GUIDE ADMINISTRATEUR COMMENT ADMINISTRER SIMPLEMENT?

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1 GUIDE ADMINISTRATEUR COMMENT ADMINISTRER SIMPLEMENT?

2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION ADMINISTRATION DES UTILISATEURS ET DES FAX DE GROUPE ADMINISTRATION MULTIPLE PAGES DE GARDE GESTION DE MOTS DE PASSE RECEPTION & ROUTAGE DES FAX ENTRANTS LES DIFFERENTS PROFILS LES EXTENSIONS CLIENT

3 1 Introduction Faxbox est l offre Fax & SMS du groupe j2 Global. Elle répond aux besoins de gestion des trafics fax & SMS des entreprises, quelle que soit leur taille, sans installation et avec une administration simplifiée. 2 Administration des utilisateurs et des fax de Groupe 2.1 En quoi consiste l administration de FaxBox? L administration de FaxBox consiste à gérer les utilisateurs du service, leurs droits et profils. Cette administration se réalise à travers une interface Web ou un fichier d échange au format XML et un compte administrateur. L Espace client (extranet) FaxBox comporte deux interfaces principales l une permet de consulter le trafic (JOURNAUX) l autre permet l administration (ADMINISTRER). Le bouton JOURNAUX permet de consulter le trafic et d envoyer / recevoir des fax selon son profil. Le bouton ADMINISTRER permet de gérer les utilisateurs, leur profil, l affectation des numéros SDA préalablement réservés. A propos de la page d accueil affichée lors de la connexion. Si l utilisateur qui se connecte dispose d un profil «administrateur» une page d accueil intermédiaire lui est présentée (cette page est désactivable) : 1. Cette page d accueil permet d accéder à un wizard (suite de 2 pages aidées) permettant la création facile et rapide d un nouvel utilisateur. 2. D accéder à la gestion des utilisateurs (équivalent du bouton ) 3. D accéder à la page de consultation des journaux (équivalent du bouton ) 3

4 Qu est-ce qu un compte client? Chaque Client est caractérisé avant tout par son Compte Client. Ce Compte Client représente la racine hiérarchique de son organisation. L administrateur gère son organisation et des sous comptes dénommés Groupes. Ne pas confondre ici avec la notion de «Fax de Groupe» explicitée au chapitre 2.3 Qu est-ce qu un Groupe? Un Groupe contient des Utilisateurs et des Fax de Groupe. Un Groupe peut être Administré par un Administrateur ou par un Administrateur Délégué. Un administrateur gère son Groupe et les Sous-groupes. 2.2 Comment administrer les utilisateurs? Qu est-ce qu un utilisateur? Un utilisateur correspond à une adresse (réelle ou virtuelle) enregistrée dans FaxBox. Comment créer ou gérer un utilisateur? Il est nécessaire de disposer des droits Administrateurs (global ou de Groupe) et d être connecté dans la partie «Administrer» de l interface web pour gérer les utilisateurs. Pour chaque utilisateur, les informations suivantes peuvent être renseignées : Civilité Nom (nous recommandons l ordre «Nom Prénom» (ex : HUGO Victor) Société N Tel Identifiant fax Préfixe International Langue par défaut Rôle Adresse(s) de messagerie (adresse principale et éventuellement secondaires) Numéro de fax (SDA) Seuls l adresse principale et le nom sont obligatoires. 4

5 Création assistée (Wizard)? L accès à la création assistée d un utilisateur se fait soit via le choix «Créer un nouvel utilisateur» de la page d accueil «administrateur» soit via le choix «Page d accueil de l administrateur» disponible dans la liste des fonctions de configuration (icône ). Page «Création de l utilisateur» Renseignez les champs selon les indications mentionnées Si l utilisateur nécessite un numéro de fax cliquez sur «Choix du numéro» sinon cliquez sur «créer l utilisateur sans numéro» Page «Allouer un numéro» Pour accéder à cette page, cliquez sur «Choix du numéro» Choisissez un numéro dans la liste des numéros disponibles Validez en cliquant sur «Créer l utilisateur avec un numéro» Ou retournez à la page précédente en cliquant sur «Création de l utilisateur» Ou quitter en cliquant sur «Annuler» 5

