Achat Windows. GUIDE D ACCOMPAGNEMENT Appel d offres / Demande de prix
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- Gaston Joseph
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1 Achat Windows GUIDE D ACCOMPAGNEMENT Appel d offres / Demande de prix FORMATRICE : RINA GAGNÉ NOVEMBRE 2007
2 TABLE DES MATIÈRES FENÊTRE D ACCÈS D ACHAT WINDOWS... 1 FENÊTRE À L OUVERTURE D ACHAT WINDOWS... 2 CRÉER UNE DEMANDE DE PRIX... 3 OUVRIR UNE DEMANDE DE PRIX DÉJÀ EXISTANTE...5 INSÉRER LES ARTICLES À COMMANDER... 6 CHOISIR LE OU LES FOURNISSEURS... 8 RECHERCHE DE FOURNISSEURS PAR CATÉGORIE RECHERCHE ALPHABÉTIQUE DE FOURNISSEURS RECHERCHE PERSONNALISÉE DE FOURNISSEURS ÉMISSION DE LA DEMANDE DE PRIX IMPRESSION DE LA DEMANDE DE PRIX LES FAVORIS CHANGEMENT DES PARAMÈTRES PAR DÉFAUT CHANGEMENT DU MOT DE PASSE RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS IMPRESSION DU RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS ANNEXE EXERCICES Appel d offres / Demande de prix Table des matières Novembre 2007
3
4 FENÊTRE D ACCÈS D ACHAT WINDOWS Compléter les champs suivants : Code d utilisateur : Code qui vous identifie à Achat Windows. Le logiciel gardera en mémoire le dernier code d utilisateur utilisé. Mot de passe : Un mot de passe est rattaché à chacun des codes d utilisateur. Vous aurez à l écrire à chaque fois que vous entrerez dans Achat Windows. Profil sécurité : Information qui vous donne les accès dans Achat Windows. Ce profil est personnalisé à votre département. Le logiciel gardera en mémoire le dernier profil de sécurité utilisé. Exercice financier : Année financière dans laquelle vos achats seront faits. Il est aussi possible de consulter les exercices financiers antérieurs. Le logiciel gardera en mémoire le dernier exercice financier demandé. Date de comptabilisation : Date du jour inscrite par le logiciel. Source de données : La source de données est le nom de la banque de données sur laquelle vous devez travailler. Vous devez toujours choisir Achat. Appel d offres / Demande de prix Page 1 Novembre 2007
5 FENÊTRE À L OUVERTURE D ACHAT WINDOWS Barre de menu Barre d outils (Annexe 1) Année financière Date Heure Mode d opération en cours (Création ou Modification) Appel d offres / Demande de prix Page 2 Novembre 2007
6 CRÉER UNE DEMANDE DE PRIX Afficher la fenêtre Appel d offres/demande de prix en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Appel d offres/demande de prix Appel d offres / Demande de prix Page 3 Novembre 2007
7 POUR COMPLÉTER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS SPÉCIFIQUES À LA DEMANDE DE PRIX Champs Numéro Type de traitement Type Statut Commentaire Projet Unité administrative Date et heure d ouverture Prix ferme jusqu au Instructions spéciales Mode de livraison FAB Nom du responsable Téléphone Poste Télécopieur Courrier électronique Numéro de résolution Référence texte compl. Information à choisir ou à entrer Ne rien indiquer dans ce champ. Dès que vous enregistrerez votre appel d offres/demande de prix, le logiciel vous attribuera automatiquement un numéro de demande. Vous devez choisir Centralisé. Ce choix permettra à la responsable de vos achats de faire la commande à vos fournisseurs. Vous devez choisir Demande de prix. Vous ne ferez, pour le moment, que des demandes de prix. Les deux autres champs serviront lors d appel d offres. Le logiciel vous attribuera En préparation. Ce statut sera sélectionné pendant que vous préparerez votre demande de prix. Lorsque vous aurez demandé d émettre la demande de prix, le statut passera de En préparation à Émis. Enfin lorsque votre demande de prix aura été complétée, vous devrez passer du statut Émis au statut Terminé. Commentaire concernant la demande de prix, le soumissionnaire ou la réponse. Une fenêtre plus grande peut s afficher si vous avez besoin d entrer beaucoup de texte. Vous n avez qu à cliquer sur le bouton de la barre d outils. Vous pouvez ici entrer un numéro ou un nom de projet (maximum 30 caractères). Ce champ pourrait servir à