Circuit du Prélèvement Les dysfonctionnements

Transcription

1 Circuit du Prélèvement Les dysfonctionnements «Dans la vie, rien n est à craindre, tout est à comprendre» Marie CURIE Orthorisq 2013 Groupe organisation des services

2 Notre étude Analyse du circuit du prélèvement réalisé par le chirurgien en per opératoire: Bactériologique Anatomo pathologique Définition d un prélèvement perdu: prélèvement dont le chirurgien n obtient pas le résultat Non arrivé au laboratoire Résultat non parvenu au chirurgien Étude d EPR d orthopédie

3 Méthodologie 1. Pré étude à l aide de 10 déclarations spontanées sur la base REX 2. Réalisation d un questionnaire détaillé 3. Sollicitation de vos déclarations 4. Etude des 80 déclarations et des 59 réponses aux questionnaires exploitables recueillies en 10 mois 5. Proposition de barrière de sécurité

4 Description Questionnaire Etat des lieux de l établissement dans lequel survient l EPR Analyse de l EPR Conditionnement du prélèvement Acheminement hors de la salle d opération Transport du prélèvement Réception du résultat Recherche des causes latentes de l EPR

5 La série 59 questionnaires ont pu être analysés Dans 93% des cas, le prélèvement était prévu en pré opératoire(55). 13% de ces prélèvements ont été effectués en dehors des heures ouvrables (7) 70% des cas rapportés ont concerné des prélèvements bactériologiques (41) Les établissements travaillent: 33% avec plusieurs laboratoires d anatomopathologie 22% avec plusieurs laboratoires de bactériologie

6 EPR par phase 23% 30% 23% 24%

7 Plan 1. Per Opératoire Etat des lieux EPR Barrières 2. Post opératoire 3. Réception du Résultat 4. Protocoles

8 Per op Etat des lieux Conditionnement Le prélèvement est conditionné dans le flacon de transport: Immédiatement dans 55% des cas En fin d intervention dans 45% des cas Les flacons d anatomopathologie et de bactériologie sont semblables dans 13,5 % des cas.

9 Per op Etat des lieux Le Bon d Examen Le bon d examen est rempli par le chirurgien dans 25% des cas, sinon il est relu directement ou indirectement. il est signé par le chirurgien dans 75% des cas La réalisation d un prélèvement en salle d opération est tracée dans 91% des cas

10 Per op état des lieux Check list de phase 3 Bravo 100% des déclarants l effectuent. C est presque trop bien!

11 Per op Les EPR Conditionnement Vous rapportez: 17% d erreurs de conditionnement (10) 12% d erreurs d étiquetage des prélèvements (7) => 12% de prélèvements se sont trompés de laboratoire

12 Per op Barrières Conditionnement Il semble plus sûr de conditionner le prélèvement dès qu il est effectué: Meilleure traçabilité du site en cas de prélèvements multiples Moins de prélèvements oubliés sur la compresse

13 Per op Barrière Check List (phase 3) Elle peut éviter une erreur d orientation, ou un oubli du prélèvement sur la compresse: Bien que dans cette étude elle soit faite dans 100% des cas, Puisqu il reste des erreurs de ce type, c est probablement qu elle n est pas faite dans les règles

14 Un temps de contrôle important 1/ rappel à l équipe de l existence du prélèvement 2/ rédaction du document d accompagnement 3/ tracé du prélèvement

15 Per op Barrière Bon d examen Il faut que l adresse du chirurgien figure clairement sur le Bon Il faut différencier par type de laboratoire, les bons et les récipients (au moins les bouchons). Un code couleur national serait le bienvenu, par exemple : Rouge : Bactériologie Vert : Anatomie pathologique

16 Plan 1. Per Opératoire 2. Post opératoire Etat des lieux EPR Barrières 3. Réception du Résultat 4. Protocoles

17 Post op État des lieux Transport Le transport des prélèvements vers le sas n est pas prévu dans les protocoles dans 25% des cas Ce transport s effectue en fin de programme dans 17% des cas Le dépôt au sas n est pas tracé dans 36% des cas Le départ du prélèvement du sas n est pas tracé dans 38% des cas Le labo d anapath est prévenu d un dépôt au sas dans 75% des cas, celui de bactério dans 90% des cas

