UGSELNET POUR LES COMITES

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2 Table des matières 1. Connexion p3 a. Identifiant p3 b. Mot de passe. p3 2. Conseil d Administration p6 3. Etablissements Adhérents... p7 a. Mettre à jour la liste des établissements adhérents... p7 i. Référencer un nouvel établissement de l Enseignement Catholique. p7 ii. Référencer un nouvel établissement hors Enseignement Catholique... p9 iii. Supprimer un établissement... p9 b. Imprimer et Enregistrer l ensemble des «Etablissements adhérents». p12 4. Associations Sportives. p12 a. Liste des Associations Sportives du Comité p12 b. Créer une association sportive p14 c. Fusionner deux associations sportives en une seule. p14 d. Changer le SIGLE d un établissement... p14 5. Intervenants AS... p16 a. Changer l adresse de connexion d un intervenant AS... p17 b. Envoyer un mail à un intervenant AS. p18 c. Insérer un intervenant AS d un établissement n appartenant pas à l Enseignement Catholique. p19 6. Elèves p20 a. Elèves licenciés. p20 b. Liste des élèves. p20 c. Insérer des élèves d un établissement hors EC. p21 7. Licenciés.. p21 a. Valider la demande de licence d un élève. p21 b. Imprimer la licence dématérialisée d un élève.. p23 c. Suivi des demandes de licences réalisées par les intervenants AS p24 8. Statistiques p25 Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 2

3 1. Connexion a. Identifiant L identifiant de connexion du comité (Utilisateur) correspond à l adresse que celui-ci a donné à l Ugsel Nationale. En cas d erreur dans votre de connexion, laissez un message sur la hotline de l Ugsel Nationale. b. Mot de passe Le mot de passe ne vous est pas donné par l Ugsel Nationale. Vous devez le créer. Pour créer un mot de passe : o Se rendre sur la page internet o cliquer sur : «Mot de passe oublié» o écrire votre adresse mail dans le rectangle blanc o cliquer sur «Envoyer les instructions de renouvellement de mot de passe» : la page d accueil du site Ugselnet s affiche à nouveau. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 3

4 o Se rendre sur votre boite mail personnelle de l adresse indiquée plus haut o cliquer sur le mail reçu venant de «ugselapp@gmail.com» o cliquer sur «Changer mon mot de passe» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 4

5 o taper un mot de passe de votre choix dans le premier rectangle blanc (mot de passe de plus de 8 caractères) o confirmer le même mot de passe dans le second rectangle blanc o cliquer sur «Changer le mot de passe». Votre mot de passe est créé et vous êtes directement dans le site Ugselnet. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 5

6 Vous obtenez l affichage ci -dessous : Si lorsque vous essayez de créer votre mot de passe, l application Ugselnet indique «Erreur lors de l enregistrement de l Utilisateur : 1 erreur» ou « introuvable», laissez un message sur la plateforme hotline de l Ugsel Nationale afin que la correction puisse être prise en compte. 2. Conseil d Administration Cliquer sur CA Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 6

7 Les informations actuelles sont : 3. Etablissements Adhérents a. Mettre à jour la liste des établissements adhérents L onglet «Etablissements adhérents» référence l ensemble des établissements du premier et second degré qui font partie du comité. i. Référencer un nouvel établissement de l Enseignement Catholique Vous devez : Cliquer sur l onglet «Etablissements adhérents» Cliquer sur «Référencer un nouvel établissement» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 7

8 Entrer le code RNE de l établissement Ajouter un message (Facultatif) Cliquer sur «Envoyer la demande» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 8

9 ii. Référencer un nouvel établissement hors Enseignement Catholique Vous devez : Dans «Documentation», remplir complètement le fichier nommé «Fichier modèle pour création d un établissement hors EC» Déposer la demande de création sur la plateforme FAQ Mantis. iii. Supprimer un établissement Vous devez : Cliquer sur l onglet «Etablissements adhérents» Sélectionner l établissement que vous souhaitez supprimer. ATTENTION : Vous ne pouvez pas supprimer un établissement qui dispose d une Association Sportive créée dans Usport (vous devrez préalablement supprimer cette Association Sportive). Cliquer sur «Action» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 9

10 Cliquer sur «Dissocier Du Comité» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 10

11 Cliquer sur «Ok» Vous obtenez le message suivant : b. Imprimer et Enregistrer l ensemble des «Etablissements adhérents» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 11

12 4. Associations Sportives Avoir l ensemble des établissements du comité dans l onglet «Etablissements Adhérents» ne suffit pas. Pour créer des licences, un établissement doit obligatoirement créer une Association Sportive. a. Liste des Associations Sportives du Comité Vous devez : - Cliquer sur l onglet «Associations Sportives» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 12

13 Vous avez la possibilité d imprimer ou d enregistrer en Excel la liste des Associations Sportives de votre comité, avec le nombre de licences créées dans chaque AS. 1/ Dans Ugselnet directement : Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 13

