PROCÈS-VERBAL ABRÉGÉ DU CONSEIL D ADMINISTRATION

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1 Hôpital général g de Nipissing Ouest The West Nipissing General Hospital 725 ch. Coursol Rd., Sturgeon Falls, ONTARIO P2B 2Y6 TEL: (705) FAX: (705) T R A D U C T I O N PROCÈS-VERBAL ABRÉGÉ DU CONSEIL D ADMINISTRATION Lundi 12 mai 2014 (18 h 30) Salle du conseil PRÉSENCES Sont présents : Sylvie Bélanger JoAnne Beninger * Dre Klère Bourgault Collin Bourgeois * Cynthia Désormiers Priscille Desjardins Julie Duhaime Charles Goulard Howard Longfellow Léo Malette Janet Parsons Eric Stevens * Jo-Ann Lennon-Murphy Absences prévues : * Dr André Béhamdouni * Dr Richard Katsuno Daniel Richard Participants : Ryan Jeffers, directeur financier Brenda Rochon, secrétaire rédactrice * Membres sans droit de vote 1. OUVERTURE ET BIENVENUE Collin Bourgeois ouvre la séance à 18 h PRÉSENTATION THÉRAPIE RESPIRATOIRE Brenda Lennon, la coordonnatrice en thérapie respiratoire, présente aux membres un aperçu du service de thérapie respiratoire à l HGNO. Elle apporte des précisions sur le personnel de thérapie respiratoire, les services offerts aux patients hospitalisés et externes, l utilisation, le budget de et les besoins du service. 3. ADOPTION DU BLOC DE RÉSOLUTIONS Il est proposé par Eric Stevens et appuyé par Priscille Desjardins «QUE LE BLOC DE RÉSOLUTIONS DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 12 MAI 2014 SOIT ADOPTÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR HABITUEL ET DÉCLARATION D INTÉRÊT PÉCUNIAIRE Il est proposé par Janet Parsons et appuyé par Priscille Desjardins «QUE L ORDRE DU JOUR HABITUEL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 12 MAI 2014 SOIT ADOPTÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M Déclaration de conflits d intérêts Aucun conflit n est déclaré. 5. QUESTIONS DÉCOULANT DES AFFAIRES ET DES COMITÉS 1. Rapport du médecin-chef (Dre K. Bourgault) Dre Klère Bourgault, médecin-chef, invite les membres du conseil à assister à la fête qui aura lieu le samedi 21 juin 2014 pour souligner le départ à la retraite du Dr Jean Anawati et du Dr Atma Wadhwa. On peut se procurer des billets auprès de l administration de l hôpital. Page 1 sur 7

2 6. POINTS DU BLOC DE RÉSOLUTIONS.1 Rapport de la directrice générale (C. Désormiers) Le bulletin de la directrice générale pour le mois de mai faisait partie du dossier de documentation remis à tous à titre d information..2 Procès-verbal de la réunion du conseil tenue le 14 avril 2014 Il est proposé par Janet Parsons et appuyé par Priscille Desjardins «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE LUNDI 14 AVRIL 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M Comité médical consultatif Procès-verbal de la réunion du 20 mars 2014 Le procès-verbal de la réunion du comité médical consultatif du mois de mars faisait partie du dossier de documentation remis à tous pour consultation. Il est proposé par Léo Malette et appuyé par JoAnne Beninger «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ MÉDICAL CONSULTATIF TENUE LE 20 MARS 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M a) Recommandations du comité d examen des titres découlant du procès-verbal Il est proposé par JoAnne Beninger et appuyé par Léo Malette «QUE LES RECOMMANDATIONS SUIVANTES DU COMITÉ MÉDICAL CONSULTATIF DÉCOULANT DE LA RÉUNION DU COMITÉ D EXAMEN DES TITRES TENUE LE 19 DÉCEMBRE 2013 SOIENT APPROUVÉES (EN BLOC) : Adoptée. M Finances Il n y a pas de rapport. Ryan Jeffers mentionne que la prochaine réunion du comité des finances et de la vérification aura lieu le jeudi 29 mai Dean Decaire de BDO présentera le rapport de vérification préliminaire à la suite de la visite d agrément qui aura lieu sur place du 12 au 16 mai Ressources humaines Rapport du premier trimestre de 2014 sur les griefs On présente aux membres le rapport sur les griefs en date du 23 avril Fondation Il n y a pas de rapport..7 Comité d éthique Procès-verbal du mois de mars 2014 Il est proposé par Sylvie Bélanger et appuyé par Howard Longfellow «QUE LE PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ D ÉTHIQUE DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST TENUE LE 10 MARS 2014 SOIT APPROUVÉ TEL QUE PRÉSENTÉ.» Adoptée. M Correspondance On présente aux membres un rapport sommaire du RLISS ainsi qu une affiche : 1. Un rapport sommaire sur la séance de participation des patients du RLISS; 2. The Five Fundamentals of Civility Raising the Bar (Les cinq principes de base de la civilité Hausser la barre). Page 2 sur 7

