Cette section vise à décrire toutes les fonctionnalités liées au processus de facturation du logiciel. Vous verrez comment :

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1 4.6 Facturation Cette section vise à décrire toutes les fonctionnalités liées au processus de facturation du logiciel. Vous verrez comment : Préciser vos préférences quant au modèle de facture, les modèles Microsoft Word ou les modèles prévus dans le logiciel, votre lettre de transmission de la facture, les rapports souhaités, le nombre de copies, etc ; Effectuer une facture régulière; Effectuer une facture provisoire; Effectuer une note de crédit ou radier un compte client; Afficher la liste des factures, annuler une facture Sélectionnez le bouton «Facture» de la fenêtre principale pour démarrer le processus de facturation. Le menu «Options» vous donne accès aux préférences de la facture. Les critères de facturation Les rapports disponibles Les options d impression ou de présentation de la facture Vos préférences Le logiciel vous offre une multitude d options sur lesquelles vous pouvez intervenir pour indiquer vos préférences. Cette démarche s effectue, en règle générale, au moment de l implantation. Le résultat est enregistré pour s appliquer, par défaut, lors de la préparation des prochaines factures.

2 Il est à noter que les préférences de la facture s appliquent automatiquement à tous les employés ayant accès à la facture. Habituellement, seul l administrateur du système devrait être autorisé à accéder à cette fenêtre. Le menu «Option» vous donne accès à la fenêtre de la gestion des préférences, qui est composée de 3 onglets. Onglet «Facture» - Options de la facture Sélectionnez le format de la date imprimée sur la facture. Imprimer les numéros de facture : Le programme attribue toujours un numéro à une facture. Cette option permet simplement de ne pas imprimer le numéro sur la facture client. Il est préférable de ne pas utiliser un numéro de facture lorsque le montant est nul (pour annuler les travaux en cours habituellement). Notez que le numéro de facture peut aussi être modifié lors de la préparation d une facture. Sélection par défaut des documents Il s agit de la sélection qui vous sera proposée par défaut, chaque fois que vous initierez le processus de facturation. Vous pourrez cependant la modifier au besoin lors de la facturation. La facture dossier comporte toutes les informations d une intervention (date, description, temps, montant, tarif) pour référence ultérieure. Cette copie est habituellement conservée au dossier physique; La facture client est celle transmise au client; Une lettre de transmission de la facture pourrait être générée automatiquement; Le compte interne présente un sommaire financier de la facture et est habituellement suffisant pour les fins de la comptabilité. La compensation des avances Lorsque l option est sélectionnée, le programme vous propose d indiquer sur la facture client le solde des avances détenues en fidéicommis aux fins de paiement de la facture. Il est important de retenir que le montant des avances admissibles à la compensation peut varier en fonction d une autre préférence que vous devez préciser. Le programme vous permet de distinguer les avances de vos clients selon qu il s agit : d une avance sur un compte d honoraires à venir; ou d une avance pour un règlement.

3 Par défaut, lorsque vous indiquez que vous souhaitez compenser un montant d avance, le programme affiche le montant détenu à titre d avance sur compte d honoraires. Si vous souhaitez que le programme vous propose plutôt de compenser le montant total détenu en fidéicommis, quelque soit la nature des avances, vous pouvez modifier votre préférence à partir du menu «Options et Rapports» de la gestion des comptes en fidéicommis Lettre de transmission de la facture Le programme génère une facture dans la langue du client, français ou anglais. Il en sera de même pour la lettre de transmission accompagnant la facture. Les documents apparaissant dans ces listes appartiennent à la catégorie «Lettres» de votre gestion documentaire. Voir chapitre 8 «Gestion documentaire et interface traitement de texte» pour plus de détails sur l interface de la gestion documentaire. Onglet «Modèle de Facture». Mode de facturation Vous pouvez générer votre facture client en utilisant un des modèles prévus avec le logiciel ou en générant votre facture à l aide de Microsoft Word. Pour les modèles fournis avec le logiciel, le bouton «Aperçu» vous permet de visualiser facilement le modèle sélectionné. Vous avez la possibilité d insérer votre logo sur chacun des modèles proposés et visualiser le résultat. Voir chapitre «Mise à jour des informations relatives à votre bureau» pour copier votre logo dans la base de données.

