LNACRE Gestion de courriers

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2 Définition de notre gestion de courriers Logiciel gestion de courriers: couvre l ensemble du domaine de gestion de l information. est un logiciel gestion de courriers permettant la prise en charge complète du cycle de traitements des courriers de façon efficace, rapide, performante et sûre. permet de relier l ensemble des cellules dans un environnement multiservices et/ou multientreprises. fonctionne dans le cadre d'une cellule (secrétariat, groupe, division,...) et couvre l'ensemble du domaine de gestion de l'information : La communication de l'information : 1/ Créer, c'est à dire identifier l'information, aider à la création, préparer les traitements ultérieurs. 2/ Émettre, c'est à dire organiser et suivre les autorisations préalables (visas), aider à l'enregistrement (règles,...), gérer les destinataires, organiser et utiliser les moyens. 3/ Recevoir, c'est à dire identifier l'émetteur et le contenu de l'information, définition des actions à engager (processus de suite, réception d'une réponse, informations, contrôle des actions). La connaissance de l'information : Avantages : 1/ Optimiser le temps consacré au traitement des courriers. 2/ Suivre, traiter, gérer les courriers de façon efficace, rapide, performante et sûre. 3/ Assurer la traçabilité des courriers. 4/ Fiabiliser la circulation des documents lors des transferts entre services, divisions, établissements, 5/ Trouver vos courriers aisément grâce à notre recherche multicritères. 6/ Classer, organiser les courriers dans un regroupement personnel ou commun. 7/ Collaborer entre traitants (observations, ). 8/ Protéger les données et leurs accès. 9/ Dématérialiser vos courriers grâce à la GED. 10/ Réduire les volumes de consommables utilisés en réduisant le recours aux impressions multiples, aux photocopies,... 1/ Classer, c'est à dire regrouper logiquement (affaires, dossiers, thèmes), en gestion physique. 2/ Rechercher, c'est à dire dans les informations identifiant le document, dans les regroupements logiques. 3/ Accéder, c'est à dire disposer rapidement de l'information, connaître sa forme et son lieu de stockage. 4/ Protéger, c'est à dire définir les autorisations, définir les accès, séparer les informations, interdire l'accès ou la connaissance. permet de relier l'ensemble des cellules dans un environnement multiservices ou multientreprises. En effet, suivant l'organisation choisie par votre établissement, vous disposerez d'une ou PLUSIEURS bases de données reliées entre elles. L'autonomie de gestion dépend directement de l'organisation par bases de données. Plusieurs bases de données permettent l'utilisation éventuelle de règles de gestions différentes. L'ensemble des possibilités de paramétrage existe pour chaque base de données. Une seule base de données ne permet l'utilisation que de règles communes. Les données sont disponibles pour tout le monde et sont seulement limitées par les autorisations, interdictions, réservations.

3 Notre solution Gérez, traitez et suivez vos courriers plus vite avec. Une base est alimentée : - Soit directement par la messagerie provenant d une autre base ou importée, - Soit par la saisie des informations à partir du document papier ou de l événement. est un remarquable instrument de réduction des coûts et des délais tout en améliorant les fonctionnalités, les performances et la fiabilité du cycle de traitements des courriers. Actuellement les directions générales demandent plus de résultats pour un investissement moindre. Elles demandent des performances mesurables en gain d'efficacité, de temps, de rentabilité. est la meilleure solution gestion de courriers pour atteindre vos objectifs grâce à un environnement totalement intégré et intuitif. 10 critères Réception Attribution Diffusion Messagerie Suivi Classement Recherche Protection Dématérialisation Archivage De la dématérialisation jusqu à la signature, la gestion de courriers tout intégrée. L' environnement bénéficie d'un lien fort entre les différents éléments composant le cycle de vie d'un courrier : Annexes, documents, workflow,... Tout est intégré, chaque fonctionnalité connaît les autres. Cela induit un gain de temps important, améliore la vitesse des différentes opérations et facilite énormément la gestion, le traitement et le suivi du courrier. répond aux 10 critères majeurs d'un logiciel gestion de courriers : Réception, attribution, diffusion, messagerie, suivi, classement, recherche, protection, dématérialisation, archivage. Secrétariats, traitants, administrateurs, tout le monde est immédiatement gagnant avec. La gestion de courriers c est aussi : - Le travail collaboratif et son workflow. - Une GED permettant la PDFication et l OCRisation PDF. - La signature électronique,...

