Mozaïk-Finances. Nouveautés et améliorations du sprint

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1 Mozaïk-Finances Nouveautés et améliorations du sprint Août 2016

2 Table des matières 1 Améliorations Grand livre Exportation des clients et des fournisseurs Améliorations Comptabilité client Envoi des factures financières et des notes d intérêt par courriel Corrections d anomalies Immobilisations Mise au rebut ou vente d immobilisations clôturées Pilotage Comptabilité fournisseur Mise à jour des dossiers de clients ou de fournisseurs Validation des données d immatriculation fiscale Numérotation des nouveaux dossiers de clients et de fournisseurs Chèques Ajustements et ajout au format du chèque Liens externes Traitement des transactions d écriture de journal (Pédagogique et Classique). 12 Août 2016

3 Mozaïk-Finances Améliorations Grand livre Exportation des clients et des fournisseurs 1 Améliorations Grand livre 1.1 Exportation des clients et des fournisseurs Dans le but de pouvoir exporter les modifications apportées aux fiches clients et fournisseurs de Mozaïk vers DOFIN, un fichier peut être créé dans Mozaïk et importé dans DOFIN via l imputation des liens externes. Le but de cet exercice est de ne plus saisir les informations en double (dans les deux systèmes) lors de modifications sur une fiche client ou fournisseur. Cette option est nécessaire pour la mise en place de la «Comptabilité fournisseur», car la gouvernance de la création est désormais Mozaïk (voir section 4). Quelques étapes sont préalables à ce nouveau processus, autant dans Mozaïk que dans DOFIN. 1. Paramétrer la passerelle MOZAÏK-Gestion administrative/dofin Le service Web de DOFIN doit être installé et configuré afin de permettre la communication entre DOFIN et MOZAÏK-Gestion administrative. Cette passerelle doit être installée, même si elle ne sera vraiment utilisée que lorsque l implantation du module de comptabilité fournisseur sera complétée, parce qu elle est requise pour accéder aux fonctions des liens externes. Il n est pas obligatoire de configurer la partie «SIMACS» du service Web si vous n utilisez pas cette fonctionnalité dans DOFIN. La procédure d installation du service Web est décrite dans le document «Guide d installation DOFIN 2014 et Infini». Veuillez vous adresser à votre équipe informatique pour effectuer cette étape. GRICS,

4 Améliorations Grand livre Exportation des clients et des fournisseurs Mozaïk-Finances 2. Créer un lien externe «Clients et fournisseurs» Un lien doit être créé dans les paramètres du grand livre de Mozaïk afin de pouvoir générer le fichier de modifications des clients/fournisseurs. Chemin : Grand livre Paramétrage Paramètres du grand livre Liens externes Dans Provenance des fichiers, sélectionner «Clients et fournisseurs», puis indiquer le numéro de lien et la description. 3. Créer un lien externe dans DOFIN Un lien doit être créé dans la table des liens de DOFIN (code identique à celui paramétré dans Mozaïk). Chemin : Outils Tables Table des liens 4

5 Mozaïk-Finances Améliorations Grand livre Exportation des clients et des fournisseurs 4. Exporter le fichier des clients et fournisseurs Générer le fichier qui contient les modifications apportées aux fiches clients et fournisseurs. Le format du fichier sera comme suit : MZAxxx16.FRN Chemin : Grand livre Périodique Liens externes Traitement des fichiers des systèmes externes 5. Imputer dans DOFIN le lien externe Chemin : Exploitations Liens externes Imputation Sélectionner la Provenance «Mozaïk» et inscrire le numéro de lien, puis cocher la case Fournisseurs. La case Création seulement ne doit pas être cochée. GRICS,

6 Améliorations Comptabilité client Envoi des factures financières et des notes d intérêt par courriel Mozaïk-Finances 2 Améliorations Comptabilité client 2.1 Envoi des factures financières et des notes d intérêt par courriel L impression des factures financières et des notes d intérêt respectera désormais la préférence du client inscrite dans la section Détails divers de son dossier. L adresse courriel principale du client sera utilisée. Ce comportement s applique uniquement aux factures financières et aux notes d intérêt validées. Les factures pro forma continueront d être imprimées ou affichées comme avant. Si une facture financière ou une note d intérêt ne doit pas être transmise par courriel, il faut changer la valeur du champ Réception documents du dossier du client avant de procéder à l impression. Il est aussi à noter que certaines productions d'impression ont dans leurs paramètres d'impression l'option Utiliser la destination de la gestion de l'impression (Impression par plage, Validation des factures financières et Impression des notes d'intérêt). Si cette case n'est pas cochée, il n'y aura pas d'envoi par courriel effectué automatiquement. 6

7 Mozaïk-Finances Améliorations Comptabilité client Envoi des factures financières et des notes d intérêt par courriel Il est possible de spécifier un modèle de courriel pour les factures financières et pour les notes d'intérêt dans les paramètres de la comptabilité client. Deux modèles de courriel de base pouvant être utilisés à cette fin sont livrés. Chemin : Comptabilité client Paramètrage Paramètres de la comptabilité client GRICS,

