Modèles d'autorité du logement MODÈLE CINQ UNE COMMISSION DU LOGEMENT ÉTABLIE EN TANT QUE SOCIÉTÉ TIERCE SANS BUT LUCRATIF INDÉPENDANTE

Transcription

1 Modèles d'autorité du logement MODÈLE CINQ UNE COMMISSION DU LOGEMENT ÉTABLIE EN TANT QUE SOCIÉTÉ TIERCE SANS BUT LUCRATIF INDÉPENDANTE Assemblée des Premières Nations Mai 2012

2 TABLE DES MATIÈRES GOUVERNANCE... 3 ACTIVITÉS... 7 GESTION FINANCIÈRE ENTRETIEN RENDEMENT EN MATIÈRE DE GESTION... 19

3 - MODÈLE CINQ UNE COMMISSION DU LOGEMENT ÉTABLIE EN TANT QUE SOCIÉTÉ TIERCE SANS BUT LUCRATIF INDÉPENDANTE GOUVERNANCE RESPONSABILITÉS Dans ce modèle de gouvernance, l administration du portefeuille du logement des Premières Nations est entièrement confiée à une société indépendante sans but lucratif détenue, gouvernée et gérée par des tiers. La société joue alors le rôle de promoteur et de gestionnaire du complexe d'habitation, assumant l'entière responsabilité du portefeuille du logement au lieu du Conseil. D'un point de vue structurel, ce modèle administratif peut exister à plusieurs niveaux et comporter différentes structures organisationnelles. Par exemple, une société peut être responsable du portefeuille de logement d'une seule Première Nation. Des ententes dans le cadre desquelles les politiques et les procédures régissant l'administration du portefeuille de logement sont propres à la bande peuvent être établies à l'échelle locale entre la société indépendante et la Première Nation ou, les sociétés peuvent être structurées en sociétés «parapluie», à l'échelle provinciale, territoriale ou régionale, dans le but d'administrer le logement au sein d'une région, des ententes étant conclues individuellement avec chaque Première Nation, afin d'établir des principes directeurs et des critères régissant l'offre de logements dans l'ensemble de la région tout en assurant une administration autonome à l'échelle de chaque nation pour prendre en compte les différents besoins et situations au sein des communautés. Chef en Conseil Le Chef en Conseil est chargé de confier à la société indépendante le mandat d'administrer les programmes de logement au nom de la Première Nation. Autorité du logement - Société indépendante Comme mentionné précédemment, dans le cadre de ce modèle de gouvernance, une société tierce entièrement indépendante ayant comme mandat de satisfaire à tous les besoins de la Première Nation en matière de logement assume les responsabilités de la commission du logement de cette Première Nation. Peu importe la structure ou la portée organisationnelle de ce modèle de gouvernance, la structure de gouvernance de la société elle-même ressemblera forcément à la structure de gouvernance typique d'une société sans but lucratif, s'accompagnant de quelques exigences spéciales afin de refléter l'importance de l'apport de la communauté et sa participation. La participation de la communauté pourra prendre la forme d'un cercle communautaire (ou de plusieurs cercles communautaires, si le modèle d'organisation de la société est mis en œuvre) et d'une représentation au conseil d'administration de la société. Cercle communautaire Un cercle communautaire composé de représentants de la communauté sera formé dans le but d'offrir à la société des conseils sur des questions propres à la communauté, notamment sur ses besoins en matière de logement (p. ex., la construction de nouveaux logements par rapport à l'amélioration et à la modernisation de l'inventaire existant, les 3

4 programmes de logements locatifs par rapport aux programmes d'accès à la propriété, etc.), les programmes s'adressant aux personnes ayant des besoins particuliers (p. ex., les programmes d aide à la vie autonome ou les programmes d aide au logement destinés aux aînés), l'adaptation aux différences culturelles, et bien d'autres. Le cercle ne possédera aucune autorité en matière de gouvernance. Pour une administration optimale du portefeuille de logement de la nation, il est toutefois essentiel que les membres de la communauté aient la possibilité d'exprimer leurs préoccupations et il est conseillé que la commission tire parti de cette précieuse source d'information pour établir ses politiques et mener ses affaires. Conseil d'administration Le conseil d'administration de la société sera composé de représentants de la communauté et de l'industrie, provenant de l'intérieur et de l'extérieur de la communauté, qui seront élus ou nommés à leur poste. Les membres du conseil rempliront leurs fonctions bénévolement. Il n'y aura pas de représentant politique (membre du conseil de bande) au conseil d'administration. Le conseil d'administration établira les statuts et les règlements de la société et définira les buts et les objectifs généraux de cette dernière, en plus de présenter annuellement des rapports sur tous les aspects de l'exploitation de la société au Chef en Conseil et à la communauté. Les tâches suivantes incomberont également au conseil d'administration : établir pour les membres des normes de conduite qui respectent les objectifs et les principes de la société, assumer toutes les responsabilités juridiques et financières et développer des procédures pour la mise en œuvre des politiques dans le but d'atteindre les objectifs de la société. Les pouvoirs précis qui seront exercés par le conseil d'administration dépendront des pouvoirs qui lui sont conférés dans les statuts et règlements de la société. Le conseil d'administration d'une société sans but lucratif assume généralement les cinq fonctions suivantes : Prise de décisions - Prendre des décisions favorisant le bien-être et le fonctionnement de la société; - Déléguer des activités de gestion quotidienne au personnel, aux bénévoles et/ou membres de la société. Consultation - S assurer que les membres et le personnel sont tenus au courant des changements apportés aux lois qui gouvernent les activités de la société; - Signaler les problèmes qui touchent la société et proposer des solutions; - Renseigner les membres et le personnel de la société sur la structure de l organisme et sur leur façon d'y participer; - Expliquer aux membres et au personnel les motifs justifiant l adoption des politiques et des recommandations, ainsi que leur incidence sur la société. Administrateur - Représenter la société dans tous les domaines juridiques; - S assurer que l organisme n outrepasse pas son pouvoir légal, tout en accomplissant ses obligations légales; - S assurer que les règlements de la société sont appliqués ou modifiés au besoin; 4