3 7. ASSURANCE DE LA QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES.1 Révision et modifications du règlement administratif Un guide est présenté énonçant les changements courants et proposés au règlement administratif de l HGNO à l attention des membres. Cynthia Désormiers souligne les modifications proposées à certains articles du règlement administratif actuel de l hôpital, tels qu ils seront rédigés si les modifications sont adoptées. Elle mentionne l impact qu auront ces modifications lorsque ces dernières auront été adoptées lors de l assemblée annuelle de l HGNO qui aura lieu le 16 juin «QUE LE RÈGLEMENT ADMINISTRATIF N O 1 ACTUEL DE L HÔPITAL GÉNÉRAL DE NIPISSING OUEST INTITULÉ PRÉAMBULE SOIT MODIFIÉ COMME SUIT : PRÉAMBULE ATTENDU : QUE l Hôpital général de Nipissing Ouest a pour but de servir la communauté; QUE, de par sa mission, l Hôpital général de Nipissing Ouest s est engagé à améliorer la santé et le bien-être de notre collectivité multiculturelle; QUE, de par sa vision, l Hôpital général de Nipissing Ouest ne ménagera aucun effort pour améliorer la prestation de soins de santé primaires de qualité à la population de Nipissing Ouest et des environs; QUE l Hôpital général de Nipissing Ouest accorde de l importance aux éléments suivants : le respect et la dignité, les patients d abord, la communication, la compassion, le travail d équipe, la sécurité du milieu, la responsabilisation; QUE l organe directeur de l Hôpital général de Nipissing Ouest juge qu il est opportun que le règlement administratif n o 1 ayant trait aux activités et aux affaires de la Corporation de l Hôpital général de Nipissing Ouest précédemment adopté soit modifié dans le but de gérer les affaires de l hôpital, PAR CONSÉQUENT, il est par la présente adopté que le règlement administratif de la Corporation soit remplacé par le règlement ci-après : Il est proposé par Sylvie Bélanger et appuyé par Howard Longfellow «Que l article 2.3 du règlement administratif actuel régissant les corporations hospitalières de l Hôpital général de Nipissing Ouest intitulé Catégories d adhésion soit modifié comme suit : 2.3 CATÉGORIES D ADHÉSION La Corporation a adopté les catégories d adhésion suivantes : a) adhésion annuelle (sociétés); b) adhésion annuelle (particuliers); c) adhésion à titre honoraire. Page 3 sur 7

