La vision d avenir des systèmes d information en services de première ligne CSSS et services sociaux

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1 La vision d avenir des systèmes d information en services de première ligne CSSS et services sociaux France Emond Le 1 er octobre 2009

2 Plan de présentation La réalisation de deux dossiers majeurs a conduit la DGSS à préconiser une approche dans la gestion des systèmes d information sous sa responsabilité. Présentation des projets Positionnement de I-CLSC/SIC-SRD quant aux besoins des utilisateurs Étude de refonte PIJ et SIRTF Nouvelle approche préconisée 2

3 Positionnement de I-CLSC/ SIC-SRD quant aux besoins des utilisateurs 3

4 Mandat du projet Le mandat a été réalisé par une analyse documentaire et une collecte de données auprès des établissements, qui a permis : de préciser les besoins d affaires du réseau des CSSS, des CRPAT et des CH pour le volet ambulatoire; d évaluer et documenter les différentes alternatives stratégiques et opérationnelles; de favoriser l évolution, la consolidation et la contribution des outils informatisés dans le plan d informatisation du réseau québécois de la santé et des services sociaux. Pour ce faire, il est important de bien cibler : la vision et les besoins d affaires du réseau de la santé et des services sociaux; les besoins des programmes-services; les besoins des établissements du réseau; les besoins des professionnels comme outils de support à la tâche. 4

5 I-CLSC en support au processus clinique SIC-Plus: Demande de services, analyse sommaire, prise de décision, priorité, assignation Lien avec DSIE SIC-Plus: Gestion des charges de cas et des épisodes de services SIC-Plus: Notes évolutives Saisie des interventions Fiche de périnatalité - Vaccination - Rendez-vous - Prêt de dossiers - Prêt d équipements Vaccination: Protocole d immunisation Rapports normalisés et requêtes Impromptu SIC-Plus: Cessation des services et fermeture de l épisode 5

6 Les objectifs de la consultation Faire ressortir : Les préoccupations des CSSS Les attentes des établissements Le niveau de satisfaction des établissements 6

7 Préoccupations des CSSS Les préoccupations actuelles et les priorités des CSSS sont : la réorganisation due aux fusions et la structuration par programmes-services; la mise en place des RSI : Projets cliniques et projets de partenariat Continuité des services intra et interétablissement Intégration des systèmes Disponibilité de l information clinique (implantation d un dossier clinique informatisé) la disponibilité des ressources humaines; la disponibilité des infrastructures et des équipements technologiques. 7

8 Enjeux et défis 8

9 Les attentes des établissements I-CLSC se doit d être un outil de support à la gestion en facilitant l évaluation de l accessibilité, de la continuité et de la performance des services. Pour ce faire, il faudrait : avoir un décloisonnement des systèmes pour faciliter l analyse d une information globale sur le client, dans un continuum de services; assurer l arrimage entre les données d intervention et les données financières : conception économique (maximum de résultats pour minimum d investissement); harmoniser les concepts des unités de mesure pour la clientèle inscrite et la clientèle admise; harmoniser la gestion des listes d attente; avoir des données qui permettent d évaluer l efficacité organisationnelle en tenant compte du contexte organisationnel et de la lourdeur des usagers. 9

10 Les attentes clinico-administratives Pour faciliter le travail des intervenants, il faudrait : harmoniser et simplifier la collecte des données; automatiser de façon maximale la création des données statistiques; alléger le cadre normatif; avoir accès à distance au système pour la consultation et la saisie des données cliniques. Pour améliorer les services à la clientèle ambulatoire, il faudrait : mettre en place un système pour le suivi des clientèles des services ambulatoires du centre hospitalier et de la médecine de jour; informatiser les outils de suivi systématique des clientèles. 10

11 Niveau de satisfaction I-CLSC est solidement ancré dans le milieu des CLSC et est très apprécié des personnes qui l utilisent régulièrement. Stratégique : Direction générale et Conseil d administration : suivi global des activités et des indicateurs. Administrative : Via la banque de données commune : Indicateurs régionaux : suivi de la mise en place des projets cliniques. Indicateurs des ententes de gestion du MSSS. Gestion clinique : Encadrement du personnel clinique : répartition des tâches, suivi des charges de cas, suivi des listes d attente, harmonisation des services. Suivi et analyse des activités des programmes-services : volume et type d interventions pour les clientèles prioritaires, mesure de l intensité des services. 11