5 - Veiller à l efficacité de la gestion financière; - Évaluer le rendement du comité et du personnel. Durabilité - S assurer que les membres reçoivent des renseignements récents concernant la société; - Effectuer une planification à long terme; - Élaborer et mettre en œuvre un système d évaluation que les membres peuvent utiliser pour donner leur avis; - Embaucher du personnel compétent et veiller au perfectionnement de ses compétences; - Mettre en place des programmes d enseignement et de formation à l intention des membres éventuels du conseil d administration et du comité, des bénévoles et du personnel; - Mettre en place des procédures d élection pour aider les membres à choisir des directeurs compétents; - Établir des limites appropriées pour les mandats des membres du conseil d'administration. Leadership - Créer un contexte respectueux permettant à chacun d exprimer son opinion; - Souligner les aptitudes et contributions des personnes au sein de la société; - S efforcer d atteindre les buts à la suite de discussions raisonnées; - Agir en tant que modèle auprès des autres membres de la société. ACTE CONSTITUTIF Les sociétés sans but lucratif peuvent élaborer leurs propres politiques et procédures de bonne gouvernance pour orienter les activités de leur organisme. Bien qu il existe certaines contraintes (par exemple, toutes les politiques doivent être conformes à la législation, y compris les normes d emploi et de location et la législation sur les droits de la personne; la gestion des documents financiers doit être conforme aux pratiques de comptabilité en vigueur), les sociétés ont suffisamment de marge de manœuvre pour exercer leur autodétermination par l intermédiaire d un processus décisionnel démocratique. Ce sont surtout les membres, par l entremise de leur conseil d administration élu, qui décident des mandats et des buts de l ensemble des membres et qui définissent exactement la structure de la gouvernance de leur société par ses statuts et règlements. Statuts et règlements de la société sans but lucratif En vertu de la législation provinciale gouvernant la constitution en société sans but lucratif, la société doit établir des statuts et des règlements décrivant son objectif général et indiquant clairement les points suivants : (1) Les procédures d élection, de nomination et d exclusion du conseil d administration; (2) Les tâches et pouvoirs de la direction; 5

6 (3) La période de l exercice de la société et les dates des réunions et des présentations; (4) Le processus de tenue des registres de la société (il doit être conforme aux directives mentionnées dans la législation provinciale régissant la constitution en société sans but lucratif). Conflits d intérêts En tant qu entité chargée de veiller au respect des exigences légales et financières et des procédures établies, le conseil d administration est aussi chargé de s assurer qu aucun conflit d intérêts ne survient dans le cadre de ses activités. Cette fonction est importante dans le milieu des sociétés sans but lucratif parce que (i) les conflits d'intérêts favorisent l instauration d un faux contexte de malhonnêteté pouvant conduire à de la méfiance entre les membres, et (ii) la nature fondamentale d une entité sans but lucratif empêche les membres du conseil d administration de profiter de leurs fonctions de bénévole. Un conflit d'intérêts existe lorsque l entreprise ou la famille d un membre du conseil d administration ou d un dirigeant ou lui-même tire avantage personnellement de son association avec la société ou de ses tâches accomplies pour cette dernière. Les membres du conseil d administration et les dirigeants n ont pas le droit de recevoir un salaire ou toute autre forme de rémunération ou compensation pour accomplir leurs tâches. La législation provinciale régissant la constitution en société renferme des lignes directrices sur la production de rapports et le règlement des conflits d'intérêts. RÉUNIONS En raison de l organisation démocratique des sociétés sans but lucratif, les réunions du conseil d administration et des membres sont très importantes pour le processus décisionnel de la société. Les statuts et règlements de chaque société établissent les points suivants : la structure permettant d optimiser la productivité des réunions, la fréquence des réunions, les exigences de convocation des réunions. Étant donné que les statuts et règlements sont propres à chaque société, ces points varient d une société à l autre. Certaines provinces possèdent des lignes directrices particulières concernant les réunions des sociétés sans but lucratif; elles figurent dans la législation provinciale concernant les sociétés sans but lucratif. Par exemple, en Ontario, les sociétés doivent tenir des réunions annuelles; la première doit avoir lieu dans les 18 mois suivant la constitution en société et les suivantes tous les 15 mois. Une majorité de membres doit assister à chaque réunion, à moins que la société ait mentionné des exceptions dans ses règlements. ÉVALUATIONS Afin d assurer le fonctionnement optimal d une société sans but lucratif durant son mandat, il est essentiel que tous les aspects de la gouvernance de la société soient évalués périodiquement. Les bonnes pratiques de gouvernance de la société dicteront les exigences en matière d évaluation, et ces dernières permettront de s assurer que les objectifs et buts de la société évoluent d une manière pertinente et que les politiques et procédures sont administrées efficacement, afin de permettre l'atteinte des objectifs et buts en question. Le conseil d'administration devrait effectuer des évaluations au moins une fois par an et les résultats devraient être présentés à la communauté et au Chef en Conseil aux fins d examen. 6