14 2/ Dans le fichier Excel : b. Créer une association sportive Vous devez : o Cliquer sur «Etablissements adhérents» o Sélectionner l établissement (en cliquant sur le carré à gauche) que vous souhaitez créer l Association Sportive o Cliquer sur «Actions» Une seule association sportive d un collège lycée peut être créée. c. Fusionner deux associations sportives en une seule Dans la hotline mantis, veuillez formuler une demande de fusion en précisant bien les codes RNE des deux établissements que vous souhaitez fusionner. d. Changer le SIGLE d un établissement Dans la page «Association Sportive», vous devez : o Cliquer sur «Modifier» (vous devez vous rendre tout à droite de la page) Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 14

15 Choisir 2 à 4 lettres qui composeront le SIGLE. Il sera au final composé des 2 numéros du département, suivi de 2 à 4 lettres que vous aurez déterminé. Cliquer sur «Enregistrer» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 15

16 5. Intervenants AS Vous devez cliquer sur l onglet «Intervenant AS» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 16

17 a. Changer l adresse de connexion d un intervenant AS Vous devez : Cliquer sur «modifier l de connexion» Ecrire le nouveau mail de connexion Cliquer sur «Enregistrer» L information «Mise à jour effectuée» apparaît à l écran. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 17

18 b. Envoyer un mail à un intervenant AS Cliquer sur l intervenant AS auquel vous souhaitez envoyer un . Cliquer sur «Actions» Cliquer sur «Envoyer un » Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 18

19 Remplir les champs du message puis cliquer sur «ok». Le message est envoyé. c. Insérer un intervenant AS d un établissement n appartenant pas à l Enseignement Catholique Vous devez : Dans «Documentation», remplir complètement le fichier nommé «Fichier modèle pour création d un intervenant AS hors EC» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 19

20 Déposer la demande de création sur plateforme hotline mantis. 6. Elèves a. Elèves licenciés Les élèves qui sont licenciés apparaissent en fond bleu avec un logo de l Ugsel blanc sur la gauche. b. Liste des élèves Le comité peut «Imprimer» ou «Enregistrer en Excel» la liste des élèves. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 20

21 c. Insérer des élèves d un établissement hors EC Vous devez : Dans «Documentation», remplir complètement le fichier nommé «Fichier modèle insertion élèves hors EC» Déposer la demande de création sur plateforme Hotline Mantis. 7. Licenciés a. Valider la demande de licence d un élève Lorsqu un (des) élève(s) est (sont) en attente de validation, une bannière en haut de la page apparaît. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 21

22 Vous devez : Cliquer dans la bannière sur «licence» L écran suivant s ouvre avec différentes informations (Licences Valides dans le Comité, Licence(s) en attente de validation par les Présidents d AS, Licence(s) en attente de validation par le Comité) Cocher le carré à gauche du nom de l élève Cliquer sur «Actions» Cliquer sur «Valider Licence» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 22

23 b. Imprimer la licence dématérialisée d un élève Vous devez : Cocher les cases correspondant aux licences que vous souhaitez imprimer Cliquer sur «Actions» - Cliquer sur «Imprimer Licence» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 23

24 c. Suivi des demandes de licences réalisées par les intervenants AS Différentes informations sont disponibles dans la page Licence. Elle permet au Comité de renseigner les Intervenants AS sur le suivi des demandes de Licence. L écran suivant s ouvre avec différentes informations (Licences Valides dans le Comité, Licence(s) en attente de validation par les Présidents d AS, Licence(s) en attente de validation par le Comité) 8. Statistiques Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 24

25 Vous devez cliquer sur l onglet «Statistiques» Sur le camembert du haut : Nombre d établissements par degré En passant la flèche dessus le camembert, les informations apparaissent. Nombre d élèves par degré Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 25

26 En passant la flèche dessus le camembert, les informations apparaissent. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 26

27 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE Table des matières A - Je n arrive pas à me connecter sur Ugselnet Je n ai pas mon identifiant de connexion Je n ai pas mon mot de passe Je n arrive pas à me connecter alors que j ai créé un mot de passe Lorsque j essaye de créer mon mot de passe, le site internet Ugselnet m indique : B - Questions en relation avec un établissement Un établissement n arrive pas à obtenir son mot de passe Le nombre d élève à côté de l Etablissement indique Un des établissements adhérents ne figure pas dans la liste Je n arrive pas à créer l association sportive d un établissement Un établissement de la liste n est plus adhérent C - Questions en relation avec les enseignants L enseignant n arrive pas à se connecter Où trouver les paramètres de connexion d un enseignant (identifiant et mot de passe) Comment changer le mail de connexion d un intervenant AS? Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 27