12 Vision d affaire proposée 12

13 Gestion intégrée des RI 13

14 Modèle global à long terme 14

15 Transition à moyen terme 15

16 Transition à court terme Positionnement de l actif I-CLSC Déploiement Allègement et automatisation de la saisie des données 16

17 Constats Il apparaît clairement que les utilisateurs désirent préserver, améliorer et ajouter des fonctionnalités ou des accommodements à l application I-CLSC. Cependant, dans le contexte actuel, il s avère essentiel de bien circonscrire les besoins de l ensemble programmes-services lors de la recherche de solutions. 17

18 Constats I-CLSC demeure le système qui doit se positionner au cœur du domaine ambulatoire pour soutenir : la prestation de services cliniques dans un contexte de rareté des ressources humaines et financières; le développement des réseaux de soins et de services intégrés; les établissements dans la gestion du changement et l amélioration de la performance (en vue d infléchir les coûts des services). 18

19 Conclusion L avenir d I-CLSC réside dans : un positionnement clair de l actif au niveau clinico-administratif; Une adaptation des fonctions offertes pour qu elles puissent répondre aux besoins des différentes missions; une capacité de s intégrer avec les systèmes en amont et en aval (cliniques et financiers). Afin de ne pas être à la remorque de la prolifération de systèmes d information qui répondent à des besoins particuliers non intégrés. 19

20 Étude de refonte de PIJ et SIRTF 20

21 Étude de refonte PIJ et SIRTF Réaliser une analyse préliminaire et une évaluation budgétaire de la refonte des deux actifs selon différents scénarios et en lien avec les orientations ministérielles. D une refonte technologique vers une refonte d affaires 21

22 Les lignes directrices de la solution cible Les exigences législatives qui encadrent les programmes-services. Les orientations ministérielles (offre de service, cadres de référence, circulaires, etc.). Les orientations technologiques du MSSS. afin de s assurer que les outils informatisés répondent aux besoins d affaires des services sociaux 22

23 Une démarche basée sur la concertation qui a permis : de positionner la portée des deux actifs PIJ et SIRTF; de déterminer les besoins organisationnels, systémiques et technologiques; de dégager la vision cible; d élaborer trois scénarios; d effectuer l estimation préliminaire des coûts des trois scénarios; d obtenir le consensus sur la recommandation d un scénario; d analyser des coûts du scénario recommandé; d évaluer les impacts et les bénéfices. 23

24 DANS UNE PERSPECTIVE DE SOUTENIR LE CONTINUUM DE SERVICES DES ÉTABLISSEMENTS CJ CRDP CSSS CRDI CRPAT Fonctions communes 24

25 L élaboration de la solution cible Un changement dans l approche Un système d information pour répondre à un besoin vers un ensemble de services disponibles pour répondre aux besoins des intervenants. Se donner un premier modèle d affaires cible de la refonte consiste à : élaborer les processus d affaires de haut niveau (assise de base); identifier les grandes fonctions qui découlent des processus d affaires; définir les besoins requis pour soutenir les intervenants dans leurs activités; élaborer le modèle cible de la refonte. 25

26 Mise en place d une couche de services «Domaine clientèle» 1 2 Réception et traitement de la demande (clinique ou adm) Évaluation de la demande 1 Réception et traitement de la demande (placement) 2 Orientation de la demande de Placement (Pairage) 1 Réception et traitement de la demande (ressource) 2 Évaluation de la ressource 1 Paiement 3 Orientation des services 4 Dispensation des services (Cliniques ou adm) 3 Placement de l usager 4 Suivi du ou des placements 3 Reconnaissance de la ressource 4 Suivi de la ressource 2 Facturation 5 Révision des services 6 Fermeture du dossier 5 6 Révision du placement Fermeture du placement 5 Révision de la ressource 6 Fermeture du dossier de la ressource Gestion de la sécurité et Gestion de l Informationnel Domaine clientèle RSIPA SIPAD JEUNESSE I-CLSC SIC-SRD 26

27 Mise en place d une couche de services «Services communs - DGSS» répondant à des fonctionnalités administratives 1 2 Réception et traitement de la demande (clinique ou adm) Évaluation de la demande 1 Réception et traitement de la demande (placement) 2 Orientation de la demande de Placement (Pairage) 1 Réception et traitement de la demande (ressource) 2 Évaluation de la ressource 1 Paiement 3 Orientation des services 4 Dispensation des services (Cliniques ou adm) 3 Placement de l usager 4 Suivi du ou des placements 3 Reconnaissance de la ressource 4 Suivi de la ressource 2 Facturation 5 Révision des services 6 Fermeture du dossier 5 6 Révision du placement Fermeture du placement 5 Révision de la ressource 6 Fermeture du dossier de la ressource Gestion de la sécurité et Gestion de l Informationnel Services communs - DGSS Administratif Placement Volet placement et ressource Administratif Transport Domaine clientèle RSIPA SIPAD JEUNESSE I-CLSC SIC-SRD 27

