La gestion de documents pour les travailleurs nomades. Comment partager l information avec des équipes mobiles.

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1 La gestion de documents pour les travailleurs nomades Comment partager l information avec des équipes mobiles.

2 2 Un nouveau monde. De nouveaux besoins. Le monde compte aujourd hui plus d appareils mobiles que d habitants, un contexte qui change radicalement la façon dont nous vivons et par conséquent dont nous travaillons. Malgré les nouvelles libertés qu offrent les téléphones portables, les travailleurs mobiles sont souvent contraints de limiter la communication à son niveau le plus basique. La mobilité nous offre la liberté de pouvoir travailler partout d envoyer des s depuis l aéroport ou de prendre des appels en voiture. Pourtant, elle apporte souvent son lot de difficultés. Il est donc absolument essentiel que le travail mobile puisse être mis en œuvre de manière rapide et intuitive. Pour un maximum d efficacité, les workflows doivent être réduits au plus petit nombre d étapes possible. On ne peut pas parler de mobilité si les workflows et la collaboration sont freinés par un processus trop complexe. Profil du travailleur mobile d aujourd hui : Il a un bureau principal qui peut être à domicile mais il travaille également dans d autres endroits Il se déplace chez les entreprises, clients et fournisseurs à l échelle locale, nationale ou internationale Il passe la plus grande partie de ses journées en réunion en personne, en vidéo, ou par téléphone avec partage d écran Il communique par , vidéo et messagerie instantanée avec des personnes situées dans différents lieux et fuseaux horaires 70 % de la population mondiale possédera un smartphone d ici % des employés du monde entier accèdent actuellement à des données d entreprise depuis leur smartphone ou tablettes personnelles. 2 1 Rapport Ericsson sur la mobilité «Le pouls d une société en réseau». Juin Rapport Ovum Beyond BYOD: Comment les entreprises peuvent répondre au défi de mobilité. Mai 2014.

3 3 Comment le travailleur mobile d aujourd hui souhaite gérer ses documents... Utiliser leurs smartphones et tablettes, plutôt que leurs ordinateurs, pour accéder aux services et applications Cloud, aux réseaux et aux imprimantes Accéder en un seul clic à leurs dossiers locaux ou stockés dans le Cloud Échanger sur les informations partagées avec plusieurs équipes dans plusieurs lieux Imprimer des documents directement sur site pour eux-mêmes et pour leurs clients, sans accéder à un ordinateur ou à l ensemble du réseau Utiliser la fonction d impression Walk-up dans des lieux stratégiques comme les réceptions... et ce dont il a besoin pour y arriver. Si vos employés mobiles apprécient la liberté qui leur est offerte, ils ont aussi d autres attentes. Ils ont l habitude d un environnement de travail ultra-connecté et conçu pour satisfaire instantanément leurs besoins qu il s agisse d envoyer des fichiers par , ou de scanner ou imprimer des documents confidentiels. Sur la route, leurs besoins sont les mêmes. Il leur faut donc des technologies parfaitement compatibles avec leurs appareils mobiles et les applis Cloud qu ils utilisent désormais régulièrement pour accomplir leurs tâches.

