SIECLE. Les Extractions Personnalisées. Fil conducteur de création

Transcription

1 SIECLE Les Extractions Personnalisées Fil conducteur de création Mise à jour : Février 2013

2 SOMMAIRE PRESENTATION - GENERALITES... 3 Accéder au menu "Extractions personnalisées"... 3 LES ETAPES D ELABORATION D UNE EXTRACTION PERSONNALISEE ère étape : Choix des critères de sélection - Question à se poser : QUI? ème étape : Choix des rubriques -Question à se poser : QUOI? ème étape : Choix du tri-compteur-saut de page - Question à se poser : COMMENT? ème étape : Choix du mode de sortie - Question à se poser : OÙ? Affichage du résultat de l extraction personnalisée Mise en page lors de l'export PDF Export Excel... 16

3 PRESENTATION - GENERALITES Les extractions personnalisées permettent de générer dans un format modifiable (fichier CSV modifiable sous Excel, Calc...) une liste d'élèves et de responsables, répondant à des critères personnalisés. ACCEDER AU MENU "EXTRACTIONS PERSONNALISEES" Dans SIECLE BEE, sélectionner le menu "Exploitation" puis "Extractions personnalisées". 1 er CAS : aucune extraction personnalisée n a encore été créée, l écran suivant apparaît : Cliquer sur le pour créer une nouvelle extraction 2 ème CAS : des extractions sont déjà présentes : Créer une nouvelle extraction Lancer une extraction existante Supprimer une extraction Après avoir cliqué sur le bouton, "Nouvelle Extraction", l écran suivant apparaît : Obligatoire Optionnelle Saisir un Titre qui sera le titre qui apparaîtra sur l édition papier lors de l'impression du résultat de l'extraction. Saisir une Description, qui sera un rappel du contenu de l extraction. Pour MODIFIER une extraction déjà existante, il faut d abord la lancer en cliquant sur le titre de l extraction. Puis en bas du résultat, cliquer sur le bouton : SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

4 LES ETAPES D ELABORATION D UNE EXTRACTION PERSONNALISEE Construire une édition personnalisée, c est répondre à 4 questions et parcourir 4 étapes : 1 ERE ETAPE / 1 ER ECRAN : QUI? Choix des critères de sélection Qui? 2 EME ETAPE / 2 EME ECRAN : QUOI? Choix des rubriques à afficher Quoi? 3 EME ETAPE / 3 EME ECRAN : COMMENT? Choix du tri-compteur-saut de page Comment? 4 EME ETAPE / 4 EME ECRAN : OÙ? Choix du mode de sortie Où? SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

5 LES 11 THEMES ET LEURS RUBRIQUES (OU CRITERES) CORRESPONDANTES : Identification de l élève Scolarité actuelle Scolarités années précédentes Nom Prénom 1 Prénom 2 Prénom 3 Date de naissance N Interne INE Commune de naissance Pays de naissance Nationalité Code département de naissance Sexe Date d'entrée Date de modification Dossier de l'établissement précédent reçu Transport Type d'inscription MEF Statut Situation de l'élève Division Groupe Date début groupe Options 1 Modalité d'élection 1 Options 2 Modalité d'élection 2 Options 3 Modalité d'élection 3 Options 4 Modalité d'élection 4 Options 5 Modalité d'élection 5 Options 6 Modalité d'élection 6 Options 7 Modalité d'élection 7 Options 8 Modalité d'élection 8 Options 9 Modalité d'élection 9 Options 10 Modalité d'élection 10 Options 11 Modalité d'élection 11 Options 12 Modalité d'élection 12 Régime Doublement Interne excellence Année scolaire préc. MEF Préc. Statut préc. Division préc. Code établissement préc. Département étab. préc. Code postal étab. préc. Commune étab. préc. Type étab. Préc. Nom étab. Préc. Resp. Légal1 Resp. Légal2 Resp. Financier Civilité resp. légal 1 Nom resp. légal 1 Ligne 1 Adresse légal 1 Ligne 2 Adresse légal 1 Ligne 3 Adresse légal 1 Ligne 4 Adresse légal 1 Commune resp. légal 1 Code postal resp. légal 1 Lien de parenté légal 1 Code profession resp Profession resp. légal 1 Situation emploi légal 1 Tel maison resp. légal 1 Tel travail resp. légal 1 Tel mobile resp. légal 1 Courriel resp. légal 1 Com. Adresse légal 1 Autorise SMS légal 1 Enfant charge légal 1 Enf. 2 nd Deg. légal 1 RIB légal 1 IBAN légal 1 BIC légal 1 Civilité resp. légal 2 Nom resp. légal 2 Ligne 1 Adresse légal 2 Ligne 2 Adresse légal 2 Ligne 3 Adresse légal 2 Ligne 4 Adresse légal 2 Commune resp. légal 2 Code postal resp. légal 2 Lien de parenté légal 2 Code profession resp Profession resp. légal 2 Situation emploi légal 2 Tel maison resp. légal 2 Tel travail resp. légal 2 Tel mobile resp. légal 2 Courriel resp. légal 2 Com. Adresse légal 2 Autorise SMS légal 2 Enfant charge légal 2 Enf. 2 nd Deg. légal 2 RIB légal 2 IBAN légal 2 BIC légal 2 Civilité resp. légal financ. Nom resp. légal financ. Ligne 1. Adresse légal financ. Ligne 2 Adresse légal financ. Ligne 3 Adresse légal financ. Ligne 4 Adresse légal financ. Commune resp. légal financ. Code postal resp. légal financ. Lien de parenté légal financ. Code profession resp Profession resp. légal financ. Situation emploi légal financ. Tel maison resp. légal financ. Tel travail resp. légal financ. Tel mobile resp. légal financ. Courriel resp. légal financ. Com. Adresse légal financ. Autorise SMS légal financ. Enfant charge légal financ. Enf. 2 nd Deg. légal financ. RIB légal financ. IBAN légal financ. BIC légal financ. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

