Petit manuel d organisation administrative et comptable

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1 Petit manuel d organisation administrative et comptable Ce recueil de procédures peut être remis aux administrateurs, personnes en charge de la gestion d une UD ou d une AL, pour leur permettre d appliquer les premières règles d organisation indispensables. Avant-propos Ce recueil des procédures est prioritairement destiné aux membres du Bureau afin de les aider dans la mise en place de l organisation de leur U.D. ou de leur A.L. Il ne peut être exhaustif et il devra faire l objet d une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et en fonction des différentes étapes de l activité. I LES OBJECTIFS D UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE Il est important pour une Association de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de : * ne perdre aucun document * gagner du temps * sauvegarder le patrimoine de l association * suivre sereinement la gestion de son association * éviter les rappels en matière de paiement Essai d élaboration de quelques règles entre UD & AL DDEN.06 suggérées par Simon GUÉRIN À la date du II RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE 2.1 Séparation des fonctions La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants : * Prévenir les erreurs et les fraudes * Protéger l intégrité des biens et des ressources de l association * Gérer rationnellement les biens de l association * Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d une association : * Fonction de décision * Fonction de conservation de patrimoine et des archives * Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de l association, des correctifs d inventaire, et établissement des états financiers) Page 1 sur 6

2 * Fonction de contrôle. La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un auto-contrôle efficace. 2.2 Définition des fonctions L affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend : o la description de la place qu occupe l intéressé dans l association o ses attributions et responsabilités o l origine des documents qu on lui transmet o les documents à créer et leur destination. La formalisation de ce descriptif est souvent délicate à obtenir dans une Association ; il convient de se reporter systématiquement vers les dispositions énoncées aux Statuts de l UDDDEN et des A.L. 2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations La comptabilité doit être à jour en permanence. Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux critères : * d exhaustivité : toutes les opérations font l objet d un enregistrement comptable * de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération * d exactitude : il n y a pas d erreur dans la comptabilisation des montants * de bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache. 2.4 Protections matérielles et juridiques Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (registres, disques durs et extérieurs ) ou juridiques (assurances, contrats, ). III PROCEDURES GENERALES 3.1 L importance du classement Malgré un développement de l informatisation, les documents papiers sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de : * gagner du temps * suivre les échéances * anticiper les paiements * améliorer les relations avec ses membres, ses fournisseurs, sa banque, son vérificateur aux comptes et ses autres partenaires Le classement doit être effectué par nature de document (courrier, banque, recettes, dépenses, fiscal, juridique) et par ordre chronologique. L utilisation de classeurs à deux ou plusieurs trous peut s avérer fort utile afin d éviter la perte de documents et de bien séparer à l aide d intercalaires en fonction du volume de chaque association. Chaque cycle est détaillé dans les paragraphes suivants Page 2 sur 6

3 3.2 Traitement du courrier Traitement du courrier reçu L ouverture des plis est assurée par le Secrétaire ou le Président. En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, c est l «Original» qui constitue la pièce justificative du paiement et doit faire l objet d une conservation. Le Trésorier classe le courrier par nature : - règlements des membres - factures et relevés des fournisseurs - relevés et documents émanant des banques - autres Traitement du courrier départ Une photocopie de l original de chaque courrier sera classée dans le dossier du tiers intéressé (membre, fournisseur, organismes, etc ). Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même ordinateur afin d éviter les recherches inutiles. Le courrier est obligatoirement soumis à l appréciation du Président, ou à défaut il est obligatoirement destinataire, ainsi que le Secrétaire, d une copie pour information. Le dossier d information comprend : -la copie du document à expédier -les pièces à joindre -les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l affaire. Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans l avis préalable du Président (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à l examen du Président dès son retour, pour approbation. 3.3 La trésorerie Règles de base Aucune opération n est faite sans présentation d une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement. Tout règlement d un montant supérieur à 5 fois la cotisation annuelle doit être soumis à l approbation du Président de l association Les remises de chèques doivent être faites, si possible dès leur arrivée. Une copie des bordereaux de remise de chèques (détaillés par Tiers dans le cas de paiement de cotisations) sera conservée pour vérification avec les bordereaux de banque Tenue de la caisse La tenue d une Caisse est prohibée dans le cas de l UD.DDEN ou d une AL.DDEN Protection des disponibilités Tout Trésorier (UD et/ou AL) doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans un tiroir, une armoire ou un coffre. Aucunes espèces ne doivent être conservées. Page 3 sur 6