identifier votre # de module. Elle va s indiquer par défaut. C est l unité administrative à laquelle vous êtes rattachées. Date et heure jusqu à laquelle les fournisseurs peuvent faire parvenir leurs réponses. Date jusqu à laquelle les prix des soumissionnaires à la demande de prix doivent être garantis ou date jusqu à laquelle le prix du soumissionnaire est garanti pour l article. Instructions spéciales émises aux fournisseurs. Mode de livraison utilisé pour la commande. Destination jusqu à laquelle les frais de transport doivent être inclus pour une commande. Nom du responsable de la demande de prix. Numéro de téléphone du responsable de la demande de prix ou du contact. Poste téléphonique du responsable de la demande de prix ou du contact. Numéro du télécopieur du responsable de la demande de prix ou du contact. Adresse de courrier électronique du responsable de la demande de prix ou du contact. Numéro de résolution au conseil des commissaires pour l approbation de l appel d offres. Référence à un texte complémentaire concernant la demande de prix. Une fois les renseignements complétés, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer d enregistrer votre demande de prix. Vous avez alors un numéro de demande de prix d attribué. de la barre d outils afin Appel d offres / Demande de prix Page 4 Novembre 2007
8 OUVRIR UNE DEMANDE DE PRIX DÉJÀ EXISTANTE Afficher la fenêtre Appel d offres/demande de prix en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Approvisionnement / Appel d offres/demande de prix Cliquer sur le bouton prix voulu. de la barre d outils et entrer au clavier le numéro de l appel d offres ou de la demande de Cliquer sur. Appel d offres / Demande de prix Page 5 Novembre 2007
9 INSÉRER LES ARTICLES À COMMANDER Cliquer sur l onglet Articles afin de s assurer qu il soit en premier plan. Compléter les généralités de la demande de prix et cliquer sur le bouton Enregistrer le logiciel vous attribue un numéro de demande de prix. de la barre d outils afin que Cliquer sur l icône Insérer de la barre d outils afin d afficher la fenêtre Article en demande de prix. Insérer les différents articles de la demande de prix et cliquer sur le bouton Enregistrer chacun. Lorsque vous avez terminé, cliquer sur le pour fermer la fenêtre. de la barre d outils, après Voir sur la page suivante la description des champs. Appel d offres / Demande de prix Page 6 Novembre 2007
10 POUR INSÉRER LES ARTICLES À COMMANDER Champs Item Code d article Quantité Unité de mesure Type Description Marque Modèle Numéro Information à choisir ou à entrer Numéro séquentiel fourni par le logiciel. Quand vous serez en modification, vous pourrez accéder à n importe quel article en cliquant sur à la droite du champ pour faire votre choix. Code d article de l article de la demande de prix. Laisser ce champ vide. Il n est pas disponible pour le moment car les catalogues ne sont pas créés. Lorsque les catalogues seront créés, vous devrez entrer un code d article, qui lui, vous affichera toute la nomenclature de l article. Quantité sur laquelle porte la demande de prix. Entrer la quantité voulue. Donnée identifiant le découpage de la marchandise (unité, sac, rouleau, mille, etc.) La valeur par défaut est Unité, pour choisir une autre unité de mesure, cliquer sur le bouton de la barre d outils. Vous faites votre choix et cliquer sur. Donnée identifiant le type de l article (produit, service ou autres frais). La valeur par défaut est Produit, pour choisir un autre type, vous devez cliquer sur à la droite du champ pour faire votre choix. Description de l article. Vous avez droit à caractères, majuscules ou minuscules. Marque de commerce de l article. Numéro de modèle de l article. Il est inscrit en fonction de la marque. Numéro du fournisseur suggéré ou retenu. Appel d offres / Demande de prix Page 7 Novembre 2007