6 Resp. Correspondant Civilité resp. légal corres. Nom resp. légal corres. Ligne 1. Adresse légal corres. Ligne 2 Adresse légal corres. Ligne 3 Adresse légal corres. Ligne 4 Adresse légal corres. Commune resp. légal corres. Code postal resp. légal corres. Lien de parenté légal corres. Code profession resp Profession resp. légal corres. Situation emploi légal corres. Tel maison resp. légal corres. Tel travail resp. légal corres. Tel mobile resp. légal corres. Courriel resp. légal corres. Com. Adresse légal corres. Autorise SMS légal corres. Enfant charge légal corres. Enf. 2 nd Deg. légal corres. RIB légal corres. IBAN légal corres. BIC légal corres. Coordonnées de l élève Ligne 1. Adresse Ligne 2 Adresse Ligne 3 Adresse Ligne 4 Adresse Commune élève Code postal élève Tel maison élève Tel travail élève Tel mobile élève Courriel élève Sortie Diplôme Bourse Date de sortie Motif de sortie Code RNE Nouvel établissement Année d'obtention Diplôme - Attestation Spécialité Mention Type de bourse nat. Type de bourse clg Taux bourse clg Parts bourse nat. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

7 1 ERE ETAPE : CHOIX DES CRITERES DE SELECTION - QUESTION A SE POSER : QUI? C est-à-dire quel panel doit-on sélectionner, interroger, pour obtenir la liste, le comptage désiré? Quels élèves doivent figurer sur la liste? élèves scolarisés, non scolarisés? Mef de 3 ème, 5 ème...? régime demi-pensionnaires? responsables, correspondants...? Pour répondre à la question QUI : Thème, critères, conditions et valeurs doivent être correctement renseignés : Thème = Dictionnaire des rubriques regroupés sous 11 différents thèmes de la fiche élève Critère = Rubrique permettant d effectuer une sélection des élèves à interroger Condition et valeur Au delà de 2 critères, des parenthèses sont proposées permettant différentes combinaisons entre les critères. Le nombre de critère est limité à 10. Attention, le contrôle du nombre de critères n'est fait qu'au moment du passage à l'étape suivante : Il faut donc contrôler les boutons "Ajout" : " et "Suppression" : ". Dès que le bouton n'apparaît plus, les 10 critères sont atteints. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

8 CONDITIONS ET VALEURS DES SELECTIONS Après avoir choisi le Thème et le Critère de sélection, il faut définir la condition et la valeur associée. On définit ici la condition Et la valeur associée Les valeurs : Une valeur peut-être : Une saisie libre : exemples : début d'un Nom, Date d'entrée Un choix dans une liste déroulante parmi les valeurs issues de nomenclatures, exemples : Division, Commune, Code profession Les conditions : = Égal > Supérieur La valeur indiquée est exclue Supérieur ou égale La valeur indiquée est inclue < Inférieur La valeur indiquée est exclue (ex. < 5, retournera : 1, 2, 3, 4) Inférieur ou égal La valeur indiquée est inclue (ex. 5, retournera : 1, 2, 3, 4, 5) Diffèrent Il n'est pas possible de comparer 2 rubriques entre elles pour un même élève. Exemple : Adresse Resp.1 diffèrent de Adresse Resp.2. Commence par Contient Fini par La valeur sera forcément une saisie libre (pas de liste déroulante possible). Les dates sont des chiffres, on ne peut pas utiliser Contient "1997" pour obtenir la liste des élèves nés en Exemple de sélection des élèves nés en 1997 : SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