8 Améliorations Comptabilité client Envoi des factures financières et des notes d intérêt par courriel Mozaïk-Finances Modification des modèles de courriels Il est possible de modifier ces modèles de courriel afin de les personnaliser. Chemin : Administration d organisation Paramétrage Modèles de courriels Sélectionner le modèle à modifier et la ligne de langue, puis cliquer sur Message de courriel. Lors de l installation de ce sprint, un script effectue la mise à jour massive des paramètres d impression de tous les clients dont la donnée Réception documents a la valeur «Courriel». Les clients dont la donnée Réception documents a la valeur «Courrier» ne sont pas affectés par ce traitement. 8

9 Mozaïk-Finances Corrections d anomalies Immobilisations Mise au rebut ou vente d immobilisations clôturées 3 Corrections d anomalies 3.1 Immobilisations Mise au rebut ou vente d immobilisations clôturées À la suite du passage de CU8 à CU10 de Dynamics AX, il n était plus possible de faire une mise au rebut ou une vente d immobilisation clôturée. Cette situation est maintenant corrigée. GRICS,

10 Pilotage Comptabilité fournisseur Mise à jour des dossiers de clients ou de fournisseurs Mozaïk-Finances 4 Pilotage Comptabilité fournisseur 4.1 Mise à jour des dossiers de clients ou de fournisseurs Validation des données d immatriculation fiscale Les données NAS, NEQ et NE sont maintenant validées selon les règles établies pour chacune. Ces validations ont été ajoutées afin d éviter le transfert de données invalides à DOFIN et en prévision du développement des fonctions pour l émission des feuillets fiscaux dans MOZAÏK- Gestion administrative Numérotation des nouveaux dossiers de clients et de fournisseurs Lorsque l implantation du module de comptabilité fournisseur est complétée, la gouvernance des dossiers de clients et de fournisseurs appartient à Mozaïk-Gestion administrative. Tant que la cohabitation de DOFIN et MOZAÏK-Gestion administrative est maintenue, la cohérence des informations transmises doit être assurée. MOZAÏK-Gestion administrative doit donc s assurer que la numérotation de chaque nouveau dossier correspond à un numéro non utilisé dans DOFIN. Préalables : 1. Installer et configurer le service Web de DOFIN. 2. Configurer les liens externes dans MOZAÏK-Gestion administrative (voir le point 1.2). 10

11 Mozaïk-Finances Pilotage Comptabilité fournisseur Chèques Ajustements et ajout au format du chèque Lors de la sauvegarde d un nouveau dossier, les opérations suivantes sont effectuées : 1. MOZAÏK-Gestion administrative envoie une demande de numéro au service Web de DOFIN. 2. Le service Web récupère le prochain numéro disponible dans DOFIN et crée un dossier temporaire, de type fournisseur, avec ce numéro dans DOFIN. Ce dossier se voit attribuer la raison sociale «RESERVE» jusqu à ce qu il soit mis à jour par l imputation d un fichier de fournisseur de MOZAÏK-Gestion administrative. 3. Le service Web retourne le numéro ainsi réservé à MOZAÏK-Gestion administrative. 4. Le numéro est affiché dans le dossier qui vient d être créé. 4.2 Chèques Ajustements et ajout au format du chèque Le format du chèque a été ajusté pour que le nom et l'adresse de l'organisme et de l'institution financière s'impriment correctement sur le chèque. Les autres informations sur le chèque n'ayant pas bougé, il n'est pas nécessaire de faire approuver de nouveau le format de chèque auprès de la banque. Le numéro de commande est maintenant disponible sur le talon. Si le paiement est pour plus d une commande, c est le premier numéro de commande qui est indiqué. GRICS,

12 Pilotage Comptabilité fournisseur Liens externes Traitement des transactions d écriture de journal (Pédagogique et Classique) Mozaïk-Finances 4.3 Liens externes Traitement des transactions d écriture de journal (Pédagogique et Classique) Les transactions d'écriture de journal (DT et CT) sont maintenant traitées pour le format pédagogique. Elles sont ajoutées au même journal d'opérations diverses que les transactions d'encaissement direct. Tout comme pour les encaissements directs, les transactions d'écritures de journal ne sont pas retirées du fichier de transactions afin que DOFIN puisse les traiter. Pour chacun des liens de systèmes pédagogiques à traiter, il faut compléter la distribution avec les comptes correspondants à ceux du lien équivalent dans DOFIN. Chemin : Grand livre Paramétrage Paramètres du grand livre Sélectionner le lien et cliquer l action Distribution. 12

13 Mozaïk Gestion administrative Soutien : (514) Option 2 : Finances Option 3 : Ressources humaines Courriels : mozaik-finances@grics.ca et mozaik-rh@grics.ca Site Internet : Zone client : , rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 13