4 4 Faire de la mobilité un succès pour vous et votre équipe. Les travailleurs mobiles ont les mêmes tâches à accomplir que leurs collègues non-mobiles mais avec leur téléphone ou leur tablette, dans un aéroport bondé. Les formulaires doivent être remplis, les contrats signés, les documents corrigés, approuvés et classés. Ces tâches nécessitent une infrastructure qui pourra être intégrée sans difficulté aux appareils mobiles et aux applis Cloud utilisés par les travailleurs nomades. Votre réussite repose sur votre capacité à créer un environnement mobile et Cloud dont les processus facilitent d une part la mobilité, et d autre part la collaboration entre tous les membres de votre équipe qu ils soient dans les bureaux ou sur le terrain. La flexibilité et la liberté qu offrent le Cloud et les appareils mobiles peuvent et doivent permettre à vos employés de travailler comme ils ont besoin de le faire. Les services de stockage dans le Cloud comme Dropbox et les outils de productivité comme la suite Google Apps for Work et Microsoft Office 365 offrent des moyens plus intelligents de collaborer, communiquer et évoluer au rythme de la croissance des entreprises. Et les avantages ne manquent pas : un accès plus simple et rapide aux documents et aux informations, une communication améliorée pour les travailleurs mobiles comme les employés au bureau. Résultat : une productivité accrue. Cet ebook présente deux scénarios qui illustrent les réalités du travail mobile. Vous allez voir qu il n est pas si difficile de transférer les informations et la collaboration en dehors des murs de l entreprise. «L ère du PC est révolue. De plus en plus mobiles, les employés cherchent des moyens de rester connectés partout où les mène leur activité.» Phil Redman, Vice-président de la Recherche, Gartner 62 % des employés partagent leur temps de travail entre plusieurs lieux. 3 3 Forrester, «Fournir un environnement de travail flexible repousse les limites de l informatique et permet de rechercher une aide extérieure», juin 2012.

5 5 Plus de liberté pour les agents immobiliers. Les agents immobiliers sont constamment en déplacement. Dans ce secteur d activité, rien n est figé : ni les biens immobiliers, ni les personnes qui les vendent et les achètent. Seule une connectivité totale, partout et à tout moment, permet aux agents de joindre les personnes et d accéder aux informations dont ils ont besoin pour conclure une vente ou un achat. La situation : Le plus souvent, la réglementation oblige les agents à conserver et archiver les dossiers techniques des propriétés en vente pour pouvoir y accéder depuis les agences du groupe. Mais ce processus de classement est manuel, chronophage, propice aux erreurs et limite l accès aux documents clients. Le partage de ces dossiers est donc difficile. La solution : Les agents peuvent créer des archives numérisées avec envoi de notifications par via une application de numérisation multi-destination personnalisée et intégrée à l imprimante multifonction (MFP) Xerox. Les documents numérisés peuvent être envoyés vers un dossier client dédié, sur le réseau ou dans le Cloud, avec la possibilité d entrer la référence du dossier technique comme nom de fichier ainsi que le destinataire de l . Entre les dossiers techniques, les titres de propriété, les diagnostics ou encore les règlements de copropriété, un dossier de vente peut compter plusieurs centaines de pages. Le processus de gestion de ces documents doit donc être réactif et cohérent.

6 6 Plus de liberté pour les agents immobiliers. SITUATION DE DÉPART 4 Le résultat : Le workflow numérisé a permis un gain de productivité et limité les risques d erreurs 1 2 Marie est agent immobilier. Elle appuie sur une touche personnalisée Titre de propriété pour classer le titre de propriété de son client. 3 Marie entre la référence du titre sur l imprimante multifonction. Le document est numérisé puis classé dans le dossier. François, le patron de Marie, reçoit un de notification quelques secondes plus tard. François a rendez-vous avec le vendeur. Il imprime le document depuis l endroit où il se trouve. Les notifications par ont été envoyées au bon moment aux destinataires et collaborateurs concernés ; cela a permis de clore la tâche plus rapidement Les contraintes réglementaires ont été respectées Cet exemple de workflow mobile illustre une opération commerciale réalisée de manière fluide. L agent immobilier disposait d une technologie adaptée à sa situation et ses difficultés : ses besoins en matière de stockage et partage de documents ont pu être pris en charge. Un processus de gestion des documents inefficace peut sérieusement mettre à mal votre entreprise. 4 4 International Data Corporation, Juin 2012.

