8 ème Salon de l ARC et l UNARC 19 et 20 octobre L établissement de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle (ou ordinaire)

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1 8 ème Salon de l ARC et l UNARC 19 et 20 octobre 2016 L établissement de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle (ou ordinaire)

2 Introduction I. La compétence à titre principale : celle du syndic en concertation avec le conseil syndical II. Une compétence secondaire : le pouvoir autonome de tout copropriétaire, ou du seul conseil syndical III. Le contenu de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle Conclusion

3 Introduction Les conseils syndicaux et les copropriétaires s interrogent régulièrement sur les modalités d établissement de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle (ou ordinaire), à savoir quelles sont leurs compétences, les formes et délais. Il s agit donc de présenter de manière synthétiques : - les droits et obligations des conseils syndicaux, des copropriétaires et du représentant du syndicat, le syndic ; - nos conseils pratiques en la matière.

4 I. La compétence à titre principale : celle du syndic en concertation avec le conseil syndical A. Fondement légal et réglementaire L ordre du jour de l assemblée générale doit être établi en concertation entre le syndic et le conseil syndical, conformément à l article 26 du décret du 17 mars 1967 et l article 18 de la loi du 10 juillet B. Modalités et coût La préparation de cet ordre du jour doit intervenir dans le cadre d une réunion du conseil syndical préparatoire, à laquelle le syndic intervient à titre exceptionnel, prestation relevant de ses honoraires de gestion courante, arrêté NOVELLI du 19 mars 2010, repris en annexe du décret du 26 mars 2015 sur le contrat de mandat-type de syndic.

5 1) la préparation : - il appartient au conseil syndical, préalablement à la date de clôture des comptes du syndicat par le syndic, de requérir de celui-ci : la date à laquelle il aura effectué cette opération comptable, autrement dit que les documents comptables seront accessibles; ses disponibilités pour le rencontrer à fin d établissement de l ordre du jour, une date convenant à l ensemble des parties ; - le maitre-mot est anticipation : une préparation optimisée de l ordre du jour de l assemblée générale implique de s y prendre a minima 3 mois à l avance, voire beaucoup plus (de 6 mois à un an) si le syndicat doit se prononcer officiellement sur des travaux majeurs de rénovation des parties communes ou des équipements collectifs ou encore une mise en concurrence de prestataires (chauffagiste, syndic ).

6 2) Le coût de la préparation : - l intervention du syndic à cette réunion préparatoire relève de ses honoraires de gestion courante, selon les stipulations de son contrat de mandat (arrêté NOVELLI). Il convient de négocier, afin d obtenir un jour, mais surtout une durée et plage horaire appropriés selon l importance de la copropriété, qui peut s échelonner : de deux heures à plusieurs journées ; hors heures ouvrables pour les résidences sur lesquelles les membres du conseil syndical sont en activité professionnelle. Le syndic n est alors fondé à facturer en sus au syndicat des copropriétaires, que les dépassements aux dispositions convenues contractuellement entre les parties.

7 II. Une compétence secondaire : le pouvoir autonome de tout copropriétaire ou du seul conseil syndical A. Le fondement réglementaire L article 10 du décret du 17 mars 1967 dispose, que tout copropriétaire ou le conseil syndical peut notifier à tout moment au syndic la question, qu il souhaite inscrire à l ordre du jour de l assemblée générale. B. La mise en œuvre de cette prérogative 1) La forme - la notification s entend d une lettre recommandée avec demande d avis de réception ; - la partie demanderesse doit notifier la question, le projet de résolution et les éventuelles pièces nécessaires à son adoption.

8 2) Le délai Il convient de notifier cette question avant, que le syndic n ait notifié la convocation de l assemblée générale à tous les copropriétaires. Le délai minimal entre la notification et la tenue de l assemblée générale est de 21 jours (commençant à courir au lendemain de la première présentation de celle-ci à tout le monde). Il faut néanmoins savoir, que le syndic doit prendre une marge pour se conformer à ce minima, notamment en cas de copropriétaires résidant en province et/ou à l étranger et donc diffuser celle-ci un moins ou plus avant la date convenue pour la tenue l assemblée générale. Sachant cela, la notification de cette question par un copropriétaire ou le conseil syndical au syndic doit intervenir au moins un mois et demi avant la date prévisionnelle de l assemblée générale annuelle.

9 III. Le contenu de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle - le bureau (président, scrutateur(s), secrétaire) ; - l approbation de l exercice clos du syndicat sur les charges courantes du syndicat des copropriétaires ; - l approbation des comptes travaux (conseil et aucunement impératif); - le quitus au syndic (déconseillé dans tous les cas) ; - la désignation du syndic; - l adoption du budget prévisionnel (réactualisation si nécessaire) ; - l adoption d un budget prévisionnel initial ;

10 - la désignation d un conseil syndical ; - la détermination d un seuil de consultation du conseil syndical pour l engagement des dépenses courantes par le syndic (en l absence de résolution en ce sens ou si l on souhaite le réajuster) ; - la détermination d un seuil à partir duquel le syndic doit mettre en concurrence les entreprises (en l absence de résolution en ce sens ou si l on souhaite le réajuster) ; - l adoption des contrats : entretien des parties communes et équipements collectifs, travail (embauche personnel), polices (RCP, multirisques immeuble, dommage-ouvrage, protection juridique); - les résolutions travaux de réfection des parties communes, selon les éléments essentiels annexé à la convocation, si le syndicat est concerné ;

11 - l autorisation des poursuites judiciaires à l encontre d un copropriétaire (violation RCP, saisie immobilière) ou d un tiers ; - un point d information sur les procédures judiciaires en cours intéressant le syndicat des copropriétaires ; - l autorisation du syndicat de permettre à un copropriétaire de réaliser à ses frais des travaux affectant les parties communes ou l aspect extérieur de l immeuble ; - la cession de parties communes à un copropriétaire selon un prix et un modificatif de règlement de copropriété annexé à la convocation ; - les questions diverses (discussion sur différents points, sans que cela ne puisse constituer une décision contraignante pour le syndicat).

12 Conclusion: Le conseil syndical doit pleinement jouer son rôle de co-auteur de l ordre du jour de l assemblée générale annuelle, en sollicitant avec suffisamment d anticipation du syndic une date pour le rencontrer et le fixer. Pour les opérations d envergure, cette préparation doit quasiment être entamée au lendemain de l assemblée générale de l année précédente. Outre cette concertation, les copropriétaires ou le conseil syndical, lors des relations conflictuelles ou pour les questions sensibles telle que la mise en concurrence du mandat du syndic, doit agir dans le cadre de son pouvoir autonome énoncé à l article 10 du décret du 17 mars 1967.