4 2.3.1 Adhésion annuelle Sociétés a) Une association ou une société est admissible à une adhésion annuelle si elle verse à la Corporation la cotisation annuelle visant les sociétés, dont le montant est fixé de temps à autre par une résolution du conseil et qui a été établi dans la municipalité de Nipissing Ouest pour une période continue d'au moins trois (3) mois immédiatement avant. b) Toute adhésion annuelle à la Corporation sera en vigueur à compter du 1 er avril d une année donnée jusqu au 31 mars de l année suivante. c) Quand l association ou la société est acceptée en tant que membre annuel, le président du conseil ou le président-directeur général de l association ou de la société aura le droit de voter au nom de la société sous réserve du paragraphe 2.3.1(d). d) Le président du conseil ou le président-directeur général de l association ou de la société n aura pas le droit de voter aux réunions de la Corporation à moins que l association ou la société ait versé la cotisation intégrale au moins trente (30) jours avant la date de la réunion Adhésion annuelle Particuliers a) Sous réserve du paragraphe 2.3.2(b), un particulier est admissible à une adhésion annuelle s il verse à la Corporation la cotisation annuelle visant les particuliers, dont le montant est fixé de temps à autre par une résolution du conseil. b) Au moment de verser la cotisation dont il est question au paragraphe 2.3.2(a), le particulier doit (i) avoir été résident de la municipalité de Nipissing Ouest de façon continue depuis une période d au moins trois (3) mois; ou (ii) être employé ou faire des affaires dans ladite municipalité. c) Toute adhésion annuelle à la Corporation sera en vigueur à compter du 1 er avril d une année donnée jusqu au 31 mars de l année suivante. d) L adhésion annuelle d un particulier à la Corporation sera systématiquement annulée si le particulier cesse d être résident de la municipalité de Nipissing Ouest ou s il cesse d y être employé ou d y faire des affaires. e) Un membre annuel aura droit de vote sous réserve du paragraphe 2.3.2(a). f) Un membre annuel n aura pas le droit de voter aux réunions de la Corporation à moins qu il ait versé la cotisation intégrale au moins trente (30) jours avant la date de la réunion.» Adoptée. M «Que l article du règlement administratif régissant le personnel professionnel nommé par le conseil de l Hôpital général de Nipissing Ouest intitulé Médecins suppléants soit modifié comme suit : Médecins suppléants.1 À la demande d un membre du personnel professionnel, le comité médical consultatif peut recommander la nomination d un médecin suppléant : i) à titre de remplacement prévu pour le médecin pour un délai imparti; ou ii) pour fournir des services de chirurgie ou de consultation occasionnels ou limités..2 La nomination d un médecin suppléant pourra rester en vigueur pendant jusqu à un (1) an et pourra être renouvelée pour une période additionnelle de un (1) an. Après avoir pris en considération la recommandation du comité médical consultatif, le conseil pourra permettre le renouvellement de la nomination au-delà de deux (2) ans dans les cas exceptionnels..3 Un médecin suppléant : (a) détient des droits d admission, à moins d indications contraires; Page 4 sur 7

5 (b) travaille en consultation avec et sous la surveillance d un membre actif du personnel professionnel qui s est vu assigner cette responsabilité par le médecin-chef ou son délégué; (c) soigne les malades qui lui sont confiés par le membre actif du personnel professionnel chargé de le surveiller, et leur prodigue des soins dans les limites des droits professionnels qui lui ont été accordés par le conseil d administration sur la recommandation du comité médical consultatif; (d) assume les responsabilités à l égard des patients désignés comme cas urgents, tel que prescrit par le médecin-chef; (e) est prêt à travailler au service des urgences comme prévu à l horaire..4 Sous réserve du consentement accordé par le conseil pour chaque cas particulier, les médecins suppléants n auront pas le droit d assister ou de voter aux réunions du personnel professionnel ni d être élus ou nommés à un poste du personnel professionnel.» Adoptée. M «Que l article 16 du règlement administratif de l Hôpital général de Nipissing Ouest intitulé Dossiers soit modifié comme suit : ARTICLE 16 DOSSIERS 16.1 Conservation des déclarations écrites Le président-directeur général devra s assurer que l on conserve toutes les déclarations écrites, tous les dossiers médicaux, toutes les notes, tous les dossiers de patients et tout autre matériel liés aux soins des patients ainsi que les photographies inhérentes, conformément aux lois en vigueur et à la Loi sur les hôpitaux publics.» Adoptée. M Conflit d intérêts Révision de la politique du conseil n o 730,26 Le conseil a examiné la politique révisée du conseil n o 730,26 et accepté de la modifier pour inclure ce qui suit : Tout membre du conseil qui a un conflit d intérêts doit quitter la salle où a lieu la réunion pendant la discussion de la question qui constitue un conflit d intérêts pour lui. «QUE LA POLITIQUE MODIFIÉE DU CONSEIL N O 730,26 INTITULÉE CONFLIT D INTÉRÊTS SOIT ACCEPTÉE TELLE QUE MODIFIÉE.» Adoptée. M Cycle de planification annuelle du conseil Révision de la politique du conseil n o 730,23 Cynthia Désormiers souligne certains changements : Suppression : Le directeur général ou la directrice générale établira la rémunération de l infirmière ou de l infirmier en chef et de la directrice financière ou du directeur financier selon les règlements établis; Proposition : Que les vérificateurs présentent un rapport financier au mois de juin. Il est proposé par JoAnne Beninger et appuyé par Howard Longfellow «QUE LA POLITIQUE MODIFIÉE DU CONSEIL N O 730,23 INTITULÉE CYCLE DE PLANIFICATION ANNUELLE DU CONSEIL SOIT ACCEPTÉE TELLE QUE PRÉSENTÉE.» Adoptée. M Page 5 sur 7