28 Mise en place d une couche de services «Communs - DGSS» répondant à des besoins connexes pour l ensemble des systèmes clientèles «domaine clientèle» et des services communs administratifs Services communs - DGSS Connexe Gérer l IPO Gérer l usager Gérer l intervenant Gérer le flux de travail Services fonctionnels - DGSS Gérer la sécurité Administratif Gérer la notification Placement «placement et ressource» Domaine clientèle Gérer l exploitation et la diffusion des données Gérer les échanges de données Administratif Gérer la numérisation Gérer les formulaires électroniques Gérer la journalisation Transport RSIPA SIPAD JEUNESSE I-CLSC SIC-SRD 28

29 Les couches de services s inscrivent dans un environnement offrant des services d exploitation et de diffusion de données SERVICES COMMUNS - MSSS REGISTRE PROVINCIAUX (RU, RI, ODS/LDS) IPM ICP CONSENTEMENT GEDES Couche d accès à l information santé (CAIS) Services communs - DGSS Services fonctionnels - DGSS Connexe Gérer la sécurité Administratif Gérer la notification Domaine clientèle Gérer l exploitation et la diffusion des données Placement «placement et ressource» Gérer l IPO Gérer les échanges de données Gérer l usager Administratif Gérer la numérisation Gérer l intervenant Gérer les formulaires électroniques Gérer le flux de travail Gérer la journalisation Transport RSIPA SIPAD JEUNESSE I-CLSC SIC-SRD Services d exploitation et de diffusion de données Services d entreposage de données Entrepôt de données opérationnelles Registre (1) Autres registres (n)) Entrepôt de données informationnel les 29

30 Nouvelle approche préconisée 30

31 Le contexte au MSSS La mise en place d une direction générale des technologies de l information au MSSS. Une nouvelle gouvernance qui s instaure graduellement. Les caractéristiques des projets en RI : Des investissements importants pour financer les projets en cours et à venir. Des budgets importants consacrés à la maintenance des systèmes d information. Une certaine désuétude des actifs collectifs dans un contexte qui nécessite de l évolution, voire,desrefontes majeures. Avec des livraisons rapides et d envergure. Dans un contexte de changement continu et d effectifs réduits. Une cohérence exceptionnelle recherchée dans l ensemble des projets à réaliser afin d éviter la prolifération de projets similaires. 31

32 Contexte du RSSS La création des CSSS au cours des dernières années. La mise en valeur du continuum de services. Entre la 1 re et la 2 e ligne Inter programmes-services Dispensés par plusieurs partenaires Une vision intégrée des services qui s organise avec de multiples outils qui ne sont pas arrimés pour soutenir cette organisation de services. Une demande du réseau en faveur d une vision d ensemble et d une gouvernance cohérente. 32

33 Les principales orientations Les directions générales agissent comme «Propriétaire» des ressources dont elles sont imputables. À l intérieur des modèles globaux et des portefeuilles de projets qui en découlent, les directions générales assurent la maîtrise d œuvre des travaux en réponse aux besoins d affaires. 33

34 Se donner les moyens pour soutenir une cohérence d ensemble Une cohérence recherchée entre les priorités d affaires. Des projets à inscrire dans un tout cohérent où chaque développement dessert l ensemble. Pour la DGSS : Se doter d une vision commune; Canaliser les énergies autour de cette vision; Maintenir une approche intégrée et concertée; Renforcer la structure de pilotage d orientation; Se doter d outils pour mieux soutenir les décisions d investissements. 34

35 Les travaux à réaliser Les travaux consistent à produire un modèle d affaires et une vision cible des ressources informationnelles. Les travaux à réaliser ainsi que les produits qui en découlent sont : Fonctions d affaires Processus d affaires Processus de travail Vision cible Stratégie de mise en œuvre Portefeuille de projets Modèle de pilotage PIRISS 35

36 Comment s y prendre? TCPOSS La mise en place d une table de coordination du pilotage d orientation (TCPOSS) La nomination d une coordonnatrice du pilotage d orientation En utilisant les structures déjà en place dans les différents projets de la DGSS 36

37 Remerciements Questions et commentaires 37