28 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE A - Je n arrive pas à me connecter sur Ugselnet - Je n ai pas mon identifiant de connexion Cause Votre identifiant de connexion ne vous est pas donné par l Ugsel Nationale. Solution Il s agit de votre mail personnel. - Je n ai pas mon mot de passe Cause Votre identifiant et votre mot de passe ne vous sont pas donnés par l Ugsel Nationale car vous devez créer votre mot de passe. Solution o Se rendre sur la page internet o cliquer sur : «Mot de passe oublié» o écrire votre adresse mail dans le rectangle blanc o cliquer sur «Envoyer les instructions de renouvellement de mot de passe» : la page d accueil du site ugselnet s affiche à nouveau. o Se rendre sur votre boite mail personnel de l adresse indiquée plus haut o cliquer sur le mail reçu venant de «ugselapp@gmail.com» o cliquer sur «Changer mon mot de passe» o taper un mot de passe de votre choix dans le premier rectangle blanc (mot de passe de plus de 8 caractères) o confirmer le même mot de passe dans le second rectangle blanc o cliquer sur «Changer le mot de passe». Votre mot de passe est créé et vous êtes directement dans le site ugselnet. Vous obtenez l affichage ci -dessous : Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 28

29 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE - Je n arrive pas à me connecter alors que j ai créé un mot de passe Cause : Vous venez de créer votre mot de passe à l instant. Internet vous a redirigé directement sur la page de connexion du site internet. L erreur que vous avez commise est d avoir appuyé sur «connexion» et non sur «Changer mon mot de passe». - Lorsque j essaye de créer mon mot de passe, le site internet Ugselnet m indique : «Erreur lors de l enregistrement de utilisateur : 1 erreur» « introuvable» Cause : L identifiant que vous utilisez n est pas le bon. Votre mail d établissement ou personnel n a pas été renseigné convenablement. Solution : Demander à l Ugsel Nationale de renseigner votre bonne adresse mail. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 29

30 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE B - Questions en relation avec un établissement - Un établissement n arrive pas à obtenir son mot de passe o L établissement est il présent dans la liste des établissements adhérents? Solution : Vérifier en cliquant sur «Etablissements adhérents» puis regarder soit manuellement, soit à l aide du filtre. Sinon, o Il s agit d un établissement catholique Envoyer une demande de référencement de l établissement depuis la page «Etablissements adhérents» o Il s agit d un établissement non catholique Remplir le document type nommé «Fichier modèle pour création d un établissement hors EC» dans documentation et le déposer sur la plateforme hotline mantis. o L Association Sportive de l Etablissement a-t-elle été créée? Solution : Vérifier en cliquant sur «Associations Sportives» puis regarder soit manuellement, soit à l aide du filtre. Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 30

31 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE Sinon : Cliquer sur Etablissements Adhérents Cocher la case correspondant à l Etablissement Cliquer sur «Actions groupées» Cliquer sur «Créer AS» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 31

32 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE o Une mauvaise adresse mail? Solution : cliquer sur «Associations Sportives» chercher l établissement dans la liste regarder si l adresse mail correspond à celle que l établissement vous donne (1) Si tel n est pas le cas, cliquer sur «modifier l » Taper la bonne adresse mail Valider l adresse mail Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 32

33 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE - Le nombre d élève à côté de l Etablissement indique 0 Le Comité n a aucun pouvoir pour agir directement sur ce nombre : appeler l établissement afin qu il réalise une nouvelle exportation des élèves dans GABRIEL. - Un des établissements adhérents ne figure pas dans la liste o Il s agit d un établissement catholique Dans l onglet «Etablissements adhérents», vous devez cliquer sur «référencer un établissement» et remplir le champ demandé. o Il s agit d un établissement non catholique Remplir le document type nommé «Fichier modèle pour création d un établissement hors EC» dans documentation et le déposer sur la plateforme hotline mantis. - Je n arrive pas à créer l association sportive d un établissement. o Cliquer sur Etablissements Adhérents o Cocher la case correspondant à l Etablissement o Cliquer sur «Actions groupées» o Cliquer sur «Créer AS» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 33

34 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE - Un établissement de la liste n est plus adhérent o Cliquer sur «Etablissements adhérents». o Cliquer sur l établissement qui ne fait plus partie du comité. o Cliquer sur «Dissocier du Comité» Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 34

35 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE C - Questions en relation avec les enseignants - L enseignant n arrive pas à se connecter Cause : le non référencement de l enseignant par son chef d établissement comme «Intervenants AS» o Vérifier s il a été créé comme «Intervenants AS» : Cliquer sur «Intervenants AS» Chercher dans la liste manuellement ou à l aide des filtres. Vérifier le mail de l enseignant correspondant à la personne recherchée. Si le mail n est pas le bon, cliquer sur «Modifier» Inscrire la nouvelle adresse mail Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 35

36 FOIRE AUX QUESTIONS MODE COMITE Cliquer sur «Enregistrer» - Où trouver les paramètres de connexion d un enseignant (identifiant et mot de passe). Vous ne possédez pas le mot de passe d un enseignant. Vous pouvez lui indiquer le mail avec lequel il doit s identifier, mais il doit créer son mot de passe. - Comment changer le mail de connexion d un intervenant AS? Cf. chapitre ci-dessus : Ugsel Nationale Mode d Emploi UGSELNET - comités Page 36