Farde de Procédures Intranet

Transcription

1 Farde de Procédures Intranet Le but de cette farde virtuelle est de collecter et présenter de la manière la plus claire possible toutes les démarches et procédures à effectuer en magasin Le but est d uniformiser,standardiser au mieux les tâches afin de simplifier le travail de tout le monde. Elle se veut être aussi un vade-mecum,aide-mémoire disponible à tous moments dans chaque magasin. Les procédures seront améliorées au fil du temps et accessibles via l Intranet Elles devront être lues par tous les membres du personnel (y compris les intérimaires). La consultation de l Intranet est essentielle afin de vérifier si de nouvelles choses sont mises en place et pallient enfin à l éventuel problème des mails non lus ou oubliés.

2 Parrainage 18/03/ :39:00 Afin d accueillir au mieux les nouveaux arrivants, un parrain sera désigné. Il devra accompagner la nouvelle recrue pendant au moins 5 jours afin de permettre la meilleure intégration possible,mais aussi déceler les éventuels obstacles à l engagement de la personne. Il sera responsable de la formation en insistant sur les points suivants : a/explications techniques sur les produits proposés. b/techniques et conseils de vente. c/lecture et explication des procédures internes afin que les principes de base soient connus. d/accompagnement au niveau du maniement de l outil informatique(ventes,clôtures de caisse,icônes de bureau Windows, Inter & Intranet, ) La notion de parrain est essentielle afin de rendre rapide et efficace l intégration.

3 Procédure de réception de marchandise Lors de toute réception de marchandise il faut avant de signer le document de réception au livreur : 1/vérifier l exactitude du nombre de colis. 2/vérifier l état des colis ;si un ou plusieurs des colis sont endommagés,en faire directement la remarque au livreur qui doit l acter sur un document (afin qu une éventuelle réclamation puisse être prise en compte). Le livreur doit prendre en compte vos remarques,dans le cas contraire, lui faire TOUT reprendre sur le champ afin que le fournisseur règle luimême le problème. Ne jamais réceptionner de colis dans la précipitation! Contrôle des colis : une fois la note d envoi signée pour réception (avec d éventuelles remarques quant à l état ou nombre des colis),il faut : 1/vérifier le contenu de chaque colis en fonction des quantités reprises sur les notes d envoi/listes de colisages. Ensuite, a :pour de la marchandise commandée en avant saison : Utiliser la procédure (icône réception sur le bureau de l ordinateur) b :pour de la marchandise commandée en réassort faxer vers le bureau ( ) le document de réception sur lequel vous aurez noté les remarques éventuelles. Il faut, pour terminer, veiller à l étiquetage et au rangement rapide et efficace de cette marchandise en magasin ou en réserve.

4 Etiquetage et présentation des articles Classement des étiquettes : A :pour avant saisons : Dans une farde,par ordre alphabétique (les étiquettes seront rangées dans une chemise plastic afin d éviter l éparpillment) Rem :ne pas oublier de veiller à la gestion de ces étiquettes (élimination éventuelle des étiquettes n ayant pas servi pour cause d arrivée après vente des produits) B :Pour marchandises en réassort : Après avoir faxé le document de réception,le ranger dans une farde divisée en 2 parties : 1/partie «étiquettes à recevoir»(cela permet de savoir ce qui doit rentrer et d éventuellement relancer la demande d étiquettes si pour une raison quelconque cela devait prendre un peu de temps. 2/partie «étiquettes reçues» Ranger le tout chronologiquement (on classe le plus récent en début de farde) Document toujours à dater et signer le jour où le job a été effectué Présentation des articles : Tous les articles doivent être présentés dans les plus brefs délais et ce pour des raisons évidentes de rentabilité. Ils doivent aussi être directement étiquetés pour : -faciliter la tâche et du vendeur et du client -parce que c est une obligation légale. Pour des articles en attente d étiquettes,inscrire le prix manuellement (et proprement) sur l étiquette produit du fournisseur (notre étiquette le recouvrira ensuite). Rem :lorsque le prix est inconnu,le demander directement via tél interne ou mail à Marleen,au fournisseur (représentant) ou toute autre personne susceptible de le connaître (autre magasin, Luc,représentant de la firme). Rem :Lorsque l on vend un article sans étiquette «Koperino», si il n est pas encodé dans l ordinateur, il faut le vendre en utilisant la procédure

5 «code 90» sur le bureau de l ordinateur(afin qu il soit directement identifié et sorti du stock).