6 Création via l interface Renseignez les champs de la page suivante. Seuls les champs «NOM», «Code Pays» et «Adresse Principale» sont obligatoires. NB : le code pays (33, 44, 49, etc.) est important pour une bonne gestion des numéros nationaux et internationaux. Info «Réception» : Tous les fax : permet de recevoir une copie de tous les fax du compte client y compris les fax attribués par ailleurs Fax non assignés : permet de recevoir les non attribués par ailleurs Vue avancée du trafic : donne accès à la vue obligatoire du trafic du groupe (OU) et des «sous-groupes» (sous OU) pour l utilisateur concerné (même si le profil attribué est de type «Utilisateur»). 6

7 Alerte SMS lors de la réception d un fax A la réception d un fax destiné à un SDA ou un utilisateur, il est possible de déclencher l envoi d un SMS. Le contenu du SMS sera identique égal au sujet du mail relatif au fax entrant. Pour recevoir un SMS à la réception d un fax, il convient de renseigner de manière spécifique le champ «Téléphone» de la configuration Utilisateur, selon 2 hypothèses : 1. SMS GSMNumber par exemple SMS Dans ce cas, la page de garde des Fax envoyés par cet utilisateur n est pas renseignée avec le contenu du champ «téléphone», voir exemple 2. GSM GSMNumber par exemple GSM Dans ce cas, la page de garde des Fax envoyés par cet utilisateur est renseignée avec le contenu du champ «téléphone», voir exemple. Précisions : Si les règles de routage FaxBox font que le fax est routé vers plusieurs utilisateurs alors : Si un relai SMS est demandé vers UN seul et même numéro, un seul SMS sera émis et un seul sera facturé (le 1er utilisateur) Si un relai SMS est demandé vers plusieurs numéro, autant de SMS seront envoyés et autant seront facturés. Chaque SMS donne lieu à un accusé de remise (fonctionnement classique) 7

8 2.3 Comment administrer les fax de Groupe? Qu est-ce qu un fax de Groupe? Notion à rapprocher d une machine fax traditionnelle, disponible en libre-service pour un groupe de collaborateurs en émission comme en réception. Un utilisateur peut envoyer en tant que fax de groupe. Un fax de Groupe peut avoir une adresse réelle ou virtuelle. Un copieur multifonctions peut être assimilé à un fax de Groupe, les émissions et les réceptions étant alors partagées par les utilisateurs de ce Fax de Groupe. Un fax de groupe peut disposer d un seul numéro de fax (SDA). Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à un Fax de groupe et un utilisateur peut appartenir à plusieurs Fax de Groupe. 8

9 3 Administration Multiple 3.1 Administration multiple des utilisateurs Il est possible de propager une ou plusieurs modifications vers un ensemble d utilisateurs. Pour cela il suffit de cocher l ensemble des utilisateurs qui doivent être affectés par cette modification commune, renseigner les champs avec les valeurs à propager, cocher seulement les propriétés qui doivent faire l objet de la modification puis cliquer sur OK. 3.2 Administration multiple des fax de Groupe L administration multiple des fax de Groupe est comparable à celle des Utilisateurs (voir point «3.1» ci-dessus). 9

10 4 Pages de garde 4.1 Comment gérer les pages de garde? Les pages de garde en 4 étapes Création du fond de page et positionnement des variables : L imprimante FaxBox (Voir Chapitre 8) doit préalablement être déployée sur le poste de travail. Créer ensuite à partir d une application Windows (Word par exemple) le fond de page qui devra servir de page de garde. Celui-ci pourra contenir images et textes. Faire précéder les champs (noms prédéfinis) personnalisés par un double signe «$» et enfin sauvegarder le document dans son format d origine. Astuce : réserver la place nécessaire en utilisant des «_». Ex : $$Subject Conversion du document en page de garde Imprimer le document sauvegardé sur l imprimante FaxBox. Lorsqu elle est sollicitée l imprimante détecte la présence de mots commençant par $$ et propose la création d une page de garde. L éditeur de page de garde s ouvre. Il est encore possible de modifier les champs, leur taille, d appliquer des règles de mise en page puis sauvegarder la page finalisée sous le type «Fax». Téléchargement de la page de garde vers FaxBox Il convient de contacter le département Customer Service de FaxBox pour la mise en ligne des pages de garde (tel : ou support@faxbox.com). Affectation de la page de garde à un utilisateur ou un Fax de Groupe La configuration des utilisateurs et des fax de Groupe permet de définir la page de garde affectée par défaut. 10