11 CHOISIR LE OU LES FOURNISSEURS Cliquer sur l onglet Soumissionnaires afin de s assurer qu il soit en premier plan. Cliquer sur le bouton Insérer de la barre d outils afin d afficher la fenêtre Soumissionnaire. Insérer le ou les fournisseurs pour cette demande de prix et cliquer sur le bouton Enregistrer après chacun. Lorsque vous avez terminé, cliquer sur le pour fermer la fenêtre. de la barre d outils, Voir sur la page suivante la description des champs. Appel d offres / Demande de prix Page 8 Novembre 2007
12 POUR CHOISIR LE OU LES FOURNISSEURS Champs No séq. Numéro Raison sociale Nom Téléphone Poste Courrier électronique Télécopieur Termes de paiement Dépôt FAB Précisions Montant Commentaire Information à choisir ou à entrer Numéro identifiant le soumissionnaire de façon unique à l intérieur de la demande de prix. Quand vous serez en modification, vous pourrez accéder à n importe quel fournisseur en cliquant sur à la droite du champ pour faire votre choix. Numéro du fournisseur, vous entrez directement le numéro du fournisseur en vous référant à votre liste imprimée. Ce numéro est aussi accessible en cliquant sur le bouton de la barre d outils. Dénomination sous laquelle le soumissionnaire est connu. Cette information s inscrit automatiquement une fois que le numéro du fournisseur est indiqué. Si vous avez le nom d un contact chez le fournisseur, l indiquer dans ce champ. Cette information s inscrit automatiquement une fois que le numéro du fournisseur est indiqué. Cette information s inscrit automatiquement une fois que le numéro du fournisseur est indiqué. Si vous avez l adresse de courrier électronique du fournisseur, l indiquer dans ce champ. Cette information s inscrit automatiquement une fois que le numéro du fournisseur est indiqué. Termes de paiement du soumissionnaire. Montant mis en garantie par le soumissionnaire. Destination jusqu à laquelle les frais de transport doivent être inclus pour une commande. Commentaire expliquant les autres frais demandés par le soumissionnaire. Montant des autres frais demandés par le soumissionnaire. Commentaire concernant la demande de prix, le soumissionnaire ou la réponse. Appel d offres / Demande de prix Page 9 Novembre 2007
13 RECHERCHE DE FOURNISSEURS PAR CATÉGORIE En cliquant sur le bouton de la barre d outils, la fenêtre suivante s affiche : Cliquer sur le bouton situé à la droite de la requête. Choisir une requête déjà enregistrée qui s appelle : Recherche de fournisseur Catégorie=AVExxx :Nom de votre secteur (les xxx sont remplacés par le numéro de votre unité administrative). Cliquer sur la plaquette. Appel d offres / Demande de prix Page 10 Novembre 2007
14 RÉSULTAT DE LA RECHERCHE PAR CATÉGORIE DE FOURNISSEURS Vous pouvez placer vos fournisseurs, en ordre alphabétique, pour le faire vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne «Raison sociale» et choisir Tri croissant. Une fois que vous avez repéré le bon fournisseur, vous cliquez, une fois, sur le numéro de la ligne pour la sélectionner et cliquer ensuite sur. Vous pouvez sélectionner plusieurs fournisseurs, à la fois; il suffit de sélectionner plusieurs lignes avant de cliquer sur. Appel d offres / Demande de prix Page 11 Novembre 2007
15 RECHERCHE ALPHABÉTIQUE DE FOURNISSEURS Si le fournisseur n est pas présent dans la liste que vous avez affichée, vous pouvez faire une recherche alphabétique parmi tous les fournisseurs de la commission scolaire. Cliquer sur le bouton situé à la droite de la requête. Choisir une requête déjà enregistrée qui s appelle : Fournisseur Alpha. À la ligne raison sociale, dans la colonne «Valeur», entrer une partie de la raison sociale de votre fournisseur entre les % et cliquer sur la plaquette. Voici le résultat possible de la recherche «%gaz%» Vous pouvez placer vos fournisseurs, en ordre alphabétique, pour le faire vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne «Raison sociale» et choisir Tri croissant. Une fois que vous avez repéré le bon fournisseur, vous cliquez, une fois, sur le numéro de la ligne pour la sélectionner et cliquer ensuite sur. Vous pouvez sélectionner plusieurs fournisseurs, à la fois; il suffit de sélectionner plusieurs lignes avant de cliquer sur. Appel d offres / Demande de prix Page 12 Novembre 2007