9 UN DES CRITERES ESSENTIELS A PRENDRE EN COMPTE EST LA NOTION D ELEVE SCOLARISE : Définition d'un élève scolarisé dans SIECLE : C est un élève qui n a pas de date de sortie et possède obligatoirement une division. Définition d'un élève sortant dans SIECLE : C'est un élève avec un motif et une date de sortie. Il peut ou non avoir une division. Pour sélectionner uniquement les élèves scolarisés, on utilisera la sélection suivante : Thème : "Scolarité actuelle" / Critère : "Situation de l élève" / Égal : "Scolarisé(e)" Pour sélectionner uniquement les élèves non scolarisés, on utilisera la sélection suivante : Thème : "Scolarité actuelle" / Critère : "Situation de l élève" / Égal : "Non Scolarisé(e)" À noter : La saisie de critères n'est pas obligatoire : en l'absence de critères, tous les élèves sont sélectionnés : scolarisés et non scolarisés. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

10 FONCTIONS LOGIQUES "ET" / "OU" ET PARENTHESES Les fonctions logiques "ET" et "OU" vont lier les conditions d extraction et les parenthèses associées. Exemple : Pour obtenir les élèves scolarisés en 3 ème, dans le Thème "Scolarité Actuelle", on choisi "MEF" "Égal" 3 EME. Il ne faudra pas cependant oublier de sélectionner un 2 ème critère correspondant aux 3 ème EUROP afin d avoir le panel de tous les élèves de 3 ème. Cela donnera donc : ( Mef Egal 3EME OU Mef Egal 3EME EUROP ) En effet, un élève ne peut pas être scolarisé dans un MEF de 3 ème ET en même temps, dans un MEF de 3 ème EUROP mais bien dans l un OU bien dans l autre de ces MEF. Les parenthèses seront utilisées pour encadrer et séparer les lignes contenant des "ET", des lignes contenant des "OU" en créant des sous ensembles. Les parenthèses sont proposées au delà de deux critères. Concrètement dans l écran : Sélection du ET ou du OU logique Ajout et suppression de lignes Sélection des parenthèses Permet de continuer l extraction, et passer à l étape de choix des rubriques. Permet de revenir à la page d'accueil des extractions personnalisées. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

11 2 EME ETAPE : CHOIX DES RUBRIQUES - QUESTION A SE POSER : QUOI? C est-à-dire quelles informations doivent s afficher dans la liste : dans les différentes colonnes à afficher, imprimer ou extraire? Dans cette fenêtre : Choisir un "THEME". Cliquer sur la rubrique voulue dans "Colonnes disponibles" puis sur Ajouter : pour la sélectionner. Pour annuler une sélection, cliquer sur la rubrique erronée dans "Colonnes Sélectionnées" puis sur Supprimer :. Pour classer, ranger les champs à afficher dans l ordre désiré, cliquer sur les flèches, et à droite. Elles permettent de faire monter ou descendre les rubriques sélectionnées. À noter : Sélection rapide des rubriques : pour sélectionner plusieurs rubriques qui se suivent dans la liste proposée, il faut utiliser la touche "Shift" (ou "MAJ") comme sous Windows. Si un comptage ou un saut de page doit être fait, il faut penser à sélectionner la colonne concernée. Rappel des choix effectués lors de la 1 ère étape 1-Choisir un thème pour sélectionner les rubriques à afficher Changer de thème pour choisir des rubriques différentes 2-Toutes les rubriques contenues dans le thème choisi s affichent 3-Ajouter / 4-Supprimer les rubriques à afficher 5-Classer les champs Permet de passer à l'étape du tri des colonnes. Permet de revenir à l'étape de sélection des critères. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

