Comment commander des cartes et des titres Table des matières

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1 Comment commander des cartes et des titres Table des matières 1. Introduction Votre Espace Client Cartes Nouvelle commande de cartes Qui? Combien? Confirmation Dernières commandes Mes cartes La commande de titres-repas électroniques Nouvelle commande de titres-repas électroniques Qui? Combien? Confirmation Importez votre commande Sélection du fichier à télécharger Contenu du fichier de confirmation Télécharger mon fichier de commande... 15

2 1. Introduction Edenred a imaginé deux moyens de commander vos cartes Ticket Restaurant et vos titresrepas électroniques. Vous avez la possibilité de commander d une part, directement via votre Espace Client et d autre part, à l aide d un fichier Excel que vous nous envoyez via votre Espace Client (cf. point 4). 2. Votre Espace Client Cartes 2.1 Nouvelle commande de cartes Pour commander une ou plusieurs cartes Ticket Restaurant, cliquez sur l onglet «Nouvelle commande», dans le volet «Cartes» Qui? Choisissez votre mode de livraison : - par lot, à l entreprise ; - individuellement, au domicile des collaborateurs. Ensuite, sélectionnez les sites pour lesquels vous désirez commander des cartes : - Siège Central - Site de facturation - Site de livraison - Point de distribution

3 2.1.2 Combien? Dans le volet «Combien?», sélectionnez les collaborateurs pour qui vous souhaitez commander une carte en cochant les carrés correspondants dans la colonne «Inclus». Notez que si le carré à cocher n apparait pas, cela signifie que vous avez opté pour une livraison individuelle mais que l adresse du collaborateur n a pas été communiquée (cfr. 4.2 Mes collaborateurs). Ensuite, cliquez sur «Suivant». Si vous désirez terminer la commande plus tard, n oubliez pas de cliquer sur «Sauvegarder en brouillon». Remarque : Les icônes et vous indiquent que le collaborateur en question dispose déjà d une carte Ticket Restaurant. Si vous décidez de l inclure dans la commande, celui-ci recevra une deuxième carte.

4 2.1.3 Confirmation Vous trouverez dans le dernier volet le résumé et le détail de votre commande. Vérifiez votre commande et cliquez sur «Envoyer la commande». Si vous désirez revenir plus tard à votre commande, sortez de l écran. Votre commande sera enregistrée en brouillon. 2.2 Dernières commandes L écran «Dernières commandes» vous donne un aperçu des dernières commandes que vous avez effectuées. Vous y retrouvez la référence, la date de la dernière modification, le statut (brouillon, en cours, terminé, annulé), l auteur de la commande ainsi que le montant total de la commande. La dernière colonne «Actions» vous permet de modifier ou de supprimer une commande. Elle vous permet également d activer un lot de cartes en cliquant sur

5 2.3 Mes cartes L onglet «Mes cartes» vous offre un aperçu de vos collaborateurs et leurs cartes : nom du collaborateur, n de sa carte Ticket Restaurant et statut de sa carte. Dans la colonne «Actions», vous avez la possibilité d activer ou de suspendre une carte à l aide des boutons suivant : Si vous avez suspendu une carte, vous pouvez la ré-activer à l aide du bouton activer :

6 3. La commande de titres-repas électroniques Dans la partie «Titres», vous aurez la possibilité de commande de nouveaux titres-repas électroniques pour vos collaborateurs. La commande de titres se fait en trois étapes simples. Vous trouverez le détail de ces étapes ci-dessous. 3.1 Nouvelle commande de titres-repas électroniques Qui? Pour un encodage plus rapide, insérez la valeur faciale la plus récurrente des titres-repas électroniques que vous allez commander pour vos collaborateurs. Notez que la valeur faciale des titres Ticket Restaurant électroniques peut être adaptée pour chaque collaborateur à l étape suivante, «Combien?». Ensuite, insérez le nombre de jours travaillés sur le mois écoulé. Notez que le nombre de jours travaillés peut aussi être adapté pour chaque collaborateur à l étape suivante, «Combien?». Finalement, sélectionnez les sites pour lesquels vous souhaitez commander des titresrepas électroniques et cliquez sur «Suivant».

7 3.1.2 Combien? Vérifiez la valeur faciale des titres-repas pour chaque collaborateur ainsi que le nombre de jours prestés. Vous avez la possibilité d adapter les deux. Si un de vos collaborateurs était par exemple en congé pendant deux jours, vous pouvez modifier le nombre 22 en 20. Remarquez que lorsque vous changez le nombre de jours prestés pour un travailleur, un apparaît dans la dernière colonne pour vous notifier que le nombre de jours prestés diffère de celui des autres collaborateurs. Si un de vos collaborateurs ne possède pas encore de carte Ticket Restaurant, l icône suivante apparaît dans la dernière colonne. Pour continuer votre commande, cliquez sur «Suivant». Pour retourner à l écran précédent, cliquez sur «Précédent». Attention, vous perdrez les informations que vous aurez introduites jusque-là. Nous vous conseillons donc de d abord «Sauvegarder en brouillon».

8 3.1.3 Confirmation Le résumé et le détail de votre commande s affichent à l écran. Vérifiez votre commande et cliquez sur «Envoyer la commande». La confirmation de votre commande ainsi que le n de votre commande s affichent à l écran. Cliquez sur «Fermer». Vous reviendrez ensuite automatiquement à l écran «Dernières commandes».

