TANT QUE PARTENAIRE? N Vous pouvez réserver les vouchers Bongo et Cadeaubox en ligne et/ou les déclarer pour demander le paiement via l extranet de nos partenaires Le voucher ne peut ainsi plus être utilisé auprès d autres partenaires lorsque la personne aura réservé chez vous, puisque l unique numéro du voucher est valable une fois seulement après avoir été enregistré. Ceci est d application pour tous les thèmes avec lesquels le client réserve directement auprès d un partenaire et lorsque le voucher est remis directement sur place. Pour les chèques-cadeau d hôtels qui travaillent avec des réservations en ligne, la procédure reste toutefois inchangée. N Vous ne devez pas envoyer les vouchers que vous avez reçus, le paiement suivra de manière automatique. Nous vous demandons pour cela de bien conserver les vouchers qui vous ont été remis dans le cas où un contrôle ultérieur serait nécessaire. N Si un client qui a réservé avec un voucher ne se présente pas comme convenu au rendez-vous, vous pouvez démarrer une procédure et réclamer tout de même le voucher réservé pour le paiement (no show). N Vous pouvez consulter en ligne un aperçu pratique de tous les vouchers réservés, des thèmes auxquels vous participez, des formules que vous proposez pour les clients, vous pouvez également consulter les factures de commission, 3

4 LES DIFFÉRENTS SERVICES DE NOTRE EXTRANET POUR NOS PARTENAIRES N Un aperçu des formules qui sont valables pour le moment avec Bongo et/ou Cadeaubox. N Un moteur de recherche pour les réservations. N La possibilité de réserver un voucher et/ou de le déclarer pour le paiement. N Un aperçu des factures de commission. N Dans un dernier temps: les résultats des enquêtes de satisfaction (en ligne). aperçu des formules Bongo réserver un voucher ou rechercher des réservations consulter les factures de commission 4

5 LA NOUVELLE PROCÉDURE DE RÉSERVATION ET LA DÉCLARA- TION EN LIGNE N Pour la réservation: Un client vous contacte avant la réservation vous réservez le voucher sur smartmember.net N Pour la réception du voucher: Le client vous remet le voucher lorsqu il se présente au rendez-vous vous grattez (si nécessaire) le code de paiement sur le voucher vous vous connectez sur smartmember.net et vous confirmez la réservation avec le code de paiement que vous trouvez sur le voucher. le paiement sera effectué selon la fréquence habituelle 5

6 RÉSERVER UN BONGO OU UN CADEAUBOX. N Connectez-vous sur N Vous pouvez trouver le login et le mot de passe sur la fiche technique de votre contrat ou les obtenir via Partners.BE@smartbox-group.com. N Introduisez le numéro du voucher, le code d activation et la date d arrivée du client. N Le voucher est réservé et ne peut plus être utilisé pour une réservation auprès d un autre partenaire. 6

7 RÉSERVER UN BONGO OU UN CADEAUBOX. N Si le voucher est déjà réservé auprès d un autre partenaire, un message d erreur s affiche sur l écran. N Le client doit alors annuler lui-même la précédente réservation en contactant le partenaire concerné. N Si le voucher est déjà utilisé ou s il n est plus valable, un message d erreur s affiche également sur l écran. N N acceptez jamais les vouchers inactifs ou invalides, c est au client à prendre contact avec Bongo ou Cadeaubox. 7

8 RÉSERVER UN BONGO OU UN CADEAUBOX. N Le client sera invité ensuite à enregistrer son voucher sur notre site avant de procéder à la réservation. N Si le client a déjà enregistré le voucher, ses données apparaissent automatiquement lorsque vous souhaitez réserver le voucher. Il n est donc plus nécessaire de les encoder vous-même. N Si le client n a pas encore enregistré le voucher, vous pouvez remplir ses données dans les cases prévues à cet effet. 8

