Ethics & Compliance. Instruction du Groupe relative au Sponsoring

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1 Instruction du Groupe relative au Sponsoring Ethics & Compliance 1/6

2 1. Préambule Le Code d Éthique d Alstom est essentiel. Il décrit la bonne conduite que les collaborateurs doivent adopter chaque jour dans le cadre de leurs activités professionnelles. Le présent document décrit en détail les règles du Code d Éthique d Alstom en matière de Sponsoring. Alstom respecte les lois, réglementations et normes internationales qui s appliquent à la conduite professionnelle dans tous les pays où la société est établie. Alstom se conforme notamment à la Convention de l OCDE sur la lutte contre la corruption, à la législation française, à la législation américaine, en particulier au Foreign Corrupt Practices Act (loi sur les pratiques de corruption à l étranger), à la législation britannique, en particulier au UK Bribery Act 2010 (loi sur les pratiques de corruption), et adhère aux normes volontaires de la Chambre de Commerce Internationale (CCI) et au guide relatif au Foreign Corrupt Practices Act. 2. Ce que dit le Code d Éthique «Le sponsoring est un volet de la stratégie de marketing et de communication. Il est autorisé sous réserve du respect des lois et réglementations applicables et dans le cadre exclusif de la politique de communication du Groupe. Les décisions d engager le Groupe dans une opération de sponsoring sont soumises à l accord préalable des services Communication (Secteur ou Siège) et doivent être dûment enregistrées.» 3. Personnes concernées L Instruction relative au Sponsoring s adresse à tous les collaborateurs d Alstom susceptibles de sponsoriser ou d être sollicités pour sponsoriser un événement ou une activité au nom d Alstom. En fonction du poste qu ils occupent, certains collaborateurs rencontrent cette situation plus souvent que d autres, notamment ceux des services Communication, Ventes et Marketing, Direction Générale, Direction de site et Gestion de projet. Il est important que ces collaborateurs soient bien informés et respectent cette instruction. L Instruction relative au Sponsoring doit être transmise à titre indicatif à toute organisation qu Alstom sponsorise. 4. Définitions Le sponsoring se définit comme étant le fait d octroyer des biens ou de l argent pour payer tout ou partie du coût des activités d une organisation commerciale comme les séminaires, les conférences, les événements sportifs ou artistiques ou les spectacles afin de bénéficier en retour du potentiel commercial exploitable associé à ces activités. Le sponsoring fait partie de la stratégie de marketing et de communication de la société. 2/6

3 5. Risques inhérents A l instar des dons aux organisations caritatives, le sponsoring peut être utilisé afin de dissimuler un avantage indu. Il peut être détourné de la finalité pour laquelle il a été fait et être utilisé au profit d un gain personnel. Ce risque est accentué dans le cas où les événements ou activités sponsorisés sont contrôlés par des personnalités politiques, des agents publics ou leurs proches ou quand une personnalité politique ou un agent public bénéficie indirectement du sponsoring. Par agent public, on entend (liste non exhaustive) : Officier public ou gouvernemental, fonctionnaire, agent, employé ou représentant de la fonction publique, Tout parti politique ou membre de parti politique, agent, employé ou représentant d un parti politique, Candidat à un emploi public ou à un parti politique, Membre d une assemblée publique, Officier public, fonctionnaire ou employé d organisations internationales, Juge ou agent de cours de justice internationales, Employé d administrations ou de sociétés contrôlées par l État. En cas de doute ou pour toute question concernant la définition d un agent public, contactez le service Ethics & Compliance ou le service Juridique dont vous dépendez. Le sponsoring peut se révéler être ou être considéré comme de la corruption, directe ou indirecte. La corruption consiste à promettre, offrir ou donner un avantage indu en vue d obtenir ou de maintenir une transaction commerciale ou relation commerciale (ou tout autre avantage). Les sponsoring peut soulever également d autres problèmes comme les conflits d intérêts, la fraude, les abus de biens sociaux et le blanchiment d argent et ainsi altérer la réputation d Alstom. 6. Principes Le sponsoring doit être conforme aux politiques de Communication. Objet du sponsoring L objet du sponsoring doit être conforme au Code d Éthique d Alstom. Cela signifie qu il est interdit de sponsoriser des événements ou des activités dont les principes sont contraires au Code d Éthique d Alstom. Nature du sponsoring Le sponsoring peut se faire sous forme d argent, de biens ou de services. Remarque : les dons aux organisations caritatives et les frais d inscription à une association professionnelle ne sont pas considérés comme du sponsoring. Pour plus d informations sur les dons aux organisations caritatives, se reporter à l Instruction relative aux Dons aux organisations caritatives. 3/6