7 RESSOURCES HUMAINES Personnel et bénévoles Le conseil d administration de la société a pour responsabilité de déterminer les postes qui seront attribués au personnel, aux bénévoles et aux entrepreneurs et d établir un budget et un plan en conséquence. Cela nécessite l élaboration de politiques et de procédures d embauche, de formation et d évaluation détaillées et clairement définies afin d assurer le bon fonctionnement de la société et de ses programmes. Il incombe aussi au conseil d administration, en tant que représentant de la société employeuse, de s assurer que toutes les normes et exigences en matière de salaire et de sécurité sont conformes aux normes et aux lois provinciales relatives à l emploi et que les droits des employés sont respectés et appliqués, tel qu indiqué dans le code provincial des droits de la personne. Entreprises de gestion immobilière Un grand nombre de promoteurs immobiliers sans but lucratif font appel à des entreprises de gestion immobilière pour gérer les activités quotidiennes de leurs complexes d habitation. Dans le cas présent, il est probable que les sous-comités de la société seront responsables de la gestion, mais si la société choisit de confier le travail de gestion à une autre partie, il est important que les sociétés souhaitant travailler en collaboration avec ce type d entreprise expliquent clairement à cette dernière les structures de fonctionnement et de gouvernance particulières des complexes sans but lucratif. Le conseil d administration est chargé de surveiller le travail des entreprises de gestion immobilière afin de s assurer qu elles accomplissent leurs tâches conformément aux buts et principes de la société. Entrepreneurs Le terme «entrepreneur» englobe tous les gens de métier (plombier, électricien, poseur de cloisons sèches, etc.) et tous les consultants (conseillers financiers et juridiques, etc.) embauchés par l organisme dans le cadre d un contrat pour accomplir certains travaux. Étant donné que la législation sur la passation de contrats varie d une province à l autre, il est important que le conseil d administration se tienne au courant des lois en vigueur afin de travailler avec les entrepreneurs en toute transparence et équité. ACTIVITÉS RELATIONS AVEC LES RÉSIDENTS Politique d admissibilité des locataires Il est essentiel que le conseil d administration d une société sans but lucratif établisse des politiques d admissibilité des locataires claires pour chaque complexe d habitation sans but lucratif, qui détaillent les critères de sélection des locataires. Les politiques doivent être conformes aux exigences de l entente d exploitation de la société, ainsi qu aux lois concernant la location et les droits de la personne. Elles devraient permettre de s assurer de l application constante et équitable des critères de sélection à l égard des demandeurs et elles devraient répondre aux besoins locaux en matière de logement. 7

8 Discrimination Les ententes d exploitation s appliquant à tous les logements subventionnés renfermeront une clause de non-discrimination pour s assurer que les fonds publics ne sont pas administrés ou distribués d une manière discriminatoire. Les motifs de discrimination illicites ou inacceptables varient d une province à l autre en s alignant sur les motifs mentionnés dans le code des droits de la personne de la province. En règle générale, les motifs de discrimination inacceptables sont les suivants : la race, la religion, l endroit d origine, le sexe, l état civil, l ascendance, etc. Cependant, une société peut définir des critères d'admissibilité des locataires qui s appliquent tout particulièrement à un groupe de personnes précis que l'organisme cherche ouvertement à favoriser. Par exemple, une société qui s engage dans des projets d habitation dont l objectif est d offrir des logements abordables aux citoyens des Premières Nations peut mentionner l exigence suivante dans ses politiques d'admissibilité des locataires sans que cela constitue de la discrimination : les demandeurs ou les familles demandeuses doivent être des membres d une Première Nation. Calcul du paiement du loyer ou de l'habitation Le calcul du paiement du loyer ou de l habitation est un processus par lequel les fournisseurs de logements abordables déterminent le montant que devra payer mensuellement chaque ménage; il vise à s assurer que tous les occupants de logements abordables subventionnés d un complexe d habitation versent une partie égale de leur revenu mensuel pour se loger. Les méthodes de calcul des contributions au loyer varient en fonction de l existence, ou pas, d un partenariat de subventions établi par le conseil d administration et elles sont différentes si les membres bénéficient d une aide au revenu. Le gouvernement du Canada a établi la règle générale suivante : pour qu un logement soit considéré comme un logement «abordable», les personnes ou les familles ne doivent pas consacrer plus de 30 % de leur revenu brut mensuel, en frais de loyer ou en remboursement de prêts hypothécaires, pour se loger. Processus d'appel Les membres de la bande peuvent faire appel d une décision de la société de logement au sujet du processus de sélection utilisé pour l attribution d une location et de prêts. Il est recommandé que les membres aient aussi la possibilité de faire appel d une décision concernant les montants d aide financière. Les appels doivent être présentés par écrit au conseil d'administration dans les dix jours suivant la réception des décisions en matière de sélection ou de calcul. Si une réunion du conseil d'administration est prévue dans les deux prochaines semaines, l appel y sera examiné, sinon le président du conseil d administration devra convoquer une réunion extraordinaire. La partie appelante aura la possibilité de présenter son cas à la réunion, puis le conseil d'administration examinera le cas et prendra une décision en privé. La décision prise par le conseil d'administration sera considérée finale. ENTENTES Avant de mettre en place des programmes de logement sans but lucratif, il est important de s assurer que toutes les ententes concernant la société sans but lucratif sont clairement documentées et facilement accessibles par les personnes concernées. Les ententes 8