4 Plus en détail... INFORMATION RAPIDE DE LA DIRECTION JUSQU AU TRAITANT Indexation rapide par un service central ou par les services récepteurs, ou émetteurs : - Liste chrono, journée, semaine,... - Liste par émetteur, - Liste par destinataire,... GESTION, SUIVI DES ACTIONS Création automatique de l accusé de réception personnalisé. Organisation et aide importante à la constitution des courriers sortants. Gestion des vues et autorisations, visas (internes, externes), suivi des demandes (écran, édition et mise à disposition), préparation de lettres de relances. Suivi des réponses à faire ou demandées, résultats détaillés par document, par lot. Génération de tableaux de contrôle. Traitement par lot (reprise et modification rapide). AIDE À LA PRODUCTION, GÉNÉRATION DES RÉPONSES Indexation rapide de la réponse d après la demande, (émetteur devient destinataire). Aide à la préparation du document à créer suivant les thèmes ou les orientations : - Choix d un modèle, ou aide à ce choix. - Insertion automatique de paragraphes (Adresse complète, paragraphe de texte, formule de politesse,...). - Relation automatique avec l indexation du courrier initiateur de la demande, gestion des filières, aide à l affectation. AIDES AU TRANSPORT Bordereau de transport, bordereau d envoi. Liaisons vers les Messageries (EXCHANGE, LOTUS-NOTES,...) via les protocoles SMTP/POP3. Formats de transport automatisés. ORGANISATION, REGROUPEMENT DE DONNÉES, AIDES DISPONIBLES Affaires (regroupement) : - Pluralité pour un même document. - Liaison avec des listes d affectation (diffusion, destination, circulation, visas) - Recherche, listage, archivage, déplacement, destruction. - Regroupement par dossiers personnels. Thèmes, (mot-clés) : - Liaison avec les modèles de document. - Liaison avec insertion automatique de paragraphe., en bref : 1/ Information rapide de la direction jusqu au traitant. 2/ Gestion, suivi des actions. 3/ Aide à la production, génération de la réponse. 4/ Aides au Transport (messagerie). 5/ Organisation, regroupement des données, aides disponibles. 6/ Recherche. 7/ Tableau de bord. Stockage physique (classement) : - Indicatif ( service, pièce, armoire, état : archivé, détruit,...). - Informatique, accès immédiat (OFFICE, SCAN, INTRANET). - Changement de support (numérisation, circulation sans papier,...). - Déplacement, archivage, destruction. - Recherche puis listage pour gestion (documents obsolètes par armoire). RECHERCHE Critères simples ou multiples, traitement progressif et/ou cumulatif. Situation d un ou plusieurs documents. Appréciation (graphique) de l état, navigation dans les suites,... Liste, édition résultat d un groupement : Date ou période, affaires, thèmes, provenance, destination, urgence,... Accès immédiat au courrier, (support informatique) ou indication des lieux. Intégration des fonctions ( suivi des réponses à partir d une sélection,...). TABLEAU DE BORD Quantité, flux, durée. Délai de circulation, temps de réponse. Générés sous forme de tableaux dans EXCEL, insertion, graphe,...