4 Conformité légale La réputation d Alstom en matière d intégrité repose sur le respect des lois, réglementations et autres obligations qui s appliquent à la conduite professionnelle dans tous les pays où Alstom intervient. Valeur Le montant du sponsoring n est pas régi par cette instruction. Il est défini par les services Communication et est régi par les règles de la délégation de pouvoirs. Les montants en jeu doivent être conformes à la stratégie et aux politiques de marketing et de communication. Approbation Avant que tout argent, bien ou service ne soit accordé par Alstom, il faut que les décisions d engager le Groupe dans une opération de sponsoring soient approuvées au préalable par les services Communication (Secteur ou Siège) et selon les règles applicables de la délégation de pouvoirs. Les dépenses réalisées dans le cadre du sponsoring doivent être dûment justifiées et enregistrées. Transparence Tous les frais et justificatifs liés à des opérations de sponsoring doivent être consignés dans les registres comptables conformément aux règles comptables. Alstom doit être en mesure de communiquer publiquement sur les activités de sponsoring (bénéficiaires et montants). Dans le cadre de la stratégie de marketing et de communication d Alstom, le sponsoring doit être complètement visible par nos parties prenantes, y compris nos collaborateurs. Cadeaux & Invitations Dans le cas où des partenaires commerciaux d Alstom sont invités à assister à l événement sponsorisé, se reporter à l Instruction relative aux Cadeaux & Invitations. 7. À faire et à ne pas faire Règles élémentaires Le sponsoring ne peut pas être fait afin de maintenir une relation commerciale. Le sponsoring ne peut pas représenter une compensation pour un service rendu. Le sponsoring ne peut pas être fait à la demande d un agent public ou dans le but d influencer un agent public. Sélection Sélectionnez rigoureusement les organisations sponsorisées en fonction de leur expérience et de leur réputation. Préférez des organisations dont les comptes sont publiés et régulièrement audités par un organisme indépendant. Sélectionnez les activités de sponsoring et les organisations selon des critères objectifs : o Assurez-vous que le sponsoring est fait dans l intérêt d Alstom. o Vérifiez l intégrité de l organisation sponsorisée afin de s assurer que cette dernière : est en conformité avec les lois applicables, a une réputation irréprochable et ne peut altérer la réputation du Groupe, 4/6

5 n a pas d intentions cachées, ne crée pas de conflits d intérêts avec des collaborateurs d Alstom. Vérifiez l identité de l équipe dirigeante de l organisation sponsorisée. Si des agents publics ou leurs familles ont des intérêts dans l organisation, sélectionnez une autre organisation. Assurez-vous qu il n existe pas de conflits d intérêts potentiels entre les collaborateurs d Alstom et l organisation sponsorisée. Diffusion Vous pouvez transmettre à titre indicatif le Code d Éthique d Alstom et le présent document à l organisation sponsorisée. Si vous signez un accord avec l organisation, une attestation de conformité doit être ajoutée en annexe. Fonds L organisation sponsorisée doit fournir un justificatif en contrepartie du sponsoring, que ce soit en argent, en biens ou en services. Alstom doit pouvoir contrôler l utilisation des fonds. Les paiements en espèces et quasi-espèces sont interdits. Les paiements sur des comptes privés ou numérotés sont interdits. Contrôle Pour des montants élevés, il est recommandé : De signer un accord avec l organisation sponsorisée. De virer l argent en plusieurs versements après avoir vérifié que chaque versement a été correctement utilisé. L organisation sponsorisée doit vous donner la possibilité de contrôler l utilisation des fonds. De suspendre tous les paiements en cas d utilisation frauduleuse des fonds. 8. Prendre une décision éthique En cas de question ou de doute, demandez toujours conseil à l équipe de direction de l unité et/ou au service Juridique et/ou aux Compliance Officers du Secteur / Pays. Faites preuve de bon sens. Ne sponsorisez pas une organisation qui pourrait entraîner un conflit entre vos intérêts personnels et vos obligations professionnelles. Ne sponsorisez pas une organisation qui pourrait altérer la réputation d Alstom. 9. Date de mise en application 1 er février 2010 Mise à jour n 1 : 1 er août 2010 Mise à jour n 2 : 22 décembre 2010 Mise à jour n 3 : 12 avril /6

6 10. Validation Comité de Direction d Alstom Directeur de la Communication d Alstom Directeur Juridique d Alstom Directeur Ethics & Compliance d Alstom 11. Diffusion L Instruction relative au Sponsoring doit être transmise à chaque collaborateur d Alstom, en particulier aux personnes directement concernées par le sponsoring. Ce document fait partie de l e-book d Alstom. Il est également disponible sur Altair dans la rubrique Ethics et sur le site Web d Alstom dans la rubrique Éthique. 6/6