9 comprennent : les ententes d exploitation de la société, les ententes d habitation conclues entre les locataires et la société, qui est la propriétaire, et les ententes de fiducie foncière ou les baux de la société (s il y a lieu). Ententes d exploitation Les sociétés de logement sans but lucratif doivent conclure des ententes d exploitation avec leur partenaire subventionnaire ou financier, le cas échéant (c'est-à-dire la SCHL, l organisme subventionnaire provincial, territorial ou municipal, ou le conseil de bande de la Première Nation). Les éléments suivants devraient être inclus dans les ententes d exploitation : (i) Les rôles et responsabilités de la société sans but lucratif et de l organisme fournissant le financement; (ii) Les exigences relatives au budget et aux rapports financiers; (iii) Les critères d'admissibilité des locataires pour calculer le loyer ou la contribution d habitation et pour effectuer l examen du paiement du loyer ou de l'habitation (iv) Le montant des paiements subventionnés pour le loyer, la façon dont ces derniers sont transférés de l organisme subventionnaire à la société (s il y a lieu) et la fréquence; (v) Les processus d examen de l'exploitation; (vi) Les exigences relatives à la tenue des dossiers; (vii) Les politiques et les procédures d'appel; (viii) La couverture minimale en matière d assurance et de responsabilité civile. Contrats d occupation En vertu des lois provinciales régissant les sociétés sans but lucratif et la location résidentielle, tous les organismes agissant à titre de fournisseur de logements doivent également assumer toutes les responsabilités habituellement et légalement attribuées aux propriétaires dans leurs activités auprès des locataires. Cela comprend l obligation de conclure un contrat d occupation (ou «bail») avec les résidents lorsque ces derniers sont des locataires, ainsi que des ententes de propriété lorsque la commission dirige des programmes d accès à la propriété privée ou de location avec option d'achat. Ces contrats établissent par écrit les modalités et conditions liées à des locations particulières, notamment la durée de la location, le montant du loyer de l'habitation / des versements hypothécaires, la date des versements et les conséquences d'un non-paiement ou d'un versement tardif du loyer ou des versements hypothécaires; les conditions de cessation de la location par l une ou l autre des parties; la responsabilité concernant l'entretien de l unité et bien d'autres. En tant que propriétaire, la commission a la responsabilité de veiller à ce que toutes les sections du contrat d occupation soient conformes aux exigences d occupation mentionnées dans les lois provinciales concernant les sociétés sans but lucratif et la location résidentielle. Fiducies immobilières et contrats de location de terrain En vertu de la Loi sur la gestion des terres des premières nations de 1999, de nombreuses Premières Nations commencent à reprendre leurs droits et leurs responsabilités 9

10 concernant la propriété et la gestion des terres des réserves qui étaient, et qui continuent d être, pour la plupart des Premières Nations, détenues en «fiducie» par la Couronne, pour leur utilisation. En tant que gestionnaires de leurs propres terres, les Premières Nations possèdent les mêmes droits et responsabilités que les autres propriétaires fonciers d'autres communautés ou municipalités, y compris le droit de prendre des décisions concernant le zonage et l utilisation des terres, ainsi que celui de tirer profit de la propriété d'une terre. En vertu de ce modèle de gouvernance, les Premières Nations qui s estiment bien placées pour tirer parti d une telle possibilité peuvent décider de collaborer avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada pour déléguer le pouvoir de gérer la terre des Premières Nations à la société de logement sans but lucratif par l'entremise d'une fiducie immobilière, dans le cadre de laquelle la société assumerait la «propriété» des terres à exploiter au nom de la communauté. Ainsi, la société serait en mesure de désigner des parcelles de terrain pour la construction de complexes d habitation (connus sous l appellation «fiducies immobilières»), de louer le terrain à des membres de la bande par l intermédiaire de contrats de location de terrain, et d utiliser le droit de propriété du terrain en tant que capitaux propres pour garantir des prêts auprès des institutions financières qui accordent du financement aux propriétaires sur les réserves. Lorsqu un organisme ou un individu n est pas propriétaire du terrain sur lequel est situé son complexe d habitation ou celui qu'il désire construire, il conclut un accord juridique avec le propriétaire du terrain (en l occurrence la société fiduciaire représentant la communauté) afin d obtenir le droit d occuper et de développer le terrain dont il n est pas propriétaire. L organisme ou l'individu qui loue le terrain devient alors responsable du paiement des taxes foncières (s il y a lieu) et d autres obligations financières, dont celles liées à l entretien et à l exploitation du complexe et du sol; il devient aussi le propriétaire de toutes les améliorations qu il apporte au terrain pendant la durée du bail. Si la terre est détenue par une société fiduciaire, cette dernière est en mesure d'établir des baux à long terme (jusqu'à 99 ans) à faible taux et de favoriser ainsi des options abordables d'accès à la propriété. GESTION DES DOCUMENTS Les politiques et procédures administratives régissant la gestion des documents par les sociétés de logement sans but lucratif sont très semblables à celles d autres organisations et sociétés. Une description détaillée des exigences figure dans les lois sur les sociétés sans but lucratif, ainsi que dans les ententes d exploitation de la société. Il est nécessaire de tenir à jour des documents détaillés sur les activités internes, l administration, l exploitation et la location, cela d une manière distincte pour chaque complexe d habitation. Ces documents incluent généralement les suivants : Documents sur les activités internes Selon la législation provinciale touchant les organismes sans but lucratif, les sociétés doivent tenir à jour des documents exhaustifs sur leurs activités, dont leurs statuts et règlements, les ententes d exploitation, la législation pertinente et les listes de leurs membres. Documents administratifs Ces documents comprennent, entre autres, de l information financière, des renseignements sur le personnel et sur les membres, des dossiers sur les questions 10