4 La version originale offre 5 modèles de facture client de Juris Concept. Chacun de ces modèles est reproduit en format Word. Ainsi, pour un besoin particulier, vous pourrez toujours utiliser l un ou l autre des modes de facturation et transmettre une facture d apparence similaire. Avantages et inconvénients de la facture client de Juris Concept Plus rapide; Une copie est conservée automatiquement en format PDF; Hormis les options de présentation, il n est pas possible de modifier le contenu final de la facture. Avantages et inconvénients de la facture client générée avec Microsoft Word Possibilité de modifier la facture proposée; L usager doit sauvegarder une copie en format Word; Générer une facture Word nécessite un peu plus de temps. Notre recommandation Chaque fois que vous générez une facture, le programme vous propose de la générer en fonction de votre préférence. Cependant, vous avez toujours la possibilité de recourir à l autre option, si pour une raison ou l autre, vous souhaitez ajouter certains commentaires pour un client en particulier. Essayez de trouver la facture client de Juris Concept qui correspond le mieux à vos exigences de présentation. Nous avons inclut un modèle Word similaire que vous pourrez utiliser le cas échéant, ou modifier à votre guise.

5 Onglet «Messages de la facture». Messages de la facture Le troisième onglet vous permet d inscrire les messages que vous souhaitez imprimer sur vos factures. Le message concernant les taxes s applique à certains modèles de facture seulement. Prenez soin d inscrire correctement la version anglaise des messages, si applicable à votre pratique Projets de facture Avant d initier la facture, vous aurez probablement avantage à examiner le projet de facture des clients concernés. Le projet de facture est un document de travail sur lequel vous retrouverez toutes les informations utiles, pour les fins de vérification. Le projet de facture est disponible lorsque vous consultez la fiche dossier du client.

6 En plus de présenter la liste des interventions admissibles à la facture, l en-tête du rapport vous informera de l historique de facturation, du solde des avances Ce document est le meilleur moyen pour l associé de réviser les textes et de donner ses instructions au personnel responsable de l émission de la facture client. Pour une meilleure efficacité, lorsque vous souhaitez obtenir les projets de facture de plusieurs dossiers, nous vous recommandons d afficher la liste complète des travaux en cours. Cette liste est accessible à partir du menu «Rapports» du logiciel. À partir de cette liste, vous pouvez utiliser la fonction «Filtre» pour réduire le contenu de la liste aux dossiers que vous souhaitez facturer. Par exemple, «Tous les dossiers de l associé RL dont le montant est supérieur à ». Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez facturer. Le menu contextuel de la liste (bouton droit) vous donnera accès aux projets de facture de tous les dossiers sélectionnés Le processus de facturation Vous initiez le processus de facturation d un dossier en sélectionnant le bouton «Facture» de la fenêtre principale. Ce processus se résume ainsi : 1. Saisie des critères de la facture (dossier, date); 2. Mise à jour des options d impression; 3. Sélection des rapports; 4. Vérification des interventions et de l orthographe, sélection; 5. Ajustement du montant à facturer; 6. Impression de la facture dossier; 7. Impression de la facture client; Si vous confirmez l acceptation de la facture client, 8. Impression de la lettre de transmission; 9. Impression du compte interne.

