GUIDE D UTILISATION PROFESSIONNELS DE LA PRODUCTION

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1 GUIDE D UTILISATION PROFESSIONNELS DE LA PRODUCTION Préambule Interface Tableau de bord Ajout de membres de la production Ajout de chargé de casting Gestion des comédiens Recrutement des comédiens Méthode traditionnelle Outils myrole Via e mail Via nom (inscription du comédien pré requise) Gestion des comédiens Validation de la candidature d un comédien Tableau des comédiens Création d un nouveau contrat Agenda de tournage Documents quotidiens Générer les feuilles d émargement Générer les DPAE des comédiens en début de contrat Générer les contrats : Documents hebdomadaires Fichier compatible Xotis Studio Tableau préparation paie

2 Préambule MyRole est une passerelle entre les comédiens, les chargés de casting et la production. myrole automatise la DPAE, l édition de contrats de travail, la création de bordereaux de figuration et génère les fiches salariés pour les logiciels de paie. Vous venez de recevoir un mail vous invitant à vous inscrire sur le site myrole.fr En cliquant sur le lien, vous trouvez le formulaire d inscription 1

3 Après l avoir complété et validé, vous recevrez un mail contenant un lien de vérification d adresse mail. Une fois cette vérification faite, vous n aurez plus l alerte sur le site myrole Une infobulle vous indique que vous allez rejoindre votre équipe Vous êtes maintenant prêt à utiliser les outils de gestion des comédiens de myrole ;) 2

4 Interface L espace dédié à un film est composé de 3 onglets : Tableau de bord Cette rubrique contient les statistiques du film, Les membres de l équipe ayant un rôle dans la gestion des comédiens et des informations sur les jours de tournage. Voir la rubrique tableau de bord Gestion des comédiens Cette rubrique compose l essentiel des fonctionnalités liées au recrutement des comédiens. Voir la rubrique recrutement des comédiens. Agenda de tournage La partie qui concerne la gestion administrative des comédiens. Voir la rubrique agenda de tournage. Paramètres Vous trouverez ici des réglages plus précis liés à la gestion du film. Voir la rubrique paramètres. Tableau de bord Ajout de membres de la production U n membre de la production supervise les tournages et l'embauche des chargés de casting sur chaque film. Il définit les données liées à la production pour tous les films ayant un pack myrole. Il bénéficie aussi des fonctionnalités du chargé de casting. Dans le panneau Votre équipe myrole : Cliquez sur ajouter un membre de la production 3

5 Inscrire l adresse e mail du membre de l équipe de production dans le champ dédié et valider Si l adresse mail n est pas liée à un compte myrole, un mail l invitant à s inscrire lui sera envoyé. 4

6 Ajout de chargé de casting U n chargé de casting encadre l embauche et la gestion des comédiens au long du tournage. Il n a pas accès à toutes les données de la production. Dans le panneau Votre équipe myrole, Cliquer sur ajouter un chargé de casting Inscrire l adresse mail du membre de l équipe de production dans le champ dédié et valider Gestion des comédiens 5

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8 Recrutement des comédiens Méthode traditionnelle Le comédien est contacté par un membre de l équipe par les moyens traditionnels. On lui demande de s inscrire seul sur le site myrole.fr en lui indiquant le code unique du film indiqué à côté du titre du film (ici : MM16). Outils myrole - Via En cliquant sur le bouton invitez des comédiens par e mail, un champ laisse la possibilité de copier coller plusieurs adresses mail : il suffit de copier les adresses depuis un client de messagerie : coller dans le champ : 7

9 valider. Un récapitulatif des adresses renseignées apparaît : - Via nom (inscription du comédien pré-requise) Le bouton recherche de comédiens ouvre un champ que vous renseignerez avec le nom ou le prénom d un comédien inscrit sur myrole. 8

10 Gestion des comédiens Lorsqu un comédien s inscrit à un film, les chargés de casting reçoivent des notifications dans la barre supérieure. Validation de la candidature d un comédien un tableau présente le profil des nouvelles inscriptions à confirmer ou refuser. Plus bas, le tableau Vos comédiens sur ce film est enrichi des nouvelles recrues. 9

11 Tableau des comédiens Tous les comédiens que vous avez acceptés ou invités apparaissent dans le tableau des comédiens. La petite icône en début de ligne vous indique si le profil du comédien permet une embauche immédiate, ou s il manque des informations. En attente de l acceptation de l invitation de la part du comédien. Problème(s) détecté(s) sur le profil du comédien. Survolez l icône pour en savoir plus. Tout est en ordre. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs comédiens en cliquant sur les lignes concernées. La case à cocher en fin de ligne devient bleue et le texte n est plus grisé. Pour sélectionner tous les comédiens visibles, ou les désélectionner tous, il suffit de cliquer sur la case à cocher en entête du tableau. 10

