IMPORTATION D UN AGENDA EXISTANT DANS L APPLICATION MEDEGA

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1 IMPORTATION D UN AGENDA EXISTANT DANS L APPLICATION MEDEGA

2 Table de matières 1. Conditions d importation d un fichier... p Le nom et le format du fichier... p Le contenu du fichier... p Le fichier CSV avec nom de période... p Le fichier CSV avec périodes libres... p Sauver son fichier à partir d Excel... p Importer un fichier CSV dans Medega...p Traitement du fichier CSV...p Les gardes importées...p Les fichiers de rejet...p. 8 2

3 1. Conditions d importation d un fichier Il est possible d importer directement dans le système, un fichier CSV (lisible en Excel) contenant les données de garde. Avant que vous puissiez importer un fichier, vous devez introduire les données suivantes dans Medega: Le responsable s assure que: Les médecins concernés soient inscrits à la garde de son cercle. Que les zones soient créées et actives pour les gardes déterminées Que toutes les périodes nécessaires soient créées et actives pour les gardes déterminées si on travaille avec des périodes préenregistrées Le fichier doit répondre à certaines conditions pour pouvoir être importé : le format de ce fichier doit être correct, le nom et le contenu doivent répondre à certaines conditions. 1.1 Le nom et le format du fichier Le fichier CSV doit détenir dans son nom de fichier un numéro de version. Le format est du type _V01 ou _v01. Après le nom du fichier, il doit contenir un premier caractère «_» suivi d un «v» majuscule ou minuscule et du numéro de version repris en deux chiffre. Par conséquent, les chiffres plus petits que 10 devront être précédés d un zéro. Une nouvelle version avec le même nom (par exemple _V02) écrase TOUTES les données des gardes contenues dans le fichier précédent (par exemple _V01) qui n ont pas été confirmées. Les gardes qui ne sont pas reprises dans le nouveau fichier sont supprimées (sauf si elles sont confirmées). Si c est un fichier avec un nouveau nom et un numéro de version «_V01», il s agit alors de la première version d un nouveau fichier CSV à importer. Lorsque l utilisateur désire effectuer des changements, il importe un nouveau fichier CSV avec le même nom et la version suivante «_v02». Le fichier permettant l importation est un fichier CSV lisible avec Excel. Les séparateurs sont des «;» ou «,». Il est possible de créer un fichier CSV à partir d Excel. Vous pouvez ouvrir ce fichier avec «Notepad». Un fichier CSV même visible avec Excel n est pas un fichier Excel. 3

4 1.2 Le contenu du fichier Les colonnes suivantes doivent se trouver sans interruption dans le fichier : LA DATE : Les dates correspondantes aux gardes qui seront à importer. Le format doit être «jj/mm/aaaa» ou «j/m/aaaa». Ce champ est obligatoire. LE NOM : Le nom de médecin ou son initiale doit être indiqué dans ce champ CSV. Ce champ est obligatoire. LE PRENOM : Le prénom de médecin ou son initiale doit être indiqué dans le champ CSV. Ce champ est obligatoire. LE NUMERO INAMI : Ce numéro déterminera le médecin qui sera validé pour la garde. Ce champ est obligatoire Le numéro INAMI devra comprendre 8 ou 11 chiffres, c'est-à-dire : 1-#####-## Ou 1-#####-##-### (# représente un chiffre) LA PERIODE (colonne obligatoire mais donnée facultative) : Il s agit du nom de la période. Dans le cas d importation de périodes libres, la colonne doit être présente mais celle-ci doit rester vide. L HEURE DE DEBUT (colonne obligatoire mais donnée facultative) : Le format doit être «h» ou «hh». Si l identifiant de la période est repris, cette colonne peut rester vide. L HEURE DE FIN (colonne obligatoire mais donnée facultative) : Le format doit être «h» ou «hh». Si l identifiant de la période est repris, cette colonne peut rester vide. LA ZONE : Il s agit de l identifiant/nom de la zone. Attention : Dans le fichier, le nom de la zone doit être exactement pareil au nom de la zone dans Medega. LE TYPE : il doit être égal à 1 (garde mobile) ou 2 (garde au cabinet). Exemple 4