5 Du multibases au multiétablissements L organisation des données de est fondamentalement construite autour du concept de bases de données réparties. Les autorisations et la sécurité sont liées aux utilisateurs, les règles de fonctionnement, les aides, les possibilités sont attachées à chaque base. La structure en bases séparées apporte une grande autonomie de fonctionnement et de choix des procédures, une exceptionnelle souplesse d organisation et une sécurité maximum. Architecture multibases 1/ Autonomie de fonctionnement. 2/ Souplesse d organisation. 3/ Sécurité maximum. 4/ Messagerie intégrée. 5/ Recherche spécifique et/ou commune. Dans le cadre d un établissement, et pour son bon fonctionnement, des considérations d un niveau différent (cohérence, organisation globale, efficacité générale...), l autonomie de chaque entité doit pouvoir être adaptée ou limitée dans un but commun : Les procédures spécifiques doivent s intégrer dans l ensemble des procédures communes à l établissement. La recherche, par exemple, peut s effectuer sur chaque base de données avec les éléments spécifiques à chaque entité, elle peut aussi se faire sur la base centrale avec des éléments communs provenant d autres entités. Pour adapter ou moduler cette autonomie s appuie sur les dispositifs suivants : - Des dictionnaires communs et/ou spécifiques. - Une numérotation commune et/ou spécifique. - Des fichiers pouvant être mis en commun suivant les groupements désirés. - Un paramétrage complet pour une adaptation optimale. Concept de l architecture multibases Dans le cadre d un fonctionnement normal, un même courrier (document, information) est bien souvent traité par des entités différentes. Un service reçoit un courrier/une information, pour le gérer il crée une fiche (un courrier départ d un service se comporte de la même façon, à partir de sa diffusion). Il est ensuite fréquent que le courrier soit redistribué (attribution en cascade ou en direct). Chaque intervenant ajoute ses propres informations de traitement à partir de renseignements communs (émetteur, numéro, objet,...). Sauf à ressaisir plusieurs fois les mêmes informations (coût élevé, ralentissement, risque d incohérence notable) il est évident qu à partir du premier traitement effectué, en se basant sur la distribution indiquée : Routeur et son client FTPS doit assurer le transfert des renseignements communs par la messagerie interbases.

6 LIFRA SA Une marque de confiance Notre objectif : Offrir le meilleur outil gestion de courriers possible. Fort de ses 30 ans d'existence, d'expériences et d'expertises, la société LIFRA (date de création : 1981) est propriétaire exclusif du logiciel gestion de courriers destiné à prendre en charge le cycle complet du traitement des courriers. LIFRA a su utiliser son savoir faire et s'appuyer sur son vécu pour créer un outil intuitif et totalement intégré vous permettant de gérer, traiter et suivre vos courriers de façon efficace, rapide, performante et sûre. Depuis le début 1999, LIFRA s'est spécialisée dans le développement du logiciel, l'installation et le soutien client, sa maintenance et son évolution permanente. Notre connaissance acquise à travers les années d'exploitations montre que les possibilités offertes par le logiciel (distribution, circulation, visa, suivi, traitement, classement, recherche par thème,...), sa convivialité et son ergonomie conduisent à l'utilisation sur de nombreux postes dans chaque services, progressivement par les traitants eux-mêmes. Nous contacter LIFRA SA Siège social : 40, rue des Bouvreuils SAINT CYR EN VAL FRANCE Bureaux : 7, rue Vieille Levée ORLEANS FRANCE Phone: (+33) Fax: (+33) lifra@wanadoo.fr Nos références... Pompiers de Paris, Université Cergy-Pontoise, État Major de l Armée de Terre, Commandement des Forces Terrestres et toutes ses Brigades, Direction Interarmées des Réseaux d Infrastructure et des Systèmes d Information (Kremlin-Bicêtre, Lyon, Bordeaux, Rennes, Metz, IDF, Nouméa), Centre Interarmées des Réseaux d Infrastructure et des Systèmes d Information, Région Terre Nord- Ouest, Région Terre Sud-Ouest, Groupement de Soutien de Base de Défense - Nancy, Direction Centrale du Service d Infrastructure de la Défense (Tous les établissement rattachés métropole et hors métropole, y compris les Directions des Travaux Maritimes), Direction Régionale du Service de Santé des Armées - Lyon, École Militaire Supérieur de Paris, Écoles de Coetquidan, École Nationale des Sous-Officiers d Active de Saint-Maixent-l École,...