11 juridiques, des copies de tous les rapports et de toutes les ententes, les procès-verbaux des réunions, ainsi que de l information sur les assurances. Documents sur l exploitation Ces documents comprennent de l information sur les programmes, les bâtiments (y compris les plans et portefeuilles d architecte et des renseignements sur l équipement et sur les inspections de sécurité) et d'autres dossiers sur l'exploitation quotidienne de la société. Dossiers sur les demandeurs et les résidents Ces documents contiennent tous les renseignements financiers et personnels concernant les demandeurs et les locataires recueillis durant le processus de présentation d une demande et durant la location. Ces dossiers doivent aussi comprendre des copies des contrats d occupation, la correspondance et d autres renseignements pertinents. GESTION FINANCIÈRE POLITIQUES ET PROCÉDURES Il est essentiel que les sociétés engagées dans la mise sur pied de logements abordables mettent en place des procédures et des politiques réalistes pour gouverner tous les aspects des activités financières des complexes d habitation. Les activités financières quotidiennes liées à l administration des programmes de logement de la société seront déléguées au directeur ou au coordonnateur du logement, et le conseil d administration agira en tant qu organe de surveillance. Et, selon les statuts et règlements de la société, le conseil d administration pourrait être chargé d approuver les dépenses effectuées dans le cadre des activités quotidiennes du directeur. En ce qui a trait à la politique financière, les postes requis incluent généralement les suivants : le pouvoir de dépenser, les paiements de la location, de l habitation ou des prêts hypothécaires (la méthode de calcul et de paiement des versements mensuels liés au logement, etc.), les exigences relatives aux rapports financiers et à la tenue des documents et l achat de biens et services. POUVOIR DE DÉPENSER Il est recommandé de limiter le pouvoir de dépenser à un nombre restreint de cadres du conseil d administration qui doivent répondre de leurs décisions devant l ensemble de la société. Il est courant d instaurer divers niveaux de pouvoir de dépenser. Par exemple, un cadre du conseil d administration (président, vice-président, secrétaire, etc.) pourrait autoriser une dépense inférieure à $, mais toute dépense supérieure devrait faire l objet d un vote à la majorité de tous les membres du conseil d administration. BUDGET D'EXPLOITATION L'élaboration par tous les fournisseurs de logements de budgets d'exploitation annuels est considérée comme une bonne pratique de gouvernance qui leur permet d'orienter la gestion financière de leurs activités durant toute l'année financière. Les promoteurs de logements sans but lucratif doivent présenter des budgets d exploitation à leurs partenaires subventionnaires, conformément aux conditions de leurs ententes d exploitation, s'il y a lieu. Les budgets d exploitation doivent être établis chaque année 11

12 et doivent contenir les catégories suivantes de renseignements, qui seront ensuite reprises dans les états financiers de la société : Revenus - Revenus provenant de la location - Revenus provenant des paiements de l habitation ou des versements hypothécaires - Subventions [y compris les subventions pour les loyers indexés au revenu et l'aide remboursable pour les logements dont le loyer n'est pas indexé au revenu] - Subventions - Prêts - Paiements spéciaux provenant de l agent subventionnaire pour le financement de projets spéciaux - Paiements pour la modernisation et les améliorations - Revenus d'intérêt - Revenus provenant de la location de terrains (s il y a lieu) - Autres revenus [p. ex., les revenus provenant d un service de buanderie, de la location de locaux commerciaux, des frais de stationnement facturés aux membres, etc.] - Etc. Dépenses - Impôts fonciers et permis - Paiements pour la location de terrains (s il y a lieu) - Paiements des primes d'assurance - Services publics - Entretien [y compris entre autres, le salaire du personnel d entretien, l entretien du terrain, les contrats de service etc.] - Administration [frais de bureau, salaire du personnel d administration, frais de comptabilité, etc.] - Fonds de réserve pour remplacement - Versements hypothécaires - Modernisation et améliorations - Dépenses extraordinaires - Etc. FONDS DE RÉSERVE POUR REMPLACEMENT Il est très recommandé que des promoteurs sans but lucratif gèrent un fonds de réserve pour remplacement. Ce fonds permet de veiller à ce que des éléments essentiels, tels que les revêtements de sol, les appareils ménagers et les couvre-fenêtres, soient remplacés au besoin, principalement lorsqu ils ont dépassé leur durée de vie. Ce fonds devrait être placé dans un compte bancaire destiné exclusivement à ces fins. Il est entendu que si ce fonds doit être investi, il doit l être seulement dans des véhicules «sans risque», par exemple compte d'épargne, compte chèques, dépôt à terme ou obligations gouvernementales. Tout promoteur de logements ayant des ressources limitées ou un financement peu fiable devrait créer un fonds de réserve pour remplacement pour garantir la durabilité de son complexe d habitation. 12

13 Calcul du fonds de réserve pour remplacement Le montant du fonds de réserve varie d un complexe d habitation à l autre et doit être calculé durant la première année d exploitation. Des dépôts doivent être effectués mensuellement ou annuellement dans le compte consacré au fonds. La méthode de calcul du fonds de réserve est la suivante : (coût de l élément x nombre d éléments) durée de vie estimée ou moyenne de l élément Cette méthode de calcul doit être appliquée pour tous les éléments remplaçables, et toutes ces sommes doivent ensuite être additionnées. La somme finale représente le montant total qui doit être déposé annuellement dans le fonds de réserve pour remplacement pour couvrir les dépenses nécessaires durant la durée de vie du complexe. En règle générale, les fonds de réserve pour remplacement sont financés par des transferts de subventions provenant du partenaire subventionnaire de la société ou directement par la société ellemême. FINANCEMENT Dans le cadre de ce modèle de gouvernance, l obtention d un financement pour des programmes de logement constitue la seule responsabilité du conseil d administration de la société. En tant que société capitalisée, la société sans but lucratif est capable de mobiliser des fonds de manière indépendante, d obtenir un financement pour des projets de logement et d agir en tant que garant lorsque des membres de la communauté demandent du financement à une source externe. Ce modèle de gouvernance a l avantage d éliminer le passif financier lié aux nouveaux complexes d habitation du portefeuille financier de la bande et de le transférer à une commission indépendante, réduisant ainsi les répercussions des risques sur les autres activités financières de la bande. PROGRAMMES DE FINANCEMENT DE LA PROPRIÉTÉ PRIVÉE Les commissions de logement sans but lucratif constituées en société ont le choix entre de nombreuses solutions pour aider les membres de leurs communautés à accéder à la propriété, selon qu'elles préfèrent des initiatives d accession à la propriété privée par financement direct ou par facilitation financière. Les trois approches suivantes sont les plus utilisées : (1) agir en tant que garant de prêt; (2) administrer un fonds de prêts renouvelables ou de prêts hypothécaires; (3) administrer un programme de location avec option d achat. Programmes de prêts renouvelables ou de prêts hypothécaires Un programme de prêts renouvelables ou de prêts hypothécaires permet à une commission sans but lucratif constituée en société de fournir du financement à des propriétaires potentiels. Dans ce type de programme, le conseil d'administration établit un fonds de capital qui est administré par le directeur/coordonnateur du logement à l intention des propriétaires admissibles potentiels sous la forme de prêts directs ou de prêts hypothécaires - qui sont remboursés par des paiements mensuels. Lorsqu ils sont gérés convenablement, les fonds de prêts renouvelables constituent une source de financement durable pour les membres de la communauté qui ont besoin d'une aide 13