7 7 Tous ensemble : la collaboration d équipes à distance. Même à l ère du numérique, plus d un tiers des processus impliquent des documents papier. Pour cette raison, vous devez impérativement intégrer les processus papier à vos solutions de travail mobile et collaboratif. Quand une équipe collabore efficacement, les projets avancent au rythme d une entreprise qui veut rester dans la course. Les documents papier sont rapidement envoyés par et les documents qui doivent être signés sont imprimés sans tarder. Tout le monde avance vers le même objectif, dans une parfaite synergie Top 10 SMB Business Issues, IT Priorities and IT Challenges, Techaisle. La situation : Les membres d une même équipe de projet dispersés aux quatre coins du monde utilisent Office 365 pour stocker des fichiers techniques qui au départ sont toujours des documents papier. Pour prendre des décisions rapides, chaque membre doit pouvoir accéder immédiatement aux fichiers, faire des recherches et trouver des informations stockées par ses collaborateurs. La solution : Les documents sont désormais numérisés par l imprimante multifonction à l aide d indentifiants uniques, puis stockés dans des dossiers rattachés à chaque équipe de projet. Désormais, les membres de l équipe n ont plus qu à faire glisser leur badge sur l appareil pour accéder à leur dossier dans Office 365. Les fichiers projets sont stockés au format PDF, très pratique avec sa fonctionalité de recherche. Il est également possible d imprimer les documents stockés dans les dossiers de l équipe depuis un appareil mobile. Les 4 grandes priorités des PME pour Le Cloud computing Les solutions de mobilité La collaboration Les réseaux sociaux

8 8 Tous ensemble : la collaboration d équipes à distance. SITUATION DE DÉPART Hélène est chef de projet. Un client lui a envoyé un nouveau document. 2 5 Fred est ingénieur. À l autre bout du site, il imprime le document directement depuis son imprimante multifonction en sélectionnant la fonction impression dans Office 365. Le résultat : L équipe en charge du projet a respecté les délais Le niveau de productivité, de satisfaction et de collaboration de l équipe a grimpé 1 3 Hélène appuie simplement sur la touche pré-programmée de l imprimante multifonction qui lui permet de numériser le document pour le stocker dans Office 365. Alex, son collègue qui travaille à distance, effectue quelques modifications rapides au document puis envoie une notification à l équipe. Après avoir nommé le document, elle sélectionne le format PDF avec recherche puis numérise le croquis en choisissant le dossier auquel le reste de l équipe aura immédiatement accès. 4 L équipe a l assurance de pouvoir accéder aux fichiers du projet au format numérique Cet exemple de workflow mobile illustre un travail d équipe fluide : pas de cloisonnement et une communication optimale. IDC estime que le coût global d un processus de gestion des documents défectueux est au moins 10 fois supérieur aux dépenses directes d une entreprise si l on tient compte des pénalités, pertes de clients, pertes d employés, atteintes à la protection des données et communication de crise. 6 6 International Data Corporation, Juin 2012.

9 9 Faites de vos effectifs mobiles des acteurs incontournables de votre réussite. Si votre équipe mobile a besoin d imprimer et de numériser des documents chaque jour, ces tâches doivent être simples, rapides et intuitives. Il est essentiel que vous développiez des workflows qui favorisent une gestion optimale de vos documents. Xerox peut vous aider en proposant des applications personnalisées sur le panneau avant de votre imprimante multifonction ou des options d impression mobile reliées au Cloud.

10 À propos de Xerox Xerox contribue à transformer la manière dont le monde travaille. Grâce à notre expertise en matière d imagerie, de processus, d analytique, d automatisation et nos connaissances des comportements utilisateurs, nous façonnons les flux de travail afin d améliorer la productivité, l efficacité et la personnalisation. Nous exerçons nos activités dans plus de 180 pays. Nous concevons des innovations significatives et proposons des services d optimisation des processus, des équipements d impression, des logiciels et des solutions qui font réellement la différence pour nos clients et leurs clients Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox et Xerox and Design sont des marques commerciales de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft Office 365 est une marque commerciale déposée ou une marque commerciale de Microsoft Corporation aux États- Unis et/ou dans d autres pays. Google Apps for Work est une marque commerciale de Google Inc. Dropbox et le logo Dropbox sont des marques commerciales de Dropbox, Inc. BR18717 MPSDL-02UA Pour en savoir plus, consultez