16 RECHERCHE PERSONNALISÉE DE FOURNISSEURS Si vous ne trouvez pas le fournisseur voulu en cherchant par la «Raison sociale», il est toujours possible de faire des requêtes personnalisées. Cliquer sur le bouton de la barre d outils. Choisir les informations dont vous avez besoin pour votre recherche. Vous devez compléter les champs Données, Affichage, Condition et Valeur. Si cette requête peut vous être utile à un autre moment vous pouvez l enregistrer en lui donnant un nom dans le champ Requête et en l enregistrant avec le bouton de la barre d outils. Vous pouvez placer vos fournisseurs, en ordre alphabétique, pour le faire vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne «Raison sociale» et choisir Tri croissant. Une fois que vous avez repéré le bon fournisseur, vous cliquez, une fois, sur le numéro de la ligne pour la sélectionner et cliquer ensuite sur. Vous pouvez sélectionner plusieurs fournisseurs, à la fois; il suffit de sélectionner plusieurs lignes avant de cliquer sur. NOTE : Suite à toutes vos recherches si le fournisseur que vous cherchez est absent, vous devez en informer Lise-Anne Ouellet qui s occupera de faire créer le nouveau fournisseur et de vous fournir son numéro. Appel d offres / Demande de prix Page 13 Novembre 2007
17 ÉMISSION DE LA DEMANDE DE PRIX NE PAS TERMINER la demande de prix; cette étape se fait lorsque l on finalise le processus. Cliquer sur l onglet Soumissionnaires afin de s assurer qu il soit en premier plan. Cliquer sur chacune des lignes correspondant aux soumissionnaires pour lesquels on veut envoyer un formulaire de demande de prix. NOTE : On imprime un formulaire pour chaque soumissionnaire dont la ligne est noircie. Cliquer sur le bouton Émettre prix. de la barre d outils afin d afficher la fenêtre Émission de l app. d off. / dem. de Cliquer sur la plaquette. Appel d offres / Demande de prix Page 14 Novembre 2007
18 IMPRESSION DE LA DEMANDE DE PRIX Une autre fenêtre vous apparaît pour choisir les options d impression. Toutes les options, par défaut, devraient être correctes. Sur la ligne «Rapport», vous devez voir : Liste. Sur la ligne «Format», vous devez voir : CSKRDL Pavillon Avenir. Sur la ligne «Imprimante», vous devez voir : Le nom de votre imprimante; si ce n est pas le cas, vous devez cliquer sur la plaquette et choisir l imprimante voulue. Cliquer encore une fois sur la plaquette. Votre demande de prix s imprime alors sur l imprimante sélectionnée. Cette demande de prix doit être remise à Lise- Anne Ouellet afin qu elle l expédie aux fournisseurs choisis (par télécopieur, par téléphone, etc.). NOTE : Le statut de la demande de prix devient automatiquement Émis. Appel d offres / Demande de prix Page 15 Novembre 2007
19 LES FAVORIS Le menu Favoris est construit et organisé par l utilisateur dans le but d accéder plus rapidement aux activités de l application les plus fréquemment utilisées. Pour ajouter un favori, ouvrir l activité pertinente et faire Favoris / Ajouter aux Favoris Cliquer sur pour confirmer. Par la suite pour utiliser le favori, faire Favoris et choisir celui désiré de la liste. Appel d offres / Demande de prix Page 16 Novembre 2007
20 CHANGEMENT DES PARAMÈTRES PAR DÉFAUT Faire Outils / Préférences / Session de travail Tapez votre numéro d unité administrative (numéro de 3 chiffres) sur la ligne «Unité administrative». Cliquez sur le bouton de la barre d outils afin d enregistrer la modification effectuée. CHANGEMENT DU MOT DE PASSE Faire Outils / Sécurité / Changer le mot de passe Taper votre mot de passe actuel dans la case «Mot de passe actuel». Taper votre nouveau mot de passe dans la case «Nouveau mot de passe». Taper, une 2 e fois, votre nouveau mot de passe dans la case «Nouveau mot de passe (vérification)». Appel d offres / Demande de prix Page 17 Novembre 2007