9 DÉCLARER UN BONGO POUR DEMANDER LE PAIEMENT DE CELUI-CI N Connectez-vous sur N Recherchez la réservation, cliquez sur réservations et laissez les cases des dates vides dans rechercher les réservations. Vous pouvez alors rechercher par numéro du voucher (= numéro du Bongo) ou par statut (non confirmé, OK). Si le statut du voucher est OK, tout est en ordre. N Cliquez sur confirmer une réservation et ajoutez-y le code de paiement. N Le voucher est alors utilisé et sera automatiquement remboursé en fonction des délais de paiement. numéro BONGO: BREABE13F code d'activation: B R E A B E 1 3 F A l attention de l établissement: renvoyez le chèque-cadeau dûment rempli à Bongo. Conservez cette bande du chèque-cadeau comme référence. 31 mars 2014 COMMENT UTILISER CE BONGO? 1 Faites votre choix dans ce livret. 2 Activez votre chèque-cadeau en enregistrant le numéro du chèque-cadeau sur Les chèques-cadeau n ayant pas été activés ne seront pas acceptés par les établissements. Si vous ne parvenez pas à l activer en ligne, téléphonez au numéro suivant: +32 (0) Prenez directement contact avec l établissement de votre choix et réservez grâce au numéro de votre chèque- cadeau. Remettez votre chèque-cadeau original dûment complété en arrivant sur place le jour de votre réservation. L acheteur et/ou le bénéficiaire d un chèque évasion Bongo ne peut rendre Smart&Co responsable de manquements et/ou fautes commis lors de l exécution de la formule. Smart&Co décline également toute responsabilité quant aux droits que l acheteur/le bénéficiaire final pourrait faire valoir en vertu de l art du C.C. Par sa réservation auprès du prestataire de service, l acheteur/le bénéficiaire final marque son accord tacite avec la condition susmentionnée. Pour connaître les conditions générales en vigueur, y compris le droit applicable et les tribunaux, prière de consulter le site code de paiement réservé à l organisation: 566 (veuillez ne pas gratter) numéro BONGO: valable jusqu'au 13 mars 2014 BREABE13F code d'activation: B R E A B E 1 3 F BREABE13F BON Des Bulles a code de paiement sur le voucher, uniquement à gratter après avoir reçu le voucher Choix parmi plus d 9

10 DÉCLARER UN CADEAUBOX POUR DEMANDER LE PAIEMENT DE CELUI-CI N Connectez-vous sur N Recherchez la réservation, cliquez sur réservations et laissez les cases des dates vides dans rechercher les réservations. Vous pouvez alors rechercher par numéro du voucher ou par statut (non confirmé, OK). Si le statut du voucher est OK, tout est en ordre. N Cliquez sur confirmer une réservation et ajoutez-y le code de paiement. N Le voucher est alors utilisé et sera automatiquement remboursé en fonction des délais de paiement. code de paiement sur le voucher, uniquement à gratter après avoir reçu le voucher 10

11 RECHERCHER UNE RÉSERVATION N Toutes les réservations sont rassemblées dans une liste présentant leur statut. N Tant que le code de paiement n est pas introduit, vous pouvez annuler la réservation ou modifier la date d arrivée. N Si le client ne se présente pas à la date convenue, vous pouvez déclarer un «no show»: l équipe Bongo/Cadeaubox sera ainsi informée et pourra lancer la procédure concernant le remboursement du voucher. 11

12 VOUS NE TRAVAILLEZ PAS AVEC DES RÉSERVATIONS? N Si le client vous remet le voucher directement lors de sa visite, sans réservation au préalable, il est également possible de déclarer votre voucher en ligne et d introduire la demande de paiement. N Connectez-vous à l extranet pour de nos partenaires et introduisez tous les codes du voucher: le numéro du voucher et le confirmation number. N Contrôlez le voucher en présence du client. N Si le voucher n est pas valable, vous ne pouvez pas l accepter. Le client doit d abord prendre contact avec Bongo/Cadeaubox et prolonger son voucher. N Après avoir introduit les deux codes, la réservation est confirmée et sera remboursé selon les délais de paiement de Bongo/Cadeaubox. N Conservez bien le voucher, même s il n est plus nécessaire de nous le renvoyer. 12

13 FOIRE AUX QUESTIONS N Pourquoi dois-je encore conserver les vouchers reçus? Nous vous demandons de les conserver deux mois après la date limite de validité. Vous avez donc le voucher toujours en votre possession pour un éventuel contrôle supplémentaire. N Puis-je encoder les vouchers via mon Smartphone? Ce n est malheureusement pas encore possible, mais ce service est bien envisageable dans un futur proche. N Que se passe-t-il lors d un «no show»? Si le client ne se présente pas comme convenu et sans prévenir, vous pouvez déclarer le voucher en tant que «no show». Le voucher est alors bloqué durant les trente jours qui suivent, ce qui nous laisse le temps de vérifier si le voucher n a pas été utilisé auprès d un autre partenaire. Le partenaire qui aura enregistré le voucher en premier pourra ainsi bénéficier du paiement. Vous avez aussi la possibilité de simplement annuler la réservation. 13

14 D AUTRES QUESTIONS? PROBLÈMES TECHNIQUES? N Contactez votre manager de contrat ou envoyez un mail à l adresse suivante: Partners.BE@smartbox-group.com. 14