DESK : GESTION DES MEMBRES DE LA SECTION

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1 DESK : GESTION DES MEMBRES DE LA SECTION Que contient exactement une fiche membre... 2 Menu "membres"... 2 Inscrire un nouveau membre... 4 Éditer et exporter la liste des membres de la section... 8 Comment modifier une fiche membre?... 9 Il faut tout d abord retrouver la fiche du membre :... 9 Encodage de l adresse postale Les Scouts ASBL Formation Desk : gestion des membres de la section

2 QUE CONTIENT EXACTEMENT UNE FICHE MEMBRE Menu "membres" Principe de base de Desk Lorsque la liste de tes membres s affiche et que tu cliques sur un membre, les onglets (Adresse Contact Affiliation Fonction - - Inscription TU) ne concernent que le membre sélectionné. ADRESSE : permet d accéder à l adresse du membre CONTACT : permet d accéder aux contacts liés à ce membre (lui-même, père, mère ) AFFILIATION FONCTION : permet d accéder à la fonction du membre au sein de ta section ZONES UTILISATEURS : permet de créer des zones de champs personnels (ex : allergies, régime particulier ) PARCOURS FORMATION : permet de consulter le parcours formation du membre INSCRIPTION TU : permet de consulter l inscription au TU du membre 2

3 INSCRIPTION CAMPS/ACTION : permet de consulter l inscription du membre aux camps, week-ends NOM : nom de famille du membre PRÉNOM : prénom du membre, sans espace s il s agit d un prénom composé (ex : Jean-Pierre) NATIONALITÉ : nationalité du membre DATE DE NAISSANCE : 2 moyens de l encoder : - soit par le calendrier - soit manuellement sous forme : 00/00/xxxx ÂGE : se calcule automatiquement d après la date de naissance SEXE : à choisir via le menu déroulant SIZAINE/PATROUILLE : à compléter à titre informatif TOTEM : à compléter à titre informatif QUALI : à compléter à titre informatif FONCTION : fonction du membre Se remplit via l onglet «Affiliation Fonction» SECTION : section dans laquelle est inscrit le membre Se remplit via l onglet «Affiliation Fonction» FONCTION AU SEIN DE L'UNITÉ : unité dans laquelle est exercée la fonction HANDICAP : il n y a pas de règle précise qui entre en compte ici. L Anu estime s'il est utile ou pas de le mentionner en fonction des informations qu il a en sa possession. MEMBRE : suivant l âge du membre, indiquer le mail des parents ou du membre MEMBRE : ce champ se "complète" automatiquement après l affiliation du membre TÉL : suivant l âge du membre, indiquer le téléphone des parents ou du membre GSM : suivant l âge du membre, indiquer le téléphone des parents ou du membre FAX : à compléter si le membre en possède un MODE D ENVOI COURRIER : à choisir suivant le menu déroulant Clique sur l icône enregistrement lorsque tu as fini d encoder ces données. ASTUCE Pour passer d un champ à l autre, tu peux utiliser la touche "tabulation" de ton clavier. Elle se trouve à gauche de la touche "A" de ton clavier. 3

4 Rappel En tant qu'animateur responsable ou animateur de section, tu peux : inscrire des scouts ; inscrire des intendants (à condition qu'ils soient nouveaux dans la base de données) ; modifier des coordonnées : téléphone, date de naissance, adresse postale Tu ne peux pas : avoir accès aux anciens de la section ou de l'unité (par exemple, les intendants) ; créer une nouvelle fiche pour un membre qui vient d'une autre section (par exemple : un baladin qui passe chez les louveteaux) ; inscrire des animateurs ; désaffilier les membres. Pour cela, tu devras passer impérativement par ton animateur responsable d'unité (ou toute personne faisant partie du staff d'unité et ayant un accès à Desk. INSCRIRE UN NOUVEAU MEMBRE 1. Clique sur "Membre" dans le menu principal. 4

5 2. La fenêtre suivante apparaît 5

6 Remplis ici les données du membre que tu souhaites inscrire dans ta section. Pour que la personne soit considérée comme "Membre", il faut impérativement compléter les champs suivants. Nom Prénom Fonction Section Les autres champs sont facultatifs et peuvent, si tu n as pas toutes les infos, être complétés par après Valide l enregistrement en cliquant sur l icône 6

7 Afin d obtenir la présentation sous forme de fiche, clique sur : Complète les champs complémentaires à propos du membre si tu disposes de ces informations. Clique sur l icône enregistrement lorsque tu as fini d encoder ces données. 7

8 ÉDITER ET EXPORTER LA LISTE DES MEMBRES DE LA SECTION Cette fenêtre s ouvre en plein milieu de l écran. Sélectionne ce que tu souhaites faire. Ouvrir avec Enregistrer le fichier Et clique sur OK. 8

9 COMMENT MODIFIER UNE FICHE MEMBRE? Il faut tout d abord retrouver la fiche du membre 9

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11 Apporte les modifications voulues et clique sur pour terminer. Encodage de l adresse postale Plusieurs cas de figure sont possibles. Si tu as cet écran-ci avec aucune adresse de renseignée : Tu cliques alors sur l icône "Nouveau" = il représente une page blanche avec une étoile jaune. 11

12 Si tu as déjà une adresse mais que ce n est plus la bonne : Il suffit simplement de cliquer sur le bouton et tu renseignes la bonne adresse en "écrasant" l ancienne. Tu sauvegardes à l aide de la disquette bleue et le changement est enregistré. REMARQUE : Il peut arriver que l option "Refus poste" soit cochée pour un ou plusieurs membre(s) de ta section. Tu observes cela en sortant un fichier PDF de ta section : Cela signifie que soit nous avons une adresse et que celle-ci n est pas bonne soit qu il n y a pas d adresse du tout. De par ton profil d animatrice/eur responsable animatrice/eur de section, tu as la possibilité de modifier l adresse mais pas de décocher la case "Refus poste". Il faudra dès lors passer par ton staff d unité pour décocher cette case "Refus poste". 12