12 A chaque nouveau clic, le nombre de comédiens sélectionnés s affiche en haut du tableau. Pour les comédiens sélectionnés, vous pouvez : attribuer un nouveau contrat voir et modifier les contrats existants voir les fiches de renseignements accéder à leurs documents administratifs (RIB, permis de conduire, titre de séjour...) attribuer et retirer des tags (étiquettes), qui permettent de les qualifier plus précisement les contacter Création d un nouveau contrat La création de nouveaux contrats se fait en fonction des prévisions du plan de travail. Les données d un contrat peuvent être modifiées jusqu à la signature. Définissez un poste ( figurant, silhouette, rôle ), un montant de cachet et un rôle. Cliquez sur le(s) jour(s) concerné(s) dans le calendrier, afin de définir le(s) date(s) du présent contrat. NB : Dans le cas d un tournage mixte, ou de nuit sélectionnez la date du premier jour et sélectionnez l heure du lendemain : 11

13 Renseignez les heures de travail. Ceci est nécessaire pour la déclaration d embauche NB : La case à cocher Dupliquer les données de la première ligne? permet d'accélérer le traitement des figurants par lots. Après validation, un message indique l enregistrement des données. Vous pouvez voir les contrats des comédiens : 12

14 Agenda de tournage L agenda des tournages montre un calendrier des jours concernés par des contrats de comédiens. Au survol de chaque jour, vous verrez apparaître le nombre de comédiens embauchés. 13

15 Calendrier quotidien En cliquant sur un jour, vous trouverez le détail. Pour les comédiens présent dans la journée, vous pourrez : modifier leurs horaires de travail les contacter développer les lignes pour obtenir le détail Modifier les présences Une fenêtre permet de modifier les horaires de travail et de pause de tous les comédiens de la journée 14

16 Contacter les comédiens de la journée Vous pouvez contacter tous les comédiens ou par type de poste, ou par rôle. Informations détaillées Ce bouton vous donnera accès aux informations du contrat de chaque comédien. 15

17 Documents quotidiens L encart Export de documents vous permet de générer les fiches de renseignements, d émargement, les contrats et le fichier de DPAE à déposer sur le site de l URSSAF. Générer les feuilles d émargement Vous pouvez imprimer des bordereaux d émargement pour les figurants, les silhouettes et rôles, ainsi que pour les mineurs. Plusieurs formats sont possibles : avec photo, avec raccords, avec les documents manquants... Pour sélectionner la forme désirée, cliquez sur Templates en haut de la page. 16

18 D autres options s offrent à vous : ouvrir l éditeur enregistrer sur le Cloud myrole télécharger au format Microsoft Word Imprimer directement depuis votre navigateur Envoyer par e mail Générer les DPAE des comédiens en début de contrat NB : le format de fichier généré est conforme à la fonctionnalité dépôt direct de fichiers du site urssaf.fr. Cette fonctionnalité vous délivre un accusé de réception des déclarations établies. 17

19 Générer les contrats Les contrats du jour sont générés automatiquement en double et dans l ordre alphabétique. Des options s offrent à vous : ouvrir l éditeur enregistrer sur le Cloud myrole télécharger au format Microsoft Word Imprimer directement depuis votre navigateur Envoyer par e mail Utiliser le bouton Imprimer pour imprimer directement depuis votre navigateur, ou choisissez Export MS Word si vous avez des problèmes de mise en page. 18

20 Documents hebdomadaires A la fin de chaque semaine, vous pouvez exporter un fichier compatible XOTIS STUDIO et un tableur récapitulatif de la semaine pour effectuer les paies rapidement. Cliquez sur la semaine de votre choix. L encart Export de documents vous propose de sélectionner le document à télécharger. Fichier compatible Xotis Studio Le fichier XOTIS exporté par myrole est directement importable dans Studio. Un aperçu du fichier s affiche. En haut de la page, vous pouvez décider si vous voulez inclure ou ignorer les salariés ayant déjà été importés précédemment dans Studio. 19

21 Un encart vous permet de repérer facilement les problèmes éventuels dans les profils administratifs des comédiens de la semaine. Pour télécharger le fichier, vous n avez plus qu à cliquer sur Export XOTIS. Tableau préparation paie Le tableau récapitulatif de la semaine est un outil puissant permettant de gagner beaucoup de temps sur la paie des comédiens. Un tableau apparaît avec les données de la semaine sous forme de tableau. Le bouton Export Excel permet de télécharger un fichier.xls. 20

22 Structure du fichier Ce fichier vous donne toutes les informations nécessaire à la paie : Dans l'entête, apparaissent le nom du film, la semaine de tournage, ainsi que le nombre de figurants et de rôles. Les couleurs représentent les lots de salariés qui permettent d'effectuer les paies par lots avec Studio. Chaque lot a ses particularités et ils sont triés selon les champs suivants : premier jour de travail, dernier jour de travail et donc le nombre de jour de travail, montant du cachet et le tarif horaire, abattement, nombre d'indemnité repas, autres indemnités, heures supplémentaires, spécificités : retraité, mineur, résidant à l étranger... 21

23 Les heures supplémentaires sont marquées en rouge Pour un question de lisibilité, lorsqu un contrat dure plusieurs jours, les lignes sont masquées. En cliquant sur le + dans la marge de gauche, vous accédez au détail des jours effectués. La dernière ligne du tableau est le total des paies de la semaine, vous pourrez le comparer au livre de paie et repérer plus facilement les éventuelles erreurs. 22