14 financière, tout en permettant à la communauté et à ses membres de moins dépendre d entités de financement externes, telles que la SCHL et d autres institutions financières. Exemple : Le fonds renouvelable de prêts hypothécaires utilisé par les affiliés d Habitat pour l humanité, le Fonds renouvelable pour l humanité, constitue un exemple couronné de succès : les affiliés proposent des prêts hypothécaires à long terme, sans intérêts, à leurs familles membres. Ils pérennisent cette pratique en sélectionnant les demandeurs en fonction de leur capacité de rembourser le prêt hypothécaire et en appliquant un double prêt sur chaque habitation. Cela permet de s assurer que (1) les familles ont accès à de faibles taux d emprunt hypothécaire et que (2) les familles participantes ne profitent pas directement à court terme de l accès à la propriété en mettant l habitation sur le marché précocement. Premier prêt hypothécaire Le premier prêt hypothécaire a pour but de payer la construction de l habitation; la valeur de la maison est calculée en fonction du véritable coût de la construction (y compris la valeur des matériaux fournis gratuitement, le coût des matériaux achetés, les frais administratifs et le coût de la main-d œuvre ou sa valeur si elle est bénévole) et de l achat et de la viabilisation du terrain. En règle générale, la période d amortissement du prêt hypothécaire est d environ 25 ans et les versements sont calculés en fonction du revenu : les familles ne paient pas plus que 25 % à 30 % de leur revenu brut mensuel et des ajustements sont effectués en fonction de toute diminution ou augmentation du revenu. Deuxième prêt hypothécaire Le deuxième prêt hypothécaire est destiné à s assurer que les propriétaires ne profitent pas des conditions généreuses du premier prêt hypothécaire, qui ne prend pas en compte la valeur marchande de l habitation. Ce deuxième prêt hypothécaire est basé sur la différence de valeur entre le coût réel de l habitation (tel que représenté par le premier prêt hypothécaire) et sa juste valeur marchande au moment de la vente. Il est radié lorsque le premier prêt hypothécaire est entièrement remboursé ou à la fin du terme hypothécaire, selon la dernière de ces éventualités. Cela signifie que si un propriétaire rembourse son premier prêt hypothécaire précocement et décide de vendre son logement afin de profiter des conditions avantageuses du marché, il devra rembourser intégralement le deuxième prêt hypothécaire. Garanties de prêts Les sociétés qui souhaitent aider des membres de leur communauté à financer l accès à la propriété, sans vouloir ou sans pouvoir pour une raison quelconque administrer un fonds de prêts renouvelables, peuvent choisir une voie plus classique et agir en tant que garants auprès de membres ne possédant pas suffisamment de capitaux qui présentent une demande de prêt ou de prêt hypothécaire auprès d institutions financières extérieures. Dans ce type de situation, «le professionnalisme de l Office du logement et la solidité de [...] [ses] états financiers seront pris en compte dans les négociations avec les préteurs» [Federation of Saskatchewan Indian Nations, 2005 : 66]. Les prêts garantis par la société seront mentionnés dans les états financiers de la société en tant que passif éventuel. En agissant en tant que garante, la société évite surtout aux membres de la communauté 14

15 d'avoir à dépendre des garanties de prêt des ministères et de la SCHL, par l intermédiaire de l article 10, pour obtenir un financement facilitant l accession à la propriété et évite à la bande d avoir la responsabilité de garantir elle-même les prêts au nom de ses membres. Location avec option d achat Aux États-Unis, quelques communautés des Premières Nations administrent des programmes de location avec option d achat dans les réserves : certaines habitations sont désignées en tant que propriétés de location dotées d une option permettant de les transformer en propriétés privées. Dans ce type de programme et de modèle de gouvernance d'un portefeuille de logement, la société est responsable du financement de la construction des habitations. Ces habitations sont ensuite offertes à des locataires qui savent qu ils peuvent les acheter à condition de remplir certains critères. Avant de devenir propriétaire, l acheteur doit avoir payé l intégralité du prix d achat en payant un loyer mensuel préalablement calculé. Les deux formules les plus couramment employées pour déterminer le prix d achat sont les suivantes :1) établir le prix d achat à 70 % du coût total de la construction ou 2) fixer un montant pour toutes les unités en fonction de leur superficie en pieds carrés. Si la société préfère calculer le prix d achat en employant une autre méthode, elle doit tenir compte de divers facteurs, dont les suivants, dans ses calculs : le coût d exploitation, le coût total de la construction et des frais de développement, ainsi que le type et la taille de l unité. Lorsque l acheteur a rempli toutes les obligations décrites dans l entente de l acheteur, l habitation peut être transférée (transfert de propriété). Les obligations sont généralement les suivantes : le paiement intégral du prix d achat, le paiement des taxes et de l assurance pour la première année, le paiement des frais de règlement et de clôture et tout autre coût jugé approprié et pouvant être justifié par la société. La société doit adopter une politique indiquant à quel montant du remboursement du solde dû, il est possible d émettre un avis de règlement imminent de l intégralité du solde dû. Lorsque ce dernier est réglé et que toutes les mesures juridiques sont prises, le titre de propriété est transféré de la société à l acheteur. La société offre un service de consultation au propriétaire d une première habitation, à l occasion de son changement de statut d acheteur à celui de propriétaire, pour s assurer que ce dernier connaît ses droits, ses responsabilités et ses obligations en tant que propriétaire. Il est recommandé que tous les nouveaux propriétaires, sans exception, aient recours à ce service de consultation. PROGRAMMES DE LOGEMENTS LOCATIFS SUBVENTIONNÉS Les programmes de logements locatifs subventionnés sont probablement l option la plus couramment choisie par les sociétés sans but lucratif pour proposer des logements abordables aux membres de leurs communautés. Ces programmes constituent un mécanisme efficace pour alléger le fardeau des personnes et familles à faible revenu, qui, autrement, seraient dans l obligation de payer les loyers du marché. Ces programmes sont modulables en fonction des divers besoins, parfois spéciaux, des membres habitant tant à l intérieur qu à l extérieur d'une réserve. Voici quelques exemples de programmes de logements locatifs subventionnés mis en œuvre dans l ensemble du Canada : des programmes d aide au logement destinés aux aînés, des programmes pour les jeunes à risque en milieu urbain, des programmes destinés aux célibataires à faible revenu vivant en milieu urbain et divers programmes d aide à la vie autonome pour les personnes ayant des problèmes mentaux et/ou physiques. Ces programmes peuvent être financés de 15