7 Cette fenêtre vous permet d effectuer: Une facture régulière, soit de facturer les interventions inscrites au dossier; Une note de crédit, afin de réduire le compte client; Une facture provisoire, c est-à-dire facturer un montant déterminé, en attendant la facture finale des interventions inscrites au dossier. Le bouton «Suivant» sera accessible uniquement après la saisie de la date limite Facture régulière La facture régulière permet de facturer les interventions inscrites au dossier et non facturées à une date donnée, à une date limite. Date de la facture Habituellement la date du jour. Une date antérieure au début de l année en cours ou postérieure à la date du jour sera refusée. Le programme acceptera cependant une date postérieure à la fin de votre exercice financier, si vous n avez pas encore effectué la fermeture de celui-ci. Appuyez sur la touche Tab et le texte de la date s affichera dans le format correspondant à votre préférence. Dossier Inscrivez le numéro du dossier à facturer ou appuyez sur la touche «Tab» pour obtenir la liste des dossiers. Le programme affichera: L adresse du client, laquelle peut être modifiée au besoin; L objet tel qu imprimé sur la facture; Le mode de facturation prévu au dossier; S il y a lieu, la note inscrite au dossier au sujet de l entente convenue avec le client; Les soldes financiers inscrits au dossier; Et mettra à jour les options de présentation de la facture, telles que spécifiées au dossier. Date limite Permet de facturer tous les travaux en cours inscrits au dossier jusqu à concurrence de cette date.

8 Ces 3 premiers critères doivent être complétés pour continuer, ou afficher le bouton «Suivant».

9 Rapports disponibles Le processus de facturation vous donne accès à quatre rapports. Par défaut, la sélection proposée correspond à celle privilégiée par le bureau et peut-être modifiée au besoin. La facture dossier présente une information plus détaillée, utile pour le bureau mais habituellement moins pertinente pour le client. Chacune des interventions facturées mentionnera le montant, le code de tarification, le temps, le numéro séquentiel de la transaction et son admissibilité aux taxes. La facture client, quant à elle, s imprimera en tenant compte des options d impression sélectionnées. Il est important de noter que seule l impression de la facture client permet de facturer les interventions et de générer les écritures comptables appropriées. Suite à l impression de la facture client, un message vous demandera de confirmer votre acceptation. À défaut de cette confirmation, le processus est annulé et peut être repris ultérieurement. Lorsque vous confirmez votre acceptation de la facture client, le programme enregistre automatiquement une copie de la facture en format PDF, s il s agit de la facture Juris Concept. Les factures générées à l aide de Microsoft Word doivent être sauvegardées par l usager, conformément au standard Windows. La copie est habituellement conservée dans le répertoire «Administration» du dossier concerné. Voir chapitre «Imprimer une copie de la facture» Voir chatitre 8 «Gestion documentaire» Le compte interne présente un sommaire des informations financières de la facture et s imprimera uniquement si vous avez accepté la facture client. Ce rapport mentionnera la répartition du temps et des honoraires facturés pour chaque employé et est habituellement conservé pour les fins de la comptabilité. La lettre de transmission est générée à l aide de votre traitement de texte La facture dossier, la facture client et la lettre de transmission seront imprimées dans la langue de travail spécifiée au dossier du client. Les options de présentation de la facture

10 Plusieurs options vous permettent de spécifier le contenu de la facture que vous expédierez à votre client. Par défaut, le programme propose la sélection que vous avez effectuée au dossier du client. Sélectionnez maintenant le bouton «Suivant». Le programme affiche la liste des interventions facturables en tenant compte des critères spécifiés. À partir de cette fenêtre, vous pouvez : Effectuer vos corrections; Modifier la sélection des interventions; Modifier la sélection des taxes. Sélectionnez le bouton «Suivant» pour accéder à la dernière étape, au sommaire de la facture. Pour des fins de statistiques, le programme conservera la répartition du temps et des honoraires de chaque employé ayant travaillé dans cette facture. Le «Total à facturer» peut être modifié. L écart sera traité comme étant un redressement à la hausse ou à la baisse. Le montant des avances apparaît dans cette rubrique et peut être ajusté au besoin. Les calculs reflètent exactement ce que le client verra sur la facture. Par défaut, le curseur se positionne sur le bouton correspondant à votre préférence, la facture client de Juris Concept dans cet exemple. Vous pourriez choisir de facturer avec Word si vous désirez ajouter des commentaires sur la facture du client.