6 .4 Séances à huis clos du conseil d administration Révision de la politique du conseil n o 730,11 Il est proposé par JoAnne Beninger et appuyé par Howard Longfellow «QUE LA POLITIQUE MODIFIÉE DU CONSEIL N O 730,11 INTITULÉE SÉANCES À HUIS CLOS DU CONSEIL D ADMINISTRATION SOIT REPORTÉE À LA PROCHAINE RÉUNION DANS L ATTENTE QUE SOIT EFFECTUÉE UNE RECHERCHE PLUS APPROFONDIE.» Adoptée. M Centre de gouvernance d excellence de l Association des hôpitaux de l Ontario Résultats de l autoévaluation du conseil et plan d action Cynthia Désormiers informe les membres que l HGNO a obtenu d excellents résultats sur le sondage d autoévaluation du conseil du Centre de gouvernance d excellence de l Association des hôpitaux de l Ontario (OHA). Elle mentionne les points suivants dont les résultats étaient légèrement inférieurs : Le conseil surveille et évalue régulièrement les progrès réalisés à l égard des buts stratégiques et de l orientation. Le conseil propose une orientation significative à l égard de la qualité des programmes et des services dans son plan stratégique et ses buts et priorités annuels. Les mesures de rendement et autres renseignements que le conseil reçoit permettent aux membres du conseil de surveiller les résultats et de déceler les domaines préoccupants. Le conseil reconnaît et exerce son rôle de gouvernance et ne s engage pas démesurément dans les questions opérationnelles. Le conseil utilise un bloc de résolutions, ce qui lui épargne du temps sans compromettre sa responsabilité de surveillance..6 Évaluation annuelle du conseil et autoévaluation du rendement des membres du conseil d administration On demande aux membres du conseil de remplir le sondage annuel en vue d évaluer le rendement du conseil en fonction des critères établis dans les buts et les objectifs du conseil qui ont été fixés pour le cycle d évaluation de et en fonction des rôles et responsabilités de chaque membre du conseil tels que définis dans le règlement administratif régissant les corporations hospitalières..7 Évaluation du rendement du président du conseil d administration On demande aux membres de remplir le sondage confidentiel d évaluation par les pairs en vue d évaluer le rendement du président en fonction de son rôle et de ses responsabilités tels que définis dans le règlement administratif régissant les corporations hospitalières..8 Évaluation du rendement du médecin-chef On demande aux membres du conseil d effectuer l évaluation annuelle du rendement du médecin-chef par l entremise d un sondage confidentiel d évaluation par les pairs et de remettre le sondage au président du conseil. On distribue aux membres les buts, les objectifs et les cibles de rendement du médecin-chef tels qu énoncés dans le cycle d évaluation de Demande de nomination à titre de dirigeant ou dirigeante de la Corporation On rappelle aux membres que chaque année, le conseil d administration se réunit à la suite de l assemblée générale annuelle pour nommer les dirigeants (président ou présidente, viceprésident ou vice-présidente et trésorier ou trésorière) de la Corporation pour l année suivante. Le conseil doit aussi nommer un membre hors cadre pour siéger au comité de direction et de gouvernance. On demande aux membres de choisir un poste de direction et d en informer la directrice générale et secrétaire du conseil. Page 6 sur 7

7 .10 Témoignage d un patient Le poème intitulé A Tribute to All Nurses écrit par un patient est présenté aux membres du conseil. Le poème sera affiché à l unité des soins infirmiers..11 Agrément Sondage sur la gouvernance Jo-Ann Lennon-Murphy mentionne que le conseil d administration de l HGNO a obtenu de très bons résultats sur le sondage préliminaire d agrément en matière de gouvernance..12 Résultats des sondages sur l efficacité de la réunion (avril 2014) Le président, Collin Bourgeois, fait le point sur les résultats des évaluations de l efficacité de la réunion du conseil tenue le mois dernier et mentionne le commentaire qui a été fait en vue d améliorer le bloc de résolutions. Il demande aux membres de remplir le sondage sur l efficacité de la réunion du conseil. 8. LEVÉE ET SONDAGE SUR L EFFICACITÉ DE LA RÉUNION Il est proposé par JoAnne Beninger et appuyé par Howard Longfellow «QUE LA RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU LUNDI 12 MAI 2014 SOIT LEVÉE À 20 H 20.» Adoptée. M Le président du conseil d administration, La présidente-directrice générale, «Signé par» Collin Bourgeois «Signé par» Cynthia Désormiers Page 7 sur 7