16 manière indépendante par la société et administrés par le directeur du logement. La société peut aussi décider d avoir recours à des partenariats financiers avec des organismes subventionnaires publics ou privés, limitant ainsi ses responsabilités financières tout en maintenant un niveau élevé d'indépendance en ce qui a trait à l élaboration et à l administration des programmes. Les programmes de subventions varient d une province à l autre et parfois d une municipalité à l autre (p. ex., en Ontario). Il est donc important que le conseil d administration connaisse les exigences et particularités locales inhérentes à toute participation à un partenariat de subventions. Dans les programmes de logements locatifs subventionnés (ou programmes de logements locatifs dont le loyer est proportionné au revenu), les locataires consacrent au maximum 30 % de leur revenu brut mensuel au loyer, en tant que contribution au coût d exploitation (ou le loyer du marché, selon que le programme fonctionne comme un programme sans but lucratif ou à but lucratif) de leur unité. La différence entre le coût d exploitation et la contribution du locataire au loyer est payée par des transferts de subventions. ENTRETIEN RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE D ENTRETIEN Comme indiqué précédemment, les sociétés sans but lucratif assument toutes les responsabilités et obligations des propriétaires lorsqu elles participent à des programmes de logements locatifs, y compris les responsabilités financières et matérielles inhérentes à l entretien des complexes d habitation. Il incombe au conseil d administration de la société de se familiariser avec la législation provinciale régissant les relations propriétaire-locataire et de clairement décrire les responsabilités de la société et du locataire en matière d'entretien dans le contrat de location (bail). La société peut confier les tâches d entretien quotidien du complexe d habitation à une entreprise de gestion immobilière, mais il incombe au conseil d administration de s assurer que l entreprise de gestion qu il a embauchée agit en conformité avec la législation et les normes en vigueur. En vertu de la Loi sur la protection des locataires de l'ontario, les responsabilités inhérentes à l entretien des complexes d habitation de location, y compris les complexes d habitation de location sans but lucratif, sont réparties de la manière suivante : Responsabilités de la société ou du conseil d administration En tant que propriétaires, les sociétés sans but lucratif ont pour responsabilité de s assurer que le bâtiment et les unités sont maintenus en bon état, conformément aux règlements sur la santé et sécurité contenus dans les lois provinciales et les règlements municipaux. Cela consiste à effectuer les réparations nécessaires et à remplacer tout élément (p. ex. un appareil ménager, une fenêtre ou un revêtement de sol) qui est installé dans les unités ou les espaces communs et qui ne satisfait plus à l usage pour lequel il était prévu en raison d une usure normale, ou d autres facteurs qui ne peuvent pas être attribués à une mauvaise utilisation par le locataire. Les réparations ou remplacements doivent être effectués rapidement, et les locataires doivent recevoir un avis écrit pour toute réparation nécessitant l entrée du propriétaire dans leur logement. 16