11 Ajuster le montant d une facture ou effectuer un redressement à la hausse ou à la baisse Lorsque vous devez a<juster le montant d une facture résultant du calcul du temps multiplié par le tarif de chaque intervention, vous effectuez un redressement de la facture. Pour ce faire, il suffit de modifier le «Total à facturer». Facturation d un dossier à taux horaire Dans cet exemple, le total des interventions de temps est de et il avait été convenu avec le client d un montant de plus débours. Le programme calcule un redressement de ; Et répartit le montant du redressement au prorata des honoraires de chaque employé. Le commentaire inscrit ici s imprimera à la fin de la section honoraires ou déboursés. Le redressement est utilisé pour ajuster le montant calculé par le programme. Facturation d un dossier à forfait Dans un dossier à forfait, le total des honoraires calculés est égal à 0. Le redressement correspondra plutôt au total à facturer selon l entente convenue avec votre client. Compensation des avances sur honoraires Par défaut, le programme affiche le total des avances inscrites au compte en fidéicommis à titre d avance sur comptes d honoraires. Rappelez-vous que vous avez la possibilité de compenser le total des avances quelle qu en soit la nature. Voir au début de ce chapitre. Vous pouvez choisir de ne pas compenser ce montant et la facture n en fera aucune mention. Lorsque l option est sélectionnée toutefois, vous pouvez modifier le montant, à la baisse seulement, et la facture mentionnera le montant qui sera retiré du compte en fidéicommis pour paiement. Si la facture est acceptée, un rappel sera enregistré dans la liste des chèques à effectuer du compte en fidéicommis, pour vous indiquer plus tard que cette somme doit être retirée du compte en fidéicommis. Voir chapitre 5 «Gestion des comptes en fidéicommis» pour plus de détails.

12 4.6.5 Facture provisoire Au contraire de la facture régulière, la facture provisoire permet de transmettre une facture à votre client sans annuler les travaux en cours inscrits au dossier. Toutes les interventions non facturées demeureront disponibles pour la facturation régulière (ou finale) du dossier. Les caractéristiques d une facture provisoire sont les suivantes: Le montant de la facture s ajoute au compte client; Le processus crée une intervention négative de manière à réduire la valeur des travaux en cours du dossier; Les interventions non facturées à cette date ne sont pas affectées et demeureront dans vos travaux en cours. Cette fonction est utilisée, par exemple, dans le cas d un client régulier à qui vous devez acheminer une facture mensuelle intérimaire ou provisoire. Vous devrez plus tard effectuer une facture régulière, incluant les interventions provisoires pour finaliser la facturation du dossier Note de crédit ou radiation pour mauvaises créances Une note de crédit ou une radiation de compte est, en réalité, une facture régulière dont le montant est négatif. Celle-ci ne vise qu à réduire le compte du client inscrit au dossier et n affecte pas les travaux en cours. Cette fonction, similaire au processus de facturation, est également initiée en sélectionnant le bouton «Facture» de la fenêtre principale. Sélectionnez l option «Note de crédit» et la facture client, inscrivez le numéro du dossier concerné et sélectionnez le bouton «Suivant» pour accéder à la fenêtre suivante:

13 Le programme affiche la liste des factures non payées dans le dossier sélectionné. Dans cet exemple, l usager a Précisé le montant total du crédit, incluant les taxes; Répartit le crédit contre la ou les facture(s) qu il souhaite réduire ou annuler; Le montant avant taxes s applique aux déboursés et/ou aux honoraires. Le programme effectue le calcul des taxes qui seront plus tard récupérées. Vous pouvez modifier le calcul des taxes proposé. Pour une meilleure gestion des statistiques sur les honoraires facturés, le programme vous offre la possibilité de distinguer la nature du crédit soit sur des honoraires ou des déboursés. À l instar de la facture client, vous devrez confirmer votre acceptation de la note de crédit pour qu elle se reporte dans votre comptabilité Facture d un dossier général La procédure de facturation régulière permet de facturer les travaux en cours d un seul dossier à la fois, comme nous venons de l expliquer précédemment. Lorsque vous devez gérer une multitude de dossiers pour le même client, cette restriction vous imposerait de facturer chaque dossier et pourrait vite s avérer fastidieuse puisque le logiciel générerait une transaction de facture par dossier. De même, lors de l enregistrement d un paiement global que vous recevez de votre client, vous devriez alors faire l exercice d identifier chacune des factures faisant l objet de ce paiement, afin de l appliquer aux dossiers appropriés. La facturation du dossier général de votre client pourrait être la meilleure solution. Lorsque vous facturez le dossier général d un client, le programme vous offre la possibilité de facturer tous les dossiers du client en une seule opération. Au niveau de la comptabilité, une seule facture sera générée.

14 Si vous répondez «Oui», le programme affichera la liste des dossiers du client. Vous pouvez exclure certains dossiers en les désélectionnant, simplement. Le modèle de facture utilisé sera différent du modèle habituel et ne peut être modifié, ni imprimé à l aide de votre traitement de texte. La facture d un dossier général, lorsqu elle est acceptée, est conservée en format PDF Facture à 0 ou annulation des travaux en cours Il s agit d une procédure permettant d annuler les travaux en cours inscrits au dossier. Le programme refusera de fermer un dossier lorsque des interventions demeurent non facturées. La facture à 0 permet de : Codifier les interventions non facturées, comme étant facturées; Procéder aux écritures d annulation des travaux en cours. Pour effectuer une facture à 0 : Effectuez une facture régulière; Annulez les montants dans les cases «Total à facturer» pour que le programme génère les écritures de redressement appropriés; Acceptez la facture client. Il est à noter que le programme vous permet de ne pas utiliser un numéro de facture lors de la facturation à 0. Voir chapitre «Mise à jour des préférences générales du bureau» Afficher la liste des factures L onglet «Liste des factures» vous offre la possibilité de visualiser facilement les factures, notes de crédit ou factures provisoires enregistrées dans votre base de données. La liste peut être générée à partir de plusieurs critères de sélection. Les dates; Les numéros de dossiers; Les numéros de factures; Les numéros séquentiels; Ce bouton construit la liste en fonction des critères sélectionnés. Un menu contextuel vous donne aussi accès à différentes options facilitant votre gestion ou suivi.

15 Annuler une facture Vous pouvez annuler une facture et restaurer les travaux en cours tels qu ils étaient auparavant. Afficher la liste des transactions et sélectionnez la facture à l aide du bouton droit de votre souris. Un menu contextuel vous donnera accès à cette option. Habituellement, cette option est utilisée pour corriger une erreur en vous permettant de reprendre le processus de facturation. L annulation d une facture sera refusée si des paiements ou des crédits ont été enregistrés contre la facture Autres options Le même menu contextuel vous permet : D imprimer une copie du compte interne pour les fins de comptabilité De consulter et d imprimer la liste des interventions ayant fait l objet de la facture; D imprimer une enveloppe adressée à votre client Imprimer une copie de la facture Lorsque vous acceptez la facture client, le programme sauvegarde une copie de votre facture, en format «.pdf» ou «.doc», dans votre système de gestion documentaire. Cette copie est sauvegardée uniquement si vous avez activé votre module de gestion documentaire. Voir chapitre 8 «Gestion documentaire et interface traitement de texte» pour plus de détails à ce sujet. Lors de la consultation du dossier, il suffit de double-cliquer sur le document pour imprimer la facture