CHALLENGE X-TRAIL 2011

Transcription

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2 CHALLENGE X-TRAIL 2011 COURCHEVEL X-TRAIL ère étape du CHALLENGE X- TRAIL 2011 : 10 juillet : France COURCHEVEL X-TRAIL 30 et 53 km 7 août : Italie CERVINO X-TRAIL 42 km

3 Un Challenge au cœur de stations prestigieuses et internationales Courchevel (France) Au cœur des 3 Vallées, le plus grand domaine skiable au monde La station la plus «étoilée» (12 établissements 5 étoiles) Grands événements : Coupe du Monde de Ski, Gala International de Patinage, Polo Master Courchevel, Tour de France, 3 Vallées VTT ( ) Cervinia (Italie) Au pied du Mont Cervin, la plus célèbre des montagnes Haut-lieu de l alpinisme, mais aussi du ski alpin depuis 1930 Un domaine skiable entre 2000 et 3900 mètres d altitude

4 PROGRAMME DES 09 et 10 juillet

5 Présentation du salon Le salon est situé au pied des tremplins olympiques de saut à ski du Praz. Il est aussi au cœur des arrivées et départs des différentes courses. Le salon n accueille pas la remise des dossards, mais la remise des cadeaux d accueil des participants après leur enregistrement et la remise des dotations produits faites aux lauréats des catégories. Il sera également ouvert au grand public présent à Courchevel. -Salon sous 2 tentes de 350m² visiteurs attendus - 1ére étape du CHALLENGE X-TRAIL Stand d exposition de 3 x 5 m - Présence de l élite mondiale du trail et de grands parrains

6 PLAN DE SITUATION (2 tentes d exposition en 2011)

7 AGENCEMENT DU SALON Stands exposants Ravitaillement Départ / arrivée courses Chronométrage Secours / médecin Restauration Camion podium Retrait des dossards et espace kinés Départ - Arrivée Circuit visite salon Espace restauration coureurs Entrée / sortie salon

8 Aperçus du SALON 2010 à l ouverture (Samedi 9h)

9 DEMANDE DE PARTICIPATION A RETOURNER IMPERATIVEMENT AVANT LE 30 AVRIL 2011 A : Coureurs des Cimes C/O Jean-Christophe BERRARD La Perrellaz Courchevel Le Praz Contact Salon : Hervé Franchino : VOTRE ORGANISATION NOM (du stand) : PRODUIT(s) OU COURSE(s) PRESENTE(es) : Raison sociale (S.A.R.L ou association) dit l exposant :.. Adresse :. Code Postal : Ville : Pays :. Tél. Fax :.. Site Internet : VOTRE EQUIPE Responsable du dossier : Nom : Prénom :. Fonction : Tél Direct : Fax :.. * :. * Toutes les informations concernant la participation seront envoyées à cette adresse . Joindre la liste des lots sur une feuille annexe avec leur valeur HT. Je souhaite être contacté pour une aide à la réservation d hébergement : Oui Non

10 MODALITES PRATIQUES 2011 VOTRE ESPACE D EXPOSITION : Le soussigné s engage à occuper les 9 et 10 juillet, l emplacement défini à ces conditions : Emplacement nu de 3 X 5m sous chapiteau. Équipement disponible sous chapiteau : Prises 220 Volts (l exposant devra prévoir une rallonge) 1 table de 80 X 220 cm 2 chaises Feutrine sur le sol. VOTRE COMMANDE : AVANT LE 30 AVRIL 2011 : Nombre(s) d emplacement(s) :... MODALITE DE RESERVATION : Il est demandé à chaque société ou association de fournir des lots de 250 HT(prix catalogue usine) pour la réservation d un stand de 3 X 5m. Pour les courses, la participation s élève à 150 TTC (chèque à l ordre de Coureurs des Cimes). Les lots ou paiements devront être adressés à coureurs des cimes dans le mois qui suit l acceptation du dossier. A défaut l emplacement sera réattribué. Ces participations incluent deux déjeuners sur le site ; un pour le samedi, un pour le dimanche SIGNATURE DE LA DEMANDE : Le soussigné demande son admission comme exposant au salon du COURCHEVEL X-TRAIL. Il s engage à se conformer aux conditions générales de la présente demande de participation et au règlement du salon dont il certifie avoir pris connaissance et accepter. Toute modification ou réserve, apportée de quelque façon que ce soit au présent document par l exposant, sera considérée comme nulle et non avenue. Signature et cachet de l entreprise : Date + Nom + Fonction du représentant habilité :