17 Responsabilités du locataire Le locataire d une unité de location sans but lucratif est en droit de recevoir la même qualité d entretien de bâtiment que celle dont bénéficient les locataires d habitation à but lucratif (marché). De plus, il a aussi le droit de demander au propriétaire d effectuer les réparations nécessaires et a accès à tous les mécanismes de recours offerts par les lois sur la location. Par contre, le locataire a aussi certaines responsabilités en vertu de ces lois, entre autres de garder l unité dans un état acceptable de propreté (soit assurer un nettoyage empêchant toute infestation d insectes ou d'animaux nuisibles ou de moisissure) et de réparer tout dommage que lui ou ses invités auraient pu causer (excluant l usure normale). Responsabilités du propriétaire Les responsabilités physiques et financières liées à l'entretien et au maintien en bon état de l'habitation et du terrain incombent au propriétaire, à moins que d'autres ententes aient été conclues avec la commission du logement. Les habitations doivent être maintenues en bon état, conformément aux normes pertinentes en matière de santé et sécurité, et les propriétaires peuvent être soumis à une inspection annuelle de leurs habitations et de leur propriété par le directeur du logement pour s'assurer que les normes sont respectées. Les propriétaires qui ont besoin d'une aide financière pour effectuer les réparations nécessaires dans leurs habitations pourraient être admissibles à des subventions offertes directement par la société ou par l'entremise de la SCHL. La définition de travaux de réparation nécessaires est la suivante : tout travail requis pour amener une unité d'habitation à un niveau acceptable en matière de santé et sécurité. Des définitions précises relativement aux «réparations nécessaires» seront clairement établies par l'organisme subventionnaire. Le conseil d'administration de la société établira un système de notation par points pour déterminer les priorités en matière de financement. Ce système tiendra notamment compte des facteurs suivants : le surpeuplement, les conditions de vie, la solvabilité, les défauts structurels, les dangers en matière de santé et sécurité, et bien d'autres. Toutes les approbations en matière de financement seront assujetties à la présentation de certains documents obligatoires (p. ex., estimations financières, ententes contractuelles, confirmation de propriété, etc.). Les propriétaires qui désirent effectuer sur leur habitation des réparations ou des travaux de modernisation qui ne sont pas considérés comme «nécessaires» selon les définitions fournies pourraient être admissibles à des prêts accordés directement par la commission du logement ou par des institutions financières externes dans le cadre d'une garantie fournie par la commission du logement. REGISTRES D ENTRETIEN Pour assurer des pratiques de bonne gouvernance, la société sans but lucratif doit tenir à jour des registres détaillés des bâtiments pour tous les complexes d habitation lui appartenant et dont elle est l exploitante, notamment sur les sujets suivants : inspections des terrains et des unités (y compris les travaux d entretien à accomplir selon les inspections, ceux effectués, le coût estimé ou réel des travaux et le nom et les coordonnées des personnes ou entreprises ayant effectué les travaux); les contrats de construction, de rénovation et d entretien; les garanties des appareils ménagers, de l équipement et du travail; les caractéristiques et rendus architecturaux des bâtiments; les manuels d entretien et les modes d emploi; les inventaires détaillés des outils, des 17

18 fournitures et de l équipement. Il est aussi recommandé de tenir à jour des registres d entretien pour chaque unité d un complexe d habitation. Il est aussi recommandé de tenir à jour des registres d entretien distincts pour chaque unité d un complexe d habitation. NOUVEAUX COMPLEXES D HABITATION Une société qui entreprend la construction de nouveaux complexes d habitation ou la transformation de propriétés en unités résidentielles doit veiller à ce que la construction fasse l objet d inspections afin de s assurer que (1) les intérêts de la société sont protégés et (2) qu en cas de défaut de construction, la responsabilité est convenablement attribuée. À cet effet, la société doit établir un partenariat dynamique avec des conseillers en conception, des architectes et des entrepreneurs afin qu'ils travaillent tous ensemble à la détermination et à la réparation immédiate de toute anomalie existant dans la conception ou la construction. Il incombe au directeur du logement de surveiller le travail de l entrepreneur en chef, et ce dernier doit fournir une documentation précise à la société : les spécifications techniques et les dessins d'ouvrage fini (qui sont importants pour repérer toute anomalie et comparer les plans à la structure construite), un calendrier des inspections de garantie de tous les travaux, les manuels d entretien et les modes d'emploi des produits, des matériaux et des systèmes d exploitation, des copies des permis de construction et d'occupation, ainsi que les coordonnées des entrepreneurs et sous-traitants (électriciens, plombiers, etc.) embauchés par l entrepreneur en chef pour accomplir les travaux. INSPECTIONS Des inspections des bâtiments et des terrains des complexes d habitation doivent être effectuées périodiquement afin de s assurer que toutes les normes de santé et sécurité provinciales et municipales sont respectées et pour relever tout problème éventuel. Tous les logements et les terrains doivent être inspectés au moins une fois par an. Les inspections doivent être faites par le gestionnaire immobilier, en compagnie du président du conseil d administration et de professionnels qualifiés (p. ex., des inspecteurs de la sécurité-incendie, des représentants du conseil de santé provincial, etc.). Les rapports rédigés à la suite des inspections annuelles devraient être présentés aux résidents du complexe, aux membres de la communauté, ainsi qu'au Chef et au conseil de bande. ACHATS ET CONTRATS DE SERVICES Il est essentiel que le conseil d administration établisse des lignes directrices claires concernant les achats et les contrats de services afin de guider la commission de logement, d assurer la transparence et la cohérence et d éviter les conflits d intérêts. Les exigences relatives au processus d appel d offres et à l attribution de contrats varient d une province à l autre; le conseil d administration doit veiller à ce que les politiques sur l attribution de contrats et les appels d offres soient conformes aux lois en vigueur. Il est recommandé que les commissions de logement adoptent des politiques visant à accorder la priorité aux membres de la bande qui possèdent des compétences en tant qu'entrepreneurs ou d'ouvriers lorsqu'elles confient des travaux à des tiers. 18

19 RENDEMENT EN MATIÈRE DE GESTION EXAMEN OPÉRATIONNEL Afin de s assurer que les normes d'exploitation mentionnées dans l entente d exploitation, ainsi que dans les statuts et les règlements de la société sont respectées, il est recommandé d entreprendre un examen annuel détaillé de l exploitation et de la gestion de chaque complexe d habitation. Les inspections et examens devraient être effectués par le président du conseil d'administration, en compagnie de tout partenaire subventionnaire et de professionnels qualifiés (vérificateurs financiers, inspecteurs de la sécurité, etc.). L exploitation et la gestion des complexes d habitation du conseil d'administration et de la société doivent être évaluées en fonction des catégories suivantes : (i) (ii) (iii) (iv) (v) Gestion de l entretien; Gestion des résidents; Gestion de l information et des registres; Gestion des ressources humaines; Gestion financière. Par souci de transparence, il est recommandé de rendre publics les résultats des évaluations et les réponses du conseil d'administration à ces résultats, auprès du Chef en Conseil, des membres de la communauté et des résidents du complexe, en plus des partenaires subventionnaires, s'il y a lieu. 19