4 3.3.4-Emission de chèques Il arrive parfois que l émetteur d un chèque, avec une légèreté blâmable, ne mentionne pas le nom du bénéficiaire. Cette pratique est strictement proscrite ; l inscription manuscrite de l ordre devra impérativement être faite par le signataire du chèque (le Trésorier de l UD et/ou de l AL. Si par hasard, un tel chèque est reçu (en général par correspondance), il doit impérativement, dès l ouverture du courrier, être complété par l inscription immédiate de l ordre de l association, et/ou revêtu au dos des éléments d endossement suivis de la signature du Trésorier. L endos doit comporter le numéro du compte bancaire de l UD ou AL concernée. Quoique cette précision apparaisse superflue, il est rappelé qu il est formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit d un chèque en blanc, dès lors qu il est signé Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire Il est fortement conseillé de suivre sur un échéancier le solde de la trésorerie afin d anticiper les paiements et d améliorer les relations avec le banquier. D autre part, l élaboration d un budget de trésorerie permettra d avoir une vision sur l avenir et calculer ainsi les besoins de financement. Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevés bancaires, doit être effectué soit manuellement soit à l aide du logiciel de comptabilité Réception des factures Les factures de frais généraux seront vérifiées avant leur mise en paiement. Ce contrôle permet notamment de vérifier si l identité du fournisseur et si la charge est justifiée Comptabilisation Les factures doivent être classées dans l ordre d arrivée, dès leur réception. Elles reçoivent un numéro d ordre Règlement Le règlement de la facture, est effectué à partir de l échéancier et après vérification du solde bancaire. La date du chèque ou l échéance de l effet et le mode de paiement sont alors portés sur la facture. 3.6 Inventaire physique L UD.DDEN doit posséder un registre d inventaire. Ce registre doit être soumis au contrôle annuel du vérificateur aux comptes ; celui-ci s assurera de l existence réelle des biens et matériels de l Association. 3.8 La fiscalité L association, membre de la Fédération Nationale des DDEN, ouvre droit au bénéfice de l article 200 du Code Général des Impôts relatif à la déduction fiscale des cotisations, dons et abandons de créances. Page 4 sur 6

5 Le Trésorier de l UD.DDEN. est responsable de la tenue de l état annuel des montants à retenir pour chaque DDEN, par cumul des montants concernant chaque membre, tant au niveau de l AL d appartenance que de l UD.DDEN. Le Trésorier est responsable de l édition des certificats de déductibilité fiscale et de la conservation de l état détaillé ayant permis cette édition. 3.9 Le juridique L UD et es AL devront respecter un certain nombre d obligations juridiques et notamment la tenue d une assemblée générale ordinaire tous les ans reportée sur un registre coté et paraphé. Le dépôt de la liste nominative des membres du Conseil d administration auprès de la Préfecture (ou sous-préfecture) est obligatoire. IV COMPTABILITÉ INFORMATISÉE La gestion informatisée exige des procédures de conservation et d archivage permettant à l association de présenter à l administration, à sa demande, tous documents et données. La réglementation relative aux comptabilités informatisées concerne tous les contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables, dès lors que leur comptabilité est tenue en tout ou partie, au moyen de systèmes informatisés et également lorsque ces systèmes participent directement ou indirectement à la justification d une écriture comptable. Le logiciel utilisé ne garantissant pas l irréversibilité et l intangibilité des écritures validées, la comptabilité informatisée ne peut être considérée comme sincère, régulière et probante. Une fois les comptes validés par le vérificateur aux comptes, et une fois que l Assemblée Générale de chaque échelon AL et UD a donné son quitus, une sauvegarde sur disque non-réinscriptible devra être effectuée au niveau de l UD. Une documentation décrivant les procédures et l organisation comptable doit être établie par l UD.DDEN en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte. La DGI demande explicitement l archivage de chaque version de traitement durant le délai de reprise (3 ans) à des fins de tests ou d analyse. Le risque à la suite d un contrôle de comptabilité informatisée est le rejet de la comptabilité (quand instructions non respectées), qui pourra faire l objet d une procédure contradictoire. V ARCHIVAGE Le regroupement et la conservation des pièces justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de tous les échelons de l association, est une absolue nécessité ; ils s effectueront au niveau de l U.DDEN. L archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d efficacité normales. Aucune destruction d archives ne peut être effectuée sans autorisation préalable du Conseil d administration de l U.DDEN. L archivage électronique est autorisé ; cependant les documents doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. La signature électronique est aujourd hui un bon outil pour cet archivage. Page 5 sur 6

6 VI DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOCUMENT DURÉE RECOMMAN DÉE RAISONS DURÉE OBLIGATOIRE TEXTE IMPOSANT LA DUREE LA PLUS LONGUE CONSEQUENCES EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONSERVATION 1-Documents et livres comptables -Documents décrivant les procédures -Livre d inventaire -Livre journal & grand-livre -Livres auxiliaire ou facultatif -Registre des dépenses et des recettes (Micro) Illimitée Illimitée Intérêt documentaire Obligation L du Code de Commerce Livre des procédures fiscales Absence de preuve entre commerçants Sanction fiscale et notamment la taxation d office 2-Pièces justificatives -Correspondance -Inventaire -Factures émises -Factures fournisseurs -Contrats -Documents bancaires Obligation Code de commerce Idem 1-3-Documents divers -Titres de propriété- -Emprunt -Leasing -Statuts -Déclarations fiscales -Registre des procèsverbaux Illimitée 6 ans Intérêt documentaire Preuve 30 ans 3 ans 6 ans Art.2262 et suivant du Code civil Livre des procédures fiscales Absence de preuve (code de Commerce) Sanction fiscale Page 6 sur 6