5 1.2.1 Le fichier CSV avec nom de période Si vous voulez importer un fichier contenant des noms de période, vous devez d abord créer ces périodes dans Medega. L identifiant doit être unique pour chaque période créée dans le cercle et ne peut contenir aucun caractère spécial. Ce nom sera utilisé en tant qu identifiant lors de l importation d un fichier CSV 0 Rendez-vous dans le point de menu 4 Cliquez sur le bouton O Vous accédez à l écran «Définition des périodes» où vous cliquez sur ou Vous pouvez encoder l identifiant de la période dans le champ nom de la période. Vous cliquez sur Fichier CSV avec périodes libres Si vous voulez importer un fichier avec périodes libres, vous ne devez pas créer les périodes au préalable dans Medega. Vous indiquez uniquement l heure de début et l heure de fin de la garde dans votre fichier ; les périodes se créeront automatiquement dans Medega. Ces périodes ne sont valides qu un jour (entre 00h et 24h du même jour). Elles ne peuvent pas se chevaucher. Le nom de la période généré par le système se composera comme suit : Période d'exception + date du jour pour lequel la période d'exception se crée + chiffre chronologique selon l ordre de création de ces périodes pour un même jour. Exemple : pe01/ (5 ) 1. Créez les colonnes : date, nom, prénom, Nr INAMI, ID période, heure de début, heure de fin, ID nom de la zone et le type. 2. Inscrivez vos données : L ID de la période reste vide, une heure de début et de fin est obligatoire Sauvez le fichier Importez le fichier dans l application 5

6 2. Sauver son fichier CSV à partir d Excel Cliquez sur le menu «file» et sélectionnez «save as» dans la liste déroulante. Dans la boîte de dialogue, donnez un nom à votre fichier (1) puis sélectionnez «CSV comma separated» (2), puis cliquez sur «save» Dans les deux boîtes de dialogue suivantes, cliquez sur «OK» 6

7 3. Importer un fichier CSV dans Medega 0 Presser le point de menu «Gestion des tours de garde» 4 Vous accédez à l écran «Consolidation de l agenda» O La sélection du bouton déclenche l affichage de l écran «Fichiers d importation et de rejet»: º Pour importer un nouveau fichier, cliquez sur le bouton 6 L écran suivant apparaît. Pour sélectionner le fichier CSV à importer, presser le bouton Cliquez sur Si vous souhaitez revenir dans l écran des fichiers d importation et de rejet sans effectuer d importation, cliquez alors sur 3.1 Traitement du fichier CSV Durant le traitement du fichier, le statut est «Uploadé». Pour vérifier le statut de votre fichier CSV importé, vous devez pressez sur le bouton «rafraichir» ou changer de page et revenir. A la fin du traitement, l écran affichera le statut du fichier importé. En d autres mots, si celuici a fait l objet d un rejet, le statut correspondra à «rejeté». S il a été correctement importé, le statut correspondra à «importé». 7

8 3.2 Les gardes importées Les gardes contenues dans le fichier CSV sont importées dans un statut «Validé». Lorsque les gardes ont été effectuées, le président de cercle ou responsable de zone devra les confirmer dans «Gestion des tours de garde». 3.3 Les fichiers de rejet Si vous importez un fichier CSV qui contient une ou plusieurs erreurs, l importation sera annulée et un fichier de rejet reprenant les gardes en erreur sera généré. Le fichier de rejet est téléchargeable via l écran «Fichiers d importation et de rejet» Via cet écran, vous aurez la possibilité de télécharger un fichier de rejet en cliquant sur l icône (rouge). Quand un fichier rejeté a été téléchargé, une apparaît. Vous pouvez télécharger un fichier envoyé par vous-même ou un confrère en cliquant sur l icône (vert). Cet écran renseigne également sur la date et l heure de l importation du fichier CSV ainsi que sur le gestionnaire (de cercle ou de zone) qui a importé le fichier CSV. Pour affiner la recherche d un fichier CSV importé ou rejeté, vous pouvez encoder différents paramètres dans les combobox situées en haut de l écran : le mois, l année et le statut du fichier CSV, et après cliquez sur «Rafraîchir». 8

9 Pour télécharger le ficher de rejet : 0 Cliquez sur l icône (rouge) 4 Vous arrivez dans cet écran O Sélectionnez le bouton Vous pouvez ensuite : Enregistrer le fichier de rejet sur votre système. Visualiser le fichier de rejet sans le sauver en pressant le bouton «Open». Un message qui affiche la cause du rejet est indiqué au niveau de la garde: 9