11 5 Gestion de mots de passe 5.1 Attribution initiale Lors de la création d un nouvel utilisateur, un mot de passe unique est généré automatiquement par le système. Dans le même temps un message est expédié au nouvel utilisateur lui spécifiant la création de son compte et de son mot de passe. 5.2 Changement de mot de passe Dès réception du message d ouverture de compte, l utilisateur, quel que soit son profil peut changer son mot de passe. Il doit pour cela se connecter à FaxBox (avec son mot de passe actuel) puis cliquer sur le bouton «Changer le mot de passe» depuis l onglet «Profil» en haut à droit de l'écran. L ancien Mot de Passe, puis le nouveau lui seront demandés. Le changement effectif est pris en compte après l affichage du message : 5.3 Réinitialisation du message En cas de perte du mot de passe par l utilisateur, l Administrateur peut réinitialiser un nouveau mot de passe sur le même principe que celui décrit au point 5.1. Une connexion Administrateur à FaxBox permet d accéder aux fonctions d administration des utilisateurs et plus précisément à la fonction de réinitialisation du mot de passe. Un message d avertissement est affiché avant cette action définitive. NB : Comme il n est pas possible de se connecter à FaxBox en tant que Fax de Groupe, il n y a pas de gestion de mot de passe pour les Fax de Groupe. 11

12 6 Réception & Routage des Fax entrants 6.1 Réception Pour activer la réception des fax un certain nombre de conditions doivent être réunies : Le service doit être activé Au moins une adresse (réelle ou virtuelle) peut recevoir le trafic Un numéro de fax est attribué à un Utilisateur ou à un fax de Groupe Destination possibles d un fax reçu : Adresse Fax de Groupe Imprimante du réseau de l entreprise (1) Les numéros de fax (SDA) sont affectés en fonction de la commande client selon une répartition géographique étudiée lors de la commande. Au sein d un même compte client un numéro de fax peut-être attribué à plusieurs destinations. (1) Lorsqu il est nécessaire d imprimer systématiquement un fax reçu sur un numéro particulier la procédure requise est la suivante : une boîte aux lettres particulière est désignée pour recevoir le trafic fax à destination d un numéro SDA. Au sein du système d information client un add-on vendu en option est installé (module PRNAUTO). Cet add-on scrute cycliquement une ou plusieurs boîtes aux lettres destinées à cet effet et en imprime le contenu. 6.2 Affectation d un numéro de Fax (SDA) En mode Administration l affectation d un numéro SDA à un utilisateur ou à un fax de groupe se réalise par la fonction Ajouter un numéro de fax privé. Deux méthodes de sélection sont possibles : Si on clique sur la zone géographique concernée (ex: South East) FaxBox attribue automatiquement le premier numéro disponible dans cette zone. Si on déploie l arborescence on peut alors choisir le numéro. Le chiffre indiqué entre parenthèses stipule que ce numéro est déjà affecté 2 fois. On peut alors désaffecter les premières correspondances ou au contraire en ajouter une nouvelle. 12

13 7 Les différents profils 7.1 Profils d ADMINISTRATION Il existe 3 profils d administration Administrateur ; Dispose de tous les droits d administration de son OU (1) (Groupe) et des OU filles (Sous-Groupes) Utilisateur avec pouvoir : Dispose des droits de self administration (modification de ses propres paramètres uniquement) Utilisateur : Ne dispose pas de droits d administration. Un utilisateur disposant de droits d administration verra le bouton «Administrer» sur la partie droite de son écran et son rôle sera affiché en haut à droite de la page «Admin». (1) OU = Organizational Unit (Unité Organisationnelle) 7.2 Profils de visualisation Les profils de visualisation ne sont pas liés aux profils d administration. Il existe 3 profils de visualisation Utilisateur : Un utilisateur voit son trafic en émission comme en réception. Fax de groupe : Un fax de groupe est un espace collaboratif de trafic fax en émission et en réception. Un utilisateur voit le trafic du ou des fax de groupe auxquels il appartient. Un fax de groupe est partagé par plusieurs utilisateurs Visualisation avancée : La visualisation avancée permet de voir l ensemble du trafic de son OU (Groupe) et des OU filles (Sous-Groupes). 13