11 REGLEMENT DU SALON Le Salon du Courchevel X-TRAIL est une manifestation organisée par l association «Coureurs des Cimes» en partenariat avec le service municipal des sports de Courchevel. Coureurs des Cimes est désigné ci-après par l organisateur. ADMISSION : La demande de participation doit être remplie, signée et cachetée par une personne dûment habilitée à représenter la société ou association exposante. Pour les sociétés, Elle doit être accompagnée de la liste des lots offerts accompagnés de leurs valeurs en HT (prix usine) et ne sera pas prise en compte en son absence. La personne, physique ou morale, désireuse réserver un emplacement doit prendre connaissance du présent règlement et l accepter sans réserve. DESISTEMENT : La signature de la demande de participation constitue un engagement ferme. A réception de la demande de participation, l acceptation de la demande sera confirmée par . Elle deviendra alors définitive et irrévocable. ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS : L Organisateur établit le plan du Salon en faisant tout son possible pour prendre en compte le désir exprimé par l exposant, sous réserve des accords conclus avec les partenaires et autres exposants. L Organisateur informera tous les exposants des emplacements au plus tard le 30 mai par l envoi d un plan général du salon. En cas de commentaire quelconque, l exposant devra en faire part par écrit dans les 72H. DATE ET HORAIRES D OUVERTURE : Le Salon du Courchevel X-TRAIL sera ouvert aux coureurs et au public le samedi 09 juillet 2011 de 09h00 à 20h00 et le dimanche 10 juillet de 09h00 à 17h00

12 INSTALLATION / DEMONTAGE : L installation des stands se fera le samedi 07 août de 07h00 à 09h00. Le démontage s effectuera le dimanche 08 août de 17h00 à 18h30. Pour des raisons d organisation, aucune modification concernant ces horaires ne pourra être prise en compte. TENUE DES EMPLACEMENTS : L exposant ne peut céder ou sous-louer tout ou une partie de son emplacement. L exposant ne peut présenter sur son emplacement que les produits, marques ou services énumérés dans sa demande d admission. L exposant ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des tiers ou des produits ou services autres que ceux d écrits dans son formulaire d admission. Toute autre demande doit au préalable être communiquée à l organisateur. Celui-ci se garde le droit d accepter ou non cette demande et ce, en raison des différents engagements partenariaux de l évènement. L Organisateur traitera ces autres demandes au cas par cas. Votre engagement en tant qu exposant implique pendant la totalité de l ouverture du salon : -Une tenue de votre espace irréprochable. - Le respect de la délimitation de votre espace. - L occupation en permanence de votre espace par une personne accréditée. - L interdiction de distribuer des documents ou objets promotionnels en dehors de votre espace. -L emplacement loué doit être laissé dans l état initial. Toutes détériorations causées par les installations ou les marchandises ou matériel de l exposant à la structure du chapiteau ou au sol seront facturées à l exposant. AMENAGEMENT DES EMPLACEMENTS : La hauteur maximale autorisée est de 3m. L Organisateur se réserve le droit de faire supprimer les installations qui ne seraient pas conformes.

13 STATIONNEMENT : Seul un stationnement temporaire de très courte durée est possible dans le lieu même du salon. L exposant ne sera autorisé à y stationner que le temps nécessaire à vider ou charger son véhicule. Ce dernier devra ensuite être stationné sur le parking réservé à proximité du salon. SECURITE : L exposant certifie que les produits ou services présentés sont conformes aux normes de sécurité imposées par la réglementation en vigueur et assume l entière responsabilité des éventuelles défectuosités des dits produits ou services, sans que la responsabilité de l organisateur puisse être recherchée. L exposant doit être en possession d une attestation d assurance et de tous les documents ou certificats nécessaires afin de les présenter à la demande de la commission de sécurité. Le salon sera gardé pendant la nuit du samedi au dimanche. ASSURANCE : La structure de la tente d exposition est assurée par la Mairie de Saint-Bon Courchevel. Chaque exposant s assure pour les risques liés au contenu de leur stand et en RC pour les risques induits par son matériel ou sa présence. RESPONSABILITE : L Organisateur ne répond pas des dommages que les exposants pourraient occasionner à des tiers. L Organisateur décline toute responsabilité concernant les dommages et préjudices qui pourraient être subis par les exposants pour quelque cause que ce soit (retard, endommagement, vol ou destruction du matériel d exposition pendant l ouverture du salon, sinistre quelconque ). En cas d annulation pour des raisons qui ne serait pas imputable à l organisateur, celui-ci serait simplement tenu de donner la moitié (en échange de la publicité faite pendant la course) des lots ou de la participation promis pour la remise des récompenses.

14 PRISES DE VUES / MARQUES : L Exposant autorise expressément, à titre gracieux, l Organisateur : - à réaliser, s il le souhaite, des photos et/ou films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand. - à utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires, en France comme à l étranger et sans limitation de durée. - à citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication du salon, sur tous supports, tant en France qu à l étranger et ce pour une durée de 5 ans à compter de la signature du présent contrat. COMPETENCE JURIDIQUE : Tout litige survenant dans l exécution du présent règlement est de la compétence exclusive des Tribunaux situés dans le ressort du siège social de l Organisateur. CONTACT : Hervé FRANCHINO Tel : +33 (0) herve.franchino@mairie-courchevel.com