18 Post op Transport les EPR Le prélèvement arrive trop tard pour être ramassé (3 cas) Le passage du transporteur est trop tardif (10 cas) Globalement, le prélèvement ne sera jamais pris en charge par le transporteur dans 28 cas (47%)

19 Post op Barrière Transport Il faut que les protocoles précisent: qui transporte les prélèvements du bloc au sas de départ vers le labo 25% des protocoles ne le prévoient pas que l arrivée du prélèvement au SAS et son départ soient tracés. 36% des protocoles ne le prévoient pas

20 Plan 1. Per Opératoire 2. Post opératoire 3. Réception du Résultat Etat des lieux EPR Barrières 4. Protocoles

21 Résultat Etat des lieux Le résultat est sous forme papier exclusivement dans 45% des cas sous forme papier et informatique dans 47 % des cas Il est adressé en unité de soins dans 70% des cas au secrétariat du chirurgien dans 83% des cas. Pour être archivé un résultat doit être validé: dans 73% des cas pour le résultat papier dans 38% des cas pour le résultat informatique

22 Résultat Etat des lieux Exhaustivité Dans 95% des cas, il n existe aucune procédure permettant de vérifier que les résultats de tous les examens envoyés sont récupérés

23 Résultat Les EPR traitement de l information Dans 20 cas un résultat est revenu MAIS n a pas été lu (35%)

24 Résultat Barrières Adresse, Traçabilité, Validation Trois actions nécessaires: Les résultats doivent systématiquement parvenir au chirurgien (en plus des autres destinataires) Une procédure de validation du résultat par le chirurgien doit être mise en place Les établissements (et/ou les chirurgiens) devraient tracer la récupération de tous les résultats => Tous les prélèvements ont un résultat la validation de tous les résultats reçus => Tous les résultats reçus ont été lus par le chirurgien

25 Plan 1. Per Opératoire 2. Post opératoire 3. Réception du Résultat 4. Protocoles Etat des lieux EPR Barrières

26 Protocoles Etat des lieux 17% des établissements n ont pas de protocole concernant le circuit des prélèvements. Mais 48% des EPR surviennent entre le temps opératoire et la réception des résultats: ce devrait être la zone d efficacité des protocoles Cependant

27 Protocoles les EPR Dans 2/3 des cas rapportés les protocoles ont été suivis Globalement vous estimez que dans 40% des cas le protocole de prélèvement est mal connu ou mal diffusé. Dans 38% des cas un problème de communication entre chirurgien et laboratoire est retenu (22)

28 Protocoles Les EPR Le facteur humain Un problème en rapport avec du personnel intérimaire est rapporté dans 21% des cas. (12) 14% de défaut de communication lors des changements d équipes sont rapportés (8) Dans 53% des cas il est décrit une insuffisance de communication entre professionnels (31) Dans 17% des cas la charge de travail est mise en cause Dans 27% des cas, un défaut de formation du personnel est mis en cause

29 Protocoles Barrières Il faut un protocole et il faut qu il soit efficace 17% des établissements sans protocole dans notre étude Il faut que les protocoles précisent: qui transporte les prélèvements du bloc au sas de départ vers le labo 25% des protocoles ne le prévoient pas que le timing de cette opération soit fixé (au pire en fin d intervention) que l arrivée du prélèvement au SAS et son départ soient tracés. 36% des protocoles ne le prévoient pas Prévoir les spécificités liées au fonctionnement hors horaire conventionnel

30 Conclusion Barrières proposées Sur le recueil du prélèvement Conditionnement immédiat Check List de phase 3 Indiquer les coordonnées du chirurgien sur le bon d analyse Sur le traitement de l information Adressage systématique du résultat au chirurgien Procédure de validation Sur les protocoles Systématisation, précision, diffusion Se préoccuper d exhaustivité et de validation

31 23% Prélevement Tout de suite Classement Conditionnement Apath/Bactério validation A protocoler Retour résultat Transfert au sas exhaustivité Analyse/ labo A tracer

32 Résumé 47% des prélèvements perdus ne sont pas partis du bloc (27) Dans 35% des cas le chirurgien n a pas eu connaissance du résultat (20) 48% des EPR surviennent entre l instant ou le prélèvement est dans son flacon et le moment ou le résultat est émis par le laboratoire

33