21 RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS Pour avoir une liste imprimée de vos fournisseurs vous devez procéder de la façon suivante : Afficher la fenêtre Répertoire des fournisseurs en passant par le menu : Fichier / Ouvrir / Tables / Répertoire des fournisseurs Cliquer sur la ligne «Catégorie» pour choisir la catégorie voulue. Cliquer sur la plaquette. Appel d offres / Demande de prix Page 18 Novembre 2007
22 IMPRESSION DU RÉPERTOIRE DES FOURNISSEURS Une autre fenêtre vous apparaît pour choisir les options d impression. Sur la ligne «Rapport», vous devez voir : Répertoire des fournisseurs. Sur la ligne «Format», vous avez le choix entre une liste abrégée ou une liste détaillée. Pour la liste abrégée vous devez choisir : CSKRDL Répertoire abrégé des fournisseurs. Pour la liste détaillée vous devez choisir : CSKRDL Répertoire des fournisseurs. Sur la ligne «Imprimante», vous devez voir : Le nom de votre imprimante; si ce n est pas le cas, vous devez cliquer sur la plaquette et choisir l imprimante voulue. Cliquer encore une fois sur la plaquette. Votre répertoire s imprime alors sur l imprimante sélectionnée Appel d offres / Demande de prix Page 19 Novembre 2007
23 ANNEXE 1 Appel d offres / Demande de prix Page 20 Novembre 2007
24 BOUTONS DE LA BARRE D OUTILS (SUITE) Appel d offres / Demande de prix Page 21 Novembre 2007
25 EXERCICES EXERCICE 1 DEMANDE DE PRIX 1. Entrer dans le logiciel Achat Windows avec votre code d accès dans la base de données test Achat_test. 2. Ouvrir la fenêtre vous permettant de faire une demande de prix. 3. Préparer une demande de prix. Dans la case «Commentaire», indiquer que «Ce matériel est acheté pour les activités parascolaires.». 4. Compléter votre demande de prix en demandant les articles suivants : 5 Ballons de soccer 8 Ballons de mini volley-ball 12 Raquettes de badminton 5. Choisir le fournisseur suivant : Rivière-du-Loup Clavigraphe 1979 ltée. 6. Noter le numéro de votre demande de prix. 7. Fermer votre demande de prix. 8. Fermer Achat Windows. Appel d offres / Demande de prix Page 22 Novembre 2007
26 EXERCICE 2 OUVRIR UNE DEMANDE DE PRIX EXISTANTE 1. Ouvrir la fenêtre vous permettant d ouvrir une demande de prix déjà existante. 2. Ouvrir la demande de prix que vous avez créée à l Exercice Modifier votre demande de prix en ajoutant l article suivant : 2 Douzaines de volants pour le badminton 4. Affichez votre demande de prix à l écran. EXERCICE 3 - DEMANDE DE PRIX 1. Préparer une nouvelle demande de prix en indiquant dans la case «Projet», «Réussite éducative». 2. Compléter votre demande de prix, en demandant les articles suivants : 10 Barres parallèles 8 Cheval d arçons et sautoir 60 Tapis de judo 3. Choisir le fournisseur suivant : Sports Experts (RDL). 4. Noter le numéro de votre demande de prix. 5. Affichez votre demande de prix à l écran. Appel d offres / Demande de prix Page 23 Novembre 2007
27 EXERCICE 4 - DEMANDE DE PRIX 1. Préparer une nouvelle demande de prix en indiquant sur la ligne «Mode de livraison», «par Dicom». 2. Compléter votre demande de prix, en demandant les articles suivants : Feuilles de papier blanc 8½ x Tablettes lignées, format 8½ x Pieds de corde pour attacher des colis 3. Vous voulez faire une demande de prix chez 3 fournisseurs différents. Pour le premier, vous n avez que le numéro de téléphone du fournisseur, donc vous devez faire une recherche avec une requête personnalisée. Voici le numéro de téléphone du fournisseur voulu : Pour le deuxième, vous n avez que le numéro de télécopieur du fournisseur, donc vous devez faire une recherche avec une requête personnalisée. Voici le numéro de télécopieur du fournisseur voulu : Pour le troisième, vous avez le nom du contact de l entreprise, soit Caroline Émond. Faire la requête en fonction de cette information. 4. Noter le numéro de votre demande de prix. 5. Affichez votre demande de prix à l écran. EXERCICE 5 AJOUTER UN FAVORI 1. Ouvrir l activité «Changement de mot de passe». 2. Ajouter cette activité à vos favoris. Appel d offres / Demande de prix Page 24 Novembre 2007
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