6 Marquage «Antivolage» des articles Tous les articles doivent impérativement être antivolés avant leur présentation en magasin. Il faut toujours veiller à ce que l antivol soit visible pour avoir un effet dissuasif. Il ne doit jamais endommager l article mais il ne faut pas le placer sur une étiquette ou lichette qu un voleur pourrait couper facilement sans que cela ne détériore ou n empêche d utiliser l article. Pour des articles de grande valeur (ex :vestes Gore),il peut être intéressant de placer un antivol visible et aussi d en placer discrètement un second à l intérieur. Il faut savoir que ces systèmes de détection se veulent surtout dissuasifs vis à vis des voleurs occasionnels, les «pros» sont souvent équipés du matériel pour déjouer les pièges ;il est donc essentiel de toujours être attentif aux personnes qui rentrent en cabine (limiter ou vérifier le nombre d articles qu ils emportent avec eux),ainsi qu être attentif à tous les clients qui sont en magasin tant pour des raisons de service que de surveillance. Si vous avez le moindre doute sur la manière idéale d antivoler, merci de vous en référer à un collègue avant de risquer d abîmer un article.

7 Demande de produit et confirmation de la commande (mail quotidien) Dans le cas où l on ne peut répondre à la demande précise d un client et qu aucun article proche ou pouvant aussi convenir disponible en magasin n est accepté par le client,il faut : 1 :consulter le stock via l informatique 2 :en faire la demande par téléphone interne pour avoir la confirmation de la présence et la disponibilité de l article. 3 :inscrire le nom du client et ses coordonnées (mail ou téléphone) + références complètes et exactes du produit sur le document standard prévu à cet effet. Rem :le support papier est essentiel car consultable et jamais perdu en cas de problème informatique. Réaliser le transfert (in/out) au niveau informatique selon la procédure classique.

8 Retours fournisseurs Retours Défectueux : a /tous les retours défectueux doivent revenir chaque semaine ou lors de chaque transfert (via colis, Luc, ) au stock 94= stock retours défectueux. b/chaque article est accompagné d une copie de la fiche de retour dûment complétée. l original restant au magasin dans un classeur et rangée par ordre chronologique. Procédure au niveau informatique : 1/faire un RTC avec l article et ensuite faire un bon de transfert à agrafer à la fiche de retour (copie et original) 2/le retour sera ensuite traité au 94 en vue de l obtention des notes de crédit ou échanges attendus. Rem :il va de soi que le responsable de chaque magasin doit traiter la demande de son client au plus vite, en prenant l initiative si il pense que le retour de son client est justifié (échange total ou partiel). Dans le doute, ne pas s abstenir mais prendre au plus vite contact avec le responsable de la marque ou Luc. La décision prise,et par qui elle l a été est à noter sur la fiche de retour + dater.

9 Facturation / Sortie d articles du stock pour les clients (hors club/sociétés et/ ou bons de masse). Quand un client désire une facture pour de la marchandise directement payée au comptoir que faire? 1. Vous faites une vente normale càd ticket de caisse et règlement au comptoir 2. Vous devez faire une facture manuelle à l aide votre facturier et y agrafer le ticket de caisse. Cette facture doit-être payée au magasin. PLUS AUCUNE MARCHANDISE NE POURRA SORTIR DU MAGASIN SANS ÊTRE PAYEE Hormis les clubs et les bons de masse, plus de règlement ultérieur sur le compte bancaire de KOPERINO Toutes les factures pour clubs ou bons de masse doivent être transmises dans les plus brefs délais au bureau avec les coordonnées de facturation dûment complétées, càd: Nom de la société ou de la personne + raison sociale (ex:sa, Sprl, Asbl,...), adresse complète, numéro de TVA. Toujours indiquer le nom et prénom + faire signer un document (note de livraison avec liste complète du matériel emporté) par la personne qui enlève la

10 marchandise et envoyer ces infos par mail au bureau également. La marchandise emportée doit être sortie du stock à 100% afin d éviter qu elle ne fausse les stocks et / ou n empêche un réassort automatique..

11 Achats personnels 18/ La remise est de 30% sur les achats de marchandise (chaussures,textile,accessoires) La remise sur les accessoires électriques /électroniques est variable. Polar :- 25% Garmin :-10% A noter que les représentants offrent des conditions spéciales pour des appareils destinés à l utilisation par le personnel des articles (voir avec nk ou Luc dans ce cas ) L article emporté doit être payé directement à la caisse sous la supervision d un collègue, un double du ticket devant être signé par le collègue. Le double du ticket signé est à classer au nom de l acheteur dans une farde constituée à cet effet. Tout marchandise à usage personnel non payée ne pourra être sortie du magasin.

12 Cadeaux fournisseurs /sponsoring 18/03/ :39:00 Tout article reçu en cadeau de la part d un fournisseur, à titre de test ou de sponsoring doit être consigné dans une farde et classés au nom de la personne qui le reçoit. Dans le cas où la marchandise est reçue directement de la part du fournisseur,noter sa destination et le fait qu il est à 100% gratis sur la note d envoi envoyée au bureau afin que la vérification soit possible. Pour un article de notre stock propre offert par le fournisseur, une note de crédit doit être reçue de la part du fournisseur afin de récupérer sa valeur totale par Koperino. L accord préalable de NK ou Luc est nécessaire avant d emporter la marchandise dans ce cas de figure.