9 4. Importez votre commande Edenred vous offre aussi la possibilité de commander vos cartes et vos titres-repas électroniques à l aide d un fichier Excel. Pour ce faire, téléchargez d abord le fichier de commande et remplissez-le. Il suffit de cliquer sur «Importer une commande». Vous serez redirigé vers notre «Quality Check». Le Quality Check vous permet d une part de vérifier si votre fichier de commande est rempli correctement, et, d autre part, de nous faire parvenir votre commande. La page d accueil comporte 2 parties : La première permet de sélectionner le fichier à vérifier. La seconde regroupe des liens utiles tels que le fichier de commande, le manuel utilisateur, etc Sélection du fichier à télécharger Cliquez sur «Browse».

10 La fenêtre suivante va s ouvrir : Cette fenêtre vous permet de sélectionner, sur votre ordinateur, votre fichier de commande de cartes et/ou titres-repas électroniques à télécharger pour vérification. Attention : Seuls les fichiers au format Edenred (csv, xls ou xlsx) sont lus par nos systèmes. Tout autre type de fichier sera refusé et le message suivant apparaîtra : Notre système vérifie la conformité du format de votre fichier de commande. Dans la négative, le message suivant apparaîtra et le téléchargement sera interrompu :

11 4.2 Contenu du fichier Après le chargement de votre fichier, le contenu de celui-ci est analysé par notre système et le résultat s affiche à l écran. Comme indiqué dans l écran ci-dessus, son contenu peut être découpé en 6 parties : 1) Boutons de contrôle de l affichage : Ces boutons permettent de montrer toutes les lignes de votre commande (correctes et incorrectes ). Par défaut, seules les lignes pour lesquelles nous avons détecté une erreur s affichent. Si votre commande ne comporte aucune erreur, chaque ligne affiche l icône. 2) Tableau des données : le tableau contient les différentes données du fichier téléchargé. Les données mal formatées apparaissent en rouge. Elles peuvent être corrigées à la volée et sont réévaluées directement. Quand une ligne est correcte, l icône est affichée dans son statut. Dans le cas contraire, c est l icône qui est affichée. Notez qu il n y a pas de contrôle sur la valeur faciale demandée. Dans l exemple ci-après, la date de livraison n est pas la même pour toutes les lignes. La colonne qui contient l erreur apparait donc en rouge et apparait dans la colonne «Statut».

12 3) Boutons d actions : Annuler l import : permet de quitter la page de présentation des données, ne sauve rien et affiche la page «Page d accueil». Annuler les changements : permet d annuler tous les changements effectués sur les données. Envoyer mon fichier de commande : ce bouton n est actif qu à partir du moment où votre fichier ne contient plus d erreur. Il vous permet d envoyer votre fichier de commande corrigé vers nos systèmes. Pour nous envoyer votre fichier de commande, veillez à ce que toutes les données soient correctes et cliquez sur «Envoyer mon fichier de commande». Ensuite, complétez vos informations afin qu un de confirmation soit envoyé à l adresse renseignée : votre nom ; votre prénom ; votre adresse ; votre numéro de téléphone. Attention : Si les données sont correctement remplies, le message ci-dessous est affiché et un de confirmation est envoyé à l adresse renseignée:

13 Remarques: Des contrôles de qualité supplémentaires sont également prévus lors de l envoi de votre commande. En effet, pour éviter les doubles commandes par exemple, notre système vérifie que nous n avons pas déjà reçu un fichier de commande portant le même nom, lié à une même adresse et dont le résumé de commande est identique. Si c est le cas, un message d erreur apparaît : Si la commande transmise est similaire à une commande précédente (même nom de fichier, même adresse renseignée mais résumé de la commande différent même d une seule unité), la commande sera traitée et le message d avertissement suivant sera affiché : 4) Bibliothèque des liens utiles : le fichier de commande et le manuel d utilisation du fichier de commande. 5) Lexique : TRC= la carte Ticket Restaurant TRE = le titre Ticket Restaurant électronique 1 = Monsieur 2 = Madame 7) Résumé de la commande : le système indique dans cette zone les informations essentielles de la commande. Nombre de titres commandés Nombre de cartes commandées Nombre de bénéficiaires concernés Montant total de la valeur faciale Date de la livraison souhaitée Nombre d erreurs restantes dans le fichier

14 4.3 de confirmation Après l envoi de votre commande, vous recevrez un qui vous confirme sa conformité et sa bonne réception par nos services. Attention, cet n est pas une preuve de validation de votre commande. Nos collaborateurs se chargeront de valider votre commande dans les plus brefs délais. Dès qu elle sera validée, vous recevrez un de confirmation de validation de votre commande.

15 4.4 Télécharger mon fichier de commande A partir de votre deuxième commande, vous avez la possibilité de télécharger un fichier de commande pré-rempli. En effet, dès votre deuxième commande de cartes ou de titres, vous aurez à votre disposition un fichier de commande contenant toutes les informations de vos collaborateurs. Il suffira d adapter la valeur faciale des titres ainsi que le nombre de titres à commander. Ce fichier de commande pré-rempli est disponible sur «télécharger mon fichier de commande». Un souci? Une question? Envoyez-nous un à cardcustomer-be@edenred.com