12 3 EME ETAPE : CHOIX DU TRI-COMPTEUR-SAUT DE PAGE - QUESTION A SE POSER : COMMENT? C est-à-dire dans quel ordre les lignes d'informations extraites doivent-elles être classées? Souhaite-t-on compter une information? Faut-il séparer les informations par page? Dans cette fenêtre : Choisir l ordre de tri à l'aide de la liste déroulante, en respectant l'ordre : on ne peut pas avoir plusieurs colonnes à l'ordre 2 si aucune n'est définie à l'ordre 1. Choisir ensuite (éventuellement) un compteur. Ex. : sur la division, ce compteur permettra d afficher le nombre d élèves dans la division. Choisir ensuite (éventuellement) un saut de page. Ex. : sur la division, à chaque changement de division, une nouvelle page sera créée. À noter : Il faut obligatoirement choisir au moins un ordre de tri. Il n'est pas possible de choisir un tri décroissant. Un seul compteur au maximum peut être choisi, il ne peut être sélectionné que sur une colonne triée. Les sauts de pages ne peuvent être sélectionnés que sur des colonnes triées. 3-Choisir éventuellement les sauts de page à effectuer 1-Choix de l'ordre de tri (Choisir au minimum un ordre de tri) 2- Choisir éventuellement un comptage au maximum Permet d'accéder à l'étape suivante afin de visualiser le résultat. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

13 4 EME ETAPE : CHOIX DU MODE DE SORTIE - QUESTION A SE POSER : OÙ? Les informations extraites doivent-elles être visualisées, imprimées, extraites sous forme de fichier? Pour chaque élève (ou responsable) correspondant aux critères, les informations sont affichées : une ligne par élève (ou responsable), une colonne par information relative à l'élève (ou responsable). TROIS MODES DE SORTIE SONT POSSIBLES : ÉCRAN, IMPRIMANTE, FICHIER Permet de visualiser le résultat de l extraction à l'écran. Génération d un fichier non modifiable au format PDF : cliquer sur ce bouton pour imprimer l extraction. Génération d un fichier au format CSV modifiable dans un tableur (Excel ) ou dans un logiciel de traitement de texte (Word...) Il est possible d enregistrer ce fichier sur un disque local. Le format CSV (Comma Separated Value : donnée séparée par une virgule) présente les données séparées par un "délimiteur". Par défaut, il s'agit du point virgule mais il peut être personnalisé dans la zone : Permet d'enregistrer la nouvelle extraction personnalisée, ou d'enregistrer les modifications apportées afin de pouvoir relancer l'extraction à tout moment. Permet de revenir à l'étape de sélection des critères. SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

14 AFFICHAGE DU RESULTAT DE L EXTRACTION PERSONNALISEE Possibilité de tri ascendant/descendant : sur chaque colonne d'information par simple clic sur le titre de la colonne. La flèche indique la colonne sur laquelle le tri est actif. Un second clic inverse le tri : Un compteur a été paramétré sur la colonne "Division" : Un total est donc généré pour chaque division Un total global est affiché en fin de tableau MISE EN PAGE DE L'EXPORT PDF Il est possible d'ajouter une colonne vierge et de paramétrer la mise en page du document. Il est également possible d enregistrer ce fichier PDF sur un disque local. À cocher pour ajouter une colonne supplémentaire (vide) avec un titre à saisir À cocher pour ajouter un texte dans la partie centrée du pied de page Sélectionner "Ouvrir avec" pour visualiser le fichier PDF et l'imprimer Sélectionner "Enregistrer le fichier" permet de stocker le résultat de l édition sur votre ordinateur SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

15 LA MISE EN PAGE PERMET DE PARAMETRER 6 CRITERES Par défaut, l édition est effectuée : Avec quadrillage / En mode portrait / Avec un interligne / Alignement vertical centré : Exemple sans quadrillage : Exemple avec interligne triple - Alignement vertical Haut : Exemple avec ajout d une colonne : L'en-tête des documents : Le pied de page : SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16

16 EXPORT EXCEL Sélectionner "Ouvrir avec" pour ouvrir directement le résultat dans votre tableur Sélectionner "Enregistrer le fichier" permet d'enregistrer le fichier.csv dans un dossier de votre ordinateur À noter : Si lors de l'ouverture du document, les colonnes ne s'affichent pas correctement dans le tableur, il faut : Enregistrer le fichier.csv dans un dossier. Ensuite, ouvrir le tableur. Puis, ouvrir le document depuis le tableur. Sélectionner Fichiers texte csv dans le type de fichier à ouvrir Ouverture du fichier incorrecte : Ouverture du fichier correcte : SIECLE BEE-Les Extractions Personnalisées Mise à jour : Février / 16