14 8 Les extensions Client 8.1 Installer l imprimante virtuelle Les extensions clients sont principalement composées de l imprimante virtuelle FaxBox et du client dédié permettant d envoyer des SMS et des SMS mailing. Le téléchargement se réalise soit à partir de la page de connexion de l Espace Client (extranet) en cliquant sur «Télécharger l imprimante FaxBox» soit par téléchargement, sur le lien suivant : Rappel des fonctions principales de l imprimante virtuelle FaxBox Conversion de tous les documents Windows à partir d applications disposant de la fonction imprimer Création de Fax Mailing professionnel avec Bon à Tirer et Compte rendu synthétique Recherche sémantique du numéro de fax du destinataire dans le corps du document à faxer (automatisation des processus, gain de productivité et de qualité) par reconnaissance d une adresse ou d un mot clé (numerofax@faxbox.com ou Mot- Clé: numérofax) Fonction panier permettant d envoyer en une seule communication fax tout ou partie de documents variés Accès simple aux options d envoi (SecureFax, CertiFax, approbation, prévisualisation, envoi différé, changement de compte de facturation, choix de la page de garde. Rappel des fonctions principales du client dédié SMS Saisie simplifiée avec comptage des caractères SMS Mailing simple, rapide, efficace Historique des envois 8.2 Déployer l imprimante virtuelle Le package de déploiement de l imprimante virtuelle peut être téléchargé à l adresse 14

15 8.3 Paramétrage particulier de l imprimante virtuelle Si on dispose d un client de messagerie de type Outlook ou Lotus-Notes connecté ou non à un serveur de messagerie celui-ci est détecté au moment de l installation ce qui induit une installation et une configuration automatique adaptée. Si on ne dispose pas de ce type de client de messagerie ou si pour des raisons d exploitation on ne doit pas utiliser la boîte aux lettres par défaut de la session utilisateur il convient alors de configurer l imprimante virtuelle de façon particulière. Pour cela utiliser l outil de paramétrage installé au moment du déploiement de l imprimante virtuelle : Sélectionner «SMTP intégré» comme indiqué ci-dessous Il faut choisir le mode d envoi via la case à cocher ci-contre. Puis sélectionner le bouton de paramétrage SMTP afin de renseigner les paramètres SMTP selon l exploitation choisie.. Enfin, compléter les différents paramètres ci-dessous : Le domaine de messagerie n est pas modifiable au sein de cette interface. Si le nom de domaine en exploitation n est il convient d obtenir le package d installation auprès du support technique ou directement sur la page d accueil de l interface web de consultation du trafic spécifique et dédiée au nom de domaine retenu. Pour tout complément d information sur les différentes options d installation de l imprimante virtuelle Faxbox, contacter le support technique. 15

16 8.4 Automatisation des envois par détection automatique du destinataire L imprimante virtuelle dispose de la capacité de détection du numéro de fax du (des) destinataire(s). Pour utiliser cette fonction il convient dans un premier temps d activer la recherche de numéros au sein de la configuration de l imprimante puis dans un deuxième temps d utiliser la syntaxe adaptée au sein des documents à faxer. Paramétrage de l imprimante virtuelle : Les paramètres ci-contre doivent être renseignés selon le comportement souhaité. A noter que l option «envoyer automatiquement» permet d automatiser la fonction d envoi à partir d une simple impression (sur l imprimante Faxbox) du document. Au moment de la recherche un test d éligibilité est fait sur le numéro. Par ailleurs les numéros comportant des «.» ou des «espace» sont acceptés. Modifications des documents à faxer : Le document ci-contre comporte le mot clé «Fax :» ainsi qu un numéro de fax éligible. Note importante : Faxbox dispose d une autre version de l imprimante virtuelle Windows commercialisée avec le module «SI». Cette «imprimante de l interface fichier» permet une meilleure intégration avec le système d information, peut lire différentes variables et gère la césure d un document en plusieurs Fax distincts. 16

17 CONTACTEZ NOUS FRANCE RTE Network 165 Avenue Aristide Briand Cachan - Service Commercial : Support technique : IRLANDE j2 Global Unit 3, Woodford Business Park Santry Dublin 17 - Service Commercial : Support technique : POUR ALLER PLUS LOIN Les différents outils de formation FaxBox : Les Guides : Guide utilisateur / Guide administrateur Les Manuels avancés